Uporaba poročil in grafikonov v programu Business Contact Manager

Poročilo je odlično orodje za pridobivanje vpogledov v svoje račune, poslovne stike, interesente, priložnosti, poslovne projekte in trženjske dejavnosti. V Business Contact Manager za Outlook lahko odprete ducate privzetih poročil, poleg tega pa spremenite, shranite, posodobite in znova uporabite skoraj neomejeno število dodatnih poročil.

V tem članku so opisane funkcije poročila v Business Contact Manager za Outlook in kako lahko delate s poročili, jih prilagodite in uporabite za zagon drugih poslovnih dejavnosti.

Kaj želite narediti?

Odpiranje in spreminjanje poročila

Shranjevanje, osveževanje ali tiskanje odprtega poročila

Ustvarjanje grafikona iz poročila

Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo

Zagon trženjske dejavnosti iz poročila

Odpiranje poročila iz pripomočka

Ogled seznama standardnih poročil

Odpiranje in spreminjanje poročila

Business Contact Manager za Outlook ponuja številna vnaprej določena poročila. Če ne vidite točno tega, kar potrebujete, lahko odprete poročilo, ki je podobno, in ga nato po potrebi spremenite. Prilagojena poročila lahko shranite tudi za kasnejšo vnovično uporabo.

Odpiranje poročila

  1. Na traku kliknite zavihek Poročila. Razpoložljiva poročila so združena s pripadajočimi delovnimi prostori: upravljanje stikov, Prodaja, trženjeali poslovni projekti. V odprti skupini so poročila, ki ste jih spremenili in shranili.

    Zavihek »Poročila« na traku

  2. Če želite odpreti vnaprej določeno poročilo, kliknite gumb za vrsto poročila, ki si ga želite ogledati, in nato kliknite ime poročila na seznamu.

  3. Če želite odpreti spremenjeno poročilo, ki ste ga shranili, kliknite shranjena poročila, v pogovornem oknu Odpri shranjena poročila kliknite ime poročila in nato kliknite Odpri.

Namig: Če niste prepričani, katero skupino ali kategorijo vsebuje poročilo, ki ga iščete, si oglejte seznam standardnih poročil.

Če želite pomoč pri spreminjanju poročila, glejte Spreminjanje poročila, da bo bolj uporabno.

Na vrh strani

Spreminjanje poročila

Imate veliko nadzora nad videzom poročil v Business Contact Manager za Outlook.

V tem razdelku

Spreminjanje postavitve poročila

Spremenite poročilo tako, da bo bolj uporabno

Spreminjanje postavitve poročila

Postavitev ali videz poročila lahko spremenite na več načinov. Te metode lahko uporabite posamezno ali v kombinaciji; vrstni red sprememb, ki jih naredite, ni pomemben.

  • Uporaba podokna» prilagodi poročilo «    Na traku v skupini postavitev kliknite katero koli od možnosti, če želite odpreti podokno prilagodi poročilo:

    • Izberite stolpec. Če želite spremeniti stolpce, ki so prikazani, kliknite ta gumb in nato kliknite znak + (plus), da razširite seznam, in si oglejte vse elemente v njem. Možnosti, ki so na voljo, se razlikujejo glede na poročilo, ki ga spreminjate. Izberite potrditvena polja za stolpce, ki jih želite prikazati, in počistite potrditvena polja za elemente, ki jih ne želite videti v poročilu.

    • Glava in noga. Če želite poročilu dodati glavo ali nogo ali v poročilo dodati zapiske, kliknite ta gumb in nato izberite potrditvena polja in vnesite informacije za stolpce, ki jih želite prikazati. Počistite potrditvena polja za stolpce, ki jih ne želite videti v poročilu.

    • Pisave. Če želite spremeniti način prikaza pisav in številk, kliknite pisave. Kliknite možnosti, ki jih želite spremeniti, in jih po potrebi posodobite. V telesu poročila lahko spremenite pisavo, na nalepkah za vrstice in stolpce ter v številskih poljih za vsote in delne vsote.

  • Uporaba kontrolnikov razvrščanja in filtriranja     Na traku v skupini razvrščanje in filtriranje naredite nekaj od tega:

    • Filter Rezultate, ki so prikazani v poročilu, lahko omejite tako, da filtrirate poročilo. Če želite več informacij o filtriranju poročila, glejte filtriranje zapisov v programu Business Contact Manager.

    • Naraščajoče ali padajoče. Kliknite eno od teh možnosti, če želite spremeniti vrstni red zapisov v poročilu. Seznami so privzeto razvrščeni po abecednem vrstnem redu glede na primarno polje v poročilu. Na primer, v poročilu z naslovom Poslovni stiki po računu je seznam na začetku razvrščen z imenom računa. V razdelku ime računa je vsak poslovni stik, povezan z računom, prikazan po abecednem vrstnem redu.

      Namig: Imena so prikazana z informacijami v polju» polno ime «. Če vključite naslove v polno ime, so naslovi vključeni v razvrščanje. Na primer, celotno ime SR. Carlos Lacerda bi bil naveden v razdelku S.

  • Spreminjanje vrstnega reda stolpcev     Če želite spremeniti vrstni red stolpcev v poročilu, preprosto kliknite ime stolpca in ga nato povlecite na želeno mesto.

  • Razvrščanje elementov v sekundarno podatkovno polje    Če želite spremeniti vrstni red besedila ali številk v sekundarnem polju, kliknite ime polja v poročilu. Na primer, v poročilu z naslovom Poslovni stiki po računulahko kliknete ime poslovnega stika stolpca, če želite znova razvrstiti imena navedenih poslovnih stikov pod vsakim imenom računa v obratnem vrstnem redu. Znova kliknite naslov stolpca, da obnovite prvotni vrstni red. Če kliknete ime stolpca» naslov – zip «, je seznam poslovnih stikov pod vsakim imenom računa v obratnem številskem vrstnem redu.

  • Strnitev ali razširjanje skupin v sekundarnem podatkovnem polju     Če želite strniti vse podelemente in prikazati le prvo vrstico vnosa poročila, kliknite znak - (minus) na kateri koli vrstici poročila. Na primer, v poročilu z naslovom Poslovni stiki po računulahko kliknete znak-(minus) z imenom računa, da skrijete seznam povezanih poslovnih stikov. Če želite označiti, da je seznam strnjen, se znak - (minus) spremeni v znak + (plus). Ta funkcija je lahko uporabna za zmanjšanje velikosti in kompleksnosti poročila. Če želite razširiti skupino, kliknite znak + plus.

Na vrh strani

Spremenite poročilo tako, da bo bolj uporabno

Poročila lahko spremenite na več načinov, da bodo bolj uporabni za sebe ali sodelavce.

  • Rezultati filtra    Ko odprete poročilo, uporabite enostavne in napredne filtre za izključitev določenih zapisov iz poročila. Rezultati poročila filtriranja so lahko uporabni za različna opravila. Poročilo o vodi, ki je filtrirano po lokaciji, je na primer odlična osnova za neposredno kampanjo za trženje pošte o dogodku, ki ga načrtujete v območju. Če želite več informacij o filtriranju, glejte Filtriranje zapisov v storitvi Business Contact Manager.

  • Spreminjanje videza    Posodobitev videza poročil s podatki v spremembi postavitve poročila

  • Prilagoditve podatkov    Preden še enkrat odprete poročilo, lahko naredite pomembne spremembe, s prilagoditvami, kot so uporabniško določena polja, ali pa spremenite privzete vnose na različnih seznamih. Dodajte uporabniško določena polja v vodilno obrazec, na primer, da posnamete želene informacije, ki jih potrebujete za industrijo, in ustvarite poročila. Spremenite možnosti, ki so na voljo na seznamu, in te možnosti postanejo stolpci podatkov v naslednjem poročilu.

Opomba: Če je uporabniško določeno polje, ki ste ga dodali v poročilo, izbrisano iz zbirka podatkov Business Contact Manager, shranjeno poročilo ne bo prikazalo podatkov iz polja» izbrisano «. Če izvozite poročilo s podatki v Excel, preden je polje izbrisano, ta poročila ne bodo vplivala.

Na vrh strani

Popravljanje napak podatkov v poročilu

Ko poiščete poročilo, lahko opazite napake, ki jih želite popraviti. Lahko na primer vidite, da je bil poslovni stik povezan z napačnim računom. Tovrstne napake ni mogoče popraviti v poročilu, vendar jih je treba popraviti v posameznih vključenih zapisih.

Če želite popraviti napako v tem primeru, odprite zapis o poslovnem stiku in na splošni strani zapisa v polju povezan račun vnesite pravi račun. Če se vrnete v poročilo in v skupini dejanja kliknite Osveži, bo poročilo pravilno.

Na vrh strani

Shranjevanje, osveževanje ali tiskanje odprtega poročila

Ko pregledate poročilo, boste morda želeli shraniti spremembe, ki ste jih naredili, posodobiti podatke ali natisniti poročilo. Začnite z odprtim poročilom, da dokončate katero koli od teh dejanj.

Shranjevanje spremenjenega poročila

Ni vam treba shraniti poročila, ki ga niste spremenili, ker je na voljo na zavihku poročila na traku. Shranjena poročila so shranjena v zbirki podatkov Business Contact Manager za Outlook.

  1. Na traku kliknite zavihek poročila , nato pa kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Prilagodite poročilo, kot je opisano v razdelku Odpri in spremeni poročilo.

  3. Na traku v skupini dejanja kliknite Shrani kot.

  4. V pogovornem oknu Shrani kot , ki se odpre, vnesite ime poročila in nato kliknite v redu.

Če želite odpreti prilagojeno poročilo, kliknite shranjena poročila.

Namig: Poročilo je shranjeno v isti kategoriji kot poročilo, ki ste ga spremenili, da ustvarite shranjeno poročilo.

Osveževanje podatkov v poročilu

Podatki poročila se osvežijo vsakič, ko odprete shranjeno poročilo. Po potrebi jo lahko tudi posodobite.

  1. Na traku kliknite zavihek poročila , nato pa kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Na traku v skupini dejanja kliknite Osveži.

Tiskanje poročila

  1. Na traku kliknite zavihek poročila , nato pa kliknite vrsto poročila, ki ga želite odpreti, in nato kliknite ime poročila, da ga odprete.

  2. Na traku v skupini dejanja kliknite Natisni.

Na vrh strani

Ustvarjanje grafikona iz poročila

Grafikon lahko ustvarite iz večine poročil v programu Business Contact Manager za Outlook in iz poročil po meri, ki ste jih ustvarili iz poročila. Poročila, ki jih je mogoče prikazati v obrazcu grafikona, bodo prikazala aktivni gumb za grafikon ( chart button ) na traku. Poročil, ki nimajo podatkov, si ni mogoče ogledati kot grafikone.

  1. Odprite poročilo, ki si ga želite ogledati kot grafikon.

  2. Na traku v skupini Pokaži kliknite grafikon. Če je grafikon preširok, da bi se prikazal na monitorju, bo vodoravni drsni trak prikazan pod grafikonom.

    Namig: Če želite ustvariti zahtevnejše grafikone, izvozite podatke poročila v Excel in s tem programom ustvarite grafikon. Če želite več informacij o izvažanju podatkov poročila v Excel, si oglejte izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo.

chart example

  1. S kontrolniki v skupini grafikon na traku lahko prilagodite grafikone.

  2. Oznake     Kliknite nalepke , če želite dodati ali odstraniti naslove osi in legendo.

  3. Vrednosti     Kliknite vrednosti , da izberete podatke, ki so prikazani v poročilu. Na primer v grafikonu za priložnosti po virulahko prikažete Število priložnosti    ali podatke o prihodkih .

  4. Pričakovano     in skupaj    potrdite ta potrditvena polja, če želite, da grafikon prikaže dejanski prihodek, pričakovani prihodek ali oboje.

    Opomba: Ta potrditvena polja niso na voljo za vsak grafikon.

Na vrh strani

Izvoz poročila v Excel ali drug program za analizo

Business Contact Manager za Outlook poročilo lahko preprosto izvozite v Microsoft Excel ali drug program za podrobnejšo analizo. Če želite podatke poročila izvoziti v program, ki ni Excel, začnite tako, da izvozite podatke v Excel. Nato lahko v Excelu shranite podatke v obliki zapisa datoteke, ki jo lahko odpre drug program. Na primer, Excelova datoteka, shranjena v obliki zapisa datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (. csv), je mogoče odpreti v različnih programih.

Naredite nekaj od tega:

Shranjevanje poročila kot Excelove datoteke v računalniku    

  1. Odprite poročilo, ki ga želite izvoziti v Excel.

  2. Na traku v skupini dejanja kliknite Izvozi v Excel. Poročilo se odpre v Excelu.

  3. V Excelu kliknite gumb Shrani , da odprete pogovorno okno Shrani kot . Izberite več kot 20 oblik zapisa datotek za shranjevanje poročila.

Pošiljanje poročila kot Excelove datotečne priloge    

  1. Odprite poročilo, ki ga želite poslati kot e-poštno prilogo.

  2. Na traku v skupini dejanja kliknite Pošlji kot e-pošto. Odpre se obrazec Outlookovega e-poštnega sporočila s poročilom, ki je priloženo Excelovi datoteki (oblika. xlsx).

  3. Izpolnite vrstice za in zadevo , vnesite sporočilo (izbirno) in nato kliknite Pošlji.

Na vrh strani

Zagon trženjske dejavnosti iz poročila

Uporabite lahko poročilo z naslovi, telefonskimi številkami ali e-poštnimi naslovi računov, poslovnih stikov ali vodi do zagona trženjske dejavnosti v Business Contact Manager za Outlook.

  1. Odprite poročilo, ki ga želite uporabiti kot osnovo za trženjsko dejavnost.

  2. Če želite označiti vse zapise na seznamu, kliknite CTRL + A.

  3. Na traku v skupini komuniciranje kliknite nov seznam klicev, množično e-poštno sporočiloali neposredno tiskanje poštein nato kliknite vsi prejemniki ali Izbrani prejemniki.

  4. V obrazcu trženjske dejavnosti, ki se odpre, ustvarite seznam prejemnikov za dejavnost in vsebino.

    Če želite več informacij o ustvarjanju seznama klicev, si oglejte Ustvarjanje in uporaba seznamov klicev v programu Business Contact Manager. Če želite več informacij o ustvarjanju drugih trženjskih dejavnosti, glejte trženje izdelkov in storitev v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Odpiranje poročila iz pripomočka

Če želite odpreti poročilo iz pripomoček, kliknite ikono poročila v pripomočku. Poročila, odprta iz pripomočkov, se vedejo tako, kot so poročila, odprta na traku.

Za več informacij o pripomočkih si oglejte Uporaba pripomočkov v programu Business Contact Manager.

Na vrh strani

Ogled seznama standardnih poročil

Na tem seznamu standardnih poročil, ki so na voljo v Business Contact Manager za Outlook, je organizirana vrsta zapisa.

Namig: Večino poročil lahko pretvorite v grafikon, kot je opisano v ustvarjanju grafikona iz poročila.

Poročila o računu    

  • Računi po dodelitvi

  • Računi po mestu

  • Računi po državi/provinci

  • Računi, ki jih ZIP/poštna številka

  • Računi po ozemljih

  • Računi po kategorijah

  • Računi po ocenah

  • Računi po stanju plačila

  • Računi po viru

  • Povzetek dejavnosti računa

  • Dejavnost po računu

  • Zanemarjeni računi

  • Seznam hitrih računov

Poročila o poslovnih stikih    

  • Poslovni stiki po računu

  • Poslovni stiki, ki so dodeljeni

  • Poslovni stiki po mestu

  • Poslovni stiki po državi/provinci

  • Poslovni stiki, ki jih ZIP/poštna številka

  • Poslovni stiki po kategorijah

  • Poslovni stiki po ocenah

  • Poslovni stiki po stanju plačila

  • Poslovni stiki po viru

  • Poslovni stiki po obletnici

  • Poslovni stiki po rojstnem dnevu

  • Povzetek dejavnosti poslovnega stika

  • Dejavnost s poslovnim stikom

  • Zanemarjeni Poslovni stiki

  • Seznam hitrih poslovnih stikov

Vodila poročila

  • Vodi po dodeljenih

  • Vodi po dodeljenih in odmerah

  • Interesenti by score

Poročila o priložnostih

  • Možnosti po izdelku ali servisnem artiklu

  • Možnosti, ki jih dodeli

  • Možnosti po viru

  • Možnosti po računu

  • Priložnosti, ki jih poslovni stik

  • Pretekle ustrezne možnosti

  • Prodajni lijak

  • Prodajni cevovod

  • Dejavnost po priložnostih

Druga poročila o prodaji

  • Top stranke po prihodkih: računi

  • Top stranke po prihodkih: Poslovni stiki

  • Najboljši izdelki: najbolje prodajani izdelki

  • Vrhunski izdelki: večina dobičkonosnih izdelkov

  • Vrhunski izdelki: najvišji proizvodi roba

  • Na vrh napotiteljev: po količini svinca

  • Na vrh» Napotitelji «: po skupni prodaji

  • Mirujoči uporabniki: v zadnjih 30 dneh

  • Mirujoči uporabniki: v preteklih 90 dneh

  • Mirujoči uporabniki: v preteklih 180 dneh

  • Mirujoči uporabniki: v preteklih 365 dneh

Poročila o trženju

  • Priložnosti po tržnih dejavnostih

  • Poslovni stiki po trženjski dejavnosti

  • Računi po trženjski dejavnosti

  • Trženjske dejavnosti po kampanji

  • Trženjske dejavnosti po vrsti

  • Telefonski dnevniki po seznamu klicev

Poročila poslovnega projekta

  • Poslovni projekti – vse

  • Poslovni projekti – ob upoštevanju naslednjega

  • Poslovni projekti – zapoznelo

  • Stanje poslovnih projektov po stanju

  • Poslovni projekti po roku

  • Poslovni projekti po dodelitvi

  • Poslovni projekti po vrsti

  • Poslovni projekti po prioriteti

  • Poslovni projekti po računu

  • Poslovni projekti s poslovnim stikom

  • Projektna opravila – vse

  • Projektna opravila – ob upoštevanju naslednjega

  • Projektna opravila – zapadlo

  • Projektna opravila po Projectu

  • Projektna opravila po dodelitvi

Na vrh strani

Opomba:  Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Želimo, da bi bila ta vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko sporočite, če so bile te informacije uporabne? Tukaj je referenčni članek v angleščini.

Naročnina, s katero boste kar najbolje nadoknadili izgubljeni čas

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×