V tem članku je pregled nekaterih ključnih konceptov, povezanih z delom z novimi funkcijami upravljanih metapodatkov v strežniku SharePoint Server. Razpravlja o tem, kako nove funkcije upravljanih metapodatkov zagotavljajo podporo za izvajanje formalnih taksonomij z upravljanimi izrazi. Pojasnjuje tudi, kako delujejo družabne oznake in kako so povezane s funkcijami upravljanih metapodatkov, kot so upravljani izrazi in ključne besede podjetja.
V tem članku
Funkcije upravljanih metapodatkov
Nove funkcije upravljanih metapodatkov v strežniku SharePoint Server omogoča nova aplikacija storitve upravljanih metapodatkov, ki zagotavlja podporo za dve ključni stvari:
- Objavljanje vrste vsebine Skupna raba vrst vsebine med zbirkami mest in spletnimi programi. Če želite več informacij o objavljanju vrst vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanje vrst vsebine.
- Taksonomije Ustvarjanje in upravljanje hierarhičnih zbirk centralno upravljanih izrazov (imenovanih nabori izrazov), ki jih je mogoče uporabiti kot atribute za elemente na SharePointovih mestih. Te nabore izrazov je mogoče dati v skupno rabo med zbirkami mest in spletnimi programi. Nabore izrazov lahko ustvarite in upravljate s funkcijo, imenovano orodje za upravljanje shrambe izrazov.
Ključni pojmi in koncepti
Obstaja več ključnih izrazov in konceptov, ki jih je koristno razumeti pri delu z različnimi funkcijami metapodatkov v strežniku SharePoint Server. Razumevanje teh konceptov vam bo pomagalo razumeti konceptualne informacije, ki so razložene v nadaljevanju tega članka in v drugih člankih o funkcijah upravljanih metapodatkov.
Taksonomija
Taksonomija je hierarhična klasifikacija besed, oznak ali izrazov, ki so organizirani v skupine na podlagi podobnosti. Taksonomijo lahko opredeli in centralno upravlja eden ali več posameznikov. Mednarodna industrijska klasifikacija Standard (ISIC), ki so jo razvili Združeni narodi, je znan primer industrijske taksonomije, ki se uporablja za razvrščanje ekonomskih podatkov. Taksonomije so uporabne, ker zagotavljajo logično, hierarhično strukturo metapodatkov, ki jih je mogoče uporabiti za dosledno razvrščanje informacij.
Ljudska sonomija
Folksonomija je klasifikacija, ki nastane, ko uporabniki spletnega mesta skupaj uporabijo besede, oznake ali izraze za vsebino na spletnem mestu. Če ste kdaj videli oblak oznak na spletni strani, potem ste videli vizualizacijo folksonomije. Spodnja slika prikazuje spletni gradnik »Označi oblak« na SharePointovem mestu. Pristop k metapodatkim, ki temelji na folksonomiji, je lahko koristen, ker izkorišča znanje in strokovno znanje uporabnikov spletnega mesta in ustvarjalcev vsebin ter omogoča, da se klasifikacija vsebine razvija s spreminjajočimi se poslovnimi potrebami in interesi uporabnikov.
Nabor izrazov
Nabor izrazov je skupina sorodnih izrazov.
Odvisno od tega, kje je nabor izrazov ustvarjen, je lahko njegov obseg lokalni ali globalni:
- Lokalni nabori izrazov so ustvarjeni v kontekstu zbirke mest in so na voljo za uporabo (in vidni) le uporabnikom te zbirke mest. Če na primer dodate stolpec upravljanih metapodatkov na seznam ali v knjižnico in ustvarite nov nabor izrazov za ta stolpec, je nabor izrazov lokalen za zbirko mest, ki vsebuje ta seznam ali knjižnico.
- Globalni nabori izrazov so na voljo za uporabo na vseh mestih, ki so naročena na določeno aplikacijo storitve upravljanih metapodatkov.
Nabori izrazov se lahko konfigurirajo tako, da se zaprejo, kar pomeni, da uporabniki ne morejo dodajati novih izrazov, ko vnašajo vrednost za stolpec, ki je preslikan v nabor izrazov. Lahko pa jih konfigurirate tako, da so odprti, kar pomeni, da lahko uporabniki dodajo nove izraze v nabor izrazov, ko posodabljajo vrednost stolpca, ki je preslikan v nabor izrazov.
