Sčítanie údajov pomocou dotazu

Manuálne zadanie vzorových údajov

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

   Access pridá do databázy novú prázdnu tabuľku.

   Poznámka: Ak otvárate novú prázdnu databázu, nie je potrebné vykonať tento krok. Ak však potrebujete pridať tabuľku do databázy, bude potrebné vykonať tento krok.

2. Dvakrát kliknite na prvú bunku v riadku hlavičky a zadajte názov poľa vo vzorovej tabuľke.

   Access predvolene označuje prázdne polia v riadku hlavičky textom Pridať nové pole takto:

   

3. Pomocou klávesov so šípkami sa presuňte na ďalšiu prázdnu bunku hlavičky a zadajte názov druhého poľa (môžete tiež stlačiť kláves TAB alebo dvakrát kliknúť na novú bunku). Tento krok opakujte, kým nezadáte všetky názvy polí.

4. Zadajte údaje do vzorovej tabuľky.

   Počas zadávania údajov Access odvodí typ údajov každého poľa. Ak ste novým používateľom relačných databáz, mali by ste pre každé pole v tabuľkách nastaviť konkrétny typ údajov, ako napríklad Číslo, Text alebo Dátum a čas. Nastavenie typu údajov pomáha zabezpečiť presné zadávanie údajov a pomáha tiež predchádzať chybám, ako je napríklad používanie telefónneho čísla vo výpočte. Pre tieto vzorové tabuľky by ste mali nechať Access odvodzovať typ údajov.

5. Po dokončení zadávania údajov kliknite na tlačidlo Uložiť.

   Klávesová skratka Stlačte kombináciu klávesov CTRL + S.

   Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

6. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov vzorovej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Názov každej vzorovej tabuľky sa používa, pretože tieto názvy používajú dotazy v častiach s postupom.

7. Opakujte tieto kroky, kým nevytvoríte všetky vzorové tabuľky uvedené na začiatku tejto sekcie.

Ak nechcete zadať údaje manuálne, podľa ďalších krokov skopírujte údaje do súboru tabuľkového hárka a potom importujte údaje zo súboru tabuľkového hárka do Accessu.

Vytvorenie vzorových hárkov

1. Spustite tabuľkový program a vytvorte nový prázdny súbor. Ak používate Excel, predvolene sa vytvorí nový prázdny zošit.

2. Skopírujte prvú vzorovú tabuľku uvedenú vyššie a prilepte ju do prvého hárka počnúc prvou bunkou.

3. Pomocou techniky, ktorú poskytuje tabuľkový program, premenujte hárok. Pomenujte hárok rovnakým názvom ako vzorová tabuľka. Ak má ukážková tabuľka napríklad názov Kategórie, zadajte rovnaký názov hárka.

4. Zopakujte kroky 2 a 3, skopírujte každú vzorovú tabuľku do prázdneho hárka a premenujte hárok.

   Poznámka: Možno budete musieť pridať hárky do súboru tabuľkového hárka. Informácie o vykonaní tejto úlohy nájdete v Pomocníkovi pre tabuľkový program.

5. Zošit uložte na vhodné miesto v počítači alebo v sieti a prejdite na ďalšie kroky postupu.

Vytvorenie databázových tabuliek z hárkov

1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Nový zdroj údajov > Zo súboru > Exceli.

   Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje – tabuľkový hárok programu Excel .

2. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať, otvorte súbor tabuľkového hárka, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka.

3. Sprievodca predvolene vyberie prvý hárok v zošite (hárok Zákazníci , ak ste postupovali podľa krokov v predchádzajúcej časti) a údaje z hárka sa zobrazia v dolnej časti strany sprievodcu. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

4. Na ďalšej strane sprievodcu kliknite na položku Prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

5. Voliteľne môžete na ďalšej stránke použiť textové polia a zoznamy v časti Možnosti poľa na zmenu názvov polí a typov údajov alebo vynechanie polí z operácie importovania. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Ďalej.

