Možete da čuvate Microsoft Access baze podataka i da ih pomoću periodično arhivirate na stare ili neaktivne zapise. Možete da arhivirate sve tabele u bazi podataka, određene tabele ili samo specifične zapise – na primer, zapise koji su stariji od određenog datuma. Ova tema objašnjava kako da koristite tri različita opcija za arhiviranje podataka u Access bazi podataka.
U ovom članku
Kada treba da razmotrite arhiviranje?
Kada baza podataka na računaru sadrži podatke koje ne planirate više da koristite, ali želite da zadržite te podatke u slučaju da vam je potrebna u nekom trenutku ili da biste ispunili smernice za zadržavanje podataka, arhiviranje je dobar način da zadržite takve podatke. Arhiviranje se takođe često koristi za čuvanje podataka na osnovu uslova datuma, na primer na kraju meseca.
Načini arhiviranja podataka
Sledeća tabela navodi metode arhiviranja podataka, opis metoda, objašnjenje kada bi trebalo da koristite svaki metod i druge specifične informacije za metod.
|
Metod |
Opis |
Koristite je kada... |
Druga razmatranja |
|
Periodično čini kopiju arhive određene tabele i zamenjuje je novom praznim kopijom tabele. |
Svi zapisi u tabeli zadovoljavaju uslove koje koristite da biste utvrdili da li da arhivirate. |
|
|
|
Periodično pravite kopiju arhive na zadnjem kraju baze podataka, a zatim zamenite pozadinu baze podataka novim, praznim. Zahteva razdelnu bazu podataka (bazu podataka koja sadrži: pozadinsku datoteku baze podataka koja sadrži sve tabele; i datoteku za naslovnu stranu baze podataka koja sadrži sve druge objekte baze podataka). |
Svi zapisi u većini tabela u bazi podataka zadovoljavaju uslov koji koristite da biste utvrdili da li da arhivirate. |
|
|
|
Periodično pokreće upit koji bira zapise za arhiviranje i dodaje podatke u tabelu arhiva, a zatim pokrećete upit da biste biraju iste zapise (iz originalne tabele) i da ih izbrišete. |
Neki zapisi u tabeli zadovoljavaju uslov koji koristite da biste utvrdili da li da arhivirate. |
Upozorenje: Ako treba da koristite parametre u upitima, treba da kreirate obrazac za rukovanje parametrima. U suprotnom, rizikujete gubitak podataka. |
Rad sa referencijalnim integritetom
Ako su zapisi koje želite da arhivirate povezani sa zapisima u drugim tabelama, možda ćete morati da zaobiđete relaciju. Ako