Stĺpec spravovaných metaúdajov je nový typ stĺpca, ktorý možno pridať do zoznamov, knižníc alebo typov obsahu, aby používatelia lokality mohli vybrať hodnoty z konkrétnej množiny spravovaných výrazov a použiť tieto hodnoty v ich obsahu. Môžete vytvoriť a nakonfigurovať stĺpec spravovaných metaúdajov tak, aby sa priradil k existujúcej množine výrazov alebo výrazom, alebo môžete vytvoriť novú množinu výrazov špecificky pre stĺpec spravovaných metaúdajov.
Výhody používania stĺpca spravovaných metaúdajov
Stĺpce spravovaných metaúdajov podporujú konzistentné používanie metaúdajov na viacerých lokalitách, pretože používateľom poskytujú zoznam výrazov, ktoré môžu vo svojom obsahu použiť. Tieto výrazy pochádzajú z množiny výrazov, ktorú centrálne v nástroji na správu ukladacieho priestoru výrazov spravuje správca ukladacieho priestoru výrazov alebo iné osoby s povoleniami na správu výrazov.
Keďže sa táto množina výrazov aktualizuje a spravuje oddelene od samotného stĺpca, nie je potrebné aktualizovať stĺpec (ani žiadne k nemu priradené typy obsahu, zoznamy či knižnice), aby boli aktualizované podmienky k dispozícii používateľom. Pri každej aktualizácii množiny výrazov, na ktorú je viazaný konkrétny stĺpec spravovaných metaúdajov, budú tieto aktualizované výrazy automaticky k dispozícii používateľom všade, kde je tento stĺpec spravovaných metaúdajov k dispozícii. Stĺpec spravovaných metaúdajov sa tým veľmi líši od stĺpca výberu, ktorý je potrebné aktualizovať vždy, keď budete chcieť zmeniť zoznam hodnôt, ktoré môže používateľ vybrať.
Stĺpce spravovaných metaúdajov majú tiež niekoľko jedinečných funkcií a vlastností, ktoré používateľom pomáhajú vybrať a použiť v obsahu výrazy, ako je napríklad podpora pre písanie dopredu, ako aj podpora pre rozlišovanie pojmov, popisov, synoným a viacjazyčných hodnôt.
Písanie dopredu, rozlišovanie, popisy, synonymá
Keď používateľ začne zadávať hodnotu do poľa spravovaných metaúdajov, zobrazia sa všetky výrazy v priradenej množine výrazov, ktoré sa začínajú znakmi, ktoré používateľ zadal. Názov množiny výrazov a pozícia výrazov v hierarchii môžu byť uvedené spolu so samotným výrazom, čo môže používateľom pomôcť vybrať vhodný výraz.
Používatelia môžu presunúť ukazovateľ na navrhované výrazy a zobraziť popisný text, ktorý im pomôže pri prijímaní náležitých rozhodnutí.
Ak boli pre výraz zadané synonymá, používatelia ich môžu zadať a priradí sa správny výraz.
Stromový zberač
Keď používatelia aktualizujú stĺpec spravovaných metaúdajov, môžu zadať požadovanú hodnotu alebo môžu kliknúť na ikonu značiek, ktorá sa zobrazuje vedľa poľa spravovaných metaúdajov, a otvoriť tak dialógové okno výberu výrazov, pomocou ktorého môžu vybrať hodnotu v hierarchii množiny výrazov. Je to užitočné pre používateľov, ktorí nemusia byť oboznámení s dostupnými výrazmi. Ak je množina výrazov nakonfigurovaná tak, aby bola otvorená, a stĺpec spravovaných metaúdajov umožňuje vyplniť hodnoty, používatelia môžu mať možnosť pridať do množiny výrazov nový výraz. Prípadne môžu mať jednoducho možnosť odoslať pripomienky určenému kontaktu pre množinu výrazov.
