V dialógovom okne Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu môžete zobraziť a zmeniť možnosti, ktoré určujú spôsob, akým Access spracúvať odpovede na e-mailovú správu zhromažďovania údajov. Nastavenia sa vzťahujú na všetky budúce odpovede na e-mailovú správu, ktorá je aktuálne vybratá alebo vygenerovaná.
Všimnite si, že zmeny vykonané v týchto nastaveniach neovplyvnia odpovede, ktoré sa už nachádzajú v poštovej schránke Outlooku.
Zobrazenie dialógového okna
-
Otvorte databázu obsahujúcu správu, pre ktorú chcete zmeniť možnosti.
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Spravovať odpovede.
-
V dialógovom okne Správa správ zhromažďovania údajov vyberte správu, pre ktorú chcete zmeniť nastavenia, a potom kliknite na položku Možnosti správy.
Import nastavení
Automatické spracovanie odpovedí a pridanie údajov do databázy
Táto možnosť umožňuje Access spracovať odpovede hneď, ako sa dostanú do vášho Microsoft Office Outlook 2007 alebo Microsoft® Outlook® 2010 doručenej pošty. Access 2007/2010 a Outlook 2007/2010 spolupracujú na exportovaní obsahu formulára každej odpovede do cieľových tabuliek v Accesse. Ak toto políčko nie je začiarknuté, odpovede je potrebné spracovať manuálne.
Ďalšie informácie o automatickom a manuálnom spracovaní odpovedí
Odpovede sa automaticky exportujú z Outlooku do Accessu, ak sú splnené nasledujúce podmienky v čase, keď sa odpovede dostanú do vašej poštovej schránky Outlooku:
-
Outlook 2007 alebo Outlook 2010 V počítači musí byť nainštalovaný Outlook 2007 alebo Outlook 2010. Ak program nie je spustený pri prijatí odpovede, spracovanie sa spustí pri ďalšom spustení Outlooku.
-
Access 2007 alebo Access 2010 V počítači musí byť nainštalovaný Access 2007 alebo Access 2010.
-
Databáza Databáza nesmie byť chránená heslom a nemala by byť otvorená vo výhradnom režime. Názov alebo umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nesmie meniť.
-
Tabuľka a dotazy Názvy tabuliek alebo dotazov, ktoré ste zadali, a vlastnosti základných polí sa od odoslania e-mailovej správy nesmú meniť. Ak napríklad po odoslaní správy zmeníte typ údajov poľa z čísel na automatické číslovanie, export zlyhá.
-
Povolenia Na pridanie alebo aktualizáciu obsahu základných tabuliek a dotazov musíte mať požadované povolenia.
Ak jedna alebo viaceré podmienky nie sú splnené, automatické spracovanie zlyhá. Odstráňte problémy a potom manuálne exportujte odpovede, ktoré zlyhali. Všetky odpovede, ktoré sa po vyriešení problémov dostanú do poštovej schránky, sa budú naďalej spracovávať automaticky.
Manuálne spracovanie Ak chcete určiť, ktoré odpovede sa spracujú a kedy sa spracujú, vyberte manuálne spracovanie. V tomto prípade sa odpovede dostanú do priečinka doručenej pošty Outlooku, ale nebudú exportované do databázy, kým manuálne nevyberiete a nekliknete pravým tlačidlom myši na každú odpoveď v Outlooku a potom pre každú z nich kliknete na položku Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access .
Je tiež možné, že budete musieť manuálne spracovať všetky odpovede, ktoré sa automaticky nespracovajú. Po vyriešení problému, ktorý spôsobil zlyhanie, musíte manuálne exportovať každú odpoveď.
Pred spustením operácie exportu si zapamätajte nasledujúce dôležité informácie:
-
Access 2007 alebo Access 2010 V počítači musí byť nainštalovaný Access 2007 alebo Access 2010.
-
Databáza Ak je databáza chránená heslom, pri spustení operácie exportu sa zobrazí výzva na zadanie hesla. Databáza by tiež nemala byť otvorená vo výhradnom režime a názov ani umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nepodarilo zmeniť.
-
Tabuľky a dotazy Od odoslania e-mailovej správy sa nedajú zmeniť názvy tabuliek a dotazov, ktoré ste zadali, ani vlastnosti základných polí.
-
Povolenia Na pridanie alebo aktualizáciu obsahu základných tabuliek a dotazov musíte mať požadované povolenia.
Zahodiť odpovede od tých, ktorým ste správu neodoslali
Táto možnosť umožňuje automatické spracovanie iba tých odpovedí, ktoré odosielajú pôvodní príjemcovia vašej správy. Odpovede od iných príjemcov sa uložia do cieľového priečinka v Outlooku, ale nebudú automaticky spracované. Ak chcete, môžete spracovať tieto odpovede manuálne.
Prijatie viacerých odpovedí od každého príjemcu
Táto možnosť umožňuje príjemcom odosielať viacero odpovedí do tej istej e-mailovej správy. Ak vyberiete túto možnosť, každý príjemca môže na správu odpovedať viackrát a každá odpoveď sa spracuje automaticky. Ak túto možnosť nevyberiete, každý príjemca môže aj naďalej odosielať viacero odpovedí, ale automaticky sa spracuje len prvá odpoveď od každého príjemcu. Všetky následné odpovede od daného príjemcu sa uložia do cieľového priečinka v Outlooku a potom ich môžete spracovať manuálne alebo ich odstrániť.
Poznámka: Toto nastavenie určuje iba počet odpovedí a nie počet záznamov v rámci jednej odpovede, ktoré sa spracujú. Inými slovami, ak odošlete formulár programu InfoPath 2007 alebo InfoPath 2010, príjemca vám bude môcť odoslať viacero záznamov v jednej odpovedi. Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi, pretože všetky záznamy sa nachádzajú vo formulári v jednej správe.
Povolenie viacerých riadkov na odpoveď
Ak na odosielanie údajov používate formulár programu InfoPath, príjemca môže kliknutím na položku Vložiť riadok v dolnej časti e-mailovej správy pridať ďalšie záznamy. Ak chcete spracovať iba jeden záznam na odpoveď, zrušte začiarknutie tohto políčka.
Povoliť iba aktualizácie existujúcich údajov
Ak na aktualizáciu údajov používate formulár programu InfoPath, príjemca vám môže okrem aktualizácií existujúcich záznamov odoslať aj nové záznamy. Ak chcete zabrániť príjemcovi pridávať nové záznamy pomocou formulára programu InfoPath, začiarknite toto políčko.
Nastavenia automatického spracovania
Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať
Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete, aby sa všetky odpovede spracovali automaticky, zadajte do textového poľa veľkú hodnotu. Odpovede prijaté po dosiahnutí zadanej hodnoty sa uložia do cieľového priečinka, ale nebudú automaticky spracované.
Dátum a čas ukončenia
Zadajte dátum a čas zastavenia automatického spracovania odpovedí pre túto e-mailovú správu. Odpovede prijaté po tomto dátume a čase sa uložia do cieľového priečinka v Outlooku, ale nebudú automaticky spracované.
