Ko nastavite SharePoint v okolju Microsoft 365 v okolju Microsoft 365, imate verjetno dokumente in datoteke, ki jih želite dodati na spletno mesto skupine. Tukaj je nekaj načinov, kako lahko na spletno mesto dodate različne vrste vsebine.
Opomba
Če želite članek o nastavitvi storitve OneDrive za službo ali šolo in spletnih mest skupine, da jih lahko uporabljate skupaj, glejte Nastavitev shrambe datotek in skupne rabe v storitvi Office 365.
V temu članku
- Preden začnete
- Ustvarjanje map, knjižnic in podmest
- Prenos dokumentov, slik in datotek
- Ustvarjanje SharePointovih seznamov za stike, koledarje in preglednice
- Razmislite o SharePointovih rešitvah za običajne poslovne potrebe
- Pomoč uporabnikom spletnega mesta pri iskanju vsebine
Preden začnete
Preden začnete premikati datoteke, preverite, koliko prostora za shranjevanje imate za SharePoint v okolju Microsoft 365 v okolju Microsoft 365. Če želite poiskati informacije o omejitvah prostora za shranjevanje za SharePoint v okolju Microsoft 365, glejte SharePointove omejitve.
Namig
Ne pozabite, da se v okolju Microsoft 365 omejitve prostora za shranjevanje za SharePoint v okolju Microsoft 365 (spletno mesto skupine) razlikujejo od omejitev prostora za shranjevanje za Exchange Online (za e-poštne račune). Če želite več informacij o omejitvah shrambe v nabiralnikih, glejte Prejemniki v opisih storitev Microsoft 365 za Exchange Online.
Naslednji korak je analiza vsebine, ki jo trenutno imate. To vključuje dokumente, slike, obrazce in tako naprej.
Namig
V Raziskovalcu poiščite obstoječe datoteke po velikosti in datumu. Tako lahko hitro prepoznate datoteke, ki so bile nedavno uporabljene ali so zelo velike.
Razmislite, koliko vsebine se redno uporablja in ali jo želite shraniti v okolju Microsoft 365. Tako kot bi se preselili v manjšo hišo, je cilj odločiti, kaj bo ustrezalo novemu mestu. Če vaša organizacija na primer zdaj uporablja več prostora za shranjevanje, kot je omejitev Microsoft 365 za SharePoint v okolju Microsoft 365, morate sprejeti odločitve, kot so:
- Katere datoteke želite premakniti?
- Želite kupiti več prostora za shranjevanje?
- Ali bi morali načrtovati prostor za rast vašega spletnega mesta? (Zagotovo bo)
Če je vaša organizacija velika ali zapletena, razmislite o tem, da povabite strokovnjaka, da vam pomaga. Ugledno pomoč lahko najdete na spletnem mestu Microsoft Pinpoint. Pinpoint je hiter in preprost način za podjetja po vsem svetu, da najdejo certificirane Microsoftove strokovnjake in strokovne storitve
Ustvarjanje map, knjižnic in podmest
Ko določite vsebino, ki jo želite premakniti, razmislite, kako jo želite organizirati. Začnite tako, da prenesete datoteke v knjižnico dokumentov na spletnem mestu skupine. Dobro je, da organizirate vsebino, še posebej, če pričakujete, da boste sčasoma imeli veliko datotek. Ko količina vsebine narašča, lahko ustvarite dodatne knjižnice dokumentov, knjižnice obrazcev in knjižnice slik za shranjevanje te vsebine. Ustvarite lahko tudi podmesta za različne vrste dokumentov ali projektov.
Če želite več informacij o načrtovanju strukture za organiziranje vsebine na spletnem mestu, glejte Načrtovanje vsebine za spletno mesto skupine.
Prenos dokumentov, slik in datotek
Če želite prenesti datoteke, kot so Word dokumenti, datoteke PDF ali fotografije JPG, jih prenesite v knjižnico ali mapo v knjižnici.
Opomba
Največja dovoljena velikost datoteke za eno datoteko, ki jo je mogoče prenesti v SharePoint v knjižnici Microsoft 365, je trenutno 2 GB. Poleg tega lahko hkrati naložite le 100 ali manj datotek.
Najboljši način za to je odvisen od števila datotek. Najprej poiščite ciljno knjižnico in nato v tej tabeli izberite metodo:
| Število datotek | Način nalaganja |
|---|---|
| Enotni dokument | Izberite Nov dokument>NALOŽI OBSTOJEČO DATOTEKO in nato poiščite datoteko v računalniku. |
| Številni dokumenti in mape | Izberite gumb Odpri z Raziskovalcem na zavihku Knjižnica na traku. Nato povlecite in spustite datoteke z Raziskovalcem. |
Če želite več informacij, glejte Nalaganje, ustvarjanje ali brisanje datotek v knjižnici.
Opomba
Nekaterih vrst datotek ni mogoče naložiti v knjižnico. Če si želite ogledati seznam teh datotek, glejte članek Vrste datotek, ki jih ni mogoče dodati na seznam ali v knjižnico.