Stĺpce metaúdajov
Stĺpec spravovaných metaúdajov umožňuje ovládať informácie, ktoré môžu používatelia zadávať do stĺpca. Používatelia vyberajú výrazy alebo výrazy, ktoré zadajú do stĺpca, z preddefinovanej množiny spravovaných výrazov.
Poznámka
Ak chcete vytvoriť alebo konfigurovať stĺpce lokality, musíte byť správcom kolekcie lokalít. Ak chcete vytvárať stĺpce pre zoznamy alebo knižnice, musíte mať úroveň povolení Správa zoznamov. Vlastníci lokalít majú toto povolenie v predvolenom nastavení.
Stĺpec spravovaných metaúdajov môžete priradiť k množine výrazov alebo k individuálnemu výrazu, ktorý predstavuje podmnožinu množiny výrazov (čo môže byť užitočné v prípade hierarchických množín výrazov). Ak stĺpec priradíte k množine výrazov, zobrazia sa všetky dostupné výrazy v rámci tejto množiny výrazov. Ak priradíte stĺpec k niektorému výrazu v rámci množiny výrazov, stĺpec zobrazí tento výraz a všetky výrazy nachádzajúce sa pod zobrazeným výrazom v hierarchii.
Spôsob a miesto vytvorenia stĺpcov spravovaných metaúdajov by sa malo zohľadniť pri plánovaní spravovaných metaúdajov, typov obsahu, správy dokumentov a riadenia lokality v rámci celej organizácie.
Vytvorenie stĺpca spravovaných metaúdajov
Môžete vytvoriť stĺpec spravovaných metaúdajov, ktorý sa priradí k existujúcej množine výrazov alebo výrazom na ľubovoľnej úrovni na lokalite (napríklad ako stĺpec lokality alebo ako stĺpec lokálne v závislosti od konkrétneho zoznamu alebo knižnice). Ak však chcete, aby bol stĺpec spravovaných metaúdajov opätovne použiteľný a aby bol užitočný pre všetkých, ktorí možno vytvárajú nové typy obsahu lokality alebo konfigurujú zoznamy a knižnice, vytvorte ho ako stĺpec lokality.
| Ak chcete vytvoriť nový stĺpec lokality spravovaných metaúdajov, ktorý sa priradí k existujúcej množine výrazov, postupujte takto: | Ak chcete vytvoriť nový stĺpec spravovaných metaúdajov pre zoznam alebo knižnicu, ktorý sa priradí k existujúcej množine výrazov, postupujte takto: |
|---|---|
|
|
Priradenie nového stĺpca lokality spravovaných metaúdajov k existujúcej množine výrazov alebo výrazov
- Na stránke Nový stĺpec lokality zadajte v časti Názov a typ požadovaný názov stĺpca.
- V časti Typ informácií v tomto stĺpci kliknite na položku Spravované metaúdaje.
- V časti Skupina vyberte alebo vytvorte skupinu, v ktorej chcete usporiadať stĺpec.
- V časti Ďalšie nastavenia stĺpcov zadajte popis a zadajte, či chcete, aby požadovaní používatelia poskytli hodnotu pre tento stĺpec. Môžete tiež určiť, či chcete pre stĺpec vynútiť jedinečné hodnoty.
- V časti Pole s viacerými hodnotami zadajte, či chcete povoliť viaceré hodnoty v stĺpci. Ak povolíte viaceré hodnoty, používatelia nebudú môcť zoradiť tento stĺpec v zobrazeniach zoznamu.
- V časti Formát zobrazenia zadajte, či sa má v stĺpci zobraziť iba označenie výrazu alebo výraz a jeho úplná cesta v hierarchii množiny výrazov.
