AKO: Použiť hromadnú korešpondenciu vytvoriť zoznam zoradený podľa kategórie v programe Word 2000

Nastavenie súboru s údajmi

Zoradenie súboru s údajmi tak, že všetky záznamy s rovnakou hodnotou kľúča pole kategórií (pole, na ktorom je základná zoradiť) uvedené, ako je uvedené v súbore s údajmi nasledujúce vzorky. Tieto vzorky zoznam je zoradený mesto oblasti (mesto je pole kľúča v tomto príklade):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Ako nastaviť hlavný dokument

Poznámka: < ENTER > označuje značku odseku v nasledujúcom príklade. Zadajte znak odseku, stlačte kláves ENTER.

Ak chcete nastaviť hlavný dokument ako katalóg, postupujte nasledovne:

1. Otvorte nový prázdny dokument a v ponuke Nástroje kliknite na tlačidlo Hromadná korešpondencia.

2. Pomocník hromadnej korešpondencie, kliknite na položku vytvoriť, a kliknite na tlačidlo katalóg.

3. Kliknite na Nový hlavný dokument po zobrazení výzvy.

4. Pomocník hromadnej korešpondencie kliknite na Získanie údajov, a kliknite na tlačidlo Otvoriť zdroj údajov priložiť súbor s údajmi (použitie vzorový súbor, ktorý ste vytvorili v časti "Ako na Set Up údajov súbor" tohto článku).

5. Vložte nasledovné polia chcete porovnať obsah každého pole kľúča záznamu s obsahom ďalší záznam pole kľúča na určenie, či pole kľúča obsah zmeniť z jedného údajového záznamu do nasledujúceho.

Poznámka: Tento príklad používa vzorové údaje zo sekcie "Ako na Set up údajov súbor" tohto článku. Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.

{ Ak { { MERGESEQ = "1" "{} zlučovacie pole Mesto {" "" {< ENTER >
{ Nastavenie Place1 { zlučovacie pole Mesto }}< ENTER >
{ Ak { Place2 Place1 <> { { {"< ENTER >
{ Zlučovacie pole Mesto {< ENTER >
<ENTER>
{ Zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {""{ zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {" } { SET Place2 zlučovacie pole Mesto { }}< ENTER >
Polia v tomto príklade vytvoriť katalóg výpis na tej istej stránke takto:

Atlanta

Smith $3000
Brány $ 50 000
Henderson 10 000 USD

Houston

Jones $8000
Vzťahuje $ 9 000
Peterson $0

Ako vynútiť každej novej kategórie na novú stranu

Pole kľúča v tomto príklade je { zlučovacie pole Mesto }. Keď hodnota mesto zmeny v databáze iný mesto, novú stránku sa pridá zlúčené výsledkov a korešpondencie pokračuje na začiatku ďalšej strany. Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.

{ Ak { { MERGESEQ = "1" "{} zlučovacie pole Mesto {" ""{< ENTER >
{ Nastavenie Place1 { zlučovacie pole Mesto }}< ENTER >
{ Ak { Place2 Place1 <> { { {"< ENTER >
---Zlom strany---
{ Zlučovacie pole Mesto {< ENTER >
<ENTER>
{ Zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {""{ zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {" } { SET Place2 zlučovacie pole Mesto { }}< ENTER >
Poznámka: vložiť zlom strany, buď stlačte klávesy CTRL + ENTER, alebo kliknite v ponuke Vložiť na prerušenie , vyberte Zlom stranya kliknite na tlačidlo OK.

Polia v tomto príklade vytvoriť katalóg výpis na samostatné takto:

Atlanta

Smith $3000
Brány $ 50 000
Henderson 10 000 USD

---Zlom strany---
Houston

Jones $8000
Vzťahuje $ 9 000
Peterson $0

Ako formátovať pole kľúča

Pole kľúča v tomto príklade je {zlučovacie pole mesto}. Formátovanie výsledkov {zlučovacie pole Mesto} ako písmenami, môžete vložiť prepínač formátovania z \ * hornej. Vloženie zátvoriek poľa, stlačte klávesy CTRL + F9.

{ Ak { { MERGESEQ = "1" "{ zlučovacie pole Mesto \ * hornej {" "" {< ENTER >
{ Nastavenie Place1 { zlučovacie pole Mesto }}< ENTER >
{ Ak { Place2 Place1 <> { { {"< ENTER >
{ Zlučovacie pole Mesto \ * hornej {< ENTER >
<ENTER>
{ Zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {""{ zlučovacie pole zamestnancov } { zlučovacie pole predaj {" } { SET Place2 zlučovacie pole Mesto { }}< ENTER >
Polia uvedené v tejto produktov napríklad katalóg výpis na tej istej stránke mesto uvedené veľkými písmenami, takto:

ATLANTA

Smith $3000
Brány $ 50 000
Henderson 10 000 USD

HOUSTON

Jones $8000
Vzťahuje $ 9 000
Peterson $0
Poznámka: môžete použiť rôzne formátovanie kľúča zlučovacie pole Mesto { {vybratím celého poľa (napríklad pole zátvoriek {}) a formátovaní oblasti nastavenia. Formátovanie oblasti, kliknite v ponuke Formát písma .

Ako funguje tento proces

V prvom poli IF v týchto príkladoch vloží mesto a návrat znak (< ENTER >) len pre prvý záznam hromadnej korešpondencie. Všetky ďalšie záznamy, Toto pole IF vloží nič (""). Rozpozná prvý záznam hromadnej korešpondencie porovnaním MERGESEQ poľa (vráti poradové číslo aktuálneho záznamu) na číslo "1".

Druhá Ak pole vloží znak návratky (alebo zlom strany, ak ho prinúti každé mesto na novú stranu), mesto dva viac vráti znaky, názov zamestnancov a čiastka predaja (v uvedenom poradí), iba v prípade, že pole IF určuje, že aktuálny záznam obsahuje mesto názov, ktorý sa líši od predchádzajúceho záznamu. Ak sa zistí, že aktuálny záznam obsahuje mesto, je rovnaký ako v predchádzajúcom zázname, vloží len ďalej zamestnancov názov a objem predaja.

Toto pole IF rozpozná nové mesto porovnaním textu záložky podľa nastaveného políčok. Text záložky "Place1" vždy sa rovná aktuálny záznam mesto pole a text Záložka "Place2" sa rovná predchádzajúceho záznamu mesto pole.