Spravovanie zaneprázdneného kalendára môže byť mimoriadne náročné, najmä ak prichádzajúce nové udalosti kolidujú s existujúcimi. Aby ste si udržali poriadok, copilot môže v prípade vzniku konfliktov preplánovať osobné plánované činnosti a stretnutia s vami a inou osobou vo formáte 1:1, čím sa zníži manuálne úsilie, ktoré je potrebné vynaložiť na bezproblémové vedenie plánu.
Máte to pod kontrolou
V prípade potreby opätovného naplánovanie programu Copilot sa rozhodnete pre dátumy a časy, ktoré sú prijateľné, a kedykoľvek môžete skontrolovať, čo kopilot preplánoval na table oznámení Outlooku. Čoskoro budú k dispozícii aj e-mailové oznámenia, aby ste sa udržali v slučke. A ako vždy, môžete kedykoľvek zmeniť dátum a čas udalostí z kalendára.
Zapnutie možnosti Automaticky preplánovať s funkciou Kopírovať
Pri používaní nového Outlooku pre Windows, Outlook na webe alebo Calendar Služby Microsoft 365 v aplikácii Microsoft Teams môžete mať možnosť kopírovať udalosti alebo rady automaticky.
-
Vytvorte novú udalosť alebo rad alebo otvorte existujúcu udalosť alebo rad.
-
Zapnite možnosť Ak sa vyskytnú konflikty, umožnite kopilotu preplánovať túto udalosť.
-
Vyberte prijateľné dni a časy, ak chcete nájsť najlepšie alternatívy, ak pre vás kopírka potrebuje preplánovať (tento krok je voliteľný, ale ak si vyberiete dni a časy, získate lepšie výsledky).
Niekoľko vecí, ktoré treba vedieť o automatickom preplánovaní a sériách
Ak vytvoríte nový rad a automatické preplánovanie s funkciou Kopilot je vypnuté, nemôžete ho neskôr zapnúť pre jednu inštanciu radu.
Ak vytvoríte nový rad a zapnete automatické preplánovanie pomocou programu Copilot, možnosť možno neskôr vypnúť pre jednu inštanciu, ale nemôžete zmeniť prijateľné dni a časy pre jednu inštanciu.
Kopírka sa preplánuje len vtedy, ak sa neskôr vyskytnú konflikty.
Kopilot automaticky preplánuje vašu udalosť na základe prijateľných dní a časov iba v týchto prípadoch:
-
Akceptujete novú udalosť, ktorá sa vyskytuje v rovnakom čase.
-
Naplánujte alebo preplánujte novú udalosť tak, aby sa vyskytla v rovnakom čase.
V opačnom prípade zostane vaše podujatie v pôvodných dňoch a časoch.
Poznámka: Pri vyhodnocovaní konfliktov sa budú zvažovať iba udalosti so stavom Nemám čas alebo Mimo pracoviska . To znamená, že ak sa v kalendári vyskytne konflikt s udalosťou, ktorá má zapnuté automatické preplánovanie s funkciou Kopírovať, ale váš stav konfliktnej schôdze je nastavený na možnosť Nezáväzne, kopírka sa nepreplánuje.
Ak chcete zistiť, čo kopírka znova naplánovala, pozrite si tablu oznámení Outlooku
Oznámenia o zmenách udalostí sa zobrazia na table oznámení Outlooku a budú zahŕňať:
-
Udalosť sa úspešne preplánovala.
-
Udalosť sa nedala preplánovať v rámci vašich preferencií.
-
Udalosť sa zmenila a nedá sa automaticky preplánovať (napríklad, ak sa k udalosti neskôr pridá viac ľudí).
V budúcnosti bude kopilot odosielať aj e-maily s dôležitými oznámeniami.
Predvoľby oznámení môžete spravovať v nastaveniach Outlooku.
Scenáre, ktoré ovplyvňujú automatické preplánovanie
Tip: Vo všetkých týchto scenároch budete vedieť, čo sa deje s informáciami na table oznámení Outlooku.
Ak sa niektorá z týchto vecí stane, kopírovať nebude môcť preplánovať za vás. Ak už bolo automatické preplánovanie povolené, kopilot vás upozorní, že už schôdzu nespravuje za vás.
-
Pridá sa viac účastníkov alebo sa schôdza prepošle ďalším účastníkom. Konferenčné miestnosti sa nepočítajú ako účastníci.
-
Udalosť je dlhšia ako 5 hodín vrátane celodenných udalostí.
-
Rad je naplánovaný s opakovaním menej často ako mesačne (napríklad každé 2 mesiace).
-
Rad je naplánovaný na konkrétny dátum v mesiaci (napríklad tretí z každého mesiaca).
-
Udalosť alebo rad je naplánovaný v sekundárnom alebo zdieľanom kalendári.
-
Udalosť alebo rad je nastavený tak, aby sa zobrazoval ako Mimo pracoviska
-
Účastník odmietne schôdzu vo formáte 1:1. Kopilot nevie, či odmietnutie účastníka znamená, že schôdza by mala byť zrušená alebo preplánovaná. V budúcnosti bude kopilot automaticky prijímať návrhy nových termínov od účastníkov.
-
Udalosť alebo rad nie sú vhodné, pretože:
-
Nie sú k dispozícii žiadne časy (kopilot sa päťkrát pokúsil nájsť čas a nepodarilo sa).
-
Dosiahol sa limit preplánovania (udalosť sa už 5-krát automaticky preplánovala, čo znamená, že pravdepodobne nie je prioritou a pokračovať v opätovnom naplánovaní nemusí byť správnym riešením).
-
Najčastejšie otázky
Čo sa zobrazuje účastníkom, keď kopírka automaticky preplánuje?
Účastníci v súčasnosti nebudú informovaní o tom, že kopilot schôdzu preplánoval. Správa o pravidelnej aktualizácii schôdze sa im zobrazí, akoby ste zmenili čas schôdze. Aktívne uvažujeme o tom, ako to zlepšiť, preto nám pošlite návrhy prostredníctvom Pomocníka > pripomienky.
Ako sa kopírka rozhodne, kedy sa má preplánovať, ak existuje viacero voľných časov?
Kopilot vyberie dostupný čas, ktorý je najbližšie k pôvodnému času schôdze v rámci dní a časov, ktoré ste označili ako prijateľné alternatívy.
Ak túto možnosť povolím pre schôdzu, ale nič iné nezmením, dostane účastník aktualizáciu?
Ak pre existujúcu schôdzu povolíte automatické preplánovanie programu Copilot a nevykonáte žiadne iné zmeny, účastníkovi sa nezobrazí správa o aktualizácii schôdze. Aktualizujeme prostredie tak, aby bolo tlačidlo formulára udalosti v tomto scenári označené ako Uložiť, a nie aktuálne označenie Odoslať.