Zobrazenie celej hierarchickej cesty môže byť užitočné v situáciách, keď kontext samotného výrazu môže byť nejasný. - V časti Nastavenia množiny výrazov vyberte položku Použiť spravovanú množinu výrazov a potom vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
a. Ak chcete vyhľadať množinu výrazov, ktorá obsahuje výrazy, ktoré chcete použiť, zadajte názov výrazu a kliknite na tlačidlo Hľadať . Požadovaný výraz alebo výraz môžete vybrať z výsledkov zobrazených v poli. Ak chcete hľadať znova, kliknite na tlačidlo Obnoviť .
b. Ak chcete vyhľadať množinu výrazov alebo výrazy, ktoré chcete priradiť k tomuto stĺpcu, kliknutím na šípku naľavo od aplikácie Služby spravovaných metaúdajov , ktorá sa zobrazí v poli, rozbaľte túto položku a vyhľadajte požadovanú množinu výrazov. Pokračujte v rozbaľovaní uzlov dovtedy, kým nenájdete požadovanú množinu výrazov alebo výrazy. Kliknite naň a vyberte množinu výrazov. - V časti Povoliť vyplnenie zadajte, či chcete používateľom povoliť pridávanie nových hodnôt do množiny výrazov. Ak je vybratá množina výrazov zatvorená, funkciu Vyplnenie nebudete môcť povoliť.
- V časti Predvolená hodnota môžete voliteľne zadať výraz, ktorý chcete použiť ako predvolenú hodnotu pre stĺpec. Môžete zadať výraz alebo môžete kliknúť na ikonu Značky a vyhľadať výraz pomocou výberu výrazov.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Priradenie nového stĺpca spravovaných metaúdajov knižnice alebo zoznamu k existujúcej množine výrazov alebo výrazov
- Na paneli Vytvoriť stĺpec zadajte názov a voliteľný popis stĺpca spravovaných metaúdajov
- Možnosť Typ bude vopred vybratá pre možnosť Spravované metaúdaje, no môžete zmeniť aj typ stĺpca. Po zmene sa nastavenia stĺpca predvolene nastavia na príslušný typ stĺpca.
- V možnosti Množina výrazov alebo výrazov vyberte tlačidlo Vybrať a potom vyhľadajte alebo vyberte množinu výrazov alebo výrazy pre daný stĺpec.
- V časti Predvolená hodnota môžete voliteľne zadať výraz, ktorý chcete použiť ako predvolenú hodnotu pre stĺpec. Môžete zadať výraz alebo môžete vybrať ikonu značiek a vyhľadať ho.
- Vyberte položku Ďalšie možnosti , ak chcete vykonať nasledujúce akcie (voliteľné):
a. V časti Formát zobrazenia zadajte, či sa má v stĺpci zobraziť iba označenie výrazu alebo výraz a jeho úplná cesta v hierarchii množiny výrazov. Zobrazenie celej hierarchickej cesty môže byť užitočné v situáciách, keď kontext samotného výrazu môže byť nejasný.
b. V časti Povoliť používateľom zadávať nové hodnoty zadajte, či chcete používateľom povoliť pridávanie nových hodnôt do množiny výrazov. Ak je vybratá množina výrazov zatvorená, vypĺňanie nových hodnôt nebudete môcť povoliť.
c. V časti Pole s viacerými hodnotami zadajte, či chcete povoliť viaceré hodnoty v stĺpci. Ak povolíte viaceré hodnoty, používatelia nebudú môcť zoradiť tento stĺpec v zobrazeniach zoznamu.
d. V časti Vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie zadajte, či chcete označiť stĺpec ako povinné pole. Po povolení musia používatelia zadať hodnotu pre každý riadok.
e. V časti Vynútenie jedinečných hodnôt môžete zadať, či chcete, aby používatelia zadávali do stĺpca len jedinečné hodnoty.
Priradenie nového stĺpca k novej množine výrazov
Ak neexistuje žiadna existujúca množina výrazov, ktorú by ste chceli použiť, môžete tiež vytvoriť novú množinu výrazov pre nový stĺpec spravovaných metaúdajov. Množina výrazov, ktorú vytvoríte, bude lokálna množina výrazov, ktorú je možné použiť iba v rámci kolekcie lokalít, v ktorej ste ju vytvorili. Výrazy, ktoré pridáte do lokálnej množiny výrazov, sa nebudú ponúkať ako návrhy v stĺpcoch podnikových kľúčových slov (na rozdiel od výrazov v globálnych množinách výrazov).
