Preizkusite ga!
Access ponuja šest podatkovnih predmetov, ki vam skupaj pomagajo v celoti izkoristiti podatke. Ugotovite, kakšno vlogo ima posamezen predmet.
Tabele
Access organizira podatke v tabele: sezname vrstic in stolpcev, ki spominjajo na računovodsko razpredelnico ali preglednico. V vsaki tabeli so shranjeni podatki o določeni temi, zato večina zbirk podatkov vključuje več kot eno tabelo.
Vsaka vrstica v tabeli se imenuje zapis, vsak stolpec pa polje. V zapisu so vse določene informacije o določeni entiteti, na primer stranka ali naročilo. Polje je en element podatkov o tej entiteti. V tabeli izdelkov na primer vsaka vrstica ali zapis vsebuje podatke o enem izdelku. Vsak stolpec ali polje vsebuje določeno vrsto podatkov o tem izdelku, na primer njegovo ime ali ceno. Če jih še ne poznate, se seznanite z osnovami zbirk podatkov.
Poizvedbe
V dobro načrtovani zbirki podatkov so podatki, ki jih želite predstaviti prek obrazca ali poročila, običajno v več tabelah. S poizvedbo lahko te informacije pridobite iz različnih tabel in jih združite za prikaz v obrazcu ali poročilu.
Poizvedba je lahko zahteva po rezultatih podatkov iz zbirke podatkov, lahko pa se uporabi za izvajanje dejanja s podatki, ali pa je lahko oboje. S poizvedbami lahko dobite odgovore na preprosta vprašanja, izvajate izračune s podatki, združite podatke iz različnih tabel in dodate, spremenite ali izbrišete podatke iz zbirke podatkov.
Na voljo je več vrst poizvedb, osnovni pa sta dve:
| Glavne vrste poizvedb | Uporabi |
|---|---|
| Možnost | za pridobivanje podatkov iz tabele ali za izvajanje izračunov. |
| Dejanje | dodajanje, spreminjanje ali brisanje podatkov. Vsako opravilo ima določeno vrsto poizvedbe za dejanja. Poizvedbe za dejanja niso na voljo v programih Access Web App. |
Obrazci
Obrazci so kot primeri prikazov v trgovinah – olajšajo ogled ali dostop do želenih elementov zbirke podatkov. Podobno kot papirnati obrazci so Accessovi obrazci predmeti, prek katerih lahko vi ali drugi uporabniki dodajate, urejate ali prikažete podatke, shranjene v Accessovi namizni zbirki podatkov. Pomembno je, da oblikujete obrazec ob upoštevanju uporabe. Če je na primer obrazec za več uporabnikov, dobro načrtovan obrazec omogoča natančen, hiter in učinkovit vnos podatkov.
Poročila
Poročila vam omogočajo ogled, oblikovanje in povzemanje informacij iz Accessove zbirke podatkov. Ustvarite na primer preprosto poročilo s telefonskimi številkami vseh svojih stikov ali poročilo povzetka, da seštejete zneske prodaje na različnih območjih in v različnih časovnih obdobjih.
Poročila so priročna, ko želite predstaviti informacije v zbirki podatkov:
- prikazati ali porazdeliti povzetek podatkov
- arhivirati posnetke podatkov
- ponuditi natančne informacije o posameznih zapisih
- ustvariti oznake
Makri
Makro je orodje, ki omogoča avtomatiziranje opravil in dodajanje funkcionalnosti obrazcem, poročilom ter kontrolnikom. Če na primer dodate ukazni gumb obrazcu in povežete dogodek gumba »OnClick« z makrom, bo ta izvedel ukaz vsakič, ko kliknete gumb.
Access nudi okolje za načrtovanje, s katerim lahko ustvarite makre. V osnovi uporabite poenostavljen programski jezik za izdelavo seznama dejanj, ki jih želite izvesti. Nekatera dejanja zahtevajo dodatne informacije, na primer, katero polje naj prikaže. Okolje načrtovanja olajša ustvarjanje makrov, saj izbirate s seznama dejanj in vnesete informacije.
Makre se uporablja za avtomatizacijo niza dejanj, spreminjanje podatkov v zbirki podatkov in še več. V pogledu načrta zagotavljajo makri podnabor ukazov, ki so na voljo v programu VBA (Visual Basic for Applications). Večina ljudi lažje ustvari makro, s katerim obrazcem (obrazcem, poročilom in kontrolnikom) doda funkcionalnost, kot pa napisati kodo VBA, vendar lahko makre v VBA kadar koli pretvorite v pogledu načrta.
Recimo, da želite odpreti poročilo neposredno iz enega od obrazcev za vnos podatkov. Obrazcu dodajte gumb in nato ustvarite makro, ki odpre poročilo. Makro je lahko samostojen (poseben predmet v zbirki podatkov), ki ga nato povežete z dogodkom gumba OnClick, ali pa ga vdelate neposredno v dogodek OnClick samega gumba. V obeh primerih se ob kliku gumba zažene makro, ki odpre poročilo.
Moduli
Moduli so koda VBA, s katero lahko avtomatizirate opravila v programu in izvajate funkcije višjega razreda. Module pišete v programskem jeziku VBA. Modul je zbirka deklaracij, izjav in procedur, ki so shranjeni skupaj kot enota.