Izraz
Izraz je posamezen element v naboru izrazov in je določena beseda ali besedna zveza, ki jo je mogoče povezati z elementom na mestu strežnika SharePoint Server. Izraz ima edinstven ID in ima lahko veliko različnih besedilnih oznak (sinonimov). Če delate na večjezičnem spletnem mestu, ima lahko tudi oznake v različnih jezikih.
Obstajata dve vrsti izrazov:
Upravljani izrazi
Upravljani izrazi so po navadi vnaprej določeni in organizirani v hierarhični izraz, ki ga nastavi skrbnik shrambe izrazov ali druga oseba z dovoljenji za delo z upravljanimi metapodatki.
Ključne besede podjetja
Ključna beseda podjetja je beseda ali besedna zveza, ki je dodana elementom na SharePointovem mestu. Ključne besede podjetja so organizirane v en sam nehierarhični nabor izrazov v orodju za upravljanje shrambe izrazov, imenovanem nabor ključnih besed. Ker lahko uporabniki običajno dodajo katero koli besedo ali besedno zvezo elementu kot ključno besedo, se lahko ključne besede podjetja uporabijo za označevanje v slogu folksonomy. Skrbniki shrambe izrazov ali drugi posamezniki z dovoljenjem za upravljanje metapodatkov se lahko odločijo za premikanje ključnih besed iz nabora izrazov »Ključne besede« v določen upravljani nabor izrazov, nato pa bodo ključne besede na voljo v kontekstu določenega nabora izrazov. Skrbniki shrambe izrazov se lahko odločijo tudi za zaprtje nabora ključnih besed, tako da uporabniki ne morejo pošiljati novih ključnih besed in so omejeni na uporabo obstoječih ključnih besed.
Skupina
Skupine določajo varnostne meje. Skupina je nabor naborov izrazov, ki imajo skupne varnostne zahteve. Samo uporabniki, ki so določeni kot sodelavci v določeni skupini, lahko upravljajo nabore izrazov, ki pripadajo skupini, ali ustvarjajo nove nabore izrazov v njej. Organizacije bi morale ustvariti enolične skupine za nabore izrazov, ki bodo imele edinstven dostop ali varnostne potrebe.
Orodje za upravljanje shrambe izrazov
Orodje za upravljanje shrambe izrazov je orodje, ki ga lahko taksonomi, skrbniki ali drugi posamezniki, ki upravljajo taksonomije, uporabljajo za ustvarjanje, uvoz in upravljanje naborov izrazov in izrazov v njih. Orodje za upravljanje shrambe izrazov prikaže vse globalne nabore izrazov in vse lokalne nabore izrazov, ki so na voljo za zbirko mest, iz katere dostopate do orodja za upravljanje shrambe izrazov.
Stolpec »Upravljani metapodatki«
Stolpec »Upravljani metapodatki« je nova vrsta stolpca, ki jo je mogoče dodati na sezname ali v knjižnice, tako da lahko uporabniki mesta ali lastniki vsebine izberejo vrednosti iz določenega nabora upravljanih izrazov in jih uporabijo za vsebino. Stolpec »Upravljani metapodatki« lahko konfigurirate tako, da se preslikava v obstoječi nabor izrazov, ali pa ustvarite nov nabor izrazov posebej za stolpec. Če ustvarite nov nabor izrazov posebej za stolpec »Upravljani metapodatki«, bo ta nabor izrazov lokalni nabor izrazov, ki je na voljo le za uporabo v zbirki mest, kjer je bil ustvarjen.
Stolpec »Ključne besede podjetja«
Stolpec »Ključne besede podjetja« je stolpec, ki ga lahko dodate vrstam vsebine, seznamom ali knjižnicam, da uporabnikom omogočite označevanje elementov z besedami ali besednimi zvezami, ki jih izberejo. Privzeto je stolpec z več vrednostmi. Ko uporabniki v stolpec vnesejo besedo ali besedno zvezo, se jim prikažejo predlogi za vnaprej, ki lahko vključujejo elemente iz upravljanih naborov izrazov in nabora izrazov Ključne besede. Uporabniki lahko izberejo obstoječo vrednost ali vnesejo nekaj novega (če je nabor izrazov »Ključne besede« konfiguriran tako, da je odprt za dodajanje uporabnikov).
