Uvod v ustvarjanje, upravljanje in skupno rabo datotek v storitvi OneDrive in SharePointu

Watch: When to use OneDrive in SharePoint

OneDrive je platforma za shranjevanje v oblaku, kjer lahko shranjujete svoje posamezne ali osebne datoteke. OneDrive je tesno integriran s programi, Word, Excelom in PowerPointom, kar je priročno mesto za varno shranjevanje in dostop do občutljivih dokumentov.

OneDrive uporabite, ko želite ustvariti dokument, ki je samo vaš, na primer pri delu z zelo občutljivimi ali zasebnimi informacijami.

Če želite začeti uporabljati One Drive, se vpišite s svojim Microsoftovim računom ali pa se prijavite za enega, prenesite in namestite namizno aplikacijo OneDrive, nato pa upoštevajte navodila za vpis in izberite mape, ki jih želite sinhronizirati z oblakom. 

• Če želite ustvariti novo datoteko v storitvi OneDrive, preprosto kliknite gumb Novo in izberite vrsto datoteke, ki jo želite ustvariti, na primer Word ali Excelovo preglednico.

• Če želite upravljati datoteke v storitvi OneDrive, z desno tipko miške kliknite datoteko in izberite Preimenuj, da ji dodelite bolj opisno ime, ali pa povlecite in spustite datoteke v različne mape za boljšo organizacijo.

• Če želite dati datoteke v skupno rabo s storitvijo OneDrive , kliknite gumb Skupna raba in vnesite e-poštne naslove oseb, s katerimi želite dati datoteko v skupno rabo. Preberite več o tem, kako upravljate datoteke v storitvi OneDrive.

SharePoint je orodje za sodelovanje, ki se uporablja za upravljanje in skupno rabo datotek in informacij v organizaciji. SharePoint več uporabnikom omogoča sodelovanje na enem osrednjem mestu.

SharePoint uporabite, ko želite ustvariti dokument, ki ga bo napisala in upravljala skupina oseb ali ko bo dokument treba dati v skupno rabo širše. Uporabite ga na primer kot osrednje mesto, kjer si lahko člani skupine ogledajo časovnice projekta, opravila in mejnike. Skupine lahko tako spremljajo napredek, sledijo urniku in učinkoviteje sodelujejo.

• Če želite ustvariti novo datoteko v SharePointu, se premaknite do knjižnice dokumentov, kjer želite ustvariti datoteko, in kliknite gumb Novo.

• Če želite upravljati datoteke, rezervirajte datoteko, da jo spremenite, nato pa datoteko znova rezervirajte, ko končate delo.

• Če želite dati datoteke v skupno rabo, kliknite datoteko in izberite Skupna raba. Sprotno lahko sodelujete tudi tako, da odprete datoteko v ustrezni aplikaciji, kot je Word ali Excel, in omogočite soavtorstvo. Če si želite ogledati prejšnje različice datoteke, kliknite datoteko in izberite Zgodovina različic. Več informacij o upravljanju datotek v SharePointu.

Urejanje dostopa notranjih ponudnikov, ponudnikov, pogodbenikov in zunanjih strank  

Če želite zagotoviti, da imajo dostop do občutljivih datotek in podatkov v storitvah OneDrive in SharePoint le pooblaščeni uporabniki:

• Določite pravilnike za dostop za različne vrste uporabnikov, kot so notranji, prodajalci, pogodbeniki in zunanje stranke. Ustvarite lahko na primer pravilnik za dostop, ki omogoča dostop le določenim zaposlenim do zaupnih informacij, kot so finančni podatki ali informacije o strankah. Določite lahko tudi vrsto podatkov, do katere lahko dostopajo, kako lahko dostopajo do njih in kako dolgo. S tem zagotovite, da imajo dostop do občutljivih datotek in podatkov le pooblaščeni uporabniki.

