Odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij s pregledovanjem dokumentov, predstavitev ali delovnih zvezkov

Kaj nadzornik dokumentov najde in odstrani v Word dokumentih

V Nadzornik dokumentov prikaže več različnih nadzornikov, ki vam pomagajo poiskati in odstraniti skrite in osebne podatke v Word pred skupno rabo.

Če želite hitro poiskati in odstraniti podatke in informacije:

1. V nadzorniku dokumentov izberite ali počistite možnosti (kot je opisano spodaj), ki jih želite odstraniti ali shraniti.

2. Izberite Preglej.

3. Preglejte rezultate pregleda in izberite Odstrani vse za vse elemente, ki jih želite izbrisati.
   Če želite navodila in informacije o odstranjevanju informacij, glejte Uporaba nadzornika dokumentov.

4. Izberite Znova preglej ali Zapri.

Vrste skritih podatkov in osebnih informacij

Wordovi dokumenti imajo lahko te vrste skritih podatkov in osebnih informacij:

• Komentarji, revizijske oznake sledenih sprememb, različice in pripombe s črnilom    Če ste pri ustvarjanju dokumenta sodelovali z drugimi osebami, lahko dokument vsebuje elemente, kot so revizijske oznake sledenih sprememb, pripombe, pripombe s črnilom ali različice. Te informacije drugim osebam omogočajo, da vidijo imena oseb, ki so delale na vašem dokumentu, komentarje pregledovalcev in spremembe, ki so bile narejene v dokumentu, stvari, ki jih morda ne želite dati v skupno rabo zunaj skupine.

• Lastnosti dokumenta in osebni podatki    Lastnosti dokumenta ali metapodatki vključujejo podrobnosti o dokumentu, kot so avtor, zadeva in naslov. Lastnosti dokumenta vključujejo tudi informacije, ki jih samodejno vzdržuje Microsoft 365 programi, na primer ime osebe, ki je nazadnje shranila dokument, in datum, ko je bil dokument ustvarjen. Če ste uporabili določene funkcije, lahko dokument vsebuje tudi dodatne vrste podatkov, ki omogočajo identifikacijo osebe, na primer glave e-pošte, informacije, ki jih lahko pošljete za pregled, sezname prejemnikov in imena predlog.

• Glave, noge in vodni žigi v    Word lahko vsebujejo informacije v glavah in nogah. Morda ste v dokument dodali vodni žig Word žig.

• Skrito    besediloWord dokumenti lahko vsebujejo besedilo, ki je oblikovano kot skrito besedilo. Če ne veste, ali dokument vsebuje skrito besedilo, ga Nadzornik dokumentov iskanje.

• Lastnosti strežnika za dokumente    Če je bil dokument shranjen na mesto v strežniku za upravljanje dokumentov, na primer na mesto delovnega prostora za dokumente ali v knjižnico, ki temelji na sistemu Windows SharePoint Services, lahko dokument vsebuje dodatne lastnosti dokumenta ali informacije, povezane z mestom v strežniku.

• Podatki XML po meri    Dokumenti imajo lahko podatke XML po meri, ki niso vidni v samem dokumentu. Nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani te podatke XML.

Iskanje in odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij z nadzornikom dokumentov

1. Odprite Wordov dokument, za katerega želite preveriti, ali vsebuje skrite podatke in osebne informacije.

2. Na zavihku Datoteka izberite Shrani kot, nato pa vnesite ime v polje Ime datoteke, da shranite kopijo izvirnega dokumenta.

3. V kopiji izvirnega dokumenta na zavihku Datoteka izberite Informacije.

4. Izberite Preveri, ali je kaj težav in nato Preglej dokument.

5. Če želite izbrati vrste skrite vsebine, ki jih želite pregledati, potrdite polja v pogovornem oknu Nadzornik dokumentov.

6. Izberite Preglej.

7. V pogovornem oknu Nadzornik dokumentov preglejte rezultate nadzora.

8. Izberite Odstrani vse ob rezultatih pregleda za vrste skrite vsebine, ki jih želite odstraniti iz dokumenta.

   Pomembno: 

   • Če iz dokumenta odstranite skrito vsebino, je morda ne boste mogli obnoviti tako, da izberete Razveljavi.