Družabne oznake
Družabne oznake so besede ali besedne zveze, ki jih lahko uporabniki mesta uporabijo za vsebino na SharePointovem mestu in jim pomagajo razvrstiti informacije na načine, ki so zanje smiselni. Družabne oznake lahko uporabite tudi za URL-je zunaj SharePointovega mesta. Družabne oznake podpirajo označevanje, ki temelji na folksonomiji. Družabna oznaka je sestavljena iz kazalcev na tri vrste informacij:
- identiteto uporabnika
- URL elementa
- izraz
Ti kazalci so shranjeni v trgovini z družabnimi oznakami, ki je del aplikacije storitve uporabniškega profila. Tehnično družabne oznake niso del funkcij upravljanih metapodatkov v strežniku SharePoint Server, vendar se povežejo s funkcijami upravljanih metapodatkov na nekaj pomembnih načinov, ki pomagajo podpirati dosledno uporabo metapodatkov v organizaciji. Izrazni del družabne oznake kaže na izraz v naboru ključnih besed v shrani izrazov za eno od aplikacij storitve upravljanih metapodatkov, s katero je povezano mesto.
Ko na primer ustvarite novo družabno oznako, lahko izberete med obstoječimi izrazi, ki lahko vključujejo upravljane izraze in ključne besede podjetja. Če izberete enega od teh obstoječih izrazov, bo družabna oznaka vsebovala kazalec na ta izraz. Če se odločite, da ne boste izbrali obstoječega izraza, in ustvarite izraz, ki še nikoli ni bil uporabljen, se zanj ustvari nova ključna beseda v izrazu, ki je nastavljen v shrambi izrazov, in vaša nova družabna oznaka kaže na ta izraz.
Na ta način so ključne besede, ki se uporabljajo v oznakah družabnih omrežij, dodane v nabor izrazov Ključne besede, ki je viden v orodju za upravljanje shrambe izrazov (če tam še ne obstajajo), in jih lahko upravljajo skrbniki shrambe izrazov. Ko uporabniki uporabijo ključne besede podjetja ali upravljane izraze za vsebino tako, da posodobijo stolpec »Ključne besede podjetja« ali »Upravljani metapodatki«, lahko družabne oznake ustvarijo samodejno, tako da so ti izrazi vidni kot oznake v virih novic, oblakih oznak ali profilih mesta »Moje mesto«. Lastniki seznamov ali knjižnic lahko omogočijo ali onemogočijo objavljanje metapodatkov tako, da posodobijo nastavitve metapodatkov podjetja in ključnih besed za seznam ali knjižnico.
Ko elementu dodate družabno oznako, lahko določite, ali želite, da sta vaša identiteta in URL izdelka zasebna, vendar je izraz, ki je shranjen v shrambi izrazov, vedno javen.
Družabno označevanje je uporabno, ker uporabnikom spletnega mesta omogoča izboljšanje odkritja vsebine in informacij na spletnem mestu.
Če želite več informacij o posledicah družabnega označevanja za zasebnost in varnost, glejte Posledice družabnega označevanja za zasebnost in varnost.
Označevanje
V najbolj splošnem smislu se označevanje lahko nanaša preprosto na dejanje uporabe metapodatkov za element, ne glede na to, ali gre za upravljane metapodatke ali družabno oznako. V tem članku se glagol "oznaka" uporablja v tem smislu in ni omejen na družabne oznake.
Scenariji metapodatkov: od taksonomij do folksonomij
Funkcije upravljanja metapodatkov v strežniku SharePoint Server podpirajo vrsto pristopov k upravljanju in uporabi metapodatkov. Predstavljajte si to območje kot nekakšen kontinuum. Na enem koncu tega kontinuuma so taksonomije, ki so formalne, centralno upravljane, hierarhične skupine izrazov. Na drugem koncu tega razpona so folksonomije, ki so skupne klasifikacije, ki nastanejo, ko posamezniki prosto uporabljajo oznake za vsebino.
