"Čuvaj ranije, čuvaj često" je stvar prošlosti. Sada postoji automatsko čuvanje, koje čuva svakih nekoliko sekundi kako korisnici ne bi moraju.
Automatsko čuvanje je omogućeno kada je datoteka uskladištena na OneDrive, OneDrive za posao ili školu ili SharePoint u sistemu Microsoft 365. On automatski čuva promene korisnika u oblaku dok rade. A ako druge osobe rade na istoj datoteci, automatsko čuvanje im omogućava da vide promene za nekoliko sekundi. Bez omogućenog automatskog čuvanja, korisnici koji sarađuju na istom dokumentu u isto vreme neće moći da se vide u realnom vremenu i umesto toga će nastaviti da vide poruku Novosti Dostupno kada drugi načine promene.
Automatsko čuvanje takođe dovodi do nekih promena u načinu na koji će korisnici raditi sa programom Microsoft 365, pa u ovom članku opisujemo neke od izazovnih scenarija, kao i način konfigurisanja postavki automatskog čuvanja. Preporučujemo da korisnicima obavestite o ovim promenama koje utiču na način na koji oni rade u sistemu Office.
Napomena: Automatsko čuvanje ne utiče na performanse sistema. Međutim, biće veće iskorišćenost mreže jer se promene otpremaju dok se otpremaju umesto svih odjednom kada korisnici unose promene, što može da utiče na osobe sa ograničenim propusnim opsegom ili visokim troškovima korišćenja podataka, kao što je na mobilnom hotspotu.
Promena tokova posla
Automatsko čuvanje je korisno u većini scenarija, ali u nekoliko slučajeva korisnici će možda morati da promene način na koji normalno rade i želimo da budete spremni da im pomognete. U svakom od scenarija smo izloћili kakav je scenario, šta može da poрe po zlu i preporuku kako da ga rešite.
-
Počevši od postojeće datoteke, vršimo uređivanja, a zatim izvršavamo komandu Sačuvaj kopiju u novoj datoteci – Svako ko počinje od prethodne datoteke (na primer izveštaja o zaradi u poslednjem kvartalu), uređuje, a zatim izvršava komandu Sačuvaj kopiju da bi započeo izveštaj o zaradi u ovom kvartalu, izazvati čuvanje promena u obe datoteke ako je uključeno automatsko čuvanje. Preporučujemo da svi naprave sačuvaj kopiju pre unošenja promena i čak su dodali podsetnik u proizvod kada se to dogodi. Ako korisnik izvrši slučajne promene, trebalo bi da koristi funkciju " Istorija verzija " za vraćanje originalnog dokumenta u prethodno stanje.
-
Izvršavanje "hipotetičkih" ili "šta-ako" promena u datoteci – Svako ko otvori datoteku i izvrši neke hipotetičke analize (kao što je predviđanje uticaja tržišnih promena na budžet) sa željom da zatvori datoteku bez čuvanja slučajno će sačuvati sve promene datoteke dok je automatsko čuvanje uključeno. Preporučujemo da isključite automatsko čuvanje dok izvršavate hipotetičke analize, a zatim da ga ponovo uključite kada korisnik bude spreman za čuvanje ponovo.
-
Kontrolne table i prikazivanje datoteka pomoću sortiranja/filtera u programu Excel – Svako ko sortira ili filtrira kontrolnu tablu dok je automatsko čuvanje uključeno uticaće na prikaz svih ostalih osoba u datoteci. Ako datoteka treba da bude kontrolna tabla ili da je koristi više osoba sa sortiranjem i filterima, preporučujemo da postavite svojstvo Read-Only Preporučeno na toj datoteci pomoću opcije Datoteka > Informacije > Zaštiti radnu svesku > Uvek otvori samo za čitanje kako gledaoci kontrolne table ne bi sačuvali svoje promene osim ako izričito ne odaberu da uređuju datoteku.
-
Dovršene ili objavljene datoteke – Svako ko slučajno uredi dovršenu, objavljenu datoteku sa uključenim automatskim čuvanje sačuvaće svoje promene u datoteci. Kada se datoteka dovrši, preporučujemo da postavite svojstvo Read-Only Preporučeno ili Označi kao konačno na datoteci kako se slučajna uređivanja gledaoca i čitalaca datoteke ne bi sačuvala.
