Vsaka predloga, ki je vključena v Access je program za sledenje, ki vsebuje vnaprej določene tabele, obrazce, poročila, poizvedbe, makre in relacije. Te predloge so zasnovane tako, da so takoj uporabne vnaprej, tako da lahko ustvarite novo zbirko podatkov, ki temelji na predlogi, ter hitro nastavite in začnete uporabljati. Vendar pa boste morda občasno želeli spremeniti novo zbirko podatkov – na primer dodati ali preimenovati polje ali spremeniti poročilo.
V tem članku je razloženo, kako izvedete najpogostejše spremembe, ki jih boste morda želeli uporabiti za zbirko podatkov, ki je bila ustvarjena s predlogo. Če želite podrobnejše informacije o določenih območjih, glejte povezave do člankov.
Kaj želite narediti?
Spoznajte osnove tabel in polj
Ko ustvarite zbirko podatkov, shranite podatke v tabele – sezname vrstic in stolpcev, ki temeljijo na zadevi. Elemente podatkov, ki jim želite slediti, shranite v polja (imenovana tudi stolpci). V tabeli »Stiki« lahko na primer ustvarite polja za priimek, ime, telefonsko številko in naslov. V tabeli »Izdelki« lahko ustvarite polja za ime izdelka, ID izdelka in ceno.
Pomembno je, da pazljivo izberete polja. Ustvarjanje polja za shranjevanje izračunanih vrednosti je na primer po navadi slaba ideja. V večini primerov lahko s funkcijo Access izračunate vrednost, ko jo potrebujete. Ko izberete polja, poskusite podatke shraniti na najmanjše uporabne dele. Namesto celotnega imena v enem polju lahko na primer imena in priimke shranite ločeno. Na splošno velja, da če morate za element podatkov ustvariti poročilo, ga razvrstiti, iskati ali odpreti izračun, ga postavite v polje.
Če želite več informacij o načrtovanju zbirke podatkov in izbiranju polj, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.
Polje ima določene definirane značilnosti. Vsako polje ima na primer ime, ki enolično identificira polje v tabeli. Polje ima tudi podatkovni tip, ki se ujema z informacijami, ki bodo shranjene. Podatkovni tip določa vrednosti, ki jih je mogoče shraniti, in postopke, ki jih je mogoče izvesti za te vrednosti, ter količino prostora za shranjevanje, ki ga je treba sprostiti za vsako vrednost. Vsako polje ima tudi povezano skupino nastavitev, imenovanih lastnosti, ki določajo videz ali značilnosti delovanja polja. Lastnost Oblika na primer določa postavitev prikaza polja – to pomeni, kako naj bo prikazano, ko bo prikazano.
Vstavljanje, dodajanje ali ustvarjanje novega polja v tabeli
Polje lahko preprosto dodate v tabelo v pogledu podatkovnega lista. Vendar pa lahko polje dodate v tabelo tudi v pogledu načrta. V pogledu podatkovnega lista dodate polje tako, da vnesete nekaj podatkov v celico pod naslovom stolpca Kliknite , če želite dodati. Polje lahko v tabelo dodate tudi v pogledu načrta.
Če želite izvedeti več o dodajanju polja v tabelo v pogledu podatkovnega lista, si oglejte članek Dodajanje ali brisanje stolpca na podatkovnem listu.
Če želite izvedeti več o dodajanju polja v tabelo v pogledu načrta, si oglejte članek Ustvarjanje tabele in dodajanje polj.
Opomba: Ko v tabelo dodate novo polje, polje ni samodejno dodano v obstoječe obrazce in poročila. Polje morate ročno dodati v te obrazce in poročila, da bo prikazano v njih.
Brisanje polja iz tabele
Če je mogoče, se izogibajte brisanju polja iz zbirke podatkov, ki je bila ustvarjena iz ene od navedenih predlog – polje je verjetno zaposleno v drugih predmetih zbirke podatkov, kot so obrazci in poročila. Če torej izbrišete polje, ustvarite posledice, ko poskušate uporabiti druge predmete zbirke podatkov, ki uporabljajo polje – predmeti zbirke podatkov ne bodo delovali po pričakovanjih. Če želite, da ti drugi predmeti pravilno delujejo, morate odstraniti vse sklice na polje iz vseh predmetov, ki so uporabili to polje.
