Plán súborov je hlavný dokument plánovania spravovania záznamov v SharePoint. Hoci sa plány súborov v rôznych organizáciách môžu líšiť, zvyčajne:
-
Popíšte druhy položiek, ktoré organizácia uznáva ako záznamy.
-
Popíšte, do ktorej kategórie záznamov patria rozsiahlejšie kategórie.
-
Označte, kde sú uložené záznamy.
-
Popíšte obdobia uchovávania záznamov.
-
Delineate who is responsible for managing the various kinds of records.
Tento článok popisuje obsah plánu súborov a obsahuje súhrn spôsobu vytvorenia plánu súborov pre vašu organizáciu. Tento článok vás tiež presmeruje na hárok, v ktorom môžete zaznamenať plán súborov.
Identifikácia typov záznamov
Určenie, ktoré aktívne dokumenty v organizácii môžu byť deklarovateľné ako záznamy, vyžaduje spoluprácu správcov záznamov, správcov záznamov, osôb, ktoré udržia ich súladu, a správcov obsahu. Pamätajte, že aj v prípade, že váš podnik nie je v odvetví s vysokou predpismi, existujú všeobecné právne predpisy, ktoré môžu zaviazať váš podnik na uchovávať záznamy. Spolu so všeobecnými obchodnými právnymi predpismi musíte vyhodnotiť právne požiadavky špecifické pre váš podnik.
Rozsah tohto článku však nie je na poskytovanie viac než všeobecných informácií o tom, ako určiť, čo je záznam vo vašej organizácii. Váš podnik pravdepodobne už používa spravovanie niektorých formou záznamov a zaplnil väčšinu rolí správy záznamov, ktoré potrebujete, a taxonómiu záznamov už možno máte.
Vo všeobecnosti platí, že ak chcete určiť, čo sú záznamy v organizácii:
-
Informácie o zákonných povinnostiach a obchodných potrebách podniku.
-
V rámci spolupráce v rámci divízií vašej organizácie analyzujete používanie aktívnych dokumentov.
-
Vypracujte zoznam typov dokumentov, ktoré by sa mali stať záznamami. Môžete napríklad zistiť, že nasledujúce záznamy sa majú uchovať ako záznamy:
-
Zmluvy na prenájom podnikového priestoru.
-
Dokumenty súvisiace s výhodami zamestnancov.
-
Dokumenty súvisiace s výskumom a vývojom produktov.
-
-
Kategorizácia záznamov. Záznamy v rovnakej kategórii majú často rovnaké obdobia uchovávania a môžu vyžadovať podobné spracovanie inými spôsobmi.
Zaznamenajte zhromaždené informácie. Zaznamenajte typ záznamu, kategóriu tohto typu záznamu a stručný popis typu záznamu.
Vzorový hárok:
|
Druh záznamu |
Kategória záznamu |
Popis |
|---|---|---|
|
Plány výhod, plány poistenia a plány plánoch |
Popisy výhod pre zamestnancov |
Popis všetkých plánov zamestnaneckých výhod. |
|
Mzdové časové výkazy, doplňujúce mzdové informácie |
Payroll Records |
Súhrny odpracovaných hodín, nadčasov a platených mzdových nákladov. |
|
Faktúry dodávateľov |
Faktúry |
Záznamy tovaru alebo služieb zakúpených od dodávateľov. |
|
Prieskumy produktov, dotazníky, školiace príručky, školiace videá |
Školiace materiály |
Poskytuje interné alebo externé školenie. |
|
Formuláre dodávky, správy o zásielke |
Shipping Records |
Dokumenty na odoslanie materiálov. |
|
Tlačové vydania, novinové články |
Tlačové vydania |
Informácie o vzťahoch s verejnosťou o produktoch a službách. |
|
Hárky s kontaktmi pre núdzové situácie, formuláre registrácie zdravotného plánu, životopisy, správy o stave výhod |
Osobné záznamy |
Záznamy dejín zamestnancov jednotlivcov a súvisiace personálne akcie. |
Dokončenie plánu súborov
Keď určíte, ktoré dokumenty sa majú uchovávať ako záznamy, a po vytvorení množiny kategórií záznamov dokončite plán súborov poskytnutím ďalších informácií o každom druhu záznamu. Označte tieto položky:
-
Ako dlho sa má každý druh záznamu uchovávať.