Konfigurisanje postavki automatskog čuvanja u sistemu Office
Automatsko čuvanje se može konfigurisati na sledeće načine:
-
Vlasnik datoteke može da je postavi na "Uvek otvori samo za čitanje" kako bi sprečio slučajna uređivanja. To možete da uradite tako što ćete postaviti datoteku da se otvara samo za čitanje (Preporučene informacije o datoteci > Informacije>Zaštita dokumenta/ radne sveske/ prezentacije>Uvek otvori u režimu samo za čitanje) ili deljenjem datoteke bez dozvoljavanja drugima da uređuju (Datoteka > Deljenje > Osobe sa vezom može da uređuje i opoziva polje Dozvoli uređivanje).
-
Korisnik može da isključi automatsko čuvanje za datoteku dok je otvorena tako što će kliknuti na preklopnik Automatsko čuvanje. Ovo onemogućava automatsko čuvanje za trenutni dokument za tog korisnika. Sledeći put kada isti korisnik otvori dokument, automatsko čuvanje će biti isključeno. Ako otvore drugi dokument, njihov izbor u drugom dokumentu neće uticati na automatsko čuvanje.
-
Korisnik može da postavi automatsko čuvanje tako da bude podrazumevano isključeno za sve datoteke otvorene u toj određenoj aplikaciji (Word, Excel, PowerPoint ) na tom uređaju.
Napomena: Korisnik i dalje može da podesi automatsko čuvanje tako da bude uključeno za pojedinačne datoteke pomoću preklopnog dugmeta Automatsko čuvanje koje je opisano iznad.
-
Vi, administrator, možete da postavite automatsko čuvanje tako da bude podrazumevano isključeno za sve datoteke otvorene u toj određenoj aplikaciji (Word, Excel, PowerPoint ) koristeći Smernice grupe.
Napomena: Korisnik i dalje može da podesi automatsko čuvanje tako da bude podrazumevano uključeno u aplikaciji ili za pojedinačne datoteke pomoću postavki opisanih iznad.
Postavke smernica grupe za automatsko čuvanje
Postavku "Ne čuvaj automatsko čuvanje u programu Excel /PowerPoint /Word " Smernice grupe zamenjujemo novom postavkom "Podrazumevano isključi automatsko čuvanje u Excel /PowerPoint /Word " Smernice grupe.
Ako koristite Smernice grupe organizaciji, možete da koristite regulatornu postavku da biste podrazumevano isključili automatsko čuvanje. Postoje zasebne regulatorne postavke za Excel, PowerPoint i Word.
Na primer, postavka smernica za Word zove se "Podrazumevano isključi automatsko čuvanje u programu Word" i može se pronaći u okviru putanje smernica "Microsoft Office 2016\Automatsko čuvanje".
Da biste koristili ove regulatorne postavke, proverite da li ste preuzeli najnovije datoteke administrativnih predložaka (ADMX/ADML) sa lokacije Microsoft Download Center.
Rad sa lokalnim datotekama
Automatsko čuvanje nije dostupno prilikom rada sa lokalnim datotekama. Staro ponašanje automatskog spasavanja je i dalje dostupno za periodično čuvanje kopija promenjenih datoteka kako bi se smanjio gubitak podataka u slučaju neočekivanog scenarija, kao što je pad.
Međutim, preporučujemo IT administratore da podstaknu korisnike da sačuvaju datoteke u uslugama OneDrive, OneDrive za posao ili školu ili SharePoint u sistemu Microsoft 365 da omoguće automatsko čuvanje i izbegnu gubitak podataka. Usvajanje usluga OneDrive, OneDrive za posao ili školu ili SharePoint u sistemu Microsoft 365 kroz obrazovanje korisnika, kao i primenom premeštanja poznate fascikle, što automatski sinhronizuje ključne fascikle sa oblakom. To im omogućava da pristupe datotekama bilo gde i da ne brinu o gubitku važnih podataka.
Takođe pogledajte
Sprečavanje promena u konačnoj verziji datoteke
Prikaz prethodnih verzija Office datoteka
Pomozite u zaštiti datoteka u slučaju pada pomoću automatskog spasa
Poslednji put ažurirano 4. juna 2019.
