»Zgodnje shranjevanje, pogosto shranjevanje« je stvar preteklosti. Zdaj je na voljo samodejno shranjevanje, ki shranjuje vsakih nekaj sekund, tako da tega uporabnikom ni treba.
Samodejno shranjevanje je omogočeno, ko je datoteka shranjena v OneDrive, OneDrive za službo ali šolo ali SharePoint v okolju Microsoft 365. Samodejno shrani spremembe uporabnikov v oblak, medtem ko delajo. Če isto datoteko delajo tudi druge osebe, jim samodejno shranjevanje omogoča, da si spremembe ogledajo v nekaj sekundah. Brez omogočenega samodejnega shranjevanja uporabniki, ki hkrati sodelujejo v istem dokumentu, ne bodo mogli videti drug drugega v realnem času, namesto tega pa bodo še naprej videli Posodobitve Na voljo, ko bodo spremembe naredili drugi.
Vendar pa samodejno shranjevanje povzroči tudi nekaj sprememb v načinu dela uporabnikov s storitvijo Microsoft 365, zato smo v tem članku opisali nekatere zahtevnejše scenarije in konfigurirali nastavitve samodejnega shranjevanja. Priporočamo, da uporabnikom sporočite te spremembe, ki vplivajo na njihov način dela v Officeu.
Opomba: S samodejnim shranjevanjem to ne vpliva na učinkovitost delovanja sistema. Vendar pa bo uporaba omrežja večja, ko se spremembe prenesejo, ko se prenesejo hkrati, namesto da bi se spremenile vse, kar lahko vpliva na ljudi z omejeno pasovno širino ali porabo podatkov z visokimi stroški, na primer na mobilno dostopno točko.
Opomba: Če ste na to stran prišli tako, da ste kliknili povezavo iz sporočila v aplikaciji v programu Word, Excel ali PowerPoint App, je samodejno shranjevanje privzeto onemogočeno. Težavo lahko odpravite tako, da kliknete gumb »Privzeto za vklopljeno samodejno shranjevanje«. Če želite izvedeti več o sporočilih v aplikaciji, kliknite to povezavo.
Spreminjanje potekov dela
Samodejno shranjevanje je uporabno v večini primerov, vendar obstaja nekaj primerov, ko bodo uporabniki morda morali spremeniti način običajnega dela in želimo, da jim pomagate. Za vsak scenarij smo opisali, kakšen je scenarij, kaj lahko gre narobe in priporočilo, kako ga odpraviti.
-
Začnite iz obstoječe datoteke, urejajte datoteko in nato kopirajte v novo datoteko – vsi, ki začnejo s prejšnjo datoteko (na primer poročilo o dobičku zadnjega četrtletja), urejajo in nato urejajo poročilo Shrani kopijo, da zaženejo poročilo o dobičku tega četrtletja, bodo spremembe shranjene v obeh datotekah, če je vklopljeno samodejno shranjevanje. Priporočamo, da vsi naredijo ukaz Shrani kopijo, preden naredijo spremembe, in v tem primeru celo dodajo opomnik v izdelek. Če uporabnik naredi nenamerne spremembe, mora izvirni dokument obnoviti s funkcijo »Zgodovina različic«.
-
Izvajanje »hipotetičnih« ali »kaj-če« sprememb datoteke – vsakdo, ki odpre datoteko in izvede nekaj hipotetičnih analiz (na primer napoved vpliva tržnih sprememb na proračun) z željo po zapiranju datoteke brez shranjevanja, bo pri vklopljenem samodejnem shranjevanju nenamerno shranil vse spremembe datoteke. Priporočamo, da izklopite samodejno shranjevanje med hipotetično analizo in ga nato znova vklopite, ko je uporabnik pripravljen na shranjevanje.
-
Nadzorne plošče in ogled datotek z razvrščanjem/filtri v Excelu – vsi, ki razvrščajo ali filtrirajo nadzorno ploščo, ko je samodejno shranjevanje vklopljeno, bodo vplivali na pogled drugih v datoteki. Če naj bi bila datoteka nadzorna plošča ali pa jo uporablja več oseb z razvrščanjem in filtri, priporočamo, da nastavite lastnost Read-Only Recommended za to datoteko z možnostjo Informacije o datoteki > > Zaščiti delovni zvezek > Vedno odpri samo za branje, tako da uporabniki nadzorne plošče ne bodo shranili sprememb, razen če se izrecno izberejo za urejanje datoteke.
-
Dokončane ali objavljene datoteke – vsi, ki pomotoma urejajo dokončano, objavljeno datoteko z vklopljenim samodejnim shranjevanjem, bodo shranili svoje spremembe v datoteko. Ko je datoteka dokončana, priporočamo, da v datoteki nastavite lastnost Read-Only Recommended ali Mark as Final, tako da nenamerne spremembe gledalcev in bralcev datoteke ne bodo shranjene.
Konfiguriranje nastavitev samodejnega shranjevanja v Officeu
Samodejno shranjevanje lahko konfigurirate na te načine:
-
Lastnik datoteke jo lahko nastavi na Vedno odpri samo za branje, da prepreči nenamerne spremembe. To lahko naredite tako, da nastavite datoteko tako, da se odpre v možnosti Priporočeno samo za branje (informacije o datoteki > informacije >Zaščiti dokument/ delovnizvezek/predstavitev>Vedno odpri samo za branje) ali tako, da daste datoteko v skupno rabo, ne da bi drugim omogočili urejanje (datoteka > Skupna raba >Ljudje s povezavo lahko uredite in počistite polje Dovoli urejanje).
-
Uporabnik lahko izklopi samodejno shranjevanje za datoteko, ko je odprta, tako da klikne preklopni gumb Samodejno shranjevanje. S tem onemogočite samodejno shranjevanje za trenutni dokument za tega uporabnika. Ko bo naslednjič isti uporabnik odprl dokument, bo samodejno shranjevanje izklopljeno. Če odprejo drug dokument, njihova izbira v drugem dokumentu ne bo vplivala na samodejno shranjevanje.
-
Uporabnik lahko nastavi privzeto možnost samodejnega shranjevanja za vse datoteke, ki jih odprete v določeni aplikaciji (Word, Excel, PowerPoint ) v tej napravi.
Opomba: Uporabnik lahko s stikalom za samodejno shranjevanje, opisanim zgoraj, še vedno nastavi samodejno shranjevanje tako, da je vklopljen za posamezne datoteke.
-
Vi kot skrbnik lahko s funkcijoWord, ExcelPowerPoint ) nastavite privzeto izklop samodejnega shranjevanja za vse datoteke, ki jih odprete v pravilnik skupine.
Opomba: Uporabnik lahko z zgoraj opisanimi nastavitvami še vedno nastavi, da je samodejno shranjevanje privzeto vklopljeno v aplikaciji ali za posamezne datoteke.
Nastavitve pravilnika skupine za samodejno shranjevanje
Nadomeščamo nastavitev »Ne samodejno shranjevanje datotek v sistemu Excel /PowerPoint /Word « pravilnik skupine z novo nastavitvijo »Privzeto izklopi samodejno shranjevanje v sistemu Excel /PowerPoint /Word « pravilnik skupine.
Če uporabljate pravilnik skupine v organizaciji, lahko privzeto izklopite samodejno shranjevanje z nastavitvijo pravilnika. Na voljo so ločene nastavitve pravilnika za Excel, PowerPoint in Word.
Nastavitev pravilnika za Word se na primer imenuje »Privzeti izklop samodejnega shranjevanja v sistemu Word« in jo najdete pod potjo pravilnika »Microsoft Office 2016\Samodejno shranjevanje«.
Če želite uporabiti te nastavitve pravilnika, se prepričajte, da ste prenesli najnovejše datoteke skrbniških predlog (ADMX/ADML) iz Microsoftovega centra za prenose.
Delo z lokalnimi datotekami
Samodejno shranjevanje ni na voljo pri delu z lokalnimi datotekami. Staro vedenje samoobnove je še vedno na voljo za redno shranjevanje kopij spremenjenih datotek, kar pomaga zmanjšati izgubo podatkov v primeru nepričakovanega scenarija, kot je zrušitev.
Vendar pa priporočamo, da skrbniki za IT spodbudijo uporabnike, da datoteke shranijo v OneDrive, OneDrive za službo ali šolo ali SharePoint v okolju Microsoft 365, da omogočijo samodejno shranjevanje in se izognejo izgubi podatkov. Uvajanje map v sistemu OneDrive, OneDrive za službo ali šolo ali SharePoint v okolju Microsoft 365 lahko spodbujate tako, da uvedete premikanje znanih map, ki ključne mape samodejno sinhronizira z oblakom. To jim omogoča dostop do datotek kjer koli in ne skrbi, da bi izgubili pomembne podatke.
Glejte tudi
Kaj je samodejno shranjevanje?
Preprečevanje sprememb v končni različici datoteke
Ogled starejših različic Officeovih datotek
Zaščita datotek v primeru zrušitve s samoobnovitvijo
Zadnja posodobitev: 4. junij 2019
