Microsoft 365 lahko konfigurirate tako, da priporoči ali samodejno uporabi oznako občutljivosti za datoteko ali e-poštno sporočilo, če vključuje občutljive poslovne ali osebne podatke, kot so številke socialnega zavarovanja, številke kreditnih kartic ali številke bančnih računov. Tako lahko ohranite skladnost datotek in sporočil s pravilniki za zaščito informacij organizacije, tudi če oznake občutljivosti niste uporabili ročno.
Opomba
Če ste skrbnik za IT in iščete informacije o konfiguraciji te funkcije, glejte »Samodejno dodajanje oznake občutljivosti za vsebino«.
Kako Microsoft 365 samodejno uporabi ali priporoča oznake občutljivosti
Pomembno
Samodejne oznake občutljivosti konfigurira vaša organizacija; Morda jih boste lahko spremenili za vsako datoteko posebej, vendar jih ne boste mogli popolnoma izklopiti.
Za informacije o razpoložljivosti te funkcije v različnih aplikacijah in platformah okolja Microsoft 365 glejte Upravljanje oznak občutljivosti v Officeovih aplikacijah.
Word, Excel in PowerPoint
Če je oznaka občutljivosti uporabljena samodejno, se prikaže namig pravilnika z imenom oznake, ki je bila uporabljena, poleg tega pa tudi izbirno sporočilo skrbnika.
Če je oznaka občutljivosti priporočena, se prikaže namig pravilnika z imenom priporočene oznake in izbirno sporočilo skrbnika. Izberite »Uporabi občutljivost«, da uporabite priporočeno oznako, ali izberite X, da zaprete namig pravilnika, ne da bi ga uporabili.
Odstranjevanje občutljive vsebine namesto uporabe oznake občutljivosti
V Wordu je občutljiva vsebina, ki je sprožila priporočilo oznake občutljivosti, označena z rdečo podčrto in rožnato oznako.
Če je v namigu pravilnika prikazan gumb za prikaz občutljive vsebine, si lahko ogledate vso občutljivo vsebino hkrati, če ga izberete.
Opomba
Ta možnost trenutno ni na voljo za uporabnike, ki uporabljajo kanal Semi-Annual Word za Microsoft 365.
S tem odprete podokno urejevalnika , v katerem je prikazan pregled občutljive vsebine v dokumentu ter običajna priporočila za popravke in izboljšave. Če izberete kategorijo občutljive vsebine, na primer »Številka kreditne kartice«, lahko pregledate in odstranite vse primerke občutljive vsebine v podoknu urejevalnika ali v priročnem meniju.
Outlook
Če je oznaka občutljivosti uporabljena samodejno, se prikaže namig pravilnika z imenom oznake, ki je bila uporabljena, poleg tega pa tudi izbirno sporočilo skrbnika.
Če je oznaka občutljivosti priporočena, se prikaže namig pravilnika z imenom priporočene oznake in izbirno sporočilo skrbnika. Izberite »Uporabi občutljivost«, da uporabite oznako, ali izberite X, da zaprete namig pravilnika, ne da bi uporabili oznako.
Za več informacij izberite spodnji naslov
Ko Microsoft 365 ne uporabi ali priporoči oznake občutljivosti
Microsoft 365 ne bo samodejno uporabil oznake občutljivosti, če:
- Oznaka občutljivosti je bila ročno uporabljena za datoteko ali e-poštno sporočilo.
- Datoteka ali e-poštno sporočilo že ima oznako, ki je bolj občutljiva kot oznaka, ki bi bila samodejno uporabljena.
Microsoft 365 ne priporoča oznake občutljivosti, če:
- Datoteka ali e-poštno sporočilo že ima oznako občutljivosti, ki je enake ali večje od priporočene oznake.
Kako Microsoft 365 zazna občutljive informacije
- V Wordu, Excelu in PowerPointu se zaznavanje samodejno zažene, ko odprete dokument, in se nadaljuje v ozadju med urejanjem.
- V Outlooku za Windows se zaznavanje zažene samodejno, ko sestavite novo sporočilo ali odgovorite na sporočilo oziroma posredujete obstoječe sporočilo.
- V Outlooku v spletu je zaznavanje izvedeno, ko je shranjen osnutek sporočila.
Opomba
Ker ta funkcija analizira vaše podatke s storitvijo Microsoft 365, vas morda skrbi varnost podatkov. Več podrobnosti najdete v članku »Povezane izkušnje v Officeu «.
Zahteve
Če želite, da Microsoft 365 samodejno uporabi ali priporoči oznako občutljivosti, morajo biti izpolnjeni ti pogoji:
Dodeljena vam je ena od teh licenc:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 ali Microsoft 365 E5 Compliance
- Azure Information Protection Premium P2
Imate vzpostavljeno povezavo z internetom.
Microsoft 365 je konfiguriran tako, da omogoča uporabo povezanih izkušenj v Officeu, ki analizirajo vsebino.
Uporabljate različico Officea, ki podpira samodejno in priporočeno označevanje občutljivosti.
Vaš skrbnik je konfiguriral pogoje , ki sprožijo to funkcijo, in konfiguriral, ali naj bo oznaka občutljivosti samodejno uporabljena ali priporočena.
Omejitve
Microsoft 365 uporabnikom ne preprečuje shranjevanja ali zapiranja datotek ali pošiljanja e-poštnih sporočil, preden so zaznani občutljivi izrazi. To pomeni, da se samodejno označevanje občutljivosti morda ne bo vedno lahko dokončalo.
Za dodatno kritje naj skrbniki konfigurirajo samodejno označevanje občutljivosti za vsebino v mirovanju s programom Azure Information Protection scanner in storitvijo Microsoft Cloud Application Security.
V Excelu se pri vrednotenju upošteva podnabor vsebine. Trenutno bo upoštevana vsebina do 150.000 celic za datoteke, shranjene v oblaku, in 150.000 znakov za lokalne datoteke, priporočanje ali samodejna uporaba oznak pa ni podprta za datoteke, ki presegajo te omejitve.
Občutljivi podatki v določenih predmetih ne bodo zaznani. Primeri vključujejo:
- Rokopis
- Vdelane datoteke
- Predmeti, razen celic, na primer vrtilne tabele ali SmartArt (Excel)
- Celice z izhodom formule ali izračuna (Excel)
- Pripombe, glave, noge, sprotne opombe, končne opombe in polja z besedilom (Word za splet)
- Pripombe, glave, noge, sprotne opombe, končne opombe in polja z besedilom (Excel)
- Oblike in SmartArt (Word)
- Opombe (PowerPoint)
Ko odpirate ali urejate občutljivo vsebino, lahko pride do zamude, preden je oznaka samodejno uporabljena ali priporočena. Dolžina zakasnitve je odvisna od količine vsebine, ki jo želite oceniti, in hitrosti internetne povezave, traja pa lahko od nekaj sekund do nekaj minut. Prizadevamo si, da bi sčasoma zmanjšali to težavo.
V namizni aplikaciji Word občutljivi izrazi v neobjavljenih pripombah niso pregledani (to velja le za novo izkušnjo s komentarji).
Če v namizni aplikaciji Word odstranite občutljivo vsebino, izraz ne odstranite iz sledenih sprememb ali drugih različic dokumenta.
V Outlooku se pri pregledu upošteva le sestavljano sporočilo, ne zgodovina sporočil, vrstica z zadevo pa ni vključena v pregled.
Glejte tudi
Znane težave s samodejno uporabo ali priporočanjem oznak občutljivosti
Uporabite oznake občutljivosti dokumentov in e-pošte v Officeu