Ste že kdaj zamenjali fazo s procesom? Ali portfelj z rezultatom? Morda ne, vendar je terminologija projektnega vodenja lahko zmedena in ta članek vam lahko pomaga razrešiti.
V tem članku
- Pridobivanje položaja: faze, procesi, portfelji in izdelki
- Rezultat: rezultati vašega projekta
- Kako se Microsoft Project ujema z vašim sistemom za vodenje projektov?
- Niste imeli dovolj? Še vedno želite izvedeti več?
Pridobivanje položaja: faze, procesi, portfelji in izdelki
Projekt je preprosto niz dejavnosti, ki se izvajajo v skladu z urnikom in ki proizvajajo neke vrste rezultate. Nekateri projekti so samostojni, brez povezave z drugim delom, ki se dogaja v organizaciji. Po drugi strani pa so nekateri projekti del večjih prizadevanj, kot so faze, procesi, programi in portfelji.
Faze
Projekte je mogoče načrtovati v fazah, tako da je mogoče več projektov, ki se nanašajo na isti cilj, upravljati skupaj. Na primer, dobrodelna organizacija vsako leto zbira sredstva. Za upravljanje vseh projektov, povezanih s funkcijo, združijo projekte v tri faze: načrtovanje, dan dogodka in nadaljevanje. Vsaka faza vsebuje več projektov.
| Faza | Projekti | Fazni izhod |
|---|---|---|
| Načrtovanje |
|
Dokončan dokument načrta dogodka |
| Dan dogodka |
|
Dogodek poteka po načrtih |
| Follow-Up |
|
Izpolnjen post mortem dokument |
Procesi
Dejavnosti v dveh različnih projektih so lahko medsebojno povezane v proces. Recimo, da imate dva projekta: eden vsebuje dejavnosti, potrebne za izdelavo sistema za klicni center, drugi projekt pa vsebuje dejavnosti, potrebne za najem in usposabljanje podpornega osebja za klicni center.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Dejavnosti:
|
Dejavnosti:
|
|
Izhod: Sistem za klicni center |
Izhod: Podporno osebje klicnega centra |
Združeni sklop dejavnosti iz obeh projektov tvori postopek za vzpostavitev klicnega centra. Postopek ima izhod popolnoma delujočega klicnega centra.
| Proces |
|---|
Aktivnosti projekta 1:
|
Aktivnosti projekta 2:
|
|
Izhod procesa: Popolnoma delujoč klicni center |
Programi
Program je skupina projektov, ki se upravljajo skupaj, da bi kar najbolje izkoristili njihov medsebojno povezani status. Na primer, gradbeno podjetje, ki dela na novem pododdelku, upravlja vsako hišo v pododdelku kot ločen projekt. Z združevanjem projektov v program za celoten pododdelek lahko podjetje zlahka vidi napredek pododdelka kot celote in načrtuje vključitev virov tretjih oseb, kot so betonski tovornjaki ali krajinarji.
| Program | Projekti |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portfelji
Nekateri vodje projektov lahko uporabljajo portfelje za združevanje projektov in programov z ustreznimi strateškimi poslovnimi cilji. Podjetje za razvoj programske opreme je na primer opredelilo tri strateške poslovne cilje: »Inovacije v industriji«, »Razvoj varne programske opreme« in »Zagotavljanje vrhunske podpore strankam«. Organizacija vzpostavi portfelje za vsakega od teh ciljev (inovacije, varnost in podpora) ter uskladi trenutne projekte in programe znotraj teh portfeljev.
| Portfelj | Projekti in programi |
|---|---|
| Inovacije |
|
| Varnost |
|
| Support |
|
Rezultat: rezultati vašega projekta
Projekti, faze in procesi proizvajajo neke vrste rezultate, imenovane rezultat. Običajno je izdelek nekakšen oprijemljiv predmet, kot je dokument ali dokončan izdelek. Rezultati so lahko izdelki ali blago, lahko pa so tudi rezultati ali storitve. V spodnji tabeli je nekaj primerov teh vrst izdelkov.
| Vrsta izdelka | Opis | Primeri |
|---|---|---|
| Izdelek | Oprijemljiv element, ki je rezultat projekta, faze ali procesa. Izdelki so lahko samostojni izdelki ali pa so lahko sestavni del večjega izdelka. | Dokument, programska oprema, hiša |
| Rezultat | Rezultat dokončanega projekta, faze ali procesa. | Revidiran postopek triaže hroščev, nova organizacijska struktura, smernice za zeleno gradnjo |
| Storitev | Izhod projekta, faze ali procesa, ki organizaciji omogoča opravljanje poslovne funkcije. | Popolnoma delujoč klicni center, miza z osebjem na konferenci, radijska dispečerska služba |
Kako se Microsoft Project ujema z vašim sistemom za vodenje projektov?
Če stopimo še dlje nazaj, se "sistem" projektnega vodenja nanaša na integriran nabor procesov, tehnik, metodologij in orodij, ki se uporabljajo za načrtovanje in sledenje projektom. Microsoft Project je orodje v večjem sistemu za vodenje projektov. Projekti, imenovani tudi projektni načrti, so shranjeni kot ločene datoteke v programu Project 2010 in jih je mogoče združiti v večja prizadevanja, kot so faze, procesi, programi in portfelji.