Vyhľadanie záznamov s najnovšími alebo najstaršími dátumami

Pravidlá vytvárania a používania dotazov s najvyššími hodnotami

Dotaz s najvyššou hodnotou vytvoríte vytvorením dotazu Select. V závislosti od želaných výsledkov použijete v dotaze spôsob zoradenia alebo skonvertujete dotaz na dotaz súčtov. Ak skonvertujete dotaz, potom použijete agregačnú funkciu, napríklad Max alebo Min , na vrátenie najvyššej alebo najnižšej hodnoty, alebo prvú alebo poslednú na vrátenie najskoršieho alebo najneskoršieho dátumu. Dotazy a agregačné funkcie súčtov sa používajú len vtedy, keď potrebujete nájsť údaje, ktoré spadajú do množiny skupín alebo kategórií. Predpokladajme napríklad, že potrebujete nájsť čísla predaja pre daný dátum pre každé mesto, v ktorom vaša spoločnosť pôsobí. V takom prípade sa mestá stanú kategóriami (potrebujete nájsť údaje podľa mesta), takže použijete dotaz na súčty.

Pri ďalšom postupe nezabudnite, že bez ohľadu na typ dotazu musia vaše dotazy používať polia obsahujúce popisné údaje, ako sú napríklad mená zákazníkov, a tiež pole obsahujúce hodnoty dátumu, ktoré chcete nájsť. Okrem toho sa hodnoty dátumu musia nachádzať v poli nastavenom na typ údajov Dátum a čas. Dotazy, ktoré popisuje tento článok, zlyhajú, ak sa ich pokúsite spustiť s hodnotami dátumu v poli Krátky text. Okrem toho, ak chcete použiť dotaz na súčty, údajové polia musia obsahovať informácie o kategórii, ako je napríklad pole mesta alebo krajiny alebo oblasti.

Výber medzi dotazom s najvyššími hodnotami a filtrom

Ak chcete zistiť, či chcete vytvoriť dotaz s najvyššími hodnotami alebo použiť filter, vyberte niektorú z týchto možností:

• Ak chcete vrátiť záznamy s najnovšími alebo najnovšími dátumami v poli a nepoznáte presné hodnoty dátumu alebo na nich nezáleží, vytvoríte dotaz s najvyššími hodnotami.

• Ak chcete vrátiť všetky záznamy, v ktorých sa dátum zhoduje, je skorší alebo neskorší ako konkrétny dátum, použite filter. Ak chcete napríklad zobraziť dátumy predaja medzi aprílom a júlom, použite filter. Celá diskusia o filtroch presahuje túto tému.

  Ďalšie informácie o vytváraní a používaní filtrov nájdete v článku Použitie filtra na zobrazenie vybraných záznamov v accessovej databáze.

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu základných najvyšších hodnôt

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. V dialógovom okne kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze, kliknutím na položku Pridať umiestnite tabuľku do hornej časti návrhára a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

   - alebo -

   Dvakrát kliknite na tabuľku a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

   Ak použijete vzorové údaje uvedené v predchádzajúcej časti, pridajte do dotazu tabuľku Zamestnanci.

3. Pridajte polia, ktoré chcete použiť v dotaze, do mriežky návrhu. Môžete dvakrát kliknúť na každé pole alebo presunúť každé pole myšou do prázdnej bunky v riadku Pole .

   Ak používate vzorové tabuľky, pridajte polia Meno, Priezvisko a Dátum narodenia.

4. V poli, ktoré obsahuje najvyššie alebo najnižšie hodnoty (pole Dátum narodenia, ak používate vzorová tabuľka), kliknite na riadok Zoradiť a vyberte položku Vzostupne alebo Zostupne.

   Zostupné zoradenie vráti najnovší dátum a vzostupný spôsob zoradenia vráti najskorší dátum.

   Dôležité: V riadku Zoradiť je nutné nastaviť hodnotu iba pre polia obsahujúce dátumy. Ak zadáte spôsob zoradenia pre iné pole, dotaz nevráti požadované výsledky.

5. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Nastavenie dotazu na šípku nadol vedľa položky Všetky (zoznam horných hodnôt ) a zadajte požadovaný počet záznamov alebo vyberte niektorú z možností v zozname.

6. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

7. Uložte dotaz a ponechajte ho otvorený na použitie v ďalších krokoch.

Môžete vidieť, že tento typ dotazu s najvyššími hodnotami dokáže odpovedať na základné otázky, napríklad kto je najstaršou alebo najmladšou osobou v spoločnosti. Ďalšie kroky vysvetľujú, ako používať výrazy a ďalšie kritériá na pridanie sily a flexibility dotazu. Kritériá uvedené v ďalšom kroku vrátia nasledujúce tri narodeniny zamestnancov.

