Poznámka: Informácie o zhromažďovaní údajov v Access 2016 a novších verziách nájdete v téme Import, export a SQL Server.
Pomocou programu Microsoft Access 2007 alebo Accessu 2010 s programom Microsoft Outlook 2007 alebo Microsoft® Outlook® 2010 môžete zhromažďovať alebo aktualizovať informácie prostredníctvom e-mailov. Access vás prevedie vytvorením formulára zhromažďovania údajov a odoslaním formulára v e-mailovej správe. Keď príjemcovia e-mailu vrátia dokončené formuláre, môžete sa rozhodnúť, či sa zhromaždené údaje automaticky spracujú a uložia v zadanej accessovej databáze. Tento spôsob zhromažďovania údajov vám môže ušetriť čas a námahu, ktorá sa zvyčajne zúčastňuje kopírovania a prilepenia alebo manuálneho procesu zadávania údajov. Tu je niekoľko scenárov, v ktorých môžete použiť tento proces na zhromažďovanie údajov:
Prieskumy Prieskum a kompilovanie výsledkov môžete vykonať tak, že najprv vytvoríte accessovú databázu s tabuľkami potrebnými na uloženie výsledkov a pomocou sprievodcu vygenerujete formulár prieskumu a potom ich odošlite účastníkom prieskumu. Keď účastníci odpovedajú, údaje prieskumu sa automaticky uložia do databázy.
Správy o stave Bez ohľadu na to, či ide o najnovší stav na úrovni inventára alebo aktuálne informácie o čakajúcich problémoch, váš tím vás môže informovať odosielaním e-mailových správ, ktoré obsahujú aktuálne informácie v pravidelných intervaloch.
Správa udalostí Pri organizovaní konferencie, školenia alebo iných podujatí môžete odoslať jeden alebo viacero formulárov ako e-mailovú správu na zhromaždenie kontaktných informácií, cestovných a hotelových preferencií atď. Ak sa rozhodnete, že odpovede sa spracujú automaticky, účastníci môžu kedykoľvek zmeniť svoje preferencie bez toho, aby vás museli informovať, a vždy máte prístup k najnovším údajom na účely rozhodovania.
V tomto článku sa vysvetľuje, čo je potrebné použiť tento proces, ako začať používať sprievodcu, a potom získate ďalšie informácie o rôznych krokoch, aby ste mohli vykonať čo najinformovanejší výber podľa pokynov sprievodcu.
Poznámka: Zhromaždené údaje nebudete môcť pridať, ak vám príjemca odoslal formulár zhromažďovania údajov pomocou služieb Hotmail alebo Yahoo.
Skôr než začnete
Ak údaje zhromažďujete prvýkrát pomocou e-mailových správ, vykonajte tieto kroky:
-
Skontrolujte, či máte v počítači nainštalované tieto aplikácie:
-
Access 2007 alebo Access 2010.
-
Outlook 2007 alebo Outlook 2010. V počítači, ktorý používate na odosielanie e-mailových správ, musíte mať nainštalovaný a nakonfigurovaný Outlook. Ak máte Nainštalovaný Outlook, ale ešte nie je nakonfigurovaný, spustite Outlook a postupujte podľa pokynov Sprievodcu spustením Outlooku. Pomoc so sprievodcom nájdete v Pomocníkovi pre Outlook.
-
Ak plánujete používať formulár programu InfoPath, skontrolujte, či máte nainštalované vydanie programu InfoPath 2007 alebo novšej verzie a príjemcovia budú musieť mať v počítačoch nainštalovaný program InfoPath.
-
Príjemcovia e-mailu musia mať v počítačoch nainštalovaný program InfoPath alebo e-mailového klienta, ktorý podporuje formát HTML, aby mohli formulár zobraziť a upraviť.
Formulár používaný na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ nie je accessovým formulárom. Sprievodca vygeneruje špeciálny formulár vo formáte HTML alebo InfoPath.
Identifikujte cieľovú databázu. Databáza môže byť vo formáte .mdb alebo .accdb. Okrem toho sú podporované súbory .mde a .accde. Ak nechcete použiť existujúcu databázu, musíte vytvoriť novú.