6. Ponechajte vybratú možnosť Umožniť Accessu pridať hlavný kľúč a kliknite na tlačidlo Ďalej.

7. Access predvolene použije na novú tabuľku názov hárka. Prijmite meno alebo zadajte iný názov a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

8. Opakujú sa kroky 1 až 7, kým nevytvoríte tabuľku z každého hárka v zošite.

Premenovanie polí hlavného kľúča

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na každú tabuľku, ktorú ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

2. Pre každú tabuľku vyhľadajte pole hlavného kľúča. Access predvolene pomenuje identifikáciu každého poľa.

3. Do stĺpca Názov poľa pre každé pole hlavného kľúča pridajte názov tabuľky.

   Premenujte napríklad pole ID pre tabuľku Kategórie na Id kategórie a pole pre tabuľku Objednávky na Id objednávky. Pre tabuľku Podrobnosti objednávky premenujte pole na Detail ID. Pre tabuľku Produkty premenujte pole na "Product ID" (ID produktu).

4. Uložte zmeny.

Vždy, keď sa vzorové tabuľky zobrazia v tomto článku, obsahujú pole hlavného kľúča a pole sa premenuje podľa popisu pomocou predchádzajúcich krokov.

Na začiatok stránky

Vytvorenie základného výberového dotazu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku alebo tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Vybratá tabuľka alebo tabuľky sa zobrazia ako okná v hornej časti návrhára dotazov.

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Môžete zahrnúť polia obsahujúce popisné údaje, ako sú napríklad názvy a popisy, musíte však zahrnúť pole obsahujúce číselné údaje alebo údaje meny.

   Každé pole sa zobrazí v bunke v mriežke návrhu.

4. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz.

   Množina výsledkov dotazu sa zobrazí v údajovom zobrazení.

5. Voliteľne môžete prepnúť do návrhového zobrazenia a upraviť dotaz. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu dotazu a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie. Potom môžete podľa potreby upraviť dotaz pridaním alebo odstránením polí tabuľky. Ak chcete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves DELETE.

6. Uložte dotaz.

Pridanie riadka súčtu

1. Skontrolujte, či je dotaz otvorený v údajovom zobrazení. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu dotazu a kliknite na položku Údajové zobrazenie.

   - alebo -

   Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz. Spustí sa dotaz a výsledky sa načítajú do údajového hárka.

2. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

   V údajovom hárku sa zobrazí nový riadok súčtu .

3. V riadku súčtu kliknite na bunku v poli, ktoré chcete sčítať, a potom v zozname vyberte položku Súčet .

Skrytie riadka súčtu

• Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Na začiatok stránky

Výpočet jednoduchého celkového súčtu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze.

   Ak použijete vzorové údaje, dvakrát kliknite na tabuľku Objednávky.

   Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti návrhára dotazov.

3. Dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete sčítať. Skontrolujte, či je pole nastavené na typ údajov Číslo alebo Mena. Ak sa pokúsite sčítať hodnoty v nečíselných poliach, ako je napríklad textové pole, Access pri pokuse o spustenie dotazu zobrazí chybové hlásenie Typ údajov v chybovom hlásení výrazu kritérií .

   Ak použijete vzorové údaje, dvakrát kliknite na stĺpec Prepravný poplatok.

   Ak chcete vypočítať celkové súčty pre tieto polia, môžete do mriežky pridať ďalšie číselné polia. Dotaz na súčty môže vypočítať celkové súčty pre viac ako jeden stĺpec.

4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Súčty.

   Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a riadok Zoskupovať podľa sa zobrazí v bunke v stĺpci Prepravný poplatok.

5. Zmeňte hodnotu v bunke v riadku súčtu na Súčet.

6. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   Tip: Všimnite si, že Access pripojí "SumOf" na začiatok názvu poľa, ktoré sčítate. Ak chcete zmeniť záhlavie stĺpca na niečo zmysluplnejšie, napríklad Celkové odoslanie, prejdite späť do návrhového zobrazenia a kliknite na riadok Pole v stĺpci Prepravný poplatok v mriežke návrhu. Umiestnite kurzor vedľa položky Prepravný poplatok a zadajte slová Celková preprava, za ktorými nasleduje dvojbodka, napríklad: Celkový prepravný: Prepravný poplatok.

