Plánovanie ovládacích prvkov vytvárania verzií dokumentov, schvaľovania obsahu a vzatia z projektu v SharePointe

Zhrnutie: Naučte sa používať tvorbu verzií, schvaľovanie obsahu a vzatie z projektu v SharePointe 2013 a spravovať verzie dokumentov počas celého životného cyklu.

Tento článok popisuje, ako plánovať používať tvorbu verzií, schvaľovanie obsahu a vzatie z projektu na SharePoint Serveri 2016 na riadenie verzií dokumentov počas celého životného cyklu.

Pred čítaním tohto článku by ste sa mali oboznámiť s procesom plánovania správy dokumentov popísaným v téme Prehľad správy dokumentov v SharePointe 2013.

Obsah tohto článku:

• Informácie o tvorbe verzií, schvaľovaní obsahu a vzatí z projektu
• Riadenie verzií plánu
• Plánovanie schválenia obsahu
• Plánovanie vzatia z projektu a oznamovania polohy

Informácie o tvorbe verzií, schvaľovaní obsahu a vzatí z projektu

SharePoint Server 2016 obsahuje nasledujúce funkcie, ktoré vám môžu pomôcť ovládať dokumenty v knižnici dokumentov:

• Tvorba verzií je metóda, pomocou ktorej sa číslujú a ukladajú po sebe nasledujúce iterácie dokumentu.
• Schválenie obsahu je metóda, ktorou členovia lokality s povoleniami schvaľovateľa riadia publikáciu obsahu.
• Vzatie z projektu a vrátenie do projektu sú metódy, pomocou ktorých môžu používatelia lepšie kontrolovať, kedy sa vytvorí nová verzia dokumentu, a tiež komentovať zmeny, ktoré vykonali pri vrátení dokumentu do projektu.

Nastavenia funkcií riadenia obsahu, ktoré sú popísané v tomto článku, môžete nakonfigurovať v knižniciach dokumentov. Ak chcete zdieľať tieto nastavenia v knižniciach vo svojom riešení, môžete vytvoriť šablóny knižníc dokumentov, ktoré zahŕňajú nastavenia riadenia obsahu. Tým sa zabezpečí, že nové knižnice budú odrážať vaše rozhodnutia týkajúce sa riadenia obsahu.

Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu.

Riadenie verzií plánu

Predvolený ovládací prvok tvorby verzií pre knižnicu dokumentov závisí od šablóny kolekcie lokalít. Riadenie verzií pre knižnicu dokumentov však môžete nakonfigurovať podľa svojich konkrétnych požiadaviek. Každá knižnica dokumentov môže mať iný ovládací prvok tvorby verzií, ktorý najlepšie vyhovuje druhu dokumentov v knižnici. SharePoint Server 2016 ponúka tri možnosti tvorby verzií:

• Bez tvorby verzií Určuje, že sa neuložia žiadne staršie verzie dokumentov. Keď sa tvorba verzií nepoužíva, staršie verzie dokumentov nie je možné obnoviť a nezachová sa ani história dokumentu, pretože komentáre, ktoré sprevádzajú každú iteráciu dokumentu, sa neuložia. Túto možnosť použite v knižniciach dokumentov s nedôležitým obsahom alebo obsahom, ktorý sa nikdy nezmení.
• Vytvorenie hlavných verzií Určuje, že sa zachovajú číslované verzie dokumentov pomocou jednoduchej schémy vytvárania verzií (napríklad 1, 2, 3). Ak chcete ovládať vplyv na ukladací priestor, môžete určiť, koľko starších verzií sa má ponechať, počítajúc od aktuálnej verzie.
  Pri tvorbe hlavných verzií budú môcť pri každom uložení novej verzie dokumentu všetci používatelia s povoleniami pre knižnicu dokumentov zobraziť obsah. Túto možnosť použite, ak nechcete rozlišovať medzi pracovnými verziami dokumentov a publikovanými verziami. Napríklad v knižnici dokumentov, ktorú používa pracovná skupina v organizácii, je tvorba hlavných verzií dobrou voľbou, ak každý člen tímu musí mať možnosť zobraziť všetky iterácie každého dokumentu.
• Vytvorenie hlavných a vedľajších (konceptov) verzií Určuje, že sa uchovávajú číslované verzie dokumentov pomocou schémy tvorby hlavných a vedľajších verzií (napríklad 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Verzie končiace na .0 sú hlavné verzie a verzie končiace nenulovými rozšíreniami sú vedľajšie verzie. Predchádzajúce hlavné a vedľajšie verzie dokumentov sa uložia spolu s aktuálnymi verziami. Ak chcete ovládať vplyv na ukladací priestor, môžete určiť, koľko predchádzajúcich hlavných verzií sa má ponechať od aktuálnej verzie. Môžete tiež určiť, koľko hlavných verzií sa má uchovávať vrátane príslušných vedľajších verzií. Ak napríklad určíte, že vedľajšie verzie sa majú zachovať pre dve hlavné verzie a aktuálna hlavná verzia je 4.0, potom všetky vedľajšie verzie začínajúce na 3.1 sa zachovajú.
  Pri tvorbe hlavných a vedľajších verzií môže hlavné verzie dokumentov zobraziť každý používateľ s povoleniami na čítanie. Môžete určiť, ktorí používatelia môžu zobraziť aj vedľajšie verzie. Zvyčajne odporúčame udeliť povolenia na zobrazovanie vedľajších verzií a prácu s nimi používateľom, ktorí môžu upravovať položky, a obmedziť používateľov s povoleniami na čítanie iba na prezeranie hlavných verzií.
  Riadenie hlavných verzií a podverzií sa používa vtedy, keď chcete rozlišovať medzi publikovaným obsahom, ktorý si môže zobraziť cieľová skupina, a konceptom obsahu, ktorý ešte nie je pripravený na publikovanie. Napríklad na webovej lokalite ľudských zdrojov, ktorá popisuje výhody organizácie, použite tvorbu hlavných a vedľajších verzií na obmedzenie prístupu zamestnancov k popisom výhod počas revízie popisov.

Plánovanie schválenia obsahu

Pomocou schvaľovania obsahu formalizujte a riadite sprístupnenie obsahu cieľovej skupine. Napríklad podnik, ktorý publikuje obsah ako jeden zo svojich produktov alebo služieb, môže vyžadovať právnu kontrolu a schválenie pred publikovaním obsahu.

Koncept dokumentu čakajúci na schválenie obsahu má stav Čakajúce. Keď schvaľovateľ skontroluje dokument a schváli obsah, bude k dispozícii na prezeranie pre používateľov s povolením na čítanie. Vlastník knižnice dokumentov môže povoliť schválenie obsahu knižnice dokumentov a voliteľne môže ku knižnici priradiť pracovný postup na spustenie procesu schvaľovania.

Spôsob odoslania dokumentov na schválenie sa líši v závislosti od nastavenia vytvárania verzií v knižnici dokumentov:

• Bez tvorby verzií Ak sa tvorba verzií nepoužíva a uložia sa zmeny v dokumente, stav dokumentu sa zobrazí ako nevybavený. SharePoint Server 2016 si zachová staršiu verziu dokumentu, aby ju mohli používatelia s povolením na čítanie zobraziť. Po schválení čakajúcich zmien sa nová verzia dokumentu sprístupní na zobrazenie používateľom, ktorí majú povolenia na čítanie, pričom staršia verzia sa nezachová
  Ak sa tvorba verzií nepoužíva a do knižnice dokumentov sa nahrá nový dokument, pridá sa do knižnice so stavom Čakajúce a kým sa neschváli, nebude viditeľný pre používateľov s povolením na čítanie.
• Vytvorenie hlavných verzií Ak sa používa tvorba hlavných verzií a uložia sa zmeny v dokumente, stav dokumentu sa zmení na Čakajúce a predchádzajúca hlavná verzia dokumentu sa sprístupní na zobrazenie pre používateľov s povolením na čítanie. Po schválení zmien v dokumente sa vytvorí nová hlavná verzia dokumentu, ktorá je k dispozícii používateľom s povolením na čítanie, a predchádzajúca hlavná verzia sa uloží do zoznamu histórie dokumentu.
  Ak sa používa tvorba hlavných verzií a do knižnice dokumentov sa nahrá nový dokument, pridá sa do knižnice so stavom Čakajúce a kým sa neschváli ako verzia 1, nebude viditeľný pre používateľov s povolením na čítanie.
• Vytvorenie hlavných a vedľajších (konceptov) verzií Ak sa používa tvorba hlavných a vedľajších verzií a zmeny dokumentu sa uložia, autor si môže vybrať, či uloží novú vedľajšiu verziu dokumentu ako koncept, alebo vytvorí novú hlavnú verziu, čím sa zmení stav dokumentu na čakajúci. Po schválení zmien v dokumente sa vytvorí nová hlavná verzia dokumentu, ktorá je k dispozícii používateľom s povoleniami na čítanie. Pri tvorbe hlavných a vedľajších verzií sa hlavné aj vedľajšie verzie dokumentov uchovávajú v zozname histórie dokumentu.
  Ak sa používa tvorba hlavných a vedľajších verzií a do knižnice dokumentov sa nahrá nový dokument, môže sa do knižnice pridať buď v stave Koncept ako verzia 0.1, alebo môže autor ihneď požiadať o schválenie. V takom prípade sa stav dokumentu stane nevybaveným.

Plánovanie vzatia z projektu a oznamovania polohy

Môžete od používateľov vyžadovať, aby pred úpravou dokumentov vzali dokumenty z projektu v knižnici dokumentov. Výhody vyžadovania vzatia z projektu a oznámenia z projektu:

• Lepšia kontrola nad tým, kedy sa vytvárajú verzie dokumentov. Keď je dokument vzatý z projektu, autor môže dokument uložiť bez vrátenia súboru do projektu. Ostatným používateľom knižnice dokumentov sa tieto zmeny nebudú zobrazovať a nová verzia sa nevytvorí. Nová verzia (viditeľná pre ostatných používateľov) sa vytvorí len vtedy, keď autor vráti dokument do projektu. Autor tak získa väčšiu flexibilitu a kontrolu.
• Lepšie zaznamenávanie metaúdajov. Keď je dokument vrátený do projektu, autor môže písať komentáre, ktoré popisujú zmeny vykonané v dokumente. Takto sa vytvorí trvalý historický záznam zmien vykonaných v dokumente.

Ak vaše riešenie vyžaduje, aby používatelia vrátili dokumenty do projektu a vzali ich z projektu, aby ich mohli upravovať, môžete použiť funkcie v klientskych aplikáciách balíka Office 2016, ktoré tieto akcie podporujú. Používatelia môžu vziať dokumenty, vrátiť akcie vzaté z projektu a vrátiť dokumenty do projektu z klientskych aplikácií balíka Office 2016.

Keď je dokument vzatý z projektu, je uzamknutý a umožňuje výlučné úpravy používateľom. Keď používateľ uloží úpravy v tomto súbore, zmeny sa nahrajú a uložia na server. Zmeny sú pre používateľa súkromné a pre ostatných sa nezobrazujú. Keď je používateľ pripravený vrátiť dokument do projektu, najnovšie zmeny sa zobrazia ostatným a publikujú sa.

V klientskych aplikáciách balíka Office 2016 môžu používatelia zmenou možností úprav obsahu ponechať vzaté dokumenty na serveri.

Plánovanie správy dokumentov v SharePointe 2013