Ak chcete vytvoriť alebo konfigurovať stĺpce lokality, musíte byť správcom kolekcie lokalít. Ak chcete vytvárať stĺpce pre zoznamy alebo knižnice, musíte mať úroveň povolení Správa zoznamov. Vlastníci lokalít majú toto povolenie v predvolenom nastavení.
| Ak chcete vytvoriť nový stĺpec lokality spravovaných metaúdajov, ktorý sa priradí k existujúcej množine výrazov, postupujte takto: | Ak chcete vytvoriť nový stĺpec spravovaných metaúdajov pre zoznam alebo knižnicu, ktorý sa priradí k existujúcej množine výrazov, postupujte takto: |
|---|---|
|
|
- Na stránke Nový stĺpec lokality alebo Vytvoriť stĺpec (v závislosti od typu stĺpca, ktorý vytvárate) zadajte do časti Názov a typ požadovaný názov stĺpca.
- V časti Typ informácií v tomto stĺpci kliknite na položku Spravované metaúdaje .
- V časti Ďalšie nastavenia stĺpcov zadajte popis stĺpca a zadajte, či chcete, aby používatelia zadávali hodnotu stĺpca. Môžete tiež určiť, či chcete pre stĺpec vynútiť jedinečné hodnoty.
- Ak stĺpec pridávate do zoznamu alebo knižnice, potom môžete tiež určiť, či chcete pridať tento nový stĺpec spravovaných metaúdajov do všetkých typov obsahu zoznamu alebo knižnice (ak sú pre knižnicu povolené viaceré typy obsahu). Môžete tiež určiť, či sa má tento stĺpec pridať do predvoleného zobrazenia zoznamu alebo knižnice.
- V časti Pole s viacerými hodnotami zadajte, či chcete povoliť viaceré hodnoty v stĺpci. Ak povolíte viaceré hodnoty, používatelia nebudú môcť zoradiť tento stĺpec v zobrazeniach zoznamu.
- V časti Formát zobrazenia zadajte, či sa má v stĺpci zobraziť iba označenie výrazu alebo výraz a jeho úplná cesta v hierarchii množiny výrazov.
Zobrazenie celej hierarchickej cesty môže byť užitočné v situáciách, keď kontext samotného výrazu môže byť nejasný. - V časti Nastavenia množiny výrazov vyberte položku Prispôsobiť množinu výrazov a potom zadajte popis množiny výrazov.
- Kliknite na položku Upraviť pomocou Správcu množiny výrazov a po zobrazení výzvy na uloženie zmien kliknite na tlačidlo OK .
- Postupujte podľa krokov v časti Vytvorenie a konfigurácia novej množiny výrazov na nastavenie množiny výrazov.
Vytvorenie a konfigurácia novej množiny výrazov
- Na table Vlastnosti nástroja na správu ukladacieho priestoru výrazov zadajte o novej množine výrazov tieto informácie:
| V tomto poli | Postupujte takto: |
|---|---|
| Názov množiny výrazov | Zadajte názov pre množinu výrazov. Toto pole by už malo byť vyplnené názvom stĺpca, ale môžete ho aktualizovať alebo zmeniť |
| Popis | Zadajte popis, ktorý používateľom pomôže pochopiť, ako by mali tieto výrazy používať. |
| Vlastník | Ak chcete, aby vlastníkom množiny výrazov bola iná osoba ako vy, môžete vlastníka zmeniť na inú osobu alebo skupinu. Zadať môžete len jednu položku. |
| Kontakt | Zadajte e-mailovú adresu, ak chcete, aby používatelia lokality mohli poskytnúť pripomienky k množine výrazov, keď aktualizujú hodnotu stĺpca spravovaných metaúdajov. |
| Zúčastnené strany | Pridajte mená používateľov alebo skupín, ktorí majú byť upozornení pred vykonaním zásadných zmien v množine výrazov. |
| Pravidlá odosielania | Zadajte, či má byť množina výrazov Uzavretý alebo Otvorený. Ak je množina údajov uzavretá, používatelia do nej nemôžu pridávať nové výrazy počas aktualizácie hodnoty v stĺpci spravovaných metaúdajov viazanom na túto množinu výrazov. Množinu výrazov môžu aktualizovať iba jednotlivci s povolením na aktualizáciu spravovaných metaúdajov. Ak je množina údajov otvorená, používatelia môžu pridávať nové výrazy do množiny výrazov, ak je stĺpec nakonfigurovaný aj tak, aby povoľoval možnosti vyplnenia. |
| K dispozícii na označovanie | Začiarknutím políčka sprístupníte výrazy v množine výrazov na označovanie. Ak začiarknutie tohto políčka zrušíte, táto množina výrazov sa nebude zobrazovať väčšine používateľov. Ak sa množina výrazov stále vyvíja alebo nie je inak pripravená na použitie, môžete zrušiť začiarknutie políčka. |
- Aktualizácie vášho zariadenia uložíte kliknutím na tlačidlo Uložiť .
