Zhrnutie: Získajte informácie o prvkoch riešenia správy dokumentov a procese plánovania správy dokumentov v SharePointe 2013.
Tento článok obsahuje popis rôznych prvkov riešenia správy dokumentov, ktoré je založené na SharePoint Serveri 2016.
Správa dokumentov riadi životný cyklus dokumentov vo vašej organizácii – spôsob ich vytvárania, revízie a publikovania a spôsob, akým sa nakoniec likvidujú alebo uchovávajú. Hoci pojem "manažment" naznačuje, že informácie sa kontrolujú zhora v organizácii, efektívny systém správy dokumentov by mal odrážať kultúru organizácie, ktorá ich používa. Nástroje, ktoré používate na správu dokumentov, by mali byť dostatočne flexibilné, aby vám umožnili dôsledne riadiť životný cyklus dokumentu, ak to vyhovuje kultúre a cieľom vášho podniku, ale tiež aby vám umožnili implementovať voľnejšie štruktúrovaný systém, ak to lepšie vyhovuje vášmu podniku.
Prvky systému správy dokumentov
Efektívne riešenie správy dokumentov určuje:
- Druhy dokumentov a iného obsahu, ktoré je možné vytvoriť v organizácii.
- Aká šablóna sa má použiť pre jednotlivé typy dokumentov.
- Aké metaúdaje je potrebné poskytnúť pre jednotlivé druhy dokumentov.
- Miesto uloženia dokumentu v jednotlivých fázach jeho životného cyklu.
- Riadenie prístupu k dokumentu v každej fáze jeho životného cyklu.
- Premiestňovanie dokumentov v rámci organizácie, keď členovia tímu prispievajú k ich vytváraniu, revízii, schvaľovaniu, publikovaniu a vyraďovaniu s týmito dokumentmi.
SharePoint Foundation 2013 obsahuje funkcie, ktoré implementujú všetky tieto aspekty správy dokumentov. SharePoint Server 2016 obsahuje rovnaké funkcie a pridáva aj nasledujúce:
- Aké politiky sa majú vzťahovať na dokumenty, aby sa podrobili auditu akcií súvisiacich s dokumentom, aby sa dokumenty uchovávali alebo správne likvidovali a aby bol chránený obsah dôležitý pre organizáciu.
- Informácie o tom, ako pracovať s dokumentmi ako s podnikovými záznamami, ktoré sa musia uchovávať v súlade so zákonnými požiadavkami a podnikovými smernicami.
Aby informační pracovníci mohli jednoducho využívať tieto možnosti bez toho, aby sa museli odchýliť od svojich každodenných operácií a známych nástrojov, aplikácie v systéme produktov Microsoft Office, ako napríklad Microsoft Outlook a Word, tiež obsahujú funkcie, ktoré podporujú každú fázu životného cyklu dokumentu.
Proces plánovania
Proces plánovania správy dokumentov sa skladá z nasledovných hlavných krokov:
Určenie rolí správy dokumentov Uistite sa, že vaše plány zahŕňajú pripomienky kľúčových účastníkov projektu v organizácii, máte najlepší tím na implementáciu riešenia a viete, kto sa bude zúčastňovať procesov správy dokumentov.
Analýza používania dokumentov Po zistení, kto pracuje na dokumentoch, určite, na akých typoch dokumentov pracuje a akým spôsobom ich používajú. Ďalšie informácie nájdete v témach Identifikácia používateľov a analýza používania dokumentov (SharePoint Server 2010).
Plánovanie usporiadania dokumentov Dokumenty v kolekciách lokalít, na lokalitách a v knižniciach je možné organizovať. SharePoint Server 2016 ponúka celý rad funkcií na usporiadanie a ukladanie dokumentov, od špecializovaných lokalít až po voľne štruktúrované knižnice dokumentov na rýchlu tvorbu dokumentov a spoluprácu na nich. V rámci knižnice môžete dodatočne organizovať obsah do priečinkov a podpriečinkov. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie knižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
Plánovanie presúvania obsahu medzi umiestneniami V rôznych fázach životného cyklu môže byť potrebné premiestniť alebo skopírovať dokument z jednej lokality alebo knižnice do druhej. Ďalšie informácie nájdete v časti Plánovanie toku obsahu v téme Plánovanie knižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
Typy obsahu plánovania Pomocou typov obsahu môžete usporiadať informácie o dokumentoch, napríklad o metaúdajoch, šablónach dokumentov a procesoch pracovných postupov. Ide o dôležitý krok, ktorý vám pomôže usporiadať dokumenty a presadiť konzistentnosť v celej organizácii. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie typu obsahu a pracovného postupu (SharePoint Server 2010).
Plánovanie pracovných postupov Pri plánovaní pracovných postupov pre vašu organizáciu môžete riadiť a sledovať prechod dokumentov od jedného člena tímu k inému počas spolupráce jednotlivých účastníkov v rámci životného cyklu dokumentu. SharePoint Server 2016 obsahuje pracovné postupy na vykonávanie bežných tímových úloh, ako sú kontrola a schvaľovanie dokumentov. SharePoint Server 2016 podporuje aj vytváranie a inštaláciu vlastných pracovných postupov. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie typu obsahu a pracovného postupu (SharePoint Server 2010).
Plánovanie riadenia obsahu Môžete naplánovať primeraný stupeň riadenia na základe typu obsahu alebo umiestnenia ukladacieho priestoru. Môžete napríklad vyžadovať, aby sa dokumenty v konkrétnej knižnici pred daním úprav vzali z projektu. Ďalšie informácie nájdete v témach Tvorba verzií, schvaľovanie obsahu a plánovanie vzatia z projektu (SharePoint Server 2010).
Plánovanie politík Pre každý typ obsahu naplánujte politiky správy informácií a zabezpečte tak, aby sa dokumenty auditovali, uchovávali a inak spracovávali podľa inštitucionálnych a právnych požiadaviek organizácie. SharePoint Server 2016 obsahuje politiky, ktoré implementujú auditovanie, uchovávanie dokumentov a čiarové kódy (aby bolo možné zabezpečiť koreláciu tlačeného obsahu s príslušnými elektronickými verziami). Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie politiky správy informácií (SharePoint Server 2010).
Poznámka
Politiky nie sú dostupné v službe SharePoint Foundation 2013.
Identifikácia používateľov a analýza používania dokumentov (SharePoint Server 2010)
Plánovanie knižnice dokumentov (SharePoint Server 2010)
Plánovanie typu obsahu a pracovného postupu (SharePoint Server 2010)
Tvorba verzií, schvaľovanie obsahu a plánovanie vzatia z projektu (SharePoint Server 2010)
Plánovanie politiky správy informácií (SharePoint Server 2010)