Ak je obsah lokality logicky usporiadaný a ľahko sa vyhľadáva, jednoduchšie sa udržiava a spravuje a používatelia lokality sú produktívnejší. Ako správca kolekcie lokalít alebo vlastník lokality môžete ešte pred vytvorením lokality naplánovať stratégiu pre svoju lokalitu. V tomto článku sa budeme zaoberať týmito témami:
- Aký typ obsahu budete mať na lokalitách?
- Ako vaši používatelia nájdu obsah a získajú prístup k nemu?
- Čo potrebujú používatelia s obsahom urobiť?
Aký typ obsahu budete mať na lokalitách?
Po zvážení počtu a typu požadovaných lokalít najskôr naplánujte obsah, ktorý bude uložený na týchto lokalitách. Cieľom tohto plánovania obsahu je určiť:
- typy zoznamov, knižníc alebo stránok, ktoré chcete vytvoriť na lokalitách na usporiadanie obsahu, Knižnice sa dajú použiť na ukladanie dokumentov a iných súborov, zatiaľ čo zoznamy môžu byť užitočné na sledovanie úloh alebo problémov. Stránky sú individuálne položky v rámci lokality, kde môžete zobraziť obsah, aplikácie, prepojenia a ďalšie položky.
- Typy aplikácií, ktoré chcete zahrnúťMáte k dispozícii vstavané aplikácie SharePointu, ako napríklad knižnice dokumentov a zoznamy, ale môžete si tiež vytvoriť vlastné aplikácie alebo kúpiť aplikácie od tretích strán v SharePoint Obchode.
- Či chcete vytvárať typy obsahu Pomocou typov obsahu môžete prispôsobiť spôsob spracovania a sledovania konkrétnych druhov obsahu.
Vaša organizácia môže chcieť vykonávať tento druh plánovania centralizovaným spôsobom (najmä v prípade typov obsahu), ale toto je tiež typ plánovania, ktorý by ste mali podporovať jednotlivých vlastníkov lokalít pri prispôsobovaní lokalít, za ktoré sú zodpovední.
Ktoré typy aplikácií chcete pridať?
Okrem typov obsahu možno treba myslieť aj na iné druhy informácií, ktoré sa budú na lokalitách ukladať, alebo na typy úloh, na ktorých správu by ľudia vo vašej organizácii chceli použiť lokality. Pomôže vám to pri plánovaní rôznych druhov aplikácií, ktoré môžete pridať na lokality, aby ste mohli začať. Ak napríklad viete, že chcete miesto na ukladanie dokumentov, pravdepodobne budete chcieť pridať aj knižnicu dokumentov. Ak viete, že chcete mať prehľad o dôležitých dátumoch, pravdepodobne budete chcieť mať kalendár.
Nemusíte pridávať všetky aplikácie, ktoré by ste nakoniec mohli potrebovať. Vlastníci lokality môžu priebežne pridávať a odstraňovať nové aplikácie podľa meniacich sa potrieb podniku. Včasné plánovanie spôsobu prispôsobenia obsahu na lokalitách však môže pomôcť zabezpečiť, aby boli lokality pre používateľov okamžite užitočné.
SharePoint obsahuje vstavané aplikácie, ktoré sú užitočné na rôzne podnikové účely, od ukladania a správy dokumentov cez riadenie a sledovanie projektov až po komunikáciu. Na lokalitu môžete pridať viaceré inštancie týchto typov aplikácií. Môžete si tiež zakúpiť a pridať aplikácie tretích strán zo SharePoint Obchodu na svoju lokalitu.
Ďalšie informácie nájdete v témach Pridanie aplikácie na lokalitu a Zakúpenie aplikácie zo SharePoint Obchodu.
Potrebujete definovať typy obsahu?
