Vytvorenie organizačnej schémy vo Visiu

Organizačná schéma je diagram hierarchie zostáv, ktorý sa bežne používa na zobrazenie vzťahov medzi zamestnancami, funkciami a skupinami.

Organizačné schémy môžu siahať od jednoduchých diagramov (ako v priľahlej ilustrácii) až po veľké a zložité diagramy, ktoré sú založené na informáciách z externého zdroja údajov. Tvary v organizačnej schéme môžu zobrazovať základné informácie, napríklad meno a názov, alebo podrobnosti, ako napríklad oddelenie a nákladové stredisko. Do tvarov organizačnej schémy môžete dokonca pridať obrázky.

Organizačná schéma

Vytvorenie jednoduchej organizačnej schémy

Ak chcete vytvoriť malú organizačnú schému s predvolenými informačnými poľami, postupujte podľa týchto krokov:

Na karte Súbor ukážte na položku Nové, kliknite na položku Organizačná schéma, vyberte položku Metrické jednotky alebo Americké jednotky a potom vyberte položku Vytvoriť.
Ak chcete vytvoriť iba jednoduchú organizačnú schému s predvolenými informačnými poľami, vyberte možnosť Zrušiť, keď sa zobrazí dialógové okno Sprievodca organizačnou schémou.
Možnosti na karte Organizačná schéma zobrazujú rôzne typy tvarov, ktoré môžete použiť pre členov organizácie na základe ich pozícií.

Poznámka: Informácie o pridávaní ďalších údajov do tvarov nájdete v téme Pridanie údajov do tvarov.
Ak chcete tvary automaticky spojiť, presuňte podriadené tvary na nadradené tvary podľa hierarchie organizácie alebo sa môžete rozhodnúť manuálne pripojiť pomocou spojníc. Zadajte meno a názov každého z nich a ak chcete, pridajte aj obrázok členov.
Rozloženie organizačnej schémy, priestor medzi tvarmi, výšku a šírku tvarov môžete usporiadať pomocou rôznych príkazov a možností na karte Organizačná schéma .

Automatické vytvorenie organizačnej schémy z novej tabuľky údajov

Túto metódu môžete použiť, ak chcete zmeniť alebo pridať ďalšie informácie a potom predvolené informačné polia a údaje ešte nemáte v inom súbore programu.

Na karte Súbor ukážte na položku Nové, vyberte položku Organizačná schéma, vyberte položku Metrické jednotky alebo Americké jednotky a potom vyberte položku Vytvoriť.
Na prvej strane Sprievodcu organizačnou schémou vyberte položku Informácie, ktoré zadám pomocou sprievodcu, a potom vyberte položku Ďalej.
Vyberte excelový alebo text s oddeľovačmi, zadajte názov nového súboru a potom vyberte položku Ďalej.

Poznámka: Ak vyberiete Excel, otvorí sa hárok Microsoft Office Excelu so vzorovým textom. Ak vyberiete text s oddeľovačmi, otvorí sa strana Programu Microsoft Poznámkový blok so vzorovým textom.
Po otvorení Excelu alebo Poznámkového bloku použite vzorový text ako príklad toho, aké informácie možno zahrnúť, a zadajte svoje informácie do príslušného vzorového textu.

Dôležité: Neodstraňujte stĺpce Názvy a Reports_to , ale môžete zmeniť, odstrániť alebo pridať ďalšie stĺpce, ktoré možno budete potrebovať pre organizačnú schému.
Po pridaní informácií ukončite excelový alebo poznámkový blok a pokračujte výberom položky Ďalej .
Ak chcete do organizačnej schémy zahrnúť obrázky, vyberte možnosť Nezahrnúť obrázky do mojej organizačnej schémy. V opačnom prípade vyberte položku Vyhľadať priečinok, ktorý obsahuje obrázky vašej organizácie. Pokračujte podľa zvyšných pokynov na tejto stránke a potom vyberte položku Ďalej .
Na poslednej strane sprievodcu môžete určiť, koľko z vašej organizácie sa má zobraziť na každej stránke. Môžete vybrať možnosť Chcem určiť, koľko z mojej organizácie sa má zobraziť na každej stránke, alebo môžete sprievodcu nechať definovať každú stranu automaticky výberom položky Chcem, aby sprievodca automaticky prerušil organizačnú schému na stránkach.
Ak chcete vytvoriť hypertextové prepojenie a synchronizovať tvar zamestnanca na stranách, vyberte možnosti Tvar zamestnanca hypertextového prepojenia na stranách a synchronizácia tvaru zamestnanca na stranách.
Po vykonaní všetkých výberov vyberte položku Dokončiť.

Poznámka: Konkrétna pomoc je k dispozícii pre väčšinu stránok sprievodcu. Ak chcete získať prístup k Pomocníkovi, stlačte kláves F1 alebo vyberte tlačidlo Pomocník .

Automatické vytvorenie organizačnej schémy pomocou existujúceho zdroja údajov

Táto metóda je najvhodnejšia, ak sa informácie, ktoré chcete zahrnúť do organizačnej schémy, už nachádzajú v dokumente, ako je napríklad hárok Microsoft Office Excelu, Microsoft Exchange Server adresár, zdroj údajov kompatibilný so štandardom ODBC alebo textový súbor Org Plus.

