"Môžete to mať dobré, rýchle alebo lacné. Vyberte dva."
Inžinieri to hovoria projektovým manažérom už desaťročia.
Trochu inak povedané, každý projekt vyvažuje "trojuholník" času, peňazí a rozsahu – jeden projekt nemožno zmeniť bez toho, aby to ovplyvnilo aspoň jeden ďalší projekt. Úlohou projektového manažéra je udržať celý trojuholník pokope.
Ako? Keď sa problém vyskytne, nájdite ho najskôr do projektového trojuholníka – ide o čas (plán), peniaze (rozpočet) alebo rozsah? Po druhé, zistite, ktoré strany trojuholníka môžete zmeniť a ktoré sú "pevné" na mieste. Po tretie, upravte všetko s cieľom vyriešiť problém a optimalizovať projekt. Po štvrté, dokončite projekt a oslavujte!
Obsah tohto článku
- Čas + peniaze + rozsah = kvalita
- Majte prehľad o tom, čo sa nedá zmeniť
- Optimalizácia plánu
- Optimalizácia rozpočtu
- Optimalizácia rozsahu
- Ďalšie informácie o riadení projektov
Čas + peniaze + rozsah = kvalita
Projektový trojuholník je známy aj ako "železný trojuholník" a menej poeticky ako "trojité obmedzenie". Nech už to nazvete akokoľvek, znamená to to isté: nemôžete zmeniť rozpočet, plán alebo rozsah projektu bez toho, aby to ovplyvnilo aspoň jednu z ďalších dvoch častí.
Niekoľko príkladov, ako to funguje:
- Ak chcete upraviť koncový dátum (čas), môžete minúť viac zdrojov (peňazí) na rýchlejšie dokončenie práce alebo obmedziť funkcie (rozsah), aby bolo pred novým termínom menej práce.
- Ak chcete projekt dokončiť s nižším rozpočtom (nákladmi), môžete sa zbaviť nadčasov a dokončiť projekt neskôr (čas) alebo obmedziť funkcie (rozsah).
- Ak chcete do produktu pridať funkcie (rozsah), môžete predĺžiť termín, aby ste získali čas na novú prácu (čas), alebo pridať ľudí, ktorí ju dokončia rýchlejšie (náklady). Môžete tiež plniť oboje!
Kvalita je štvrtou časťou projektového trojuholníka. Nachádza sa v strede, kde ho ovplyvňuje akákoľvek zmena na ktorejkoľvek strane.
Ak ste napríklad v predstihu, môžete nahradiť funkcie vystrihnutia alebo poskytnúť viac času na existujúce úlohy. Pridaním času a zväčšením rozsahu môže byť konečným výsledkom lepší produkt.
Jeden kľúčový bod: neexistuje žiadny univerzálny štandard kvality. Pre každý daný projekt je kvalita definovaná v rámci samotného projektu. Pre niektoré spoločnosti je dodržiavanie rozpočtu projektu najdôležitejším meradlom kvality. Pre iných je dôležitejšie dostať ho na trh včas. Projektový manažér potrebuje poznať, ako je definovaná kvalita organizácie a konkrétneho projektu.
V predchádzajúcom príklade ste mohli jednoducho dokončiť produkt skôr s menším počtom funkcií, čím sa dostane na trh pred konkurenciu. Môže to byť definícia kvality daného projektu vo vašej spoločnosti.
Majte prehľad o tom, čo sa nedá zmeniť
Vo väčšine projektov je aspoň jedna strana trojuholníka ukotvená na svojom mieste. Nemôžete to zmeniť.
Možno sa o rozpočte nedá vyjednávať. (Znie to povedome?) Alebo možno produkt musí byť absolútne v predaji do určitého dátumu. Možno sú obe pravdivé.
Statické prvky projektu sú často diktované zhora nad projektovým manažérom, no nie vždy. Niekedy je na vašich pleciach, aby ste sa rozhodli, ktorý prvok je pre úspech projektu najdôležitejší. A naozaj musíte mať jasno v tom, keď sa problémy objavia (a vždy sa vyskytnú).
