Príjemcovia hromadnej korešpondencie zvyčajne pochádzajú zo zoznamu mien a údajov v existujúcom zozname, ako je napríklad tabuľkový hárok Excelu alebo zoznam kontaktov v Outlooku. Existujúcim zoznamom môže byť aj ľubovoľná databáza, ku ktorej sa môžete pripojiť. Ak ešte nemáte zdroj údajov, môžete ho zadať vo Worde v rámci procesu hromadnej korešpondencie.
Zoznam alebo databázu poznáme ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu.
Vyberte typ zoznamu, ktorý chcete použiť ako zdroj údajov:
Nový zoznam
Ak ešte nemáte zdroj údajov, vyberte položku Zadať nový zoznam a potom vytvorte zoznam pomocou otvoreného formulára. Zoznam sa uloží ako súbor databázy (. mdb), ktorý môžete znova použiť.
Podrobnosti o vytváraní nového zoznamu nájdete v téme Nastavenie nového zoznamu hromadnej korešpondencie pomocou Wordu.
Existujúci zoznam
Existujúci zoznam môže byť excelový tabuľkový hárok, accessová databáza alebo iný typ databázy. Ak chcete použiť takýto zdroj údajov, vyberte položku Použiť existujúci zoznam.
Dôležité
Bez ohľadu na to, aký typ súboru používate ako zdroj údajov, nezabudnite ho uložiť do lokálneho počítača alebo zdieľať. Uloženie v umiestnení HTTP nie je podporované pre hromadnú korešpondenciu.
- Tabuľkový hárok Excelu Tabuľkový hárok Excelu funguje dobre ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu, ak sú všetky údaje dobre formátované a v jednom hárku tak, aby ich bolo možné prečítať vo Worde. Ďalšie informácie nájdete v téme Príprava zdroja údajov v Exceli na hromadnú korešpondenciu vo Worde.
- Accessová databáza Pomocou Accessu môžete vybrať údaje z ľubovoľnej tabuľky alebo dotazu, ktoré sú definované v databáze. Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie hromadnej korešpondencie na odoslanie údajov z Accessu do Wordu.
- Iné databázové súbory Ak chcete získať prístup k iným typom zdrojov údajov, spustite Sprievodcu pripojením údajov:
- Prejdite na kartu Korešpondencia>,vyberte príjemcov>,použite existujúci zoznam, potom vyberte položku Nový zdroj, čím otvoríte Sprievodcu pripojením údajov.
- Vyberte typ zdroja údajov, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu, a potom vyberte položku Ďalej.
- Podľa pokynov Sprievodcu pripojením údajov dokončite pripojenie údajov k dokumentu hromadnej korešpondencie.
Zoznam kontaktov programu Outlook
Kontaktné informácie môžete získať priamo zo zoznamu kontaktov Outlooku vo Worde. Ak chcete použiť tento zdroj údajov, vyberte položku, Vybrať z kontaktov Outlooku. Ďalšie informácie nájdete v téme Používanie kontaktov programu Outlook ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu.