Objavljanje seznamov opravil za določanje in sledenje delu v organizaciji

V objavljanju opravil sta na voljo dve vrsti seznamov opravil. Ustvarite lahko sezname z opravili za vsako skupino (imenovani standardni seznami opravil) in sezname z opravili za vsakega člana skupine. Tukaj je več informacij o posameznih vrsti seznama in o tem, kdaj jih lahko uporabite.

Seznam	Kdaj jih uporabite	Delovanje ob objavi	Primer
Standard seznam opravil Za vsako skupino	Za opravila, ki se morajo enkrat dokončati na skupino. Te sezname lahko nastavite tako, da se ponavljajo.	Za vsako izbrano skupino je v načrtu za to skupino ustvarjena ena kopija opravila. Takoj ko en vodja ali delavec dokonča opravilo, je obravnavano kot dokončano za celotno ekipo.	Reza, vodja operacij v organizaciji za proizvodnjo, ustvari seznam opravil za izvajanje nove proizvodne linije. Reza objavi ta seznam na naboru mest rastlin, ki naj bi bila pilotna nova vrstica. Vsako izbrano mesto prejme eno kopijo opravila. Ko vodja ali delavec v njej opravilo označi kot dokončano, je prikazano kot dokončano za celotno mesto.
Da lahko vsi dokončajo Za vsakega člana skupine	Za opravila, ki jih morajo dokončati vsi člani skupine.	Za vsako izbrano skupino je ustvarjenih več kopij opravila. Za vsakega člana skupine je kopija vsakega opravila ustvarjena v osebnem načrtu za tega člana skupine, opravilo pa je dodeljeno temu posamezniku. Vsi člani skupine morajo dokončati opravilo za svojo lokacijo, da odražajo 100 % dokončanja tega opravila.	Camille, vodja dejavnosti v maloprodajni organizaciji, ima nov zdravstveni pravilnik na delovnem mestu, ki ga morajo potrditi vsi zaposleni. Camille objavi seznam opravil z opravilom za pregled in izpis novega pravilnika. Vsak zaposleni na vsakem izbranem mestu vidi opravilo, ki je bilo ustvarjeno za vsakega zaposlenega in mu dodeljeno. Vsak zaposleni mora dokončati svoje opravilo. Ko uporabnik opravilo označi kot dokončano, to ne vpliva na opravila, ki so dodeljena članom skupine.

Te razdelke boste videli v razdelku Seznami na strani za objavljanje: Osnutki, Načrtovano, Objavljeno, Neobjavljeno. Vsak razdelek predstavlja stanje seznama v postopku objavljanja.



S to tabelo se seznanite z vsakim razdelkom.

Razdelek	Stanje seznama in delovanje	Ali je mogoče urejati opravila na seznamu?	Ali so opravila vidna članom skupine prejemnikov?
Osnutki	Še ni objavljeno ali načrtovano za objavo.	Da	Ne
Načrtovano	Načrtovano za objavo ob določenem dnevu in času.	Da	Ne
Objavljeno	Seznam je objavljen ali pa poteka objavljanje.	Da	Da
Neobjavljenih	Seznam je neobjavljen ali pa poteka preklic objave.	Ne	Ne

1. V spodnjem levem kotu strani Za objavljanje izberite Nov seznam in nato izberite nekaj od tega.
   
   

   • Za vsako ekipo. Uporablja se za opravila, ki jih je treba enkrat dokončati po skupini, ki se imenujejo tudi standardni seznam opravil.

   • Za vsakega člana skupine. Uporablja se za opravila, ki jih morajo dokončati vsi člani skupine, na primer za izobraževanje ali potrditev nalog pravilnika.

     Pomembno: Ko ustvarite seznam z opravili za vsako skupino, ga ne morete spremeniti v seznam za vsakega člana skupine in obratno. Ustvariti boste morali nov seznam.

2. Poimenujte seznam.

3. Če ste član več kot ene skupine, ki jo lahko objavite, izberite skupino, iz katere želite objaviti objavo. Skupine, ki prejmejo publikacijo seznama opravil, bodo lahko videle, iz katere skupine je bil objavljen seznam opravil.

4. Izberite Ustvari. Novi seznam se prikaže v razdelku Osnutki.

5. V razdelku Naslov opravila poinite prvo opravilo in izberite Vnesi.

6. Izberite naslov opravila, da odprete opravilo in dodate ali uredite nekaj od tega.   

   • Naslov

   • Vedro. Uporablja se za razvrščanje opravil v kategorije. Vedra skladiščaali prodajne skupine se lahko na primer uporabijo za določanje delovne skupine, ki bo opravila opravila.

   • Prednost. Možnosti so nujne, pomembne, srednje in nizke.

   • Začetni datum ali rok

   • Opombe

   • Kontrolni seznam z največ 20 elementi. Nadzorujete elemente, vrstni red in ali je kontrolni seznam obvezen za dokončanje opravila. Prejemniki opravila nadzorujejo, ali je vsak element dokončan. 

   • Priloga 

   • Zahteve za dokončanje opravila. Prejemniki opravila morajo dokončati zahteve, preden lahko označijo opravilo kot dokončano. Če želite izvedeti več, glejte Nastavitev zahtev za dokončanje opravila na seznamu opravil. 

     • Zahtevan obrazec: Ustvarite povezavo do dveh obrazcev, ki jih morajo izpolniti prejemniki opravila. Ustvarite lahko nov obrazec ali uporabite obstoječi obrazec.

     • Zahtevana odobritev: Dodajte zahtevo za odobritev, da lahko prejemniki opravila zahtevajo in prejmejo odobritev vodje. To je na voljo le za sezname opravil, ustvarjene z možnostjo Za vsako skupino (znano tudi kot standardni seznami opravil). 

7. Če želite dodati drugo opravilo, vnesite ime opravila v polje Novo opravilo.

   Namig: Ko ustvarite opravila, lahko za vsa izbrana opravila skupinsko uredite prioriteto, rok ali vedro. 

8.  Če ste seznam ustvarili z možnostjo Za vsako skupino (imenovan tudi standardni seznam opravil), ga lahko nastavite tako, da se ponavlja, tako da se samodejno objavi v ponavljajočem se urniku. To naredite tako, da izberete Ne ponovi, izberite nastavitve ponavljanja za seznam in nato shrani.
   
   Če želite izvedeti več o delu s seznami ponavljajočih se opravil, glejte Uporaba seznamov ponavljajočih se opravil. 

Z dejanjem »Podvoji« lahko ustvarite kopijo katerega koli seznama opravil. S tem dejanjem ustvarite nov seznam s kopijo opravil na izvirnem seznamu. Izberete lahko ime novega seznama in skupino, za katero naj bi bil seznam ustvarjen. Nato lahko uredite opravila na novem seznamu in jih pripravite za objavo.

1. Izberite seznam opravil, ki ga želite podvojiti, in nato izberite Več dejanj >Podvoji. 

2. Poimenujte seznam in izberite Objavi iz skupine. Če ste član več skupin v hierarhiji organizacije, boste videli več možnosti. Skupine, ki prejmejo publikacijo seznama opravil, bodo lahko videle, iz katere skupine je bil objavljen seznam opravil.

3. Izberite Podvoji. Ko je seznam podvojen, je prikazan v razdelku Osnutki. S seznamom lahko komunicirate tako kot z drugimi seznami osnutkov.  

1. V razdelku Osnutkiali Načrtovano izberite seznam opravil, ki ga želite urediti. 

2. Če želite spremeniti opravilo, izberite njegov naslov, da odprete opravilo, nato pa naredite nekaj od tega:

   • Če želite spremeniti katero koli polje opravila, izberite polje in ga po potrebi uredite. Poleg tega lahko dodate ali odstranite priloge in zahteve.  

   • Če želite izbrisati opravilo, desno od imena opravila izberite Več dejanj,>Izbriši.

Seznam osnutkov lahko pred objavo preimenujete. 

1. V razdelku Osnutki pojdite na seznam, ki ga želite preimenovati, in nato izberite Več dejanj na > Preimenuj.

2. Vnesite novo ime v polje Naslov in nato izberite Shrani.

Kateri koli seznam opravil lahko izbrišete v razdelku Osnutki ali Neobjavljeno.

1. V razdelku Osnutki ali Neobjavljeno pojdite na seznam opravil, ki ga želite izbrisati.

2. Izberite Več dejanj > Izbriši.

Ko je seznam opravil pripravljen, ga objavite v ekipah, katerih člani bodo to opravili. 

1. V razdelku Osnutki izberite seznam opravil in nato v zgornjem desnem kotu izberite Objavi ali Objavi niz (če gre za seznam ponavljajočih se opravil). 

2. Izberite, kako izbrati ekipe prejemnikov. Skupine lahko izberete v hierarhiji ali pa prenesete seznam skupin po meri. Preberite več o teh možnostih. Naslednji koraki prikazujejo izbor iz hierarhije.

3. Izberite skupine, ki bodo prejele seznam opravil. Uporabite glavni seznam ekip in/ali morebitne filtre, ki so na voljo, da poiščete ekipe, ki jih želite vključiti.
   
   

   • Če želite izbrati vse ekipe znotraj vej hierarhije, potrdite polje ob njej. Če na primer izberete »Severna Amerika«, izberete vse lokacije v tej regiji. 

   • Če želite objaviti le na mestih z določenimi atributi, izberite filter. Če želite na primer izbrati vsa mesta z veliko postavitvijo, izberite filter »Veliko«. Na sliki primera bo seznam opravil objavljen za vse velike trgovine v Severni Ameriki.

4. Izberite, ali želite obvestiti skupine prejemnikov.

5. Izberite Naprej in preglejte načrt publikacije. Če želite narediti spremembe, izberite Nazaj.  

6. Potrdite polje Pripravljeno, vse je videti v redu tukaj in nato izberite Objavi. 

   Opombe: 

   • Ko se začne postopek objavljanja, se seznam opravil premakne z osnutkov na Objavljeno, kar pomeni, da so opravila poslana in da postanejo vidna prejemnikom. 

   • Objavljanje opravil lahko traja nekaj časa, če je na seznamu opravil veliko opravil ali če izberete veliko število skupin prejemnikov. Zapustite zaslon za objavljanje in se vrnete pozneje – opravila se bodo še naprej objavljala v ozadju. 

7. Ko je objavljanje dokončano, boste na vrhu strani za objavljanje videli sporočilo , da so bila opravila uspešno dostavljena.

   Pomembno: Če se prikažejo ikone opozoril, izberite Ogled podrobnosti, da odpravite težave.

Opravila na objavljenem seznamu lahko uredite tako, da seznam vnesete v način urejanja. Ko je seznam v načinu urejanja, lahko posodobite opravila na seznamu, izbrišete opravila s seznama ali dodate nova opravila na seznam. Spremembe niso objavljene v skupinah prejemnikov, dokler ne izberete možnosti Objavi spremembe in potrdite povzetek. 

Ko objavite spremembe opravila na objavljenem seznamu, vrednosti v poljih opravila v posodobljenem opravilu prepišejo vrednosti teh polj opravil v vsaki skupini prejemnikov, razen tega, da stanje opravila ni ponastavljeno. Zato priporočamo, da uredite opravilo na objavljenem seznamu, če želite razjasniti, kaj je treba narediti.

Če obstaja popravek, ki zahteva, da se opravilo znova dokonča, tudi če je bilo dokončano na prejšnjih podrobnostih opravila, priporočamo, da izbrišete izvirno opravilo in ustvarite novega.

1. V razdelku Objavljeno izberite seznam, ki ga želite urediti, in nato izberite Uredi seznam.

2. Izberite opravilo, ki ga želite urediti. Dodate lahko tudi novo opravilo ali izberete Več dejanj ob obstoječem opravilu, da ga izbrišete.

3. Ko želite objaviti spremembe, izberite Objavi spremembe v zgornjem desnem kotu, da objavite spremembe za vse izvirne ekipe prejemnikov.  
   
   Lahko pa prekličete spremembe, ki ste jih naredili, in seznam se povrne na stanje, ki je bilo že objavljeno.

Če morate preklicati objavo seznama opravil, je najbolje, da to naredite čim prej, da zmanjšate dodelitev in dokončanje opravil, ki so izbrisana. Neobjavljeni seznam se premakne v neobjavljeni odsek in ga je mogoče podvojiti, vendar ga ni mogoče znova objaviti.   

1. Ob seznamu, ki ga želite umakniti, izberite Več dejanj,>umik objave.

2. Potrdite, da želite preklicati objavo seznama, nato pa izberite Unpublish.

Ko se seznam prikaže v razdelku Neobjavljeno, ga lahko izbrišete ali podvojite, uredite kopijo in objavite urejeno kopijo.

Ko objavite seznam opravil, boste verjetno želeli spremljati napredovanje skupin pri dodeljevanju in/ali dokončanju opravil, ki ste jih poslali. Izberite seznam v razdelku Objavljeno . Tukaj si lahko podrobnosti o objavljenih opravilih ogledate na več različnih načinov. 

• V pogledu poročila o opravilu si lahko ogledate napredek za določeno opravilo na seznamu.
  
  
  
  Izberite desno od opravila in izberite Ogled poročila, če si želite ogledati stanje dodelitve in dokončanja za to opravilo v ekipah, ki so opravilo prejele.

• V pogledu poročila »Seznam« si lahko ogledate napredek za seznam kot celoto. Stanje dodelitve in dokončanja boste videli med opravili na seznamu.
  
  

V poljubnem pogledu lahko izberete katero koli vejo hierarhije, da jo razširite, ali izberete katero koli skupino, da si ogledate stanje določene skupine. Če se želite po ogledu podrobnosti vrniti v pogled na visoki ravni, izberite ime seznama opravil, ki se prikaže nad imenom skupine.