SharePoint Server podpira tako skrajnosti tega kontinuuma kot tudi točke na poti. Na enem koncu kontinuuma lahko izvajate formalne taksonomije z upravljanimi izrazi in nabori izrazov. Na drugem koncu je podpora za ključne besede podjetja in družabno označevanje, ki uporabnikom spletnega mesta omogočata, da označijo vsebino s ključnimi besedami po lastni izbiri.
Med temi skrajnostmi lahko uporabite prilagodljive stopnje strukture in nadzora za metapodatke, obseg uporabe tega nadzora pa lahko prilagodite tako, da ga nastavite globalno za spletna mesta ali lokalno za določena mesta. Nabori izrazov lahko na primer konfigurirate tako, da so zaprti ali odprti za prispevke uporabnikov. Lahko se odločite, ali boste ključne besede podjetja in družabno označevanje uporabljali v povezavi z upravljanimi izrazi ali ne. SharePoint Server organizacijam omogoča, da združijo prednosti formalnih, upravljanih taksonomij z dinamičnimi prednostmi družabnega označevanja na prilagojene načine.
V spodnjem diagramu je prikazano, kako lahko različne vrste rešitev, ki temeljijo na SharePointu, zahtevajo različne pristope k metapodatkim glede na poslovne potrebe.
Prednosti upravljanih metapodatkov
Uporaba upravljanih metapodatkov na spletnih mestih v organizaciji ima več prednosti:
Dosledna uporaba metapodatkov Funkcije upravljanih metapodatkov v strežniku SharePoint Server omogočajo uporabo prilagodljivih stopenj nadzora za metapodatke, ki so dodani vsebini. Z nabori izrazov in upravljanimi izrazi lahko vzpostavite nadzor nad vrstami izrazov, ki so na voljo za dodajanje vsebini, in nadzirate, kdo lahko dodaja nove izraze. Uporabo ključnih besed podjetja lahko omejite tudi na določen seznam ključnih besed, tako da nastavite izraz Ključne besede kot zaprt.
Če se isti izrazi dosledno uporabljajo na vseh mestih, je lažje zgraditi robustne procese ali rešitve, ki se zanašajo na metapodatke. Poleg tega uporabniška izkušnja za delo z metapodatki na mestih, seznamih in v knjižnicah ter v Officeovih odjemalskih programih uporabnikom mesta omogoča preprosto uporabo doslednih metapodatkov za njihovo vsebino.
Izboljšana odkritost vsebine Če ima vsebina na spletnih mestih v organizaciji dosledne metapodatke, je lažje poiskati in dostopati do poslovnih informacij in podatkov z iskanjem. Nove funkcije iskanja, kot je plošča za izboljšanje, ki je prikazana na levi strani strani z rezultati iskanja, uporabnikom omogočajo filtriranje rezultatov iskanja na podlagi metapodatkov.
Poleg tega lahko konfigurirate krmarjenje po metapodatkih za sezname in knjižnice, da uporabnikom omogočite ustvarjanje dinamičnih pogledov informacij na podlagi določenih polj metapodatkov. Uporabniki lahko krmarijo po knjižnicah po mapah ali vrtilnih točkah metapodatkov, nato pa lahko rezultate natančneje izboljšajo z dodatnimi ključnimi filtri.
Večja prilagodljivost Funkcije upravljanih metapodatkov skrbnikom shrambe izrazov (ali drugim posameznikom z dovoljenjem za posodabljanje upravljanih metapodatkov) olajšajo vzdrževanje in prilagajanje metapodatkov glede na razvoj poslovnih potreb. Nabor izrazov lahko preprosto posodobite v orodju za upravljanje shrambe izrazov, novi ali posodobljeni izrazi pa bodo samodejno na voljo za uporabo, kjer koli je na voljo stolpec upravljanih metapodatkov, povezan s tem naborom izrazov. Če združite več izrazov v en izraz, se vsebina, ki je označena s temi izrazi, samodejno posodobi, da odraža to spremembo. Za posamezne izraze lahko določite več sopomenk (ali oznak). Če je vaše spletno mesto večjezično, lahko določite tudi večjezične oznake za posamezne izraze.
Upravljanje metapodatkov
Načrtovanje in konfiguriranje upravljanih metapodatkov
Vaša organizacija se bo morda želela vključiti v določeno stopnjo načrtovanja, preden začnete uporabljati funkcije upravljanih metapodatkov. Stopnja zahtevanega načrtovanja je bolj ali manj sorazmerna s stopnjo formalnosti in nadzora, ki ga želite naložiti metapodatkim.
Če želite uporabnikom omogočiti pomoč pri razvoju vaše taksonomije, lahko uporabnikom preprosto dovolite, da elementom dodajo ključne besede in jih po potrebi organizirajo v nabore izrazov.
Če želi vaša organizacija uporabiti upravljane nabore izrazov za izvajanje formalnih vnaprej določenih taksonomij, morajo ključne zainteresirane strani, ki imajo interes za strukturo taksonomije, sodelovati pri načrtovanju in razvoju naborov izrazov in izrazov, ki jih je treba uporabiti. Če želite več informacij o tem postopku načrtovanja, glejte Načrtujte pogoje in nabore izrazov. Če želite več informacij o konfiguraciji programa storitve upravljanih metapodatkov, glejte Upravljanje upravljanih metapodatkov.
Ko se ključne zainteresirane skupine v organizaciji dogovorijo o zahtevanih naborih izrazov, lahko z orodjem za upravljanje shrambe izrazov uvozite ali ustvarite nabore izrazov ter upravljate in vzdržujete nabore izrazov, ko uporabniki začnejo delati z metapodatki. Če je bil za vaš spletni program konfiguriran program storitve upravljanih metapodatkov in ste skrbnik zbirke mest ali določen skrbnik shrambe izrazov, lahko odprete orodje za upravljanje shrambe izrazov tako, da v meniju Dejanja mesta kliknete Nastavitve mesta in nato v razdelku Skrbništvo mesta kliknete Upravljanje shrambe izrazov.
Ustvarjanje in upravljanje naborov izrazov
Orodje za upravljanje shrambe izrazov ponuja kontrolnik drevesa, ki ga lahko uporabite za izvajanje večine opravil. Vaša uporabniška vloga za to orodje določa, katera opravila lahko izvajate. Če želite delati z orodjem za upravljanje shrambe izrazov, morate biti skrbnik gruče, skrbnik shrambe izrazov ali nekdo, ki je bil imenovan za upravitelja skupine ali sodelavca za nabore izrazov. Če želite podrobne informacije o teh vlogah, glejte Upravljane vloge metapodatkov.
Če želite izvesti dejanja z elementom v hierarhiji, pokažite na ime aplikacije, skupine, nabora izrazov ali izraza, ki ga želite spremeniti, kliknite puščico, ki se prikaže, in nato v meniju izberite želena dejanja.
Primer:
Če ste skrbnik shrambe izrazov, lahko ustvarite ali izbrišete skupine v programu storitve upravljanih metapodatkov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov ali upravitelj skupine, lahko ustvarite, uvozite ali izbrišete nabore izrazov v skupini. Sodelavci nabora izrazov lahko ustvarijo nove nabore izrazov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov, upravitelj skupine ali sodelavec nabora izrazov, lahko ustvarite ali znova uporabite izraze v naboru izrazov ter kopirate, premaknete ali izbrišete izbrani nabor izrazov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov, upravitelj skupine ali sodelavec nabora izrazov, lahko ustvarite kopiranje, vnovično uporabo, spajanje, zastarelo, premaknete ali izbrišete posamezne izraze v naboru izrazov.
Na vsaki ravni hierarhije lahko konfigurirate določene lastnosti za skupino, nabor izrazov ali izraz v podoknu Lastnosti , ki je prikazano na desni strani kontrolnika drevesa shrambe izrazov.
