Kakšna je razlika med projekti, portfolji, fazami in postopki?

Velja za
Project Professional 2013 Project Standard 2013 Project 2010 Project Standard 2010

Ste kdaj zamenjali fazo s procesom? Ali portfelj zizdelkom? Morda ne, vendar vas lahko terminologija projektnega vodenja zmede, s tem člankom pa jo lahko tudi razvrstite.

V tem članku

Pridobivanje vaših ležajev: faze, procesi, portfelji in izdelki

Projekt je preprosto nabor dejavnosti, ki se zgodijo glede na urnik in omogočajo določen rezultat. Nekateri projekti so samostojni in nimajo odnosov z drugim delom v organizaciji. Po drugi strani pa so nekateri projekti del večjih prizadevanj, kot so faze, procesi, programi in portfelji.

Faze

Projekte je mogoče razporediti v fazah, tako da je mogoče več projektov, povezanih z istim ciljem, upravljati skupaj. Dobrodelna organizacija na primer vsako leto uporablja fundraiser. Če želijo upravljati vse projekte, povezane s funkcijo, združijo projekte v tri faze: načrtovanje, dan dogodka in nadaljnja opravila. V vsaki fazi je več projektov.

Fazi Projekti Izhod faze
Načrtovanje
  • Rezervirajte storitve
  • Prepoznavanje in razporejanje govorcev gostov
  • Pošiljanje povabila udeležencem
 Dokončan dokument načrta dogodka
Dan dogodka
  • Nastavitev objekta
  • Pomoč govorniku za gosta
  • Zagotavljanje storitev udeležencev
 Dogodek se izvaja po načrtu
Follow-Up
  • Udeleženci ankete
  • Sestavljanje zapiskov za nadaljnje spremljanje
 Dokončan dokument po smrti

Procesov

Dejavnosti v dveh različnih projektih so lahko medsebojno povezane s postopkom. Recimo, da imate dva projekta: eden vsebuje dejavnosti, ki so potrebne za izdelavo sistema vstopnic za klicni center, drugi projekt pa vsebuje dejavnosti, ki so potrebne za najem in usposabljanje podpornega osebja za klicni center.

Project 1 Project 2
Dejavnosti:
  • Razvoj sistema za vstopnice
  • Test ticketing system
  • Sistem izdaje vstopnic
 Dejavnosti:
  • Podprašno osebje za razgovor
  • Najem podpornega osebja
  • Usposabljanje podpornega osebja
Izhod:
Call center ticketing system		 Izhod:
Osebje za podporo klicnega centra

Kombinirani nabor dejavnosti iz obeh projektov tvorijo proces za nastavitev klicnega središča. Postopek ima izhod popolnoma delujočega klicnega centra.

Proces
Dejavnosti v projektu 1:
  • Razvoj sistema za vstopnice
  • Test ticketing system
  • Sistem izdaje vstopnic
Dejavnosti v projektu 2:
  • Podprašno osebje za razgovor
  • Najem podpornega osebja
  • Usposabljanje podpornega osebja
Izhod procesa:
Popolnoma delujoč klicni center

Programi

Program je skupina projektov, ki se upravljajo skupaj, da kar najbolje izkoristite svoj medsebojno povezan status. Na primer, gradbeno podjetje, ki dela na novem podrazdeleku, upravlja vsako hišo v podrazdelka kot ločen projekt. Če projekte združite v program za celoten podrazdelka, lahko podjetje preprosto vidi napredek podrazdelka kot celoto in načrtuje sredstva tretjih oseb, kot so betonska tovornjaka ali krajinske osebe.

Program Projekti
Contoso Estates
  • 530 Contoso Drive
  • 531 Contoso Drive
  • 532 Contoso Drive
  • 533 Contoso Drive

Portfeljev

Nekateri projektni vodje lahko s portfelji združijo projekte in programe z ustreznimi strateškimi poslovnimi cilji. Podjetje za razvoj programske opreme je na primer opredelilo tri strateške poslovne cilje: »Innovate in the industry« (Inovacije v industriji), »Develop secure software« (Razvoj varne programske opreme) in »Provide top-notch customer support« (Zagotavljanje najvišje podpore strankam). Organizacija nastavi portfelje za vsakega od teh ciljev (inovacije, varnost in podpora) ter uskladi trenutne projekte in programe znotraj teh portfeljev.

Portfelja Projekti in programi
Inovacije
  • Projekt: Analiza konkurence
  • Program: Usposabljanje v panogi
    (Vključuje tri projekte: »Prepoznavanje zunanjih virov«, »Usposabljanje vodij izdelkov« in »Udeležite se konferenc«.
Varnost
  • Projekt: Preskušanje varnosti
  • Program: Izvajanje sistema registracije, ki temelji na strežniku
    (Vključuje dva projekta: »Graditev gruče strežnikov« in »Razvoj registracijske kode.«)
Support
  • Projekt: Uvedba sistema za vstopnice v klicnem središču
  • Projekt: Osebje v klicnem centru za najem in usposabljanje
  • Program: Spletni viri za stranke
    (Vključuje dva projekta: »Ustvarjanje uporabniškega vmesnika za sistem vstopnic« in »Razvoj in izdaja virov za e-učenje«.)

Na vrh strani

Izhod: izdelki projekta

Projekti, faze in procesi vsi izdelajo neke vrste izhodne podatke, imenovane »izdelek«. Običajno je izdelek neke vrste otipljiv element, na primer dokument ali dokončan izdelek. Izdelki so lahko izdelki ali izdelki, lahko pa so tudi rezultati ali storitve. V spodnji tabeli je nekaj primerov teh vrst izdelkov.

Vrsta izdelka Opis Primeri
Izdelek Otipljiv element, ki je rezultat projekta, faze ali procesa. Izdelki so lahko samostojni izdelki ali pa so lahko sestavni del večjega izdelka. Document, software program, house
Rezultat Rezultat dokončanega projekta, faze ali procesa. Revised bug triage process, new organizational structure, guidelines for green construction
Storitev Rezultat projekta, faze ali procesa, ki organizaciji omogoča izvajanje poslovne funkcije. Popolnoma delujoči klicni center, miza za osebje na konferenci, storitev radijskega odpošiljanja

Na vrh strani

Kako se Microsoft Project prilega vašemu sistemu za vodenje projektov?

Če še bolj izsledijo, se »sistem vodenja projektov« nanaša na integrirani nabor procesov, tehnik, metodologij in orodij, ki se uporabljajo za načrtovanje in sledenje projektov. Microsoft Project je orodje v večjem sistemu vodenja projektov. Projekti, imenovani tudi načrti projektov, so shranjeni kot ločene datoteke v programu Project 2010 in jih je mogoče združiti v večja prizadevanja, kot so faze, procesi, programi in portfelji.

Na vrh strani

Ali še niste imeli dovolj? Ali še vedno želite izvedeti več?