Keď sa problém vyskytne na pevnej strane, postup je často jasný. Ak napríklad zistíte, že dokončenie softvérovej funkcie bude trvať dlhšie, než sa predpokladalo, a podpísali ste zmluvu, že túto funkciu (rozsah dodávate), bude potrebné posunúť dátum dokončenia alebo pridať zdroje, aby ste ju dokončili včas.
Ak sa pevná a problémová strana líšia, nevzdávajte sa. V tom je krása projektového trojuholníka; Vždy je priestor na vykonanie zmien. Ak sa má napríklad projekt skončiť v časovom limite, ale jeho rozsah narástol, môžete náklady upraviť pridaním zdrojov.
Ak sú všetky tri strany trojuholníka zaseknuté, nemajte obavy. Projekt môže byť v ťažkostiach, no vy aspoň viete , že sa v ňom nachádzajú, a máte dobrý východiskový bod na prehodnotenie cieľov projektu alebo noriem kvality.
Optimalizácia plánu
Skôr či neskôr sa stretnete s projektom, ktorý prekročí neflexibilný termín.
Spoľahlivým spôsobom skrátenia plánu je skrátenie kritickej cesty, radu úloh, z ktorých posledná úloha sa skončí v dátum skončenia projektu. Zmena iných úloh nemusí skrátiť plán, ale zmena úloh kritickej cesty áno. Ak chcete skrátiť kritickú cestu, môžete:
- Skráťte trvanie úloh (znížte rozsah alebo pridajte zdroje).
- "Zrýchlenie" plánu: Prekrytie úloh tak, aby na nich mohli ľudia pracovať súčasne (pridanie zdrojov). Túto taktiku je najlepšie použiť bližšie k začiatku projektu.
- "Crash" the schedule: Add resources to finish task faster (peniaze).
- Odstránenie úloh (zmenšenie rozsahu)
Takáto oprava plánu samozrejme môže mať výrazný vplyv na rozpočet, rozsah a kvalitu projektu.
Optimalizácia rozpočtu
Vo väčšine projektov tvoria najväčšiu časť rozpočtu náklady na zdroje: fixné náklady na pracovníkov, zariadenie a materiál na základe sadzieb a fixné náklady. Dodržanie rozpočtu môže vyžadovať veľmi zložité rozhodnutia:
- Zmenšite rozsah projektu tak, aby obsahoval menej a kratšie úlohy, na ktoré sú potrebné zdroje.
- Odstráňte zdroje.
- Uistite sa, že sadzby, poplatky a nadčasy sú primerané.
- Overte, či sú zdroje pre danú úlohu najvhodnejšie.
- Nahraďte drahý zdroj lacnejším.
Získanie nákladov pod kontrolou môže vynútiť predĺženie termínu alebo môže vyžadovať škrty v rozsahu projektu. Ak napríklad v úlohách nepovoľujete nadčasy, môžete zistiť, že dátum dokončenia je o mesiac neskôr. Alebo ak obmedzíte rozsah, môže sa dokonca presunúť aj dátum dokončenia.
Optimalizácia rozsahu
Zvážili by ste úsporu peňazí tým, že by ste most urobili o niekoľko stôp kratší ako rieka, cez ktorú sa preklenie? Samozrejme, že nie. Niekedy sa rozsah projektu nemôže zmeniť, a preto je potrebné vykonať iné akcie:
- Pridajte zdroje, aby ste sa uistili, že všetky úlohy sú dokončené (náklady).
- Odstráňte úlohy, ktoré sa nenachádzajú na kritickej ceste, ak existujú (náklady).
- Pridanie úloh alebo trvanie úloh (náklady).
- Predĺžte termín, aby ste mali k dispozícii čas pre všetky úlohy s aktuálnou úrovňou zdrojov (čas).