Izvažanje podatkov v Excel

V tem članku

Izvažanje podatkov v Excel: osnove

Ko izvozite podatke v Excel, Access ustvari kopijo izbranih podatkov in nato shrani kopirane podatke v datoteko, ki jo je mogoče odpreti v Excel. Če pogosto kopirate podatke iz storitve Access v Excel, lahko shranite podrobnosti izvoza za prihodnjo uporabo in celo načrtujete izvoz tako, da se samodejno zažene v določenih intervalih.

Pogosti scenariji za izvoz podatkov v Excel

Oddelek ali delovna skupina za delo s podatki AccessExcel podatke. Podatke shranite v Access podatkov, vendar jih Excel analizirate in porazdelite rezultate analize. Vaša skupina trenutno izvozi podatke v Excel, kot in ko je to treba, vendar želite ta postopek narediti učinkovitejši.
Ste dolgo časa uporabnik storitve Access, vendar vaš upravitelj raje dela s podatki v Excel. V rednih intervalih podatke kopirate v Excel, vendar želite ta postopek avtomatizirati, da prihranite čas.

O izvažanju podatkov v Excel

Access ne vključuje ukaza »Shrani kot« za obliko Excel zapisa. Če želite kopirati podatke v Excel, morate uporabiti funkcijo izvoza, opisano v tem članku, ali pa kopirate podatke Access v odložišče in jih nato prilepite v Excel preglednico.
Izvozite lahko tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo. Lahko pa izvozite tudi izbrane zapise v pogled z več zapisi, na primer podatkovni list.
Excel vključuje ukaz za uvoz podatkov iz zbirke Access podatkov. Ta ukaz lahko uporabite namesto ukaza za izvoz v Access; vendar pa Excel za uvoz omogoča le uvažanje tabel ali poizvedb. Če želite več informacij, glejte Excel pomoči Vzpostavljanje povezave z zunanjimi podatki (uvažanje).
Makrov ali modulov ni mogoče izvoziti v Excel. Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, ki vsebuje podobrazce, podporočila ali podatkovne podliste, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo in podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti v Excel.
Z enim izvozom lahko izvozite samo en predmet zbirke podatkov. Vendar pa lahko spojite več delovnih listov v Excel, ko dokončate posamezne izvoze.

Na vrh strani

Priprava na izvoz

Pred izvozom preglejte podatke, ki jih želite izvoziti, da se prepričate, da ne vsebujejo indikatorjev napak ali vrednosti napak. Če obstajajo napake, jih poskusite odpraviti, preden izvozite podatke v Excel. V nasprotnem primeru lahko pride do težav med izvozom, ničelne vrednosti pa so lahko vstavljene v celice na Excel delovnem listu. Če želite več informacij o težavah, do katerih lahko pride pri izvozu v sistem Excel, si oglejte razdelek Odpravljanje težav z manjkajočimi in nepravilnimi vrednostmi.

Če je izvorni predmet tabela ali poizvedba, izberite, ali želite podatke izvoziti z njihovim oblikovanjem ali brez njega. Ta odločitev vpliva na dva vidika nastalega delovnega zvezka – količino podatkov, ki je izvožena, in na obliko prikaza podatkov. V tej tabeli je opisan rezultat izvoza oblikovanih in neoblikovanih podatkov.

Izvoz	Izvorni predmet	Polja in zapisi	Oblikovanje
Brez oblikovanja	Tabela ali poizvedba Opomba: Obrazcev in poročil ni mogoče izvoziti brez njihovega oblikovanja.	Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.	Nastavitve lastnosti »Oblika« so med postopkom prezrte. Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje. Za polja hiperpovezave je vsebina izvožena v obliki besedilnega stolpca, ki prikazuje povezave v obliki besediloprikaza #naslov# .
Z oblikovanjem	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali predmetu. Filtrirani zapisi, skriti stolpci na podatkovnem listu in polja, ki v obrazcu ali poročilu niso prikazana, niso izvožena.	Čarovnik upošteva nastavitve lastnosti »Oblika«. Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja. Za polja hiperpovezave so vrednosti izvožene kot hiperpovezave. Za polja z obogatenim besedilom je izvoženo besedilo, oblikovanje pa ne.

Izvoz

Izvorni predmet

Polja in zapisi

Oblikovanje

Brez oblikovanja

Tabela ali poizvedba

Opomba: Obrazcev in poročil ni mogoče izvoziti brez njihovega oblikovanja.

Izvožena so vsa polja in zapisi v temeljnem predmetu.

Nastavitve lastnosti »Oblika« so med postopkom prezrte.

Za polja za iskanje so izvožene samo vrednosti ID-jev za iskanje.