7. Voliteľne môžete dotaz uložiť a zavrieť.

Výpočet celkového súčtu, ktorý vylučuje niektoré záznamy

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku Objednávky a tabuľku Podrobnosti objednávky.

3. Pridajte pole Dátum objednávky z tabuľky Objednávky do prvého stĺpca v mriežke návrhu dotazu.

4. Do riadka Kritériá prvého stĺpca zadajte hodnotu Date() -1. Tento výraz vylúči záznamy aktuálneho dňa z vypočítaného súčtu.

5. Potom vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta objem predaja pre každú transakciu. Do riadka Pole druhého stĺpca v mriežke zadajte nasledujúci výraz:

   Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].[ Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky]. [Množstvo])

   Uistite sa, že výraz odkazuje na polia nastavené na typy údajov Číslo alebo Mena. Ak výraz odkazuje na polia nastavené na iné typy údajov, Access pri pokuse o spustenie dotazu zobrazí hlásenie Nezhoda typu údajov vo výraze kritérií .

6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Súčty.

   Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a stĺpec Zoskupovať podľa sa zobrazí v prvom a druhom stĺpci.

7. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v bunke riadka súčtu na Súčet. Funkcia Sum sčíta jednotlivé údaje o predaji.

8. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

9. Uložte dotaz ako denný predaj.

   Poznámka: Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení si môžete všimnúť miernu zmenu hodnôt zadaných v riadkoch Pole a Súčet v stĺpci Celková hodnota predaja. Výraz sa zobrazí v uzavretom tvare funkcie Sum a v riadku súčtu sa namiesto súčtu zobrazí expression.

   Ak napríklad použijete vzorové údaje a vytvoríte dotaz (ako je to znázornené v predchádzajúcich krokoch), zobrazí sa:

   Celková hodnota predaja: Sum((1-[Podrobnosti objednávky]. Zľava/100)*([Podrobnosti objednávky]. Jednotková cena*[Podrobnosti objednávky]. Množstvo))

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu na súčty

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Vyberte tabuľky, s ktorými chcete pracovať, a potom kliknite na položku Pridať.

   Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu.

   Ak používate vzorové tabuľky uvedené vyššie, pridajte tabuľky Products (Produkty) a Order Details (Podrobnosti objednávky).

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Spravidla sa do dotazu pridá iba pole skupiny a pole hodnoty. Namiesto poľa hodnoty však môžete použiť výpočet – v ďalších krokoch sa vysvetľuje, ako to urobiť.

   1. Pridajte pole Kategória z tabuľky Produkty do mriežky návrhu.

   2. Vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta objem predaja pre každú transakciu zadaním nasledujúceho výrazu do druhého stĺpca mriežky:

      Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].[ Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky]. [Množstvo])

      Uistite sa, že polia, na ktoré vo výraze odkazujete, sú typu údajov Číslo alebo Mena. Ak odkazujete na polia iných typov údajov, Access pri pokuse o prepnutie do údajového zobrazenia zobrazí chybové hlásenie Nezhoda typov údajov vo výraze kritérií .

   3. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Súčty.

      Riadok súčtu sa zobrazí v mriežke návrhu a v danom riadku sa riadok Zoskupí podľa zobrazí v prvom a druhom stĺpci.

   4. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v riadku súčtu na Súčet. Funkcia Sum sčíta jednotlivé údaje o predaji.

   5. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   6. Ponechajte dotaz otvorený na použitie v ďalšej časti.

      Použitie kritérií s dotazom na súčty

      Dotaz, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti, obsahuje všetky záznamy v podkladových tabuľkách. Pri výpočte súčtov nevylúčuje žiadne poradie a zobrazuje súčty pre všetky kategórie.

      Ak potrebujete vylúčiť niektoré záznamy, môžete do dotazu pridať kritériá. Môžete napríklad ignorovať transakcie, ktoré sú menšie ako 100 EUR, alebo vypočítať súčty len pre niektoré kategórie produktov. Kroky v tejto časti vysvetľujú, ako používať tri typy kritérií:

   7. Kritériá, ktoré pri výpočte súčtov ignorujú určité skupiny.    Môžete napríklad vypočítať súčty len pre kategórie Videohry, Umenie a Rámovanie a Športy.

