Nastavitev zahtev za dokončanje opravila na seznamu opravil

Izkušnja skupine prejemnikov 

Ko uporabnik v skupini prejemnika – po navadi je to delavec ali vodja – odpre opravilo, vidi elemente kontrolnega seznama z navedbo, da so zahtevani elementi kontrolnega seznama. Opravila ne bodo mogli označiti kot dokončanega, dokler niso vsi elementi kontrolnega seznama označeni kot dokončani. Ko so izpolnjene vse zahteve, lahko vsak zaposleni v ospredju opravilo označi kot dokončano. 

Ogled odgovorov v obrazcu

Ko objavite seznam opravil, si boste želeli ogledati odgovore obrazca od prejemnikov opravila.

Odprite obrazec in se pomaknite na zavihek Odgovori . Tu lahko izvedete ta dejanja:

• Oglejte si povzetek informacij o obrazcu in odgovorih.

• Izberite Ogled rezultatov, če si želite ogledati podrobnosti odgovorov posameznega anketiranca.

• Izberite Več podrobnosti pod vsakim vprašanjem, če si želite ogledati ime posameznega anketiranca in njihov odgovor.

• Izberite Odpri v Excelu, če si želite ogledati odgovore v Excelovem delovnem zvezku. V delovnem zvezku je posnetek trenutnih podatkov odgovorov.

  Namig: Ko si ogledujete odgovore v Excelu, razvrstite po datumu dokončanega ali spremenjenega (ali po identifikatorju in nato datumu dokončanega ali spremenjenega), da pregledate najnovejše odgovore s posameznega mesta. V nekaterih primerih lahko lokacija pošlje več odgovorov.

Če želite izvedeti več, glejte Preverjanje in skupna raba rezultatov obrazca.

Odgovori na obrazec z naloženimi datotekami

Če vaš obrazec vključuje eno ali več vprašanj o prenosu datoteke, si lahko na zavihku Odgovori ogledate prenesene slike eno za drugo, kot je opisano zgoraj. Če želite, lahko dostopate tudi do mape, v katero so prenesene datoteke. Prenesene datoteke so shranjene pod SharePointovimi datotekami skupine za objavljanje.

SharePointove mape se ustvarijo, ko je prva datoteka naložena kot del pošiljanja odgovorov na obrazec.

Ko prejmete prvo pošiljanje datoteke v strežnik, knjižnica dokumentov za skupino vsebuje mapo s programi. Znotraj tega Microsoftova mapa Forms vsebuje mapo z imenom vašega obrazca. Znotraj te mape je mapa za vsako vprašanje v obrazcu, ki je naložil datoteke.

Če ste na primer dodali obrazec z imenom »Odpiranje ankete v Trgovini«, ki vključuje tri vprašanja o prenosu datotek, so prenesene datoteke v teh mapah za skupino v SharePointu:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

Vsako naloženo ime datoteke vključuje ime skupine, kjer je opravilo, izvirno ime slike in prikazano ime uporabniškega računa, ki je prenesel datoteko in poslal obrazec.

Ime datoteke slike, ki jo je v imenu ekipe Seattle Store 121 naložil Joni Sherman, je na primer trgovina Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Če si želite namesto seznama slik ogledati sličice, pojdite v razdelek Vsi >ploščice. 

(Izbirno) Pomagajte skupinam prejemnikov, da vidijo prenesene slike

V nekaterih primerih lahko en član skupine izpolni anketo in vodja ali drug sodelavec iz te skupine želi pregledati, kaj je poslal njihov član skupine. 

Zato zagotavljamo izkušnjo za nekoga iz skupine, da si lahko ogleda odgovore na obrazce, ki so bili poslani glede njihove lokacije. To deluje brez dodatnih nastavitev za vprašanja, ki ne zahtevajo prenosa datoteke. Pri vprašanjih, ki zahtevajo prenos datoteke, se poslane datoteke prenesejo v mapo v skupini za objavljanje, do katere člani skupin prejemnikov običajno nimajo dostopa. Če si uporabnik ogleda odgovore obrazca, ki jih je predložila njihova skupina, in nima dostopa do naložene datoteke, bo videl povezavo do datoteke, ki jih preusmeri na SharePointovo mesto, kjer lahko prosijo za dovoljenja.

Mapo prenesenih datotek lahko daste v skupno rabo tudi z vsemi uporabniki v organizaciji. Če želite dati mapo v skupno rabo z vsemi v organizaciji, lahko ta korak proaktivno dokončate, uporabniki pa bodo videli tudi slike, ki jih prenesejo njihovi člani skupine v okviru pošiljanja odgovorov na obrazec.

Če želite dati v skupno rabo SharePointovo mapo, ki vsebuje prenesene datoteke:

1. Odprite mapo Documents\Apps\Microsoft Forms v datotekah skupine za objavljanje.

   Namig: Ne pozabite, da ta mapa ne bo prikazana, dokler ne bo poslan odgovor na obrazec z vprašanjem o prenosu datoteke. 

2. Poiščite in izberite gumb Skupna raba za mapo. Če želite, izberite ikono svinčnika, da spremenite dovoljenja iz Lahko ureja vLahko si ogleda.

3. V polje za dodajanje imen ali skupin vnesite Vsi, razen zunanjih uporabnikov.
   
   

4. Izberite to skupino in nato izberite Pošlji.

Ko dokončate te korake, so mapa in vse njene podmape v skupni rabi s to skupino, ki mora vključevati člane skupin prejemnikov. Ker bodo vsi nadaljnji obrazci prenesli tudi datoteke v mapo Microsoft Forms, bi moral ta korak enkrat delovalo za vse pretekle in prihodnje obrazce, ki jih skupina za objavljanje uporabi kot zahteve za dokončanje.

Če želite izvedeti več o tem, kako daste SharePointovo mapo v skupno rabo, glejte Skupna raba SharePointovih datotek ali map.

Izkušnja skupine prejemnikov

Ko uporabnik v skupini prejemnika – po navadi je to delavec ali vodja – odpre opravilo, vidi, da je zahtevano pošiljanje obrazca. Obrazec lahko odprejo in dokončajo vprašanja, ne da bi zapustili opravilo. Upoštevajte, da za zajem fotografije, ki jo želite naložiti kot del pošiljanja obrazcev, potrebujete dovoljenja naprave za dostop do kamere. Ko je obrazec poslan, opravilo odraža, da je zahteva obrazca izpolnjena. Vsi člani te skupine, ki si ogledajo opravilo, si lahko ogledajo tudi odgovore, ki jih je predložila njihova skupina. Ko so izpolnjene vse zahteve, lahko vsak zaposleni v ospredju opravilo označi kot dokončano.

Izkušnja skupine prejemnikov

Ko uporabnik v skupini prejemnika – po navadi je to delavec ali vodja – odpre opravilo, vidi, da mora zahtevati in prejeti odobritev za delo na opravilu, preden lahko označi, da je dokončano.

Ta zaposleni v ospredju lahko izbere člana skupine, ki bo zahteval odobritev. Po navadi je to njihov vodja. Vendar pa lahko zaposleni izbere drugega člana skupine, kar je lahko koristno, če je vodja na dopustu. Opravilo odraža, kateri uporabnik je zahteval zahtevo in od koga je zahteval odobritev, tako da ima skupina vpogled v svojo zahtevo. Imenovani potrjevalec od aplikacije Odobritve prejme obvestilo, ki ga lahko odobri pri ogledu samega opravila ali v aplikaciji Odobritve.

Zaposleni v ospredju, ki si ogleda opravilo, si lahko ogleda trenutno stanje zahteve za odobritev. Opravila ne moreta označiti kot dokončanega, dokler zahteva za odobritev ne odraža odobritve. Po potrebi lahko zaposleni v ospredju prekliče zahtevo in ustvari novo zahtevo. Ko je zahteva za odobritev, povezana z opravilom, prikazana kot Odobreno, je ta zahteva izpolnjena. Ko so izpolnjene vse zahteve, lahko vsak zaposleni v ospredju opravilo označi kot dokončano.