Za polja hiperpovezave je vsebina izvožena v obliki besedilnega stolpca, ki prikazuje povezave v obliki besediloprikaza #naslov# .

Z oblikovanjem

Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo

Izvoženi so samo polja in zapisi, ki so prikazani v trenutnem pogledu ali predmetu. Filtrirani zapisi, skriti stolpci na podatkovnem listu in polja, ki v obrazcu ali poročilu niso prikazana, niso izvožena.

Čarovnik upošteva nastavitve lastnosti »Oblika«.

Za polja za iskanje so izvožene vrednosti iskanja.

Za polja hiperpovezave so vrednosti izvožene kot hiperpovezave.

Za polja z obogatenim besedilom je izvoženo besedilo, oblikovanje pa ne.

Izberite ciljni delovni zvezek in obliko zapisa datoteke. Poročila lahko izvozite v starejši obliki zapisa datoteke *.xls , ne v novejši obliki zapisa *.xlsx.

Med izvozom vas Access, da navedete ime ciljnega delovnega zvezka. V tej tabeli je povzetek, kdaj je bil delovni zvezek ustvarjen (če še ne obstaja) in kdaj je bil prepisan (če že obstaja).

Če ciljni delovni zvezek	In je izvorni predmet	Vi pa želite izvoziti	Potem
Ne obstaja	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Podatke z ali brez oblikovanja	Je delovni zvezek ustvarjen med operacijo izvoza.
Že obstaja	Tabela ali poizvedba	Podatke, vendar ne oblikovanja	Delovni zvezek ni prepisan. V delovni zvezek je dodan nov delovni list in je poimenovan po predmetu, iz katerega so izvoženi podatki. Če delovni list s tem imenom že obstaja v delovnem zvezku, Access vas pozove, da zamenjate vsebino ustreznega delovnega lista ali določite drugo ime za nov list.
Že obstaja	Tabela, poizvedba, obrazec ali poročilo	Podatke, vključno z oblikovanjem	Izvoženi podatki prepišejo delovni zvezek. Vsi obstoječi delovni listi so odstranjeni in ustvarjen je nov delovni list z istim imenom, kot ga ima izvoženi predmet. Podatki na delovnem Excel podedujejo nastavitve oblike izvornega predmeta.

Podatki so vedno dodani na nov delovni list. Podatkov ne morete dodati nobenemu obstoječemu delovnemu listu ali imenovanemu obsegu.

Na vrh strani

Zagon izvoza

Če je ciljni Excel odprt, ga pred nadaljevanjem zaprite.
V podoknu za krmarjenje izvorne zbirke podatkov izberite predmet, ki ga želite izvoziti.

Izvažanje le dela podatkov

Če je predmet tabela, poizvedba ali obrazec in želite izvoziti samo del podatkov, predmet odprite v pogledu podatkovnega lista in izberite želene zapise.

Če želite odpreti obrazec v pogledu podatkovnega lista:
1. Dvokliknite obrazec, da ga odprete.
2. Z desno tipko miške kliknite Pogled podatkovnega lista. Če ta možnost ni na voljo:
  1. Kliknite Pogled načrta.
  2. Pritisnite tipko F4, da prikažete podokno opravil »List z lastnostmi«.
  3. Na vrhu lista z lastnostmi na spustnem seznamu izberite Obrazec.
  4. Na zavihku »Oblika« lista z lastnostmi nastavite možnost Dovoli pogled podatkovnega lista na Da.
  5. Na zavihku Načrt v skupini Pogledi kliknite Pogled podatkovnega lista.
    
    Opomba: Ne morete izvoziti samo dela poročila. Lahko pa izberete ali odprete tabelo ali poizvedbo, na kateri temelji poročilo, in nato izvozite del podatkov v tem predmetu..
Na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvozi kliknite Excel.
V pogovornem oknu Izvozi – Excel preglednico preglejte predlagano ime datoteke za delovni zvezek Excel (Access uporablja ime izvornega predmeta). Ime datoteke lahko spremenite.
V polju Oblika zapisa datoteke izberite želeno obliko zapisa datoteke.
Če izvažate tabelo ali poizvedbo in želite izvoziti oblikovane podatke, izberite Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če želite več informacij, glejte razdelek Priprava na izvoz.

Opomba: Če izvažate obrazec ali poročilo, je ta možnost vedno izbrana, vendar ni na voljo (je zatemnjena).
Če si želite po Excel ogledati ciljni delovni zvezek, potrdite polje Odpri ciljno datoteko po dokončanem izvozu .

Če je izvorni predmet odprt in ste pred zagonom izvoza v pogledu izbrali več zapisov, izberite Izvozi samo izbrane zapise. Če želite izvoziti vse zapise, prikazane v pogledu, pustite potrditveno polje prazno.

Opomba: To potrditveno polje ni na voljo (zatemnjeno), če ni izbran noben zapis.
Kliknite V redu.

Če izvoz zaradi napake ne uspe, se Access prikaže sporočilo, ki opisuje vzrok napake. V nasprotnem Access izvozi podatke in glede na izbor v 7. koraku odpre ciljni delovni zvezek v Excel. Access prikaže pogovorno okno, v katerem lahko ustvarite specifikacijo, ki uporablja podrobnosti iz izvoza.

Na vrh strani

Kaj še moram vedeti o izvozu?

Če želite izvedeti, kako shraniti podrobnosti svojega izvoza v specifikacijo za poznejšo uporabo, preberite članek Shranjevanje podrobnosti uvoza ali izvoza kot specifikacije.
Če želite izvedeti, kako zagnati shranjene izvozne specifikacije, preberite članek Zagon shranjenega postopka uvoza ali izvoza.
Če vas zanima, kako nastavite urnik zagona specifikacij, preberite članek Načrtovanje postopka uvoza ali izvoza.
Če vas zanima, kako spremenite ime specifikacije, izbrišete specifikacije ali posodobite imena izvornih datotek v specifikacijah, preberite članek Upravljanje podatkovnih opravil.

Na vrh strani

Odpravljanje težav pri manjkajočih in nepravilnih vrednostih

Ta tabela opisuje različne načine odpravljanja pogostih napak.

Namig: Če ugotovite, da manjka le nekaj vrednosti, jih popravite v Excel zvezku. V nasprotnem primeru popravite izvorni predmet v Access podatkov in nato ponovite izvoz.

Težava	Opis in rešitev
Izračunana polja	Rezultati izračunanih polj so izvoženi, osnovni izrazi, ki izvedejo izračune, pa niso.
Polja z več vrednostmi	Polja, ki podpirajo več vrednosti, so izvožena kot seznam vrednosti, ki so med seboj ločene s podpičji (;).
Slike, predmeti in priloge	Grafični elementi (na primer logotipi, vsebine polj predmeta OLE in priloge, ki so del izvornih podatkov) niso izvoženi. Delovnemu listu jih dodajte ročno, ko je operacija izvoza dokončana.
Grafikon	Ko izvozite obrazec ali poročilo, ki vsebuje predmet Microsoft Graph, predmet grafikona ni izvožen.
Podatki v napačnem stolpcu	Včasih so ničelne vrednosti na nastalem delovnem listu zamenjane s podatki, ki bi morali biti v naslednjem stolpcu.
Manjkajoče datumske vrednosti	Datumske vrednosti pred 1. januarjem 1900 niso izvožene. Ustrezne celice na delovnem listu vsebujejo ničelno vrednost.
Manjkajoči izrazi	Izrazi, ki se uporabljajo za izračun vrednosti, niso izvoženi v Excel. Izvoženi so samo rezultati izračunov. Ko dokončate izvoz, formulo Excel na delovni list.
Manjkajoči podobrazci, podporočila in podatkovni podlisti	Ko izvozite obrazec, poročilo ali podatkovni list, je izvožen samo glavni obrazec, poročilo ali podatkovni list. Izvoz morate ponoviti za vsak podobrazec, podporočilo in podatkovni podlist, ki ga želite izvoziti.
Manjkajoči ali nepravilno oblikovani stolpci	Če na nastalem delovnem listu noben stolpec ni oblikovan, ponovite izvoz in se prepričajte, da ste v čarovniku potrdili potrditveno polje Izvozi podatke z oblikovanjem in postavitvijo. Če pa je videti, da so nekateri stolpci oblikovani drugače kot različice v izvornem predmetu, uporabite želeno oblikovanje ročno v Excel. Oblikovanje stolpca v Excel Odprite ciljni delovni Excel in nato prikažite delovni list, ki vsebuje izvožene podatke. Z desno tipko miške kliknite stolpec ali izbrani obseg celic in nato kliknite Oblikuj celice. Na zavihku Številke v razdelku Kategorije izberite obliko zapisa, na primer Besedilo, Številka, Datum ali Čas. Kliknite V redu.
Vrednost »#« v stolpcu	Morda boste v stolpcu videli vrednost #, ki v obrazcu ustreza polju »Da/ne«. To je lahko rezultat tega, da ste izvoz zagnali iz podokna za krmarjenje ali v pogledu obrazca. Če želite to težavo odpraviti, odprite obrazec v pogledu podatkovnega lista pred izvozom podatkov.
Indikatorji napak ali vrednosti napake	Preglejte celice, če vsebujejo indikatorje napak (zeleni trikotniki v kotih) ali vrednosti napak (nizi, ki se namesto z ustreznimi podatki začnejo z znakom #).

Na vrh strani

V tem članku