Typy obsahu umožňujú používateľom lokality rýchlo vytvárať špecializované druhy obsahu pomocou príkazov Nová položka alebo Nový dokument v zozname alebo knižnici. Typy obsahu sú užitočné, pretože poskytujú vlastníkom lokalít spôsob, ako zabezpečiť jednotný obsah na jednotlivých lokalitách. Typy obsahu tiež umožňujú, aby jeden zoznam alebo knižnica obsahovali viacero typov položiek alebo dokumentov. Vlastníci lokality môžu pri nastavovaní typov obsahu pre lokalitu, zoznam alebo knižnicu vopred nakonfigurovať konkrétne podrobnosti o obsahu.
Vlastníci lokality môžu definovať typy obsahu pre položky zoznamov, dokumenty alebo priečinky.
Definovať typy obsahu pre určitú časť obsahu môže byť užitočné, ak váš obsah spĺňa niektoré z nasledujúcich kritérií:
| Ak je to pravda: | Typy obsahu môžu byť pre vás užitočné nasledovnými spôsobmi: |
|---|---|
| Máte špecifické typy dokumentov, ktoré majú štandardizovaný formát alebo účel a chcete, aby boli konzistentné v rámci celej organizácie. | Nakonfigurujte typy obsahu lokality pre tieto typy dokumentov na úrovni tímovej lokality tak, aby boli k dispozícii na použitie vo všetkých podlokalitách tímovej lokality. Takto všetci používatelia vo vašej organizácii budú tieto dokumenty vytvárať konzistentnými spôsobmi. |
| Máte konkrétne šablóny, ktoré musia ľudia použiť na konkrétne typy dokumentov. | Pridajte tieto šablóny dokumentov k príslušným typom obsahu, aby všetky nové dokumenty vytvorené z daného typu obsahu používali šablónu. |
| Pre konkrétne typy dokumentov alebo položiek môžete sledovať štandardnú množinu informácií. | Ak chcete sledovať tieto informácie, pridajte k typu obsahu stĺpce. Ak je niektorá z informácií mimoriadne dôležitá, môžete podľa potreby určiť dané stĺpce. Pri konfigurácii typu obsahu môžete tiež zadať predvolené hodnoty pre konkrétne stĺpce. |
| Existuje definovaný obchodný proces na to, ako sa vždy spracúvajú alebo revidujú konkrétne typy dokumentov. | Zvážte konfiguráciu pracovných postupov pre konkrétne typy obsahu. Pracovné postupy môžete použiť na spravovanie obchodných procesov, ako je napríklad kontrola dokumentov alebo schvaľovanie. |
Po identifikovaní obsahu, pre ktorý možno budete chcieť definovať typy obsahu, by ste sa mali zamyslieť nad tým, kde chcete typy obsahu definovať. Ak definujete typy obsahu lokality na úrovni tímovej lokality, budú tieto typy široko dostupné na opätovné použitie v zoznamoch a knižniciach v rámci všetkých podlokalít tímovej lokality. Jednotliví vlastníci lokalít môžu taktiež definovať typy obsahu lokality pre svoje lokality, hoci tieto typy obsahu budú k dispozícii na použitie v zoznamoch a knižniciach iba na danej lokalite a na lokalitách pod ňou.
Možno pre vás bude užitočné vytvoriť tabuľkový hárok alebo tabuľku zaznamenávajúcu informácie, ktoré chcete zahrnúť do definovania typov obsahu. Môžete napríklad začať vytvorením niečoho základného, ako je napríklad tabuľka nižšie, a potom ju upraviť tak, aby obsahovala akékoľvek ďalšie užitočné informácie, ktoré by mohli byť užitočné sledovať, napríklad lokality alebo tímy, ktoré budú používať typy obsahu:
| Nový typ obsahu | Nadradený typ obsahu | Stĺpce | Šablóna dokumentu | Pracovné postupy |
|---|---|---|---|---|
| Zadajte názov typu obsahu, ktorý chcete vytvoriť. | Zadajte nadradený typ obsahu, z ktorého sa vytvorí. | Uveďte nový alebo existujúci stĺpec, ktorý chcete pridať do typu obsahu. | zadať, či bude k typu obsahu priradená šablóna dokumentu, | Zadajte, či budú k danému typu obsahu priradené nejaké pracovné postupy. |
Ďalšie informácie o práci s typmi obsahu nájdete v téme Vytvorenie alebo prispôsobenie typu obsahu.