Pridanie kritérií do dotazu

1. Prepnite dotaz, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, do návrhového zobrazenia.

2. V mriežke návrhu dotazu v stĺpci napravo od stĺpca Dátum narodenia skopírujte a prilepte alebo zadajte tento výraz: Expr1: DatePart("m";[Dátum narodenia]). Potom kliknite na tlačidlo Spustiť.

   Funkcia DatePart extrahuje časť mesiaca poľa Dátum narodenia.

3. Prepnite na návrhové zobrazenie.

4. Napravo od prvého výrazu prilepte alebo zadajte tento výraz: Expr2: DatePart("d";[Dátum narodenia]). Potom kliknite na tlačidlo Spustiť.

   V tomto prípade funkcia DatePart extrahuje časť dátumu poľa Dátum narodenia.

5. Prepnite na návrhové zobrazenie.

6. Zrušte začiarknutie políčok v riadku Zobraziť pre každý z dvoch výrazov, ktoré ste práve zadali, kliknite na riadok Zoradiť pre každý výraz a potom vyberte položku Vzostupne.

7. Kliknite na tlačidlo Spustiť.

8. Voliteľne môžete zadať kritériá na obmedzenie rozsahu dotazu. Keď zadáte kritériá, dotaz zoradí iba záznamy, ktoré spĺňajú dané kritériá, a identifikuje najvyššie alebo najnižšie hodnoty poľa zo zoradeného zoznamu.

   Ak chcete pokračovať so vzorovými údajmi, prepnite na návrhové zobrazenie. Potom do riadka Kritériá v stĺpci Dátum narodenia zadajte nasledujúci výraz:

   Month([Dátum narodenia]) > Month(Date()) Or Month([Dátum narodenia])= Month(Date()) And Day([Dátum narodenia])>Day(Date())

   Tento výraz vykoná nasledovné: Časť Month([Dátum narodenia]) > Časť Month(Date()) skontroluje dátum narodenia každého zamestnanca, aby zistila, či patrí do budúceho mesiaca, a ak je true, zahrňuje tieto záznamy do dotazu. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Dátum narodenia])>Časť výrazu Day(Date()) skontroluje dátumy narodenia, ktoré sa vyskytujú v aktuálnom mesiaci, aby zistila, či narodeniny pripadajú na aktuálny deň alebo po ňom. Ak je táto podmienka pravdivá, funkcia tieto záznamy zahrnuje do dotazu. Zhrnutie: Tento výraz ignoruje všetky záznamy, v ktorých narodeniny spadajú medzi 1. január a dátum, kedy spustíte dotaz.

   Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

9. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Nastavenie dotazu na šípku nadol vedľa položky Všetky (zoznam horných hodnôt ) a zadajte požadovaný počet záznamov alebo vyberte niektorú z možností v zozname.

   Ak chcete zobraziť ďalšie tri narodeniny, zadajte číslo 3.

10. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

Vytvorenie dotazu na súčty

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť. Každá tabuľka sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazu.

   Ak používate vzorové tabuľky uvedené vyššie, pridajte tabuľky Events (Udalosti) a Event Types (Typy udalostí).

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Uistite sa, že do dotazu v tomto bode pridáte iba polia skupiny alebo kategórie a pole hodnoty.

   Ak použijete vzorové údaje uvedené v troch predchádzajúcich tabuľkách, pridáte buď pole Typ udalosti z tabuľky Typ udalosti, alebo pole Dátum udalosti z tabuľky Udalosti.

4. Voliteľne môžete zadať kritériá, ktoré obmedzujú rozsah dotazu. Zoradia sa iba záznamy, ktoré spĺňajú kritériá, a v tomto zoradenom zozname sa identifikujú najvyššie a posledné hodnoty polí.

   Ak napríklad chcete vrátiť udalosti v kategórii Súkromná funkcia, zadajte tento výraz do riadka Kritériá v stĺpci Typ udalosti : <> "Súkromná funkcia".

   Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

5. Skonvertujte dotaz na dotaz súčtov takto:

   Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Súčty.

   Riadok súčtov sa zobrazí v mriežke návrhu.

6. Skontrolujte, či je riadok súčtov každého poľa skupiny alebo kategórie nastavený na možnosť Zoskupiť podľa, a potom nastavte riadok súčtov poľa hodnoty (pole s hornou alebo dolnou hodnotou) na hodnotu Max alebo Min.

   Funkcia Max vráti najväčšiu hodnotu v číselnom poli a najnovšiu hodnotu dátumu alebo času v poli dátumu a času. Funkcia Min vráti najmenšiu hodnotu v číselnom poli a najskoršiu hodnotu dátumu alebo času v poli dátumu a času.

7. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Nastavenie dotazu na šípku nadol vedľa položky Všetky (zoznam horných hodnôt ) a zadajte požadovaný počet záznamov alebo vyberte niektorú z možností v zozname.

   V tomto prípade vyberte položku Všetko a potom kliknutím na položku Spustiť zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   Poznámka: V závislosti od funkcie, ktorú ste vybrali v kroku 6, Access zmení názov poľa hodnoty v dotaze na MaxOfFieldName alebo MinOfFieldName. Ak použijete vzorové tabuľky, Access premenuje pole MaxOfEvent Date alebo MinOfEvent Date.

8. Uložte dotaz a prejdite na ďalšie kroky.

Vo výsledkoch dotazu sa nezobrazujú názvy produktov ani žiadne iné informácie o produktoch. Ak chcete zobraziť ďalšie údaje, musíte vytvoriť druhý dotaz, ktorý obsahuje dotaz, ktorý ste práve vytvorili. Postup nájdete v nasledujúcich krokoch.

Vytvorenie druhého dotazu na pridanie ďalších údajov

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Kliknite na kartu Dotazy a potom dvakrát kliknite na dotaz súčtov, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti.

3. Kliknite na kartu Tabuľky a pridajte tabuľky, ktoré ste použili v dotaze na súčty, a tiež pridajte všetky tabuľky, ktoré obsahujú ďalšie súvisiace údaje. Ak použijete predchádzajúce tri vzorové tabuľky, pridajte do nového dotazu tabuľky Typ udalosti, Udalosť a Zákazníci.

4. Spojte polia v dotaze súčtov s príslušnými poľami v nadradených tabuľkách. Ak to chcete urobiť, presuňte každé pole dotazu na súčty do príslušného poľa v tabuľke.

   Ak použijete vzorové údaje z troch tabuliek, presuňte stĺpec Typ udalosti v dotaze súčtov do poľa Typ udalosti v tabuľke Typ udalosti. Potom presuňte stĺpec MaxOfEvent Date v dotaze súčtov do poľa Dátum udalosti v tabuľke Udalosti. Vytvorenie týchto spojení umožňuje novému výberovému dotazu spojiť údaje v dotaze súčtov a údaje v iných tabuľkách.

5. Pridajte ďalšie popisné polia z iných tabuliek v dotaze.

   Ak použijete vzorové údaje z troch tabuliek, môžete pridať polia Spoločnosť a Kontakt z tabuľky Zákazníci.

6. Voliteľne môžete zadať spôsob zoradenia pre jeden alebo viacero stĺpcov. Ak chcete napríklad zobraziť zoznam kategórií v abecednom poradí, nastavte riadok Zoradiť v stĺpci Typ udalosti na možnosť Vzostupne.

7. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

   Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu Make Table

1. Otvorte dotaz s najvyššími hodnotami v návrhovom zobrazení:

   Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Vytvoriť tabuľku.

   Zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie tabuľky.

2. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov tabuľky, ktorá bude obsahovať horné a posledné záznamy. Zadajte napríklad horné a dolné záznamy a potom kliknite na tlačidlo OK.

   Pri každom spustení dotazu dotaz namiesto zobrazenia výsledkov v údajovom zobrazení dotaz vytvorí tabuľku a nahradí najvyššiu hodnotu aktuálnymi údajmi.

3. Uložte a zatvorte dotaz.

Vytvorenie pripájacieho dotazu

1. Pomocou dotazu s dolnou hodnotou v návrhovom zobrazení:

   Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Pripojiť.

2. Otvorí sa dialógové okno Pripojenie.

3. Zadajte rovnaký názov, aký ste zadali v dialógovom okne Vytvorenie tabuľky .

   Zadajte napríklad horné a dolné záznamy a potom kliknite na tlačidlo OK. Pri každom spustení dotazu dotaz namiesto zobrazenia výsledkov v údajovom zobrazení dotaz pripojí záznamy do tabuľky Horné a Dolné záznamy.

4. Uložte a zatvorte dotaz.

Spustenie dotazov

• Teraz ste pripravení spustiť dva dotazy. Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz s najvyššou hodnotou a po Access výzvy kliknite na tlačidlo Áno . Potom dvakrát kliknite na dotaz Dolná hodnota a keď Access zobrazí výzvu, kliknite na tlačidlo Áno .

• Otvorte tabuľku Horné a Dolné záznamy v údajovom zobrazení.

Akcia alebo udalosť boli blokované režimom vypnutia.

Ak sa zobrazí toto hlásenie, vykonajte tieto kroky:

• Vyberte položku Povoliť tento obsah a potom kliknite na tlačidlo OK.

• Dotaz znovu spustite.

Na začiatok stránky