• Z dovoljenji in vlogami lahko nadzorujete dostop do določenih datotek ali map. Dodelite na primer dostop samo za branje članu skupine, ki si mora ogledati datoteke, ne sme pa spreminjati datotek, na primer nekomu, ki ni neposredno vključen v projekt, vendar mora biti obveščen. Z določanjem teh dovoljenj in vlog lahko zagotovite, da imajo dostop do občutljivih informacij le pooblaščeni uporabniki in da si lahko le ogledajo datoteke, do katerih imajo dostop, in jih urejajo.

• Z večkratnim preverjanjem pristnosti zagotovite, da lahko do občutljivih podatkov dostopajo le pooblaščeni uporabniki. To lahko vključuje zahtevo, da uporabniki v svojo prenosno napravo ali e-pošto pošljejo geslo in kodo.

• Nadzirajte dostop in uporabo storitve OneDrive in sharePointovega okolja, da zaznate in preprečite nepooblaščen dostop ali uporabo. S pregledovanjem dnevnikov dejavnosti uporabnikov lahko na primer prepoznate nenavadne dejavnosti, na primer poskuse nepooblaščenega dostopa, in ukrepate, da preprečite kršitve podatkov.

• Uporabite šifriranje za občutljive podatke in zagotovite, da uporabniki, tudi če pridobi nepooblaščen dostop do podatkov, teh podatkov ne bodo mogli prebrati brez ključa za dešifriranje. To lahko pomaga preprečiti kršitve podatkov, zaščititi podatke strank in zagotoviti skladnost s predpisi o zasebnosti podatkov.

• Nastavite datume poteka za povezave v skupni rabi in tako zagotovite, da je dostop po določenem obdobju samodejno preklican. Če na primer daste pogodbo v skupno rabo z dobaviteljem ali pogodbenikom in želite zagotoviti, da ima dobavitelj ali pogodbenik dostop do dokumenta le za omejen čas, lahko nastavite datum poteka in dostop do dokumenta bo samodejno preklican po nastavljenem obdobju. S tem zmanjšate tveganje, da nepooblaščene osebe dostopajo do dokumenta.

Z izvajanjem teh ukrepov lahko urejate dostop notranjih ponudnikov, prodajalcev, pogodbenikov in zunanjih strank v storitvah OneDrive in SharePoint ter zaščitite svoje podatke. Preberite več o tem, kako zaščitite svoje podatke.

Zmanjšanje ranljivosti v storitvah OneDrive in SharePoint  

OneDrive in SharePoint ponujata številne varnostne funkcije za zaščito pred vdori podatkov, vendar obstaja še nekaj ključnih ranljivosti, ki lahko vplivajo na varnost teh entitet:

• Z napadi z lažnim predstavljanjem lahko uporabnike ukanite, da podajo svoje poverilnice za prijavo, ki jih nato lahko uporabijo za dostop do storitve OneDrive ali SharePointa.

• Šibka gesla lahko tudi zlahka uganite ali razvozlate, posledica tega pa je nepooblaščen dostop.

• Zlonamerno programsko opremo lahko uporabite za krajo poverilnic za prijavo, zajem občutljivih podatkov ali prevzem nadzora nad uporabnikovo napravo, kar lahko ogrozi OneDrive ali SharePoint.

• Grožnje za preskuševalce, kot so namerno ali nenamerno deljenje občutljivih podatkov z nepooblaščenimi strankami, lahko predstavljajo tveganje za OneDrive ali SharePoint. Preberite več o upravljanju tveganja za preskuševalce.

Če želite ublažiti te ranljivosti, je pomembno, da uvedete najboljše varnostne prakse, izobražujete uporabnike ter redno pregledujete in nadzirate uporabniška dovoljenja. Prav tako je ključnega pomena, da imate na voljo obsežen načrt za odziv na dogodke, da se lahko hitro odzovete na vse varnostne dogodke, ki se lahko pojavijo.