   8. Kritériá, ktoré skryjú určité súčty po ich výpočte.    Môžete napríklad zobraziť iba súčty väčšie ako 150 000 EUR.

   9. Kritériá, ktoré nezahŕňajú jednotlivé záznamy z celkového súčtu.    Môžete napríklad vylúčiť jednotlivé predajné transakcie, keď hodnota (Jednotková cena * Množstvo) klesne pod 100 USD.

      Nasledujúce kroky vysvetľujú, ako pridať kritérium po jednom a aký vplyv to bude mať na výsledok dotazu.

      Pridanie kritérií do dotazu

   10. Otvorte dotaz z predchádzajúcej časti v návrhovom zobrazení. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu dotazu a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

       - alebo -

       Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

   11. Do riadka Kritériá v stĺpci ID kategórie zadajte reťazec =Dolls Or Sports alebo Art and Framing.

   12. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   13. Prejdite späť do návrhového zobrazenia a do riadka Kritériá stĺpca Celková hodnota predaja zadajte >100.

   14. Spustite dotaz, aby sa zobrazili výsledky, a potom prejdite späť do návrhového zobrazenia.

   15. Teraz pridajte kritériá na vylúčenie jednotlivých predajných transakcií, ktoré sú menšie ako 100 USD. Ak to chcete urobiť, musíte pridať ďalší stĺpec.

       Poznámka: Tretie kritériá nie je možné zadať v stĺpci Celková hodnota predaja. Všetky kritériá zadané v tomto stĺpci sa vzťahujú na celkovú hodnotu, nie na jednotlivé hodnoty.

   16. Skopírujte výraz z druhého stĺpca do tretieho stĺpca.

   17. V riadku súčtu pre nový stĺpec vyberte položku Kde a do riadka Kritériázadajte >20.

   18. Spustite dotaz, aby sa zobrazili výsledky, a potom dotaz uložte.

       Poznámka: Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení si môžete všimnúť mierne zmeny v mriežke návrhu. V druhom stĺpci sa výraz v riadku Pole zobrazí v rámci funkcie Sum a hodnota v riadku súčtu zobrazí výraz namiesto súčtu.

       Celková hodnota predaja: Sum((1-[Podrobnosti objednávky]. Zľava/100)*([Podrobnosti objednávky]. Jednotková cena*[Podrobnosti o orde r]. Množstvo))

       Zobrazí sa aj štvrtý stĺpec. Tento stĺpec je kópiou druhého stĺpca, ale kritériá zadané v druhom stĺpci sa v skutočnosti zobrazia ako súčasť nového stĺpca.

Na začiatok stránky

Vytvorenie krížového dotazu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu.

   Ak používate vzorové tabuľky, dvakrát kliknite na tabuľku Objednávky a na tabuľku Podrobnosti objednávok.

3. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť v dotaze.

   Každý názov poľa sa zobrazí v prázdnej bunke v riadku Pole v mriežke návrhu.

   Ak používate vzorové tabuľky, pridajte polia Ship City (Mesto odoslania) a Ship Date (Dátum odoslania) z tabuľky Objednávky.

4. Do ďalšej prázdnej bunky v riadku Pole skopírujte a prilepte alebo zadajte nasledujúci výraz : Celkový predaj: Sum(CCur([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Množstvo]*(1-[Zľava])/100)*100)

5. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Krížová tabuľka.

   Riadok súčtu a riadok Krížová tabuľka sa zobrazia v mriežke návrhu.

6. Kliknite na bunku v riadku súčtu v poli Mesto a vyberte položku Zoskupovať podľa. Urobte to isté pre pole Dátum odoslania. Zmeňte hodnotu v bunke Celkový predaj poľa Celkový predaj na výraz.

7. V riadku Krížová tabuľka nastavte bunku v poli Mesto na položku Záhlavie riadka, nastavte pole Dátum odoslania na položku Záhlavie stĺpca a nastavte pole Celkový predaj na hodnotu Hodnota.

8. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

   Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky