Uporaba seznamov ponavljajočih se opravil

V tem članku 

Pregled

Ustvarjanje ponavljajočega se seznama opravil

Objava seznama ponavljajočih se opravil

Vnovično načrtuj ponovitev

Preskočite ponovitev

Urejanje ponavljanja niza seznama opravil

Preklic ponavljanja niza seznama opravil

Preklic objave niza seznama opravil

Preklic objave seznama v nizu seznama opravil

Pregled

Objavljanje seznama ponavljajočih se opravil je odličen način za delo z rutinskimi opravili, ki jih je treba dokončati. Tukaj je pregled delovanja.

• Ponavljanje lahko dodate na standardni seznam opravil v razdelku Osnutki tako, da določite nastavitve ponavljanja ter začetne in končne datume. S tem spremenite seznam iz enkratnega seznama opravil v niz seznama ponavljajočih se opravil. Ko ste pripravljeni, lahko objavite niz seznama ponavljajočih se opravil.

• Po objavi se v razdelku Načrtovano prikaže prva ponovitev ponavljajočega se niza, dokler ni čas za objavljanje. Ko je načrtovana ponovitev objavljena, je samodejno ustvarjena naslednja ponovitev.

• Ko je ustvarjena nova ponovitev, se rok opravila samodejno posodobi glede na to, koliko so po izbranem začetnem datumu niza. Denimo, da ste ustvarili mesečni niz, ki se ponavlja petnajsti dan v mesecu. Če izberete datum začetka niza 15. januarja in vključite opravilo z zapadlostjo 17. januarja, ima druga ponovitev, načrtovana za 15. februar, tudi dvodnevni odmik. Opravilo bo zapadlo 17. februarja. Če želite izvedeti več, glejte razdelek Ustvarjanje ponavljajočega se seznama opravil v tem članku.

• Ko je prva ponovitev v nizu objavljena, se niz seznama opravil prikaže v razdelku Objavljeno. Če želite prikazati vse objavljene ponovitve seznama opravil, jo lahko razširite.

• Opravila lahko uredite v nizu ali načrtovani pojavitvi. Opravila lahko uredite tudi v objavljenem primerku niza seznama opravil.

• (Kmalu na voljo) Skupine prejemnikov lahko urejate za niz ali načrtovano ponovitev. Skupin prejemnikov ne morete urejati za primerek, ki je že objavljen.

• Če želite spremeniti opravila ali prejemnike niza, kjer prva ponovitev še ni bila objavljena, lahko niz prekličete. Če nobena ponovitev še ni objavljena, se niz vrne v Osnutki.

• Poročila za ponovitve seznama opravil si lahko ogledate tudi po objavi, tako kot pri seznamih opravil, ki se ne ponavljajo.

• Lahko tudi odstranite objavo ponovitev seznama opravil ali niza seznama opravil, ko jih ne potrebujete več ali če se zmotite.

Ustvarjanje ponavljajočega se seznama opravil

Uporabite interval ponavljanja za seznam opravil, ki ga je mogoče objaviti, da se samodejno objavi v ponavljajočem se urniku, na primer dnevnem, tedenskem, mesečnem ali letnem urniku.

1. Na strani za objavljanje v aplikaciji Planner izberite seznam v razdelku Osnutki ali ustvarite nov seznam, nato pa izberite Se ne ponavlja.
   
   

2. V pogovornem oknu Ponavljanje seznama izberite nastavitve ponavljanja za seznam.
   
   

   • Interval ponavljanja. Privzeto imajo dan, tedenin mesec končni datum dveh let od začetnega datuma. Vsi intervali ponavljanja imajo največji končni datum pet let od začetnega datuma.

   • Objavite čas in časovni pas.

   • Začetni in končni datumi. Ponovitve so objavljene le, ko se pojavijo na ali po začetnem datumu in na ali pred končnim datumom.

     Opomba: Priporočamo, da začetni datum nastavite na datum, ko bo prva ponovitev objavljena. Če se datum začetka niza in datum objave prve pojavitve razlikujeta, samodejne prilagoditve datuma temeljijo na začetnem datumu niza.
     
     Niz se na primer ponovi na desetino vsakega meseca z začetnim datumom 1. januarja in vsebuje opravilo, ki zapade 12. januarja. V tem primeru bo opravilo zapadlo 11 dni po datumu objave za vsako prihodnjo pojavitev, namesto dva dni pozneje. To je zato, ker samodejne prilagoditve datuma temeljijo na začetnem datumu (1. januar) in ne na datumu, ko bo prva ponovitev objavljena (10. januar). 
     
     Sistem uporablja začetni datum za ta izračun, ker je to vrednost, ki jo nastavite neposredno, kar vam omogoča bolj neposreden nadzor nad vedenjem roka. 

Objava seznama ponavljajočih se opravil

Ko je seznam opravil pripravljen, ga objavite v ekipah, katerih člani bodo to opravili. 

1. V razdelku Osnutki izberite seznam ponavljajočih se opravil in nato v zgornjem desnem kotu izberite Objavi niz.

2. Izberite skupine, ki bodo prejele seznam opravil. 
   
   Izbira teh skupin deluje enako za ponavljajoče se sezname in sezname, ki se ne ponavljajo. Skupine lahko izberete v hierarhiji, uporabite glavni seznam ekip in/ali morebitne filtre, da poiščete ekipe, ki jih želite vključiti. Lahko pa prenesete seznam skupin po meri.

3. Izberite, ali želite obvestiti skupine prejemnikov.

4. Izberite Naprej in preglejte načrt publikacije. Če želite narediti spremembe, izberite Nazaj.

5. Potrdite polje Pripravljeno, vse je videti v redu tukaj in nato izberite Objavi. 
   
   Priprava seznama ponavljajočih se opravil lahko traja nekaj časa. Morda se bo prikaže sporočilo, v katerem piše, da je seznam opravil načrtovan.

6. Seznam opravil bo prikazan v razdelku Načrtovano , ko je dejanje dokončano. Naslednji primerek ponavljajočega se seznama je prikazan v razdelku Načrtovano in bo objavljen na načrtovani datum in čas.

   Pomembno: Če se prikažejo ikone opozoril, izberite Ogled podrobnosti, da odpravite težave.

   
   
   Ko je prva ponovitev objavljena, bo prikazan tudi seznam opravil v razdelku Objavljeno, kjer predstavlja vaš niz seznama ponavljajočih se opravil. Če si želite ogledati objavljene ponovitve v nizu, jo lahko razširite. Ko je ponovitev objavljena, je v razdelku Načrtovano ustvarjena naslednja ponovitev v nizu.

Če želite izvedeti več o objavljanju seznamov opravil, glejte Objava seznama opravil.

Vnovično načrtuj ponovitev

Prihodnji primerek ponavljajočega se seznama opravil lahko znova razporedite. To boste na primer morali narediti, če naslednji datum objave pade na praznik podjetja. 

Načrtovanje lahko kadar koli znova načrtujete do datuma naslednje načrtovane ponovitve.

1. V razdelku Načrtovano pojdite na seznam opravil, ki ga želite prerazporediti, in nato izberite Več dejanj, ki > Uredi ponovitev.
   
   

2. Izberite spustni meni intervala ponavljanja (na primer Vsak ponedeljek) in nato izberite Prerazporedi to ponovitev.
   
   

3. V pogovornem oknu Prerazporedi to ponovitev po potrebi izberite nov datum objave, čas objave in/ali časovni pas, nato pa izberite Shrani.

Preskočite ponovitev

Prihodnji primerek seznama ponavljajočih se opravil lahko preskočite. To boste na primer morali narediti, če je vse osebje zunaj delovnega mesta, ker je naslednji datum objave na prazniku podjetja.

1. V razdelku Načrtovano pojdite na seznam opravil in izberite Več dejanj, da >Uredi ponovitev.

2. Izberite spustni meni intervala ponavljanja in nato izberite Preskoči to ponovitev.

3. V pogovornem oknu Preskoči ponovitev preglejte informacije in nato izberite Preskoči ponovitev.
   
   Preskočena ponovitev ni več prikazana v razdelku Načrtovano in ne bo objavljena.

Urejanje ponavljanja niza seznama opravil

Če želite spremeniti interval ponavljanja ali druge nastavitve ponavljanja, uredite ponovitev niza seznama ponavljajočih se opravil. Spremembe veljajo za naslednjo ponovitev in vse prihodnje ponovitve.

1. Če je bila vsaj ena ponovitev že objavljena, poiščite niz seznama opravil v razdelku Objavljeno, izberite niz seznama opravil, ki ga želite urediti , in nato izberite Več dejanj > Uredi niz. Ne pozabite izbrati niza in ne enega od objavljenih ponovitev v nizu.
   
   

2. Izberite spustni meni intervala ponavljanja in nato izberite Uredi ponavljanje.
   
   

3. V pogovornem oknu Ponavljanje seznama naredite želene spremembe za niz seznama opravil.

4. Preglejte spremembe in izberite Shrani. Ko je seznam objavljen, spremembe veljajo za vse prihodnje ponovitve seznama ponavljajočih se opravil.

Preklic ponavljanja niza seznama opravil

Če ne želite več, da se niz ponavljajočega se seznama opravil nadaljuje z objavljanjem, lahko ustavite (prekličete) ponavljanje.  Vse prihodnje ponovitve seznama opravil ne bodo objavljene.

1. V razdelku Objavljeno pojdite na niz seznama ponavljajočih se opravil in nato izberite Več dejanj >Uredi niz.

2. Izberite spustni meni intervala ponavljanja in nato izberite Prekliči niz.

3. V pogovornem oknu Prekliči niz potrdite, da želite preklicati niz, nato pa izberite Da.

• Naslednja načrtovana ponovitev in vse prihodnje ponovitve niso več prikazane v razdelku Načrtovano.

• Obstoječa predloga seznama ponavljajočih se opravil in njene ustrezne objavljene ponovitve so še vedno navedene v razdelku Objavljeno in so na voljo za poročanje.

• Če za niz še ni bil objavljen noben seznam, bo v razdelku Osnutki prikazan niz seznama ponavljajočih se opravil.

Preklic objave niza seznama opravil

Morda boste želeli preklicati objavo niza seznama opravil, če želite odstraniti opravila, ki jih ne potrebujete več, ali popraviti napako pri pošiljanju niza. V primeru napake ne pozabite, da lahko urejate opravila na seznamu načrtovanih opravil ali na objavljenem seznamu opravil, vključno s ponovitev seznama opravil, objavljenimi kot del ponavljajočega se niza. Če morate zaradi napake preklicati objavo seznama opravil, je najbolje, da to naredite čim prej, da zmanjšate dodelitev in dokončanje opravil, ki so izbrisana.

Če želite preklicati objavo niza seznama opravil, upoštevajte te korake. Niz seznama opravil in vsi seznami v njem se premaknejo v neobjavljeni odsek in jih je mogoče podvojiti, vendar jih ni mogoče znova objaviti.  

1. V razdelku Objavljeno zraven niza seznama opravil, ki ga želite umakniti, izberite Več dejanj, ki > preklic objave niza.

2. Potrdite, da želite preklicati objavo niza, nato pa izberite Prekliči objavo niza.

3. Ko se niz seznama in povezani seznami prikažejo v razdelku Neobjavljeno, jih lahko izbrišete ali podvojite, uredite kopijo in objavite urejeno kopijo.  

Preklic objave seznama v nizu seznama opravil

Morda boste želeli preklicati objavo določenega seznama opravil v nizu seznama opravil, če želite odstraniti opravila, ki jih ne potrebujete več, ali popraviti napako pri pošiljanju seznama opravil. V primeru napake ne pozabite, da lahko urejate opravila na objavljenem seznamu opravil, vključno s primerom seznama opravil, objavljenim kot del ponavljajočega se niza. Če morate zaradi napake preklicati objavo seznama opravil, je najbolje, da to naredite čim prej, da zmanjšate dodelitev in dokončanje opravil, ki so izbrisana.

Če želite preklicati objavo seznama v nizu seznama opravil, upoštevajte ta navodila. Seznam opravil se premakne v neobjavljeni odsek in ga je mogoče podvojiti, vendar ga ni mogoče znova objaviti.  

1. V razdelku Objavljeno razširite niz seznama opravil, pojdite na seznam, ki ga želite preklicati, in nato izberite Več dejanj, > umik objave.

2. Potrdite, da želite preklicati objavo seznama, in nato izberite Prekliči objavo.

3. Ko se seznam prikaže v razdelku Neobjavljeno, ga lahko izbrišete ali podvojite, uredite kopijo in objavite urejeno kopijo.

Glejte tudi

Objavljanje seznamov opravil za določanje in sledenje delu v organizaciji

Nastavitev zahtev za dokončanje opravila na seznamu opravil