   • Če želite iz dokumentov, ki jih shranite v obliki zapisa besedila OpenDocument (.odt), odstraniti skrite in osebne podatke, zaženite Nadzornik dokumentov vsakič, ko shranite dokument v tej obliki zapisa.

Kaj nadzornik dokumentov najde in odstrani v Excelovih dokumentih

V tej tabeli so navedene vrste skritih in osebnih podatkov, ki Nadzornik dokumentov jih lahko uporabniki poiščejo in odstranijo iz delovnih zvezkov.

Če želite hitro poiskati in odstraniti podatke in informacije:

1. V nadzorniku dokumentov izberite ali počistite možnosti (kot je opisano spodaj), ki jih želite odstraniti ali shraniti.

2. Izberite Preglej.

3. Preglejte rezultate pregleda in izberite Odstrani vse za vse elemente, ki jih želite izbrisati.
   Če želite navodila in informacije o odstranjevanju informacij, glejte Uporaba nadzornika dokumentov.

4. Izberite Znova preglej ali Zapri.

Vseh informacij ni mogoče odstraniti, če želite več informacij, glejte Informacije, ki jih nadzornik dokumentov najde, vendar jih ni mogoče odstraniti.

Iskanje in odstranjevanje skritih informacij ter osebnih podatkov

Nadzornik dokumentov vam pomaga poiskati in odstraniti skrite in osebne podatke v Excel zvezkih.

1. Odprite delovni zvezek, za katerega želite preveriti, ali ima skrite in osebne podatke.

2. Na zavihku Datoteka izberite Shrani kot in vnesite drugo ime v polje Ime datoteke, da shranite kopijo izvirnega delovnega zvezka.

3. V kopiji izvirnega delovnega zvezka na zavihku Datoteka izberite Informacije.

4. Izberite Preveri, ali je kaj težav in nato Preglej dokument.

5. V polju Nadzornik dokumentov potrdite polja pri vrstah skrite vsebine, ki jih želite pregledati. Če želite več informacij o posameznih nadzornikih, glejte Kaj nadzornik dokumentov najde in odstrani v Excelovih dokumentih.

6. Izberite Preglej.

7. V polju Nadzornik dokumentov preglejte rezultate pregleda.

8. Izberite Odstrani vse ob rezultatih pregleda za vrste skrite vsebine, ki jih želite odstraniti iz dokumenta.

   Pomembno: 

   • Če odstranite skrito vsebino iz delovnega zvezka, je morda ne boste mogli obnoviti tako, da izberete Razveljavi.

   • Če odstranite skrite vrstice, stolpce ali delovne liste s podatki, boste v delovnem zvezku morda spremenili rezultate izračunov ali formul. Če ne veste, katere informacije so skrite v vrsticah, stolpcih ali delovnih listih, zaprite nadzornika dokumentov, razkrijte skrite vrstice, stolpce ali delovne liste in preglejte njihovo vsebino.

   • Nadzornikov za pripombe in pripombe, lastnosti dokumenta in osebne informacije ter glav in nog ni mogoče uporabiti v delovnem zvezku, ki je bil shranjen kot delovni zvezek v skupni rabi (pregled > skupna raba delovnega zvezka). Do tega pride, ker delovni zvezki v skupni rabi uporabljajo osebne podatke, ki omogočajo različnim osebam sodelovanje v istem delovnem zvezku. Če želite odstraniti te informacije iz delovnega zvezka v skupni rabi, lahko delovni zvezek kopirate in ga nato onemogočite v skupni rabi. Če želite onemogočiti skupno rabo delovnega zvezka, na zavihku Pregled izberite Skupna raba delovnega zvezka in počistite polje Omogoči spreminjanje več uporabnikom hkrati.

   • Če želite odstraniti skrite in osebne podatke iz delovnih listov, ki jih shranite v preglednici v obliki zapisa OpenDocument (.ods), zaženite nadzornika dokumentov vsakič, ko shranite preglednico v tej obliki zapisa.