- Ak chcete pridať výrazy do množiny výrazov, ukážte na množinu výrazov v ovládacom prvku stromu na ľavej strane, kliknite na zobrazenú šípku, potom kliknite na položku Vytvoriť výraz a zadajte požadovaný názov výrazu.
- Na table Vlastnosti zadajte o novom výraze tieto informácie:
| V tomto poli: | Postupujte takto: |
|---|---|
| K dispozícii na označovanie | Začiarknutím políčka sprístupníte tento výraz na označovanie. Ak začiarknutie políčka zrušíte, tento výraz bude viditeľný, ale v nástrojoch označovania je zakázaný. |
| Jazyk | Vyberte jazyk tohto označenia pre výraz. |
| Popis | Zadajte popis, ktorý používateľom pomôže porozumieť spôsobu použitia tohto výrazu alebo ho odlíšiť od podobných výrazov. |
| Predvolené označenie | Zadajte slovo alebo slovné spojenie, ktoré chcete použiť ako predvolené označenie výrazu v tomto jazyku. |
| Iné označenia | Zadajte všetky synonymá pre tento výraz. Urobte to, ak chcete, aby sa na účely správy metaúdajov niekoľko slov alebo slovných spojení s rovnakým významom považovalo za jeden celok. Ak chcete pridať viac synoným, zadajte slovo a potom stlačením klávesu ENTER vytvorte ďalšie riadky. Ak napríklad vytvárate výraz pre farbu "modrá" a "modrá" je predvoleným označením pre tento výraz, môžete ako možné synonymá pridať výrazy "azure", "zafír", "indigo" a "kobalt". |
| Člen | Popisuje nadradenú množinu výrazov, názov, popis, vlastníka a ďalšie informácie. |
- Kliknite na tlačidlo Uložiť.
- Nové výrazy pridáte zopakovaním krokov 3 až 5.
- Ak chcete vytvoriť podvýrazy pod výrazmi, ukážte na jeden výraz, pod ktorý chcete vnoriť iný výraz, kliknite na zobrazenú šípku, potom kliknite na položku Vytvoriť výraz a zadajte požadovaný názov výrazu.
- Zopakujte kroky 4 a 5 na zadanie vlastností podvýrazov (vyberte výraz, ktorý chcete aktualizovať ako prvý).
- Výrazy v množinách výrazov sa predvolene zobrazujú v predvolenom spôsobe zoradenia pre daný jazyk. Ak chcete zadať vlastný spôsob zoradenia tak, aby sa výrazy zobrazovali v konzistentnom poradí bez ohľadu na jazyk alebo zmeny označení výrazov, môžete to urobiť výberom množiny výrazov v ovládacom prvku stromu a kliknutím na kartu Vlastné zoradenie na pravej strane. Kliknite na položku Použiť vlastný spôsob zoradenia a potom použite zoznamy na usporiadanie výrazov v požadovanom číselnom poradí.