Ako vaši používatelia nájdu obsah a získajú prístup k nemu?
Porozmýšľajte, ako budú používatelia lokality vyhľadávať a používať obsah na lokalitách SharePoint. Tento spôsob plánovania vám pomôže prijať rozhodnutia týkajúce sa spôsobu konfigurácie navigácie a vyhľadávania tímovej lokality a jej podlokalít.
Ktoré lokality chcete zahrnúť do globálnej navigácie?
Pri plánovaní navigácie môže byť pre vás užitočné vytvoriť diagram lokalít v hierarchii lokalít. Ak ste už vytvorili diagram počas plánovania lokalít, môžete začať s ním a upraviť ho. Zahrnúť všetky podlokality tímovej lokality. Možno budete chcieť zahrnúť aj všetky dôležité zoznamy alebo knižnice, ktoré sa nachádzajú na tímovej lokalite a jej podlokalitách. Toto vám pomôže rýchlo identifikovať dôležité destinácie, ktoré môžu používatelia lokality vyhľadať, ak začínajú z domovskej stránky tímovej lokality.
Horná navigácia na lokalite poskytuje takzvanú globálnu navigáciu.
Predvolene sa každá lokalita používa vlastnú hornú navigáciu, ale môžete sa rozhodnúť, či povolíte lokalitám dediť hornú navigáciu od nadradenej lokality, aby bola navigácia konzistentná na všetkých lokalitách. Môžete nakonfigurovať, ktoré lokality sa zobrazia v hornej navigácii. Môžete zahrnúť aj prepojenia na akúkoľvek inú URL adresu pre prípad, že by ste chceli do navigácie svojej lokality integrovať prepojenia na externé zdroje. Ďalšie informácie o prispôsobení hornej navigácie nájdete v téme Prispôsobenie navigácie na tímovej lokalite.
Ak máte veľa podlokalít pre tímovú lokalitu, pravdepodobne ich nebudete chcieť všetky vystaviť na hornom paneli s prepojeniami, pretože to môže byť pre používateľov lokality príliš veľké. Nechcete, aby sa dôležité lokality a obsah stali neprehľadnými. Diagram hierarchie lokality sa používa na identifikáciu kľúčových lokalít, ktoré chcete vystaviť v rámci globálnej navigácie.
Ako sa budú ľudia presúvať v rámci lokalít?
Okrem hornej navigácie lokality zobrazujú v ľavej časti stránky aj navigačný prvok s názvom Rýchle spustenie.
Panel Rýchle spustenie zvyčajne zobrazuje prepojenia špecifické pre aktuálnu lokalitu a dá sa použiť na zvýraznenie najdôležitejšieho obsahu. Keď vytvoríte nový zoznam alebo knižnicu, nové prepojenia sa automaticky zobrazia v časti Posledné na paneli Rýchle spustenie. V časti Naposledy použité sa zobrazuje len päť najnovších prepojení.
Panel Rýchle spustenie si môžete prispôsobiť a pridať alebo odstrániť prepojenia na zoznamy a knižnice na lokalite. Prepojenia môžete zoskupiť aj pod vlastnými nadpismi. Ak sa rozhodnete, že globálnu navigáciu zdedia všetky podlokality, bude pre vlastníkov lokalít dôležité prispôsobiť navigáciu na paneli Rýchle spustenie, pretože pôjde o primárny spôsob, ako používatelia nájdu obsah v rámci lokality pri jej návšteve. Ak sa rozhodnete, že podlokality nebudú dediť globálnu navigáciu z tímovej lokality, používatelia budú môcť na vyhľadanie obsahu v podlokalite použiť horný panel s prepojeniami aj panel Rýchle spustenie na tejto podlokalite. Ďalšie informácie o úprave prepojení na paneli Rýchle spustenie nájdete v téme Prispôsobenie navigácie na tímovej lokalite.