-
-
Identifikujte alebo vytvorte tabuľky, ktoré chcete vyplniť údajmi z e-mailových odpovedí. Ak zhromažďujete údaje pre existujúce tabuľky, uistite sa, že tabuľky nie sú určené iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu ich obsahu.
Poznámka: Typy polí Príloha, Automatické číslovanie, OLE a Viachodnotové nie je možné zhromažďovať pomocou e-mailových správ
Ak vaša operácia zhromažďovania údajov vyplní dve alebo viac tabuliek, musíte vytvoriť výberový dotaz a použiť ho ako zdroj záznamov formulára. Skontrolujte, či dotaz obsahuje všetky požadované polia zo základných tabuliek. Ak používate existujúci dotaz, skontrolujte, či dotaz nie je určený iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu jeho obsahu. Ďalšie informácie o vytváraní dotazu založeného na dvoch alebo viacerých tabuľkách nájdete v článku Úvodné informácie o dotazoch.
Uložte údaje ako nové záznamy v nasledujúcich situáciách:
-
Ak sa údaje vyplnia viacerými tabuľkami.
-
Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča. Hodnoty hlavného kľúča sú potrebné na priradenie každej odpovede k existujúcemu záznamu. Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča, buď ho pridajte teraz, alebo priraďte existujúce pole s jedinečnými hodnotami ako hlavný kľúč.
-
Ak cieľová tabuľka neobsahuje žiadne záznamy. Ak je tabuľka prázdna, sprievodca predpokladá, že chcete pridať záznamy.
-
Ak e-mailové adresy príjemcov nie sú uložené ako pole v databáze. Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu záznamov nebudete môcť manuálne zadať adresy do správy generovanej sprievodcom. Pole adresy musí byť v cieľovej tabuľke alebo v tabuľke, ktorá má vzťah s cieľovou tabuľkou.
Začíname
-
Otvorte databázu, v ktorej sa uložia zhromaždené údaje.
-
Ak chcete pridať údaje do jednej tabuľky, vyberte tabuľku na navigačnej table. Ak chcete vyplniť viacero súvisiacich tabuliek, vyberte dotaz, ktorý je viazaný na tieto tabuľky.
-
Sprievodcu spustíte vykonaním niektorého z týchto krokov:
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Vytvoriť e-mail.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku alebo dotaz a potom kliknite na položku Zhromažďovať a aktualizovať údaje prostredníctvom e-mailu.
Poznámka: Ak tabuľka neobsahuje žiadne polia alebo obsahuje iba typy vyhľadávacieho poľa Automatické číslovanie, Objekt OLE, Príloha alebo Vyhľadávacie pole s viacerými hodnotami, Access zobrazí nasledujúce hlásenie: Vybratá tabuľka alebo dotaz neobsahuje žiadne polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov pomocou e-mailu.
-
Ak tabuľka obsahuje polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov, spustí sa sprievodca. Ak cieľová tabuľka podporuje pridávanie aj aktualizáciu údajov, sprievodca vás prevedie potrebnými krokmi na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ.
Nasledujúce časti použite ako referenciu pre všetky otázky, ktoré môžete mať prostredníctvom nasledujúcich siedmich hlavných krokov procesu.
Výber typu formulára na zadávanie údajov, ktorý chcete odoslať
Vyberte typ formulára na základe jednoduchého používania pre seba a príjemcov.
Výber formulára HTML Formulár HTML môže zobraziť a upraviť každý používateľ, ktorého e-mailový klient podporuje HTML
Výber formulára programu Microsoft InfoPath Táto možnosť sa zobrazí iba v prípade, že je v počítači nainštalovaný program InfoPath. Túto možnosť vyberte iba v prípade, že všetci príjemcovia majú v počítačoch nainštalovaný InfoPath a Outlook. Formulár programu InfoPath ponúka lepšie prostredie na zadávanie a úpravu údajov,
Stránka sprievodcu, ktorá sa zobrazí ďalej, závisí od toho, či cieľový objekt podporuje aktualizáciu údajov. Ak je objekt dotazom založeným na dvoch alebo viacerých tabuľkách alebo ak ide o tabuľku, ktorá neobsahuje pole hlavného kľúča alebo neobsahuje žiadne záznamy, sprievodca predpokladá, že chcete pridať nové záznamy, a zobrazí výzvu na výber polí formulára. Vo všetkých ostatných prípadoch vás sprievodca vyzve, aby ste pred zobrazením výzvy na výber polí formulára určili, či chcete pridať alebo aktualizovať údaje.
Výber, či sa majú zhromažďovať nové údaje alebo aktualizovať existujúce údaje
Zadajte, čo chcete s údajmi robiť. Typ formulára, ktorý používate, ovplyvňuje počet nových záznamov, ktoré vám príjemca môže odoslať v jednej odpovedi. Pri aktualizácii údajov určuje počet záznamov, ktoré musí príjemca aktualizovať, počet vopred vyplnených formulárov, ktoré sa zahrnú do správy.
Poznámka: Ak chcete pridať nové záznamy, zadajte e-mailové adresy do poľa adresy e-mailovej správy pri vytvorení správy. Ak chcete aktualizovať existujúce údaje, e-mailové adresy príjemcov musia byť uložené ako pole v podkladovej tabuľke alebo dotaze alebo v súvisiacej tabuľke.
Zadajte údaje, ktoré sa majú zhromažďovať
Pri výbere polí, ktoré sa majú zahrnúť do formulára, nie je potrebné zahrnúť do formulára každé pole, ktoré existuje v podkladovej tabuľke alebo dotaze. Musia však byť splnené tieto podmienky:
-
Povinné polia: Polia označené symbolom hviezdičky (*) sú povinné polia. Ak zhromažďujete nové záznamy, sprievodca automaticky zahrnie všetky polia, ktorých vlastnosť Povinné je nastavená na hodnotu Áno. Ak sú povinné polia ľubovoľného záznamu prázdne, Access nedokáže pridať záznam do tabuľky.
-
Nepodporované typy polí: Vo formulári nebudete môcť zahrnúť určité typy polí, ako napríklad automatické číslovanie, prílohu, objekt OLE alebo vyhľadávacie polia s viacerými hodnotami.
-
Pole hlavného kľúča: Používateľ však bude môcť zadať hodnotu do poľa pri pridávaní záznamov. odpoveď sa nespracuje, ak sa zadaná hodnota už používa.
Poznámka: Pre každé zahrnuté pole zadajte v časti Vlastnosti poľa označenie a kliknite na položku Iba na čítanie , ak nechcete, aby používateľ zmenil údaje v danom poli.
Zadanie automatického alebo manuálneho spracovania údajov
Môžete vybrať automatické alebo manuálne spracovanie odpovedí. Automatické spracovanie znamená, že keď dostanete odpovede, Outlook a Access budú spolupracovať na exportovaní údajov do cieľových tabuliek v databáze. Automatické spracovanie vám môže ušetriť čas a námahu. Manuálne spracovanie znamená iba to, že spustíte operáciu exportu na prenos údajov zo zadaného priečinka v Outlooku do cieľovej tabuľky v Accesse.
Odpovede sa úspešne exportujú do cieľovej tabuľky, pokiaľ sú splnené nasledujúce podmienky v čase, keď sa odpovede dostanú do vašej poštovej schránky:
-
Program Outlook už musí byť spustený v počítači. Ak Outlook nie je spustený, spracovanie sa spustí pri ďalšom spustení Outlooku.
-
Prístup nesmie byť chránený heslom a nemal by byť otvorený vo výhradnom režime. Názov alebo umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nesmie meniť.
-
Názvy tabuliek a dotazov a vlastnosti polí zahrnutých do formulára sa od odoslania e-mailovej správy nesmú meniť.
-
Na pridanie alebo aktualizáciu obsahu základných tabuliek a dotazov musíte mať požadované povolenia.
Poznámka: Ak automatické spracovanie zlyhá, skúste opraviť všetky problémy a potom manuálne exportovať odpovede, ktoré zlyhali. Všetky odpovede, ktoré sa po vyriešení problémov dostanú do priečinka doručenej pošty, sa budú naďalej spracovávať automaticky.
Nastavenie vlastností na ovládanie automatického spracovania odpovedí
Ak chcete určiť iný priečinok Outlooku, do ktorého sa majú ukladať odpovede, na stránke Sprievodcu Určite spôsob spracovania odpovedí kliknite na názov priečinka. V dialógovom okne Výber priečinka vyberte iný priečinok alebo kliknite na položku Nový a vytvorte nový priečinok.
Ak kliknete na položku Nastaviť vlastnosti na ovládanie automatického spracovania odpovedí na zmenu alebo doladenie nastavení importu, informácie o dostupných možnostiach nájdete v nasledujúcej tabuľke:
|
Možnosť |
Výsledok |
|---|---|
|
Zahodiť odpovede od tých, ktorým ste správu neodoslali |
Toto políčko začiarknite, ak chcete, aby sa automaticky spracovali iba tie odpovede, ktoré odoslali pôvodní príjemcovia vašej správy. Odpovede od iných ľudí sa ukladajú do cieľového priečinka, ale nespracujú sa automaticky. |
|
Prijatie viacerých odpovedí od každého príjemcu |
Toto políčko začiarknite, ak chcete, aby sa automaticky spracovala len prvá odpoveď od každého príjemcu. Druhá a následné odpovede sa ukladajú do cieľového priečinka, ale nespracujú sa automaticky. Poznámka: Toto nastavenie určuje iba počet odpovedí a nie počet záznamov v rámci jednej odpovede, ktoré sa spracujú. Inými slovami, ak odošlete formulár programu InfoPath, používateľ vám môže odoslať viacero záznamov v jednej odpovedi a Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi, aj keď toto políčko nie je začiarknuté. |
|
Povoliť iba aktualizácie existujúcich údajov |
Keď príjemcovia používajú na aktualizáciu údajov formulár programu InfoPath, môžu okrem aktualizácií existujúcich záznamov odosielať aj nové záznamy. Začiarknutím tohto políčka spracujete iba aktualizácie existujúcich záznamov. |
|
Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať |
Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete, aby sa všetky odpovede automaticky spracovali, do textového poľa zadajte veľkú hodnotu, napríklad 5 000. Odpovede prijaté po dosiahnutí zadanej hodnoty sa uložia do cieľového priečinka, ale nespracujú sa automaticky. |
|
Dátum a čas ukončenia |
Zadajte, kedy sa má pre túto e-mailovú správu zastaviť automatické spracovanie odpovedí. Odpovede prijaté po tomto dátume a čase sa ukladajú do cieľového priečinka, ale nespracujú sa automaticky. |
Ak chcete zmeniť tieto možnosti neskôr, na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromažďovať údaje na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Správa správ zhromažďovania údajov vyberte správu, pre ktorú chcete zmeniť nastavenia, a potom kliknite na položku Možnosti správy. Zmeny vykonané v dialógovom okne ovplyvnia všetky následné odpovede, ktoré dostanete pre danú správu.
Manuálne spracovanie odpovedí
Ak chcete určiť, kedy a ktoré odpovede sa spracujú, nevyberajte možnosť Automatický proces. Odpovede sa uložia do zadaného priečinka v Outlooku, kým nevyberiete každú odpoveď v priečinku a kliknete na ňu pravým tlačidlom myši, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Exportovať údaje do programu Microsoft Access .
V niektorých prípadoch tiež možno budete musieť manuálne spracovať odpovede, ktoré sa nepodarilo automaticky spracovať.
Pred exportovaním údajov si zapamätajte nasledovné:
-
Databáza programu Access by nemala byť otvorená vo výhradnom režime a názov alebo umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nesmie meniť.
-
Názvy tabuliek a dotazov a vlastnosti polí zahrnutých do formulára sa od odoslania e-mailovej správy nesmú meniť.
-
Na pridanie alebo aktualizáciu obsahu základných tabuliek a dotazov musíte mať požadované povolenia.
Vyberte spôsob zadávania e-mailových adries príjemcov
Ak zhromažďujete iba nové informácie, e-mailové adresy môžete zadať dvoma spôsobmi:
-
Do e-mailovej správy v Outlooku zadajte e-mailové adresy jednotlivo alebo vyberte adresy z adresára.
-
Použite pole e-mailovej adresy v tabuľke alebo dotaze aktuálnej accessovej databázy.
Poznámka: Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu existujúcich záznamov sa toto dialógové okno nezobrazuje, pretože e-mailové adresy príjemcov musia byť najskôr k dispozícii ako pole v databáze.
Zadávanie e-mailových adries priamo v Outlooku
Ak zadávate príjemcov v Outlooku, pred odoslaním môžete zobraziť ukážku správy a prispôsobiť ju. V tele e-mailovej správy nájdete stručný úvod a formulár. Odporúča sa, aby ste vo formulári nevytvorili žiadne zmeny. Zmeny štruktúry formulára môžu mať za následok, že odpoveď sa nespracuje.
Používanie e-mailových adries uložených v poli v databáze
Možnosť vybrať priradenú tabuľku odkazuje na súvisiace tabuľky. Ak chcete zobraziť alebo upraviť vzťahy tabuliek v databáze, v databázových nástrojoch. v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy
Ďalšie informácie o vzťahoch nájdete v článku Sprievodca vzťahmi tabuliek.
Kontrola a zadanie zoznamu príjemcov
Posledným hlavným krokom je zobrazenie ukážky a prispôsobenie e-mailovej správy, doladenie zoznamu príjemcov a následné odoslanie správy o zhromažďovaní údajov.
Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy
Keď vás sprievodca informuje, že teraz môžete vytvoriť e-mailovú správu a ukáže vám, ako zobraziť stav e-mailu pomocou príkazu Spravovať odpovede , môžu sa zobraziť niektoré upozornenia. Nasledujúca tabuľka popisuje každé upozornenie a akciu, ktorú môžete vykonať na jej vyriešenie:
|
Správa s upozornením |
Popis |
Leution |
|---|---|---|
|
Niektoré záznamy neobsahujú platnú adresu v zadanom poli e-mailovej adresy. Pre tieto riadky sa nevrátia žiadne údaje. |
Vybraté pole e-mailovej adresy obsahuje hodnoty null. |
Ak chcete zhromažďovať údaje pre každý záznam, ukončite sprievodcu a nahraďte hodnoty null e-mailovými adresami. Potom znova spustite sprievodcu. |
|
V súčasnosti máte výhradný zámok databázy. automatické spracovanie zlyhá až do uvoľnenia zámku. |
Databáza je momentálne otvorená vo výhradnom režime. |
Ak ste sa rozhodli, že odpovede sa spracujú automaticky, spracovanie zlyhá, pretože Program Access nemôže pridať alebo aktualizovať databázu, ktorá má výhradný zámok. Okamžite po odoslaní správy zavrite a znova otvorte databázu v nevýhradnom režime |
|
Tieto e-mailové správy môžu obsahovať údaje dôvernej alebo citlivej povahy. |
Zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov a formulár, ktorý sa chystáte odoslať, bude vopred vyplnený existujúcimi údajmi. |
Ak niektoré polia formulára obsahujú citlivé údaje, prejdite späť na krok sprievodcu, v ktorom ste vybrali polia, a odstráňte polia obsahujúce citlivé údaje z formulára. |
Po zobrazení ukážky a prispôsobení správy môžete filtrovať pole e-mailovej adresy a vybrať príjemcov. Začiarknutím príslušných políčok vyberte e-mailové adresy, ktoré chcete použiť. Ak sa zobrazí dialógové okno s neplatnými e-mailovými adresami, poznačte si adresy v zozname a kliknite na tlačidlo Skončiť. Overte neplatné adresy, vykonajte všetky potrebné opravy a potom skúste správu odoslať znova.