Ustvarjanje SharePointovih seznamov za stike, koledarje in preglednice
Vsako podjetje ima podatke v številnih oblikah, kot so koledarji, opravila in preglednice. Za to vrsto podatkov lahko to vsebino premaknete ali pretvorite v seznam na spletnem mestu. Seznam poslovnih stikov lahko na primer pretvorite v seznam stikov. Poleg tega lahko koledarje pogosto pretvorite v SharePoint Calendar, ki je posebna vrsta seznama.
- Če želite izvedeti, kako ustvarite koledar skupine v SharePointu v okolju Microsoft 365, si oglejte ta videoposnetek: Videoposnetek: Ustvarjanje lastnega koledarja.
Če zdaj uporabljate Microsoft Excelove preglednice za sledenje informacijam, lahko te preglednice prenesete neposredno v knjižnico dokumentov v SharePointu v okolju Microsoft 365. Lahko pa uvozite preglednico kot SharePointove sezname. Ker lahko seznam hkrati posodobi več oseb, SharePointovi seznami spodbujajo sodelovanje. Ustvarite lahko različne poglede seznamov, da prikažete točno tiste informacije, ki jih želite.
- Če želite izvedeti več o delu s seznami, glejte Izobraževanje: ustvarjanje in nastavitev seznama.
Razmislite o SharePointovih rešitvah za običajne poslovne potrebe
Drug način za premikanje vsebine je uporaba SharePointove rešitve za boljše upravljanje obstoječega opravila. Večina organizacij želi na primer zajeti in deliti vsakodnevno znanje ljudi, ki tam delajo. Wiki na vašem spletnem mestu je lahko odličen za točno to vrsto skupne rabe.
V tej tabeli so opisane SharePointove funkcije, ki vam lahko pomagajo upravljati poslovne procese.
| Poslovni proces | Opis |
|---|---|
| Uporaba wikija za skupno rabo znanja skupine in sodelovanje | Wikiji so posebna spletna mesta, kjer skupnost uporabnikov ustvarja in vzdržuje informacije. Wikiji so lahko odlično orodje za zajemanje in skupno rabo informacij o procesu ali splošnih referenčnih informacij, ki so pomembne za vaše delo.
|
| Premikanje načrtovanja virov v koledarje SharePointove skupine | Skupinski koledar je lahko dober način za načrtovanje skupnih virov, kot so konferenčne sobe, avdiovizualna oprema itd. Ker je koledar skupine na spletnem mestu SharePoint na storitvi Microsoft 365, si ga lahko vsi člani skupine preprosto ogledajo v SharePointu ali Outlooku.
|
| Pretvarjanje programov zbirke podatkov v Accessov program | Z Microsoft Access 2013 lahko načrtujete in objavite zbirko podatkov in nato ustvarite Accessov program za uporabo zbirke podatkov na spletnem mestu skupine. |
| Avtomatizacija poslovnih procesov s poteki dela | Poteki dela avtomatizirajo in spremljajo ključna opravila v poslovnem procesu. Odlične so za naloge, kot so postopki odobritve ali zbiranje povratnih informacij.
|
Pomoč uporabnikom spletnega mesta pri iskanju vsebine
Ko premaknete dokumente in datoteke na spletno mesto skupine, o tem obvestite druge uporabnike mesta. Ponudite lahko več različnih načinov, s katerimi lahko poiščejo vsebino na spletnem mestu.
V tej tabeli so opisani različni načini, ki jih lahko uporabite.
| Metoda | Opis |
|---|---|
| Uporaba iskanja za iskanje vsebine | Najlažji način za iskanje vsebine na SharePointu na spletnem mestu Microsoft 365 je uporaba funkcije iskanja.
|
| Konfiguracija pogledov na seznamih in v knjižnicah, da omogočite odkrivanje vsebine | Izberete lahko elemente, ki so prikazani v pogledu. V enem pogledu lahko na primer prikažete naslov in avtorja. V drugem pogledu boste morda želeli prikazati le elemente, ki so bili dodani po določenem datumu. |
| Prilagajanje krmarjenja po mestu | Krmarjenje za spletno mesto skupine lahko prilagodite, da uporabniki mesta lažje poiščejo vsebino. |
| Iskanje po spletni vsebini brez povezave | S storitvijo OneDrive za službo ali šolo ali Outlookom lahko poiščete vsebino, ki je na SharePointovem mestu v storitvi Microsoft 365, ko nimate vzpostavljene povezave |
| Spremljajte posodobitve vsebine |
Če želite izvedeti več o načinih, kako lahko uporabnikom spletnega mesta pomagate najti vsebino, glejte članek Vodnik za načrtovanje Načrtovanje vsebine za spletna mesta skupine .
Pustite nam komentar
Ali je bil članek uporaben? Če je odgovor pritrdilen, nam to sporočite na dnu te teme. Če ni bil, nam povejte, kaj vas je zmedlo ali kaj je manjkalo. Na podlagi vaših povratnih informacij bomo preverili dejstva, dodali informacije in posodobili ta članek.