Na čo myslieť pri plánovaní vyhľadávania?
Používatelia budú radšej používať SharePoint, keď budú môcť jednoducho nájsť potrebné informácie. Používaním funkcií obsahu, ako sú napríklad typy obsahu, alebo pridaním stĺpcov metaúdajov do zoznamov a knižníc môžete obsah zjednodušiť vyhľadávaním.
Správcovia kolekcie lokalít a správcovia lokalít môžu vykonať množstvo konfigurácií na prispôsobenie vyhľadávania používateľom.
| Postupujte takto: | Pozrite si túto tému: |
|---|---|
| prispôsobiť štýl a nastavenia, ktoré ovplyvňujú výsledky vyhľadávania, môžete prispôsobiť centrum vyhľadávania a webové časti používané na stránkach centra vyhľadávania. | Správa centra vyhľadávania v SharePointe |
| Vytvorte pravidlá dotazu na zlepšenie spôsobu, akým vyhľadávanie reaguje na zámer používateľa. | Správa pravidiel dotazu |
| Prispôsobte zdroje výsledkov vyhľadávania. | Správa zdrojov výsledkov |
| Zobrazte, vytvorte alebo zmeňte spravované vlastnosti alebo priraďte prehľadávané vlastnosti k spravovaným vlastnostiam. | Správa schémy vyhľadávania v SharePointe |
| Export a import prispôsobených nastavení konfigurácie vyhľadávania medzi lokalitami. Nastavenia, ktoré exportujete a importujete, zahŕňajú všetky vlastné pravidlá dotazu, zdroje výsledkov, typy výsledkov, modely poradia a nastavenia vyhľadávania na lokalite. | Export a import prispôsobených nastavení konfigurácie vyhľadávania |
Ako sa obsah sprístupní vo vyhľadávaní
Vyhľadávacia služba je naplánovaná na prehľadávanie obsahu SharePointu každých päť minút. Po pridaní položky na lokalitu SharePoint uplynie určité časové obdobie, kým sa položka indexuje a vráti vo výsledkoch vyhľadávania. Tento čas závisí od aktuálnych aktivít používateľa. Úlohy ako migrácia, inovácia a údržba lokality zvyšujú zaťaženie indexovacieho kanála. Nové položky obsahu by sa zvyčajne mali zobraziť vo výsledkoch hľadania do hodiny.
Čo potrebujú používatelia s obsahom urobiť?
Položením základných otázok o tom, čo majú používatelia lokality s obsahom urobiť, môžete určiť, ako možno bude potrebné konfigurovať konkrétne lokality, zoznamy alebo knižnice a aké konkrétne funkcie môžu používatelia lokality používať.
| Otázky na preskúmanie: | Dôležité informácie o konfigurácii obsahu: |
|---|---|
| Potrebujete sledovať verzie konkrétnych typov dokumentov alebo položiek zoznamu? |
|
| Budú používatelia lokality potrebovať možnosť pracovať alebo spolupracovať súčasne na konkrétnych typoch dokumentov? |
|
| Či je potrebné schváliť konkrétne druhy obsahu, skôr než sa stanú široko prístupnými. |
|
| Podliehajú určité typy dokumentov špecifickým obchodným procesom alebo ľudským pracovným postupom? |
|
| Budete pomocou zoznamov riadiť alebo spravovať procesy |
|
| Budú na lokalitách existovať citlivé informácie a všeobecný prístup k nim bude potrebné obmedziť |
|
| Budú používatelia potrebovať prijímať aktualizácie o zmenách obsahu? |
|