Ako zistím, či projekt dodržuje rozpočet? Prostredníctvom sledovania nákladov v Projecte. Pomocou Projectu môžete porovnať pôvodné odhadované náklady, skutočné náklady, predpokladané náklady a kedykoľvek a zobraziť odchýlky medzi nákladmi na ľubovoľnej úrovni podrobností.
Obsah tohto článku
- Čo je proces sledovania nákladov?
- Môžete mi uviesť príklad sledovania nákladov?
- Kde môžem zobraziť informácie o nákladoch?
Čo je proces sledovania nákladov?
Ak chcete náklady sledovať čo najlepšie, mali by ste najprv vytvoriť rozpočet vytvorením a zadaním hodnôt nákladov pre rozpočtové zdroje priradené k súhrnnej úlohe projektu. Potom môžete identifikovať ďalšie zdroje a náklady na úlohy, ktoré chcete sledovať a merať na základe rozpočtových prostriedkov. Môžete zadať mzdové sadzby, použitie a pevné náklady na úlohy, zdroje a v prípade potreby priradenia. Potom zadajte odhadovanú prácu alebo trvanie úloh a priraďte k úlohám zdroje.
Až po dokončení všetkých týchto krokov môže Project vypočítať celkové odhadované náklady na projekt. Potom môžete spresniť odhady. Po dokončení môžete všetky zdroje kategorizovať a zoskupiť a porovnať ich s rozpočtovými nákladmi. Môžete tiež nastaviť pôvodný plán s rozpočtovými nákladmi a použiť ho na porovnanie so skutočnými nákladmi v priebehu projektu.
Po spustení projektu môžete aktualizovať priebeh úloh – množstvo práce vykonanej na úlohách alebo percento úloh, ktoré sú dokončené. Project vypočíta náklady na základe priebehu úlohy.
Poznámka
Môžete tiež vypnúť automatický výpočet nákladov a okrem priebehu úlohy zadať skutočné náklady aj sami.
Kombináciou skutočných nákladov na dokončenú prácu s odhadovanými nákladmi na zostávajúcu prácu program Project vypočíta plánované (projektované) náklady. Predovšetkým vypočíta rozdiel medzi plánovanými nákladmi a nákladmi podľa pôvodného plánu. Tento rozdiel alebo odchýlka nákladov naznačuje, či je projekt v súlade s rozpočtom.
Sledovanie nákladov môžete jednoducho vykonať zobrazením skutočných a plánovaných (plánovaných) nákladov na úlohy, zdroje, priradenia a projekt.
Ak ste vytvorili rozpočet prostredníctvom pôvodného plánu, môžete vykonať rozsiahlejšie sledovanie porovnaním skutočných a plánovaných nákladov s nákladmi podľa pôvodného plánu.
Ak chcete zistiť, či dodržiavate alebo nemáte rozpočet, môžete zobraziť odchýlky nákladov medzi plánovanými nákladmi a nákladmi podľa pôvodného plánu. Ak napríklad rozpočtové náklady na úlohu predstavujú 50 USD, ale polovica úlohy je dokončená a už stojí 35 USD, plánované náklady predstavujú 60 USD (skutočné náklady k dnešnému dňu 35 USD plus očakávané náklady na zostávajúcu prácu na úlohe vo výške 25 USD). Odchýlka nákladov je 10 EUR (60 USD skutočných nákladov mínus 50 USD rozpočtových nákladov).
Pravidelným sledovaním odchýlok nákladov môžete zabezpečiť, aby sa projekt približoval rozpočtu.
Poznámka
Odchýlky nákladov môžete zobraziť iba vtedy, ak ste zadali počiatočné náklady a uložili pôvodný plán. Ak ste napríklad nezadali mzdové sadzby pre zdroj ešte pred uložením pôvodného plánu, nebudete môcť zobraziť odchýlky nákladov pre daný zdroj.
Môžete mi uviesť príklad sledovania nákladov?
Úlohu s názvom Testovanie programu môžete zadať do plánu projektu a priradiť k tejto úlohe zmluvného testera za 40 dolárov za hodinu (predpokladajme, že mzda testera je jediným príspevkom k nákladom na úlohu). Zadajte trvanie 10 dní (8 hodín denne) a potom uložíte pôvodný plán.
Po uplynutí 5 dní zistíte, že úloha je dokončená z polovice, a úlohu v Projecte označíte ako dokončenú na 50 %. V zobrazení Hárok úlohy použite tabuľku nákladov a pozrite si nasledovné:
- V poli Pôvodný plán Project zobrazí náklady na úlohu podľa pôvodného plánu (3 200 EUR), ktoré sa vypočítajú vynásobením pôvodného odhadu trvania 10 dní (alebo 80 hodín) štandardnou sadzbou 40 USD za hodinu.
- Keďže počas prvých piatich dní sa pre úlohu nevyskytli žiadne neplánované náklady, v poli Skutočné sa presne zobrazujú skutočné náklady, ktoré boli doteraz vyhotovené. V tomto prípade sa skutočná práca vypočíta podľa vzorca Skutočná práca * Standardná sadzba = Skutočné náklady alebo 40 hodín * 40 EUR za hodinu = 1 600 EUR. (V tomto príklade nie sú zahrnuté náklady na prácu nadčas, náklady na použitie a pevné náklady, ale môžu byť zahrnuté do skutočných nákladov.)
- Zostávajúce náklady sa vypočítavajú podľa vzorca Zostávajúca práca * Standardná sadzba = Zostávajúce náklady alebo 40 hodín * 40 EUR za hodinu = 1 600 EUR.
- V poli Celkové náklady Project zobrazí plánované náklady, ktoré vypočíta podľa vzorca Skutočné náklady + Zostávajúce náklady = Plánované náklady, alebo 1 600 EUR + 1 600 EUR = 3 200 EUR. Keďže plánované náklady sa rovnajú nákladom podľa pôvodného plánu, v poli Odchýlka sa zobrazuje odchýlka nákladov (CV) vo výške 0 EUR, čo znamená, že úloha presne dodržala rozpočet.
Kde môžem zobraziť informácie o nákladoch?
V Projecte môžete vidieť náklady na úlohy, zdroje a priradenia. Zobraziť môžete aj náklady na projekt, ktoré vo všeobecnosti vychádzajú z týchto podrobnejších nákladov. Môžete zobraziť celkové aj časovo usporiadané náklady, čo sú náklady rozložené v danom čase.
Podrobné informácie a podrobné postupy na zobrazenie informácií o nákladoch v Projecte nájdete v téme Zobrazenie celkových nákladov projektu.