Vrste skritih podatkov in osebnih informacij v Excelu

Tukaj je nekaj elementov, ki so lahko vir skritih podatkov in osebnih informacij v Excelovih delovnih zvezkih:

• Komentarji in pripombe s črnilom    Če ste pri ustvarjanju delovnega zvezka sodelovali z drugimi osebami, ima vaš delovni zvezek lahko elemente, kot so komentarji ali pripombe s črnilom. Te informacije drugim osebam omogočajo, da vidijo imena oseb, ki so delale na delovnem zvezku, komentarje pregledovalcev in spremembe, ki so bile narejene v delovnem zvezku.

• Lastnosti dokumenta in osebni podatki    Metapodatki ali lastnosti dokumenta v Excel, tako kot v drugih Microsoft 365 vključujejo podrobnosti, kot so avtor, zadeva in naslov. Microsoft 365 samodejno ohrani ime osebe, ki je nazadnje shranila delovni zvezek, datum, ko je bil dokument ustvarjen, in mesto dokumenta. Obstajajo lahko dodatne vrste osebnih podatkov( PII), kot so glave e-pošte, informacije za pošiljanje v pregled, seznami prejemnikov, lastnosti tiskalnika (na primer pot tiskalnika in varno geslo za tiskanje) in informacije o poti datoteke za objavljanje spletnih strani.

• Glave in noge    Delovni zvezki imajo lahko informacije v glavah in nogah.

• Skrite vrstice, stolpci in delovni listi    Delovni zvezki lahko vsebujejo skrite vrstice, stolpce ali celotne delovne liste. Če pošljete kopijo delovnega zvezka s skritimi vrsticami, stolpci ali delovnimi listi, jih lahko druge osebe razkrijejo in si ogledajo podatke, ki jih vsebujejo.

• Lastnosti strežnika za dokumente    Delovni zvezki, ki so shranjeni v mestu v strežniku za upravljanje dokumentov, na primer v mestu delovnega prostora za dokumente ali knjižnici, ki je zasnovana na storitvah Windows SharePoint Services, lahko vsebujejo dodatne lastnosti dokumenta ali informacije, povezane s tem mestom v strežniku.

• Podatki XML po meri    Delovni zvezki lahko imajo podatke XML po meri, ki niso vidni v samem dokumentu. Nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani te podatke XML.

• Nevidna vsebina    Delovni zvezki lahko imajo predmete, ki niso vidni, ker so oblikovani kot nevidni.

• Zunanje povezave    Delovni zvezki lahko imajo povezave do podatkov v drugih delovnih zvezkih (zunanje povezave). Imena delovnih listov, ki vsebujejo podatke, se nato shranijo v delovnih zvezkih, vendar morda niso vidna.

• Vdelane datoteke ali predmeti    Delovni zvezki lahko imajo vdelane datoteke (na primer Microsoft 365 ali dokument z besedilom) ali vdelane predmete (na primer grafikon ali enačbo), ki lahko imajo podatke, ki niso vidni.

• Makri in koda VBA    Delovni zvezki lahko imajo makre, module VBA, COM ali kontrolnike ActiveX, uporabniške obrazce ali uporabniško določene funkcije (UDF), ki lahko vsebujejo skrite podatke.

• Elementi, ki lahko imajo predpomnjene podatke    Delovni zvezki lahko imajo predpomnjene podatke za vrtilne tabele, vrtilne grafikone, razčlenjevalnike, časovne premice in formule kock, ki morda niso vidne.

• Excelove ankete    Delovni zvezki lahko imajo skrita vprašanja Excel anketo, ki ste jih vnesli v Excel za splet in shranili v delovni zvezek, vendar tam niso vidna.

• Primeri upravitelja scenarijev    Delovni zvezki lahko imajo scenarije, ki so bili določeni z upraviteljem scenarijev. Ti scenariji lahko vsebujejo podatke, ki so predpomnjeni ali skrit.

• Filtri    Delovni zvezki lahko imajo aktivne samodejne filtre ali filtre tabele, ki lahko povzročijo, da se predpomnjeni ali skriti podatki shranijo v delovni zvezek.

• Skrita imena    Delovni zvezki lahko imajo skrita imena, ki so lahko vir skritih podatkov.