Ko se odločite, da morate izbrisati polje iz zbirke podatkov, ki je bila ustvarjena iz predloge, lahko to naredite v pogledu podatkovnega lista ali pogledu načrta. Če se drugi predmeti zbirke podatkov sklicujejo na izbrisano polje, morate spremeniti te druge predmete, če želite odstraniti sklic. Če poročilo na primer vključuje kontrolnik, ki je vezan na izbrisano polje, in zaženete poročilo, se prikaže sporočilo o napaki, ker Access ne najde podatkov za polje.
Ko izbrišete polje, trajno izbrišete vse informacije, shranjene v tem polju. Zato bodite previdni pri brisanju polj in ustvarite varnostno kopijo zbirke podatkov, preden izbrišete polje.
Preden lahko izbrišete polje, morate zagotoviti, da ne sodeluje v nobeni relaciji tabele. Če poskušate izbrisati polje, za katerega obstajajo relacije, vas Access opozori, da morate najprej izbrisati relacije.
Navodila po korakih za brisanje relacije tabele najdete v članku Ustvarjanje, urejanje ali brisanje relacije.
Navodila po korakih za brisanje polj iz tabel najdete v članku Brisanje polja.
Preimenovanje polja ali tabele
Če je mogoče, ne preimenujte polja ali tabele v zbirki podatkov, ki je bila ustvarjena iz ene od navedenih predlog – polje ali tabela je verjetno zaposlenih v drugih predmetih zbirke podatkov, kot so obrazci in poročila. Tako lahko preimenovanje polja ali tabele ustvari posledice, ko poskušate uporabiti druge predmete zbirke podatkov, ki uporabljajo polje ali tabelo. Drugi predmeti morda ne bodo delovali po pričakovanjih, če se še vedno sklicujejo na staro ime. Če želite, da drugi predmeti pravilno delujejo, je treba staro ime spremeniti v novo ime. Če je potrditveno polje Izvej samopopravke imen potrjeno v kategoriji Trenutna zbirka podatkov v pogovornem oknu Accessove možnosti, bo veliko tega dela opravljeno samodejno.
Morda boste želeli spremeniti besedilo, ki se prikaže v naslovu stolpca v pogledu podatkovnega lista. To lahko naredite, ne da bi morali preimenovati polje. Če želite spremeniti le besedilo v naslovu stolpca in ne želite preimenovati polja, glejte razdelek Spreminjanje besedila, ki se prikaže v naslovu stolpca.
Po potrebi lahko preimenujete tabelo v podoknu za krmarjenje ali preimenujete polje v pogledu podatkovnega lista ali pogledu načrta. Preden to naredite, priporočamo, da vklopite možnost Samopopravki imen, če možnost še ni vklopljena.
Vklop možnosti »Samopopravki imen«
Ko preimenujete predmet zbirke podatkov, na primer polje, tabelo, obrazec ali poročilo, običajno želite, da je sprememba imena razširjena v celotni zbirki podatkov. V nasprotnem primeru predmeti, ki se sklicujejo na staro ime, ne bodo delovali po pričakovanjih. Access funkcija samopopravkov imen, s katero lahko razširite spremembe imena. Samopopravki imen so privzeto vklopljeni za vse nove zbirke podatkov v Access. Če pa je izklopljen, ga lahko vklopite tako.
Vklop možnosti »Samopopravki imen«
-
Kliknite Datoteka > Možnosti.
-
V pogovornem oknu Accessove možnosti v levem podoknu kliknite Trenutna zbirka podatkov.
-
V razdelku Možnosti samopopravkov imen potrdite polje Sledi informacije samopopravkov imen in potrdite polje Izvej samopopravke imen.
-
Če želite ohraniti tabelo, ki beleži vsako spremembo, ki jo izvede funkcija samopopravkov imen, potrdite polje Spremembe samopopravkov imen dnevnika.
-
Kliknite V redu.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
Opomba: Funkcija samopopravkov imen ni enaka funkciji samopopravkov. Funkcija samopopravkov imen popravlja sklice med predmeti. Funkcija samopopravkov popravlja pogosto napačno črkovane besede ali besedne zveze.
Preimenovanje polja v pogledu podatkovnega lista
-
V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, v kateri želite preimenovati polje.
Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista.
-
Z desno tipko miške kliknite glavo stolpca za polje, ki ga želite preimenovati, in nato v priročnem meniju kliknite Preimenuj polje.
-
Vnesite novo ime za polje in pritisnite TIPKO ENTER.
Preimenovanje polja v pogledu načrta
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v kateri želite preimenovati polje, in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
Tabela se odpre v pogledu načrta.
-
Kliknite celico v stolpcu Ime polja za polje, ki ga želite preimenovati.
Namig: Če želite izbrati celotno ime polja, pokažite levo od prvega znaka v imenu, dokler se kazalec ne spremeni v puščico, nato pa kliknite.
-
Uredite besedilo, da preimenujete polje.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
Preimenovanje tabele
Tabelo in večino drugih predmetov zbirke podatkov lahko preimenujete neposredno v podoknu za krmarjenje.
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki jo želite preimenovati, nato pa v priročnem meniju kliknite Preimenuj.
Opomba: Preden lahko preimenujete vse odprte predmete, ki se sklicujejo na tabelo.
-
Vnesite novo ime in pritisnite tipko ENTER.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
Spreminjanje besedila, ki se prikaže v naslovu stolpca
Napis je naslov ali naslov, ki ga lahko dodelite polju tako, da nastavite lastnost polja Napis . Napis je neodvisen od imena polja – vsako polje ima ime polja in lahko vsebuje napis. Morda na primer želite, da je ime polja ena beseda brez vdelanih presledkov. Nato lahko z lastnostjo Napis ustvarite bolj opisno ime, ki vključuje presledke. Access prikaže napis namesto imena polja v pogledu podatkovnega lista ter v oznakah in naslovih v poizvedbah, obrazcih in poročilih.
Če za lastnost Napis ne vskrbite besedila, je ime polja privzeto uporabljeno.
Če želite spremeniti ime, ki je prikazano v naslovu stolpca v pogledu podatkovnega lista, lahko to naredite, ne da bi spremenili ime polja tako, da nastavite lastnost Napis polja. Če želite spremeniti lastnost Napis v polju, naredite to:
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v kateri želite spremeniti napis, in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
Tabela se odpre v pogledu načrta.
-
Kliknite celico v stolpcu Ime polja za polje z lastnostjo Napis , ki jo želite nastaviti.
-
V spodnjem razdelku v razdelku Lastnosti polja na zavihku Splošno kliknite Napis.
-
Vnesite nov napis za polje.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
Ko boste naslednjič odprli tabelo v pogledu podatkovnega lista, bo napis namesto imena polja prikazan v naslovu stolpca.
Dodajanje polja v obrazec ali poročilo
Ko ustvarite zbirko podatkov, ki temelji na predlogi, bo zbirka podatkov vsebovala številne vgrajene, vnaprej oblikovane obrazce in poročila, s katerimi lahko takoj delate. Morda pa boste želeli dodati dodatno polje v obrazec ali poročilo. Ko dodate polje v obrazec ali poročilo, ustvarite tako imenovani kontrolnik.
Kontrolniki so predmeti, ki prikažejo podatke, izvedejo dejanja in omogočajo ogled in delo z informacijami, ki izboljšajo uporabniški vmesnik, kot so oznake in slike. Kontrolniki so lahko vezani, nevezani in izračunani.
Celoten seznam vrst kontrolnikov, ki jih lahko uporabite v obrazcih in poročilih, najdete v članku Uvod v kontrolnike.
Dodajanje polja v obrazec ali poročilo v pogledu postavitve
Ko ustvarite obrazec ali poročilo, lahko preprosto natančno nastavite njegov načrt tako, da delate v pogledu postavitve. Če za vodilo uporabite dejanske podatke v živo, lahko prilagodite širine polj in prerazporedite polja. Nova polja lahko vstavite v obrazec ali poročilo in nastavite lastnosti za obrazec ali poročilo in njihove kontrolnike.
Če želite preklopiti v pogled postavitve, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite obrazec ali poročilo in nato v priročnem meniju kliknite Pogled postavitve. Lahko pa kliknete gumb Pogled postavitve v Accessovi vrstici stanja ali pa z desno tipko miške kliknete zavihek dokumenta za obrazec ali poročilo in nato v priročnem meniju kliknete Pogled postavitve.
Odpiranje lista z lastnostmi
-
Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite List z lastnostmi.
Bližnjica na tipkovnici Pritisnite tipko F4.
V podoknu Seznam polj lahko dodate polja iz temeljne tabele ali poizvedbe v načrt. Če želite prikazati podokno Seznam polj, na zavihku Oblika v skupini Kontrolniki kliknite Dodaj obstoječa polja. Polja lahko nato povlečete neposredno iz podokna Seznam polj v načrt.
Prikaz podokna »Seznam polj«
-
Na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja.