Če na primer konfigurirate nabor izrazov, lahko v podoknu Lastnosti določite podrobnosti, kot so Ime, Opis, Lastnik, Stik in Zainteresirane skupine. Določite lahko, ali želite, da je nabor izrazov odprt ali zaprt za nove prispevke uporabnikov. Določite lahko tudi, ali želite, da je nabor izrazov na voljo za označevanje. Če se odločite, da nabor izrazov ne bo na voljo za označevanje, ne bo viden večini uporabnikov. Če je nabor izrazov na primer še vedno v razvoju, se lahko odločite, da ga ne boste imeli na voljo za označevanje.
Uporaba metapodatkov
Označevanje vsebine z upravljanimi izrazi
Če je stolpec »Upravljani metapodatki« dodan vrsti vsebine, seznamu ali knjižnici, lahko lastniki vsebine označijo svojo vsebino z upravljanimi izrazi iz določenega nabora izrazov, tako da uredijo lastnosti elementa seznama ali knjižnice in nato posodobijo ustrezna polja v obrazcu »Urejanje lastnosti« za element ali dokument. Stolpce upravljanih metapodatkov je enostavno prepoznati, ker prikazujejo ikono oznak, ki jo lahko uporabite za zagon pogovornega okna izbirnika izrazov.
Z izbirnikom izrazov lahko izberete izraz iz hierarhije nabora izrazov. To je uporabno, če niste seznanjeni s pogoji, ki so morda na voljo. Če je bil nabor izrazov konfiguriran tako, da je odprt, in stolpec upravljanih metapodatkov zanj omogoča izpolnjevanje vrednosti, boste morda imeli možnost dodajanja novega izraza v nabor izrazov. Lahko pa preprosto pošljete povratne informacije določenemu stiku za določen izraz.
Ko lahko začnete vnašati želeni izraz, so vam razpoložljivi izrazi samodejno predlagani glede na to, kaj začnete vnašati, in izberete lahko želenega. V oklepajih za izrazom so morda prikazane informacije, ki označujejo ime nabora izrazov in hierarhijo izraza. To vam je lahko v pomoč pri izbiri med podobnimi izrazi.
Če so predlagani podvojeni ali podobni izrazi, boste morda lahko videli tudi opisno besedilo, ki ga je skrbnik shrambe izrazov konfiguriral za izraz, da bi uporabnikom pomagal pri ustrezni izbiri.
Označevanje vsebine s ključnimi besedami podjetja
Če je bil stolpec »Ključne besede podjetja« dodan vrsti vsebine, seznamu ali knjižnici, lahko lastniki vsebine (ali kdorkoli z dovoljenji za prispevanje za seznam ali knjižnico) označijo vsebino z upravljanimi izrazi ali ključnimi besedami, ki so na voljo, tako da uredijo lastnosti elementa seznama ali knjižnice in v polje » Ključne besede podjetja « vnesejo želene ključne besede. Če obstaja ujemajoč se ali podoben izraz, bo predlagan in ga lahko izberete. Dodate lahko tudi novo ključno besedo, če je nabor izrazov »Ključne besede« konfiguriran tako, da je odprt za nove izraze. Polje »Ključne besede podjetja« ima več vrednosti, zato lahko elementu dodate več ključnih besed.
Označevanje vsebine z družabnimi oznakami
Če je omogočena funkcija družabnega označevanja, lahko označite vsebino na SharePointovem mestu, ki se vam zdi smiselna ali zanimiva. Če želite označiti stran, lahko uporabite ikono oznake, ki je prikazana na vrhu strani.
Če želite označiti dokumente ali elemente seznama, lahko uporabite ukaz za oznako, ki se prikaže na zavihku Knjižnica ali Seznam na traku.
Ko začnete vnašati oznako ali oznake, ki jih želite uporabiti, lahko izbirate med obstoječimi ključnimi besedami ali upravljanimi izrazi ali pa dodate nove ključne besede, če je nabor izrazov Ključne besede odprt.
Prav tako lahko označite vsebino na zunanjih mestih, kot so druga intranetna ali spletna mesta, tako da v brskalnik dodate SharePointovo orodje za oznake in opombe. Če želite več informacij o označevanju zunanjih mest, glejte Uvod v mesto »Moje mesto«.
Če želite več informacij o funkcijah označevanja v družabnih omrežjih, glejte teme Uporaba oznak in opomb za skupno rabo informacij s sodelavci .