Informacije, ki jih nadzornik dokumentov odkrije, vendar jih ne more odstraniti

Nadzornik dokumentov zazna te elemente, ki lahko vsebujejo podatke, ki niso vidni v delovnem zvezku. Teh elementov ne more odstraniti, ker lahko povzroči, da delovni zvezek ne bo deloval pravilno. Vsak najdeni element lahko pregledate in določite, ali ga želite izbrisati ročno ali zamenjati z elementom, ki nima skritih podatkov, na primer statično sliko.

Informacije, ki jih nadzornik dokumentov odkrije in odstrani

V tej tabeli so navedene vrste skritih podatkov in osebnih informacij, ki Nadzornik dokumentov jih lahko uporabniki poiščejo in odstranijo iz PowerPointovih predstavitev.

Če želite hitro poiskati in odstraniti podatke in informacije:

1. V nadzorniku dokumentov izberite ali počistite možnosti (kot je opisano spodaj), ki jih želite odstraniti ali shraniti.

2. Izberite Preglej.

3. Preglejte rezultate pregleda in izberite Odstrani vse za vse elemente, ki jih želite izbrisati.
   Če želite navodila in informacije o odstranjevanju informacij, glejte Uporaba nadzornika dokumentov.

4. Izberite Znova preglej ali Zapri.

Vseh skritih podatkov in informacij ni mogoče odstraniti s Nadzornik dokumentov. Če želite več informacij, glejte Informacije, ki jih nadzornik dokumentov najde, vendar jih ne more odstraniti.

Če je vaša organizacija prilagodila nadzornika dokumentov z dodatnimi moduli nadzornika, boste morda lahko preverili, ali so v predstavitvah dodatne vrste informacij.

Iskanje in odstranjevanje skritih in osebnih podatkov

1. Odprite predstavitev PowerPoint, v kateri želite pregledati skrite in osebne podatke.

2. Na zavihku Datoteka izberite Shrani kot, nato pa vnesite ime v polje Ime datoteke, da shranite kopijo izvirne predstavitve.

3. V kopiji izvirne predstavitve na zavihku Datoteka izberite Informacije.

4. Izberite Preveri, ali je kaj težav in nato Preglej dokument.

5. Če želite izbrati vrste skrite vsebine, ki jih želite pregledati, potrdite polja v pogovornem oknu Nadzornik dokumentov. Če želite več informacij o posameznih nadzornikih, glejte Odstranjevanje skritih podatkov in osebnih informacij s pregledovanjem dokumentov, predstavitev ali delovnih zvezkov.

6. Izberite Preglej.

7. V pogovornem oknu Nadzornik dokumentov preglejte rezultate nadzora.

8. Izberite Odstrani vse ob rezultatih pregleda za vrste skrite vsebine, ki jih želite odstraniti iz dokumenta.

   • Če iz predstavitve odstranite skrito vsebino, je morda ne boste mogli obnoviti tako, da izberete Razveljavi.

   • Če želite odstraniti skrite podatke in osebne podatke iz predstavitev, ki jih shranite v obliki zapisa OpenDocument (.odp), zaženite nadzornika dokumentov vsakič, ko shranite predstavitev v tej obliki.

Ko z nadzornikom dokumentov odstranite osebne podatke in nadaljujete s spreminjanjem predstavitve, Bo PowerPoint še naprej samodejno odstranil osebne podatke, ko boste shranili to datoteko. Če pa je za to predstavitev še vedno potrebno več urejanja s sodelovanjem (na primer ohraniti morate imena soavtorstva, povezana s pripombami, ki so jih zapustili), lahko PowerPointu preprečite samodejno odstranjevanje osebnih podatkov tako, da kliknete gumb »Spremeni nastavitev« v obvestilu »Omogočena odstranitev osebnih podatkov«.

Vrste skritih podatkov in osebnih informacij

PowerPoint predstavitev lahko shrani več vrst skritih podatkov in osebnih informacij. Čeprav te informacije morda niso takoj vidne, jih lahko še vedno pridobite iz predstavitve.

Skrite informacije lahko vključujejo podatke, PowerPoint dodajajo za sodelovanje pri ustvarjanju predstavitve z drugimi osebami. Vključujejo lahko tudi informacije, ki ste jih namenoma določili kot skrite.