Dodajanje polja iz podokna »Seznam polj«
-
Če želite dodati eno polje, povlecite polje iz podokna Seznam polj v odsek, kjer ga želite prikazati v obrazcu ali poročilu.
-
Če želite dodati več polj hkrati, pridržite tipko CTRL in kliknite želena polja. Povlecite izbrana polja v obrazec ali poročilo.
Ko polja spustite v odsek, Access ustvari vezan kontrolnik polja z besedilom za vsako polje in samodejno postavi kontrolnik oznake ob vsako polje.
Če želite več informacij o obrazcih in poročilih, si oglejte članke Dodajanje polja v obrazec ali poročilo, Ustvarjanje obrazca v Accessu in Ustvarjanje preprostega poročila.
Dodajanje polja, v katerem so shranjeni dokumenti, datoteke ali slike
Z ukazom Access dodate polje s podatkovno vrsto »Priloga« za shranjevanje enega ali več dokumentov, datotek ali slik. Polje za prilogo lahko uporabite za shranjevanje več datotek v eno polje. V to polje lahko shranite tudi več kot eno vrsto datoteke. V zbirki podatkov kandidatov za zaposlitev lahko zapisu za vsak stik priložite en življenjepis ali več življenjepisov poleg fotografije.
Dodajanje polja za prilogo v tabelo
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, v katero želite dodati polje, in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
Tabela se odpre v pogledu načrta.
-
V stolpcu Ime polja kliknite prvo prazno vrstico in vnesite ime novega polja.
-
Kliknite sosednjo celico v stolpcu Podatkovni tip in nato na seznamu izberite Priloga.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
Access lahko prikaže sporočilo, v katerem piše, da ne morete razveljaviti sprememb, ko shranite tabelo. To pomeni, da polja ne morete pretvoriti v drug podatkovni tip, lahko pa izbrišete polje, če menite, da ste naredili napako.
-
Kliknite Da , da potrdite spremembo.
Ko v tabelo dodate polje Priloga, lahko v pogovornem oknu Priloge dodate dokumente, datoteke ali slike v zapis.
Dodajanje priloge polju
-
V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo, v katero želite dodati prilogo.
Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista.
-
V tabeli dvokliknite polje za prilogo.
Pojavi se pogovorno okno Priloge.
-
Kliknite Dodaj.
Prikaže se pogovorno okno Izberite datoteko.
-
Na seznamu Išči v poiščite datoteko ali datoteke, ki jih želite priložiti zapisu, izberite datoteko ali datoteke in kliknite Odpri.
Izberete lahko več datotek katere koli podprte vrste podatkov.
-
Če želite datoteke dodati tabeli, v pogovornem oknu Priloge kliknite V redu.
Access doda datoteke v polje in ustrezno poveča številko, ki označuje priloge.
-
Po potrebi ponavljajte te korake, če želite dodati datoteke trenutnemu polju ali drugim poljem v tabeli.
Če želite več informacij o poljih za priloge, si oglejte članek Prilaganje datotek in grafik zapisom v zbirki podatkov.
Spreminjanje prikaza polja
Način prikaza polja lahko prilagodite, ko je prikazano. Oblike prikaza lahko na primer nastavite tako, da jih uporabljate v celotni zbirki podatkov, na primer v obrazcih in poročilih, ali ko tabelo odprete v pogledu podatkovnega lista. Če želite nastaviti obliko prikaza, nastavite lastnost polja Oblika . Lastnost polja Oblika nato samodejno podedujejo novi obrazci in poročila, ki jih ustvarite.
Nastavitev oblike prikaza v pogledu podatkovnega lista
-
V podoknu za krmarjenje dvokliknite tabelo s poljem, katerega obliko želite nastaviti.
Tabela je odprta v pogledu podatkovnega lista. -
Kliknite polje, katerega obliko prikaza želite nastaviti.
-
Na zavihku Polja v skupini Oblikovanje kliknite puščico na spustnem seznamu ob možnosti Oblika in nato izberite obliko.
Polje je prikazano z novo obliko prikaza.
Nastavitev oblike prikaza v pogledu načrta
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo s poljem, katerega obliko prikaza želite spremeniti, in nato v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
Tabela se odpre v pogledu načrta.
-
Kliknite polje, katerega obliko prikaza želite nastaviti.
-
V razdelku Lastnosti polja na zavihku Splošno kliknite polje Oblika.
-
Kliknite spustni seznam in izberite obliko prikaza.
-
Če želite shraniti spremembe, v orodni vrstici za hitri dostop kliknite Shrani.