-
Spôsob vyhodenia záznamov po uplynutí obdobia uchovávania údajov.
-
Kto je primárnym správcom záznamov pre záznamy tohto typu.
-
Typy médií sú záznamy tohto druhu uložené.
Nižšie je dokončený vzorový plán súborov:
|
Záznamy |
Popis |
Médiá |
Kategória záznamu |
Uchovávanie údajov |
Vynechá sa. |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Plány 401k |
Popis plánu výhod pre zamestnancov. |
Webové stránky |
Plány výhod pre zamestnancov |
X rokov |
Žiadne |
Zaplavenia Kathi |
|
Plány poistenia |
Popis plánu poistenia zamestnancov. |
Tlač |
Plány výhod pre zamestnancov |
X rokov |
Žiadne |
Reshma Patel |
|
Plány Ode |
Popis plánu od zamestnancov – spoločnosti. |
Tlač |
Plány výhod pre zamestnancov |
X rokov |
Žiadne |
Reshma Patel |
|
Payroll timesheets |
Súhrny odpracovaných hodín, nadčasov a platených platov. |
Elektronické dokumenty |
Payroll Records |
X rokov |
Zničiť |
Reshma Patel |
|
Doplňujúce informácie o mzdy |
Súhrny prácene prácenech, dovolenky a iných mzdových položiek, ktoré nie sú mzdou. |
Elektronické dokumenty |
Payroll Records |
X rokov |
Zničiť |
Reshma Patel |
|
Faktúry dodávateľov |
Záznamy tovaru alebo služieb zakúpených od dodávateľov. |
Tlač |
Faktúry |
X rokov |
Zničiť |
Eric Lang |
|
Prieskumy produktov |
Prieskum spokojnosti zákazníkov. |
Webové stránky |
Prieskumové materiály |
X rokov |
Archív |
Helena Kupková |
|
Dotazníky |
Dotazník na určenie demografických údajov zákazníkov. |
Tlač |
Prieskumové materiály |
X rokov |
Archív |
Helena Kupková |
|
Školiace príručky |
Obsah školení na pevný kopírovanie. |
Tlač |
Školiace materiály |
X rokov |
Zničiť |
Helena Kupková |
|
Výukové videá |
Obsah školiacich videí. |
Video |
Školiace materiály |
X rokov |
Zničiť |
Helena Kupková |
|
Formuláre doručenia dodávky |
Konfigurácia dodávky materiálov |
Tlač |
Prepravné materiály |
X rokov |
Zničiť |
Eric Lang |
|
Správy o doručeniach dodávky |
Dokumentácia dodávky materiálov. |
Elektronické tabuľkové hárky |
Prepravné materiály |
X rokov |
Zničiť |
Eric Lang |
|
Tlačové vydania |
Vydania o produktoch a službách. |
Elektronické dokumenty |
Informácie o styku s verejnosťou |
X rokov |
Archív |
Helena Kupková |
|
Novinové články |
Správy o produktoch a službách. |
Tlač |
Informácie o styku s verejnosťou |
X rokov |
Archív |
Helena Kupková |
|
Hárky pre tiesňové kontakty |
Informácie o zamestnancoch. |
Elektronické dokumenty |
Osobné záznamy |
X rokov |
Zničiť |
Reshma Patel |
|
Formuláre registrácie zdravotného plánu |
formuláre zamestnancov pre plány stavu, |
Elektronické dokumenty |
Osobné záznamy |
X rokov |
Zničiť |
Reshma Patel |
|
Životopisy |
Prijaté životopisy. |
Zmiešaná |
Osobné záznamy |
X rokov |
Zničiť |
Reshma Patel |
Poznámka: Príkladom vyššie v tejto časti je ukážka. Nie je to odporúčanie konkrétnych nastavení plánu súborov. Na posilnenie toho, že toto je príklad a nie je odporúčaním pre žiadnu politiku správy záznamov, sa neudejú žiadne obdobia uchovávania údajov.