PowerPointove predstavitve lahko vsebujejo te vrste skritih podatkov in osebnih informacij:

• Komentarji in pripombe s črnilom    Če ste pri ustvarjanju predstavitve sodelujete z drugimi osebami, ima predstavitev lahko elemente, kot so komentarji ali pripombe s črnilom. Te informacije drugim osebam omogočajo, da vidijo narejene spremembe in imena tistih, ki so delali na predstavitvi, skupaj s pripombami pregledovalcev.

• Podatki spremljanja revizije   Ko sodelujete v dokumentu v skupni rabi, ki je shranjen v oblaku, PowerPoint 2016 za Microsoft 365 shrani podatke o tem, kdo je spremenil dokument in kdaj so bile te spremembe izvedene.

• Lastnosti dokumenta in osebni podatki    Lastnosti dokumenta, znane tudi kot ali metapodatki vključujejo podrobnosti o predstavitvi, na primer avtorja, zadevo in naslov. Lastnosti dokumenta vključujejo tudi informacije, ki jih samodejno vzdržuje Microsoft 365 programi, na primer ime osebe, ki je nazadnje shranila dokument, in datum, ko je bil dokument ustvarjen. Če ste uporabili določene funkcije, ima lahko dokument tudi dodatne vrste podatkov, ki omogočajo identifikacijo posameznika, na primer glave e-pošte, informacije, pripravljene za pošiljanje v pregled, sezname prejemnikov in informacije o poti datoteke za objavljanje spletnih strani.

• Nevidna vsebina na diapozitivu    Predstavitev ima morda predmete, ki niso vidni, ker so oblikovani kot nevidni.

• Vsebina izven diapozitiva    PowerPoint predstavitve lahko vsebuje predmete, ki niso takoj vidni, ker so bili povlečeni z diapozitiva v območje izven diapozitiva. Ta vsebina zunaj diapozitiva lahko vključuje polja z besedilom, izrezke, grafike in tabele.

• Opombe za predstavitev    V razdelku z opombami PowerPoint predstavitev lahko besedilo, ki ga morda ne želite dati v javno skupno rabo, še posebej, če so bile opombe napisane izključno za osebo, ki bo predstavitev podajala.

• Lastnosti strežnika za dokumente    Če je bila predstavitev shranjena na mesto v strežniku za upravljanje dokumentov, na primer na mesto delovnega prostora za dokumente ali v knjižnico, ki je zasnovana na storitvah Windows SharePoint Services, ima lahko ta predstavitev dodatne lastnosti dokumenta ali informacije, povezane z mestom v strežniku.

• Podatki XML po meri    Predstavitve imajo lahko podatke XML po meri, ki niso vidni v samem dokumentu. Nadzornik dokumentov lahko najde in odstrani te podatke XML.

Informacije, ki jih nadzornik dokumentov odkrije, vendar jih ne more odstraniti

Nadzornik dokumentov zazna te elemente, ki lahko vsebujejo podatke, ki niso vidni v predstavitvi. Nadzornik dokumentov teh elementov ne more odstraniti, ker lahko povzroči, da predstavitev ne bo delovala pravilno. Vsak najdeni element lahko pregledate in določite, ali ga želite izbrisati ročno ali zamenjati z elementom, ki nima skritih podatkov, na primer statično sliko.

Nadzornik dokumentov in osebni podatki

Podatki spremljanja revizije, uvedeni v PowerPoint 2016 graditvi 8403 za Microsoft 365 preskuševalce, ponazarjajo omejitev Nadzornik dokumentov. Kelly in Linda na primer sodelujeta pri predstavitvi A v Microsoft 365. V predstavitev so dodani podatki spremljanja revizije (uporabniška imena in časi urejanja). Če je Potem Mohammed odprl predstavitev A v starejši različici PowerPointa Nadzornik dokumentov v datoteki izvaja Nadzornik dokumentov za odstranjevanje osebnih podatkov, storitev Nadzornik dokumentov v tej različici programa PowerPoint ne bo mogla zaznati in odstraniti podatkov, ki so jih v predstavitev dodali novejši, Microsoft 365 različica sistema PowerPoint, ki jo uporabljata Kelly in Linda. Mohammed ne more odstraniti podatkov spremljanja revizije brez nadgradnje na trenutno različico sistema PowerPoint in nato izvaja Nadzornik dokumentov