Uistite sa, že tabuľka alebo hárok obsahuje stĺpce pre mená zamestnancov, jedinečné identifikácie a kto komu zodpovedá.

Poznámka: Stĺpce môžete pomenovať podľa potreby. Keď spustíte Sprievodcu organizačnou schémou, môžete určiť, ktoré stĺpce (alebo názvy polí) obsahujú názov, identifikáciu a názov zostavy.
- Meno zamestnanca Spôsob, akým sa meno zamestnanca zobrazí v tomto poli, je spôsobom, akým sa jeho meno zobrazí v tvaroch organizačnej schémy.
- Jedinečný identifikátor Ak každé meno nie je jedinečné, zahrňte pre každého zamestnanca stĺpec s jedinečným identifikátorom, ako je napríklad identifikačné číslo zamestnanca.
- Priamy nadriadený pracovníka Toto pole musí obsahovať jedinečný identifikátor každého vedúceho bez ohľadu na to, či je tento identifikátor menom alebo identifikačným číslom. V prípade zamestnanca na vrchu organizačnej schémy nechajte toto pole prázdne.
Na karte Súbor ukážte na položku Nové, vyberte položku Organizačná schéma, vyberte položku Metrické jednotky alebo Americké jednotky a potom vyberte položku Vytvoriť.
Na prvej strane sprievodcu vyberte položku Informácie, ktoré sú už uložené v súbore alebo databáze , a potom pokračujte výberom položky Ďalej .
Výberom položky Prehľadávať vyberte typ súboru, v ktorom sú uložené informácie o vašej organizácii, a potom prejdite na umiestnenie tohto súboru. Vyberte jazyk, ktorý chcete použiť v sprievodcovi grafom, a potom pokračujte výberom položky Ďalej .
Na ďalšej stránke sprievodcu vyberte stĺpec (polia) v údajovom súbore, ktorý obsahuje informácie, ktoré definujú vašu organizáciu, ako napríklad Meno, Nadriadení a Meno. Pokračujte výberom položky Ďalej.
Na ďalšej strane sprievodcu môžete pomocou tlačidiel Pridať a Odstrániť definovať, ktoré konkrétne polia chcete zobraziť, a to pomocou tlačidiel Nahor a Nadol . Pokračujte výberom položky Ďalej.
Na ďalšej strane sprievodcu môžete vybrať polia zo súboru s údajmi, ktoré chcete pridať do tvarov organizačnej schémy ako údajové polia tvaru. Pokračujte výberom položky Ďalej.
Ak chcete do organizačnej schémy zahrnúť obrázky, vyberte možnosť Nezahrnúť obrázky do mojej organizačnej schémy. V opačnom prípade vyberte položku Vyhľadať priečinok, ktorý obsahuje obrázky vašej organizácie. Pokračujte podľa zvyšných pokynov na tejto stránke a potom vyberte položku Ďalej .
Na poslednej strane sprievodcu môžete určiť, koľko z vašej organizácie sa má zobraziť na každej stránke. Môžete vybrať možnosť Chcem určiť, koľko z mojej organizácie sa má zobraziť na každej stránke, alebo môžete sprievodcu nechať definovať každú stranu automaticky výberom položky Chcem, aby sprievodca automaticky prerušil organizačnú schému na stránkach.
Ak chcete vytvoriť hypertextové prepojenie a synchronizovať tvar zamestnanca na stranách, vyberte možnosti Tvar zamestnanca hypertextového prepojenia na stranách a synchronizácia tvaru zamestnanca na stranách.
Po vykonaní všetkých výberov vyberte položku Dokončiť.

Poznámka: Konkrétna pomoc je k dispozícii pre väčšinu stránok sprievodcu. Ak chcete získať prístup k Pomocníkovi, stlačte kláves F1 alebo vyberte tlačidlo Pomocník .

Zobrazenie tímov pomocou tímového rámca alebo prerušovaných čiar

Po vytvorení organizačnej schémy môžete zmeniť usporiadanie informácií tak, aby ste zvýraznili virtuálne tímové vzťahy. Premiestnite súvisiace tvary vedľa seba a pomocou prerušovaných spojníc zobrazte sekundárne štruktúry podriadenosti, alebo zvýraznite virtuálny tím pomocou tvaru Rámec tímu. Zostava s prerušovanými čiarami sa správa ako obyčajná spojnica. Rámec tímu je v podstate upravený obdĺžnikový tvar, ktorý môžete použiť na vizuálne zoskupenie a pomenovanie tímov.

Organizačná schéma s tímovým rámcom a vzťahom vyjadreným pomocou prerušovanej čiary

Aktualizácia generovaných organizačných schém

Ak chcete odrážať zmeny v štruktúre organizácie, musíte organizačnú schému aktualizovať manuálne alebo vygenerovať nový graf. Ak vygenerujete nový graf, do nového grafu sa nezahrnú žiadne prispôsobenia, ktoré boli vykonané v predchádzajúcom grafe. Ak boli do tvarov pridané motívy alebo fotografie, musíte ich znova pridať, aby grafy vyzerali podobne.

Ak sú tvary prepojené s údajmi, pri spustení obnovenia údajov sa údaje aktualizujú normálne, ale iba v existujúcich tvaroch. Obnovenie údajov nepridáva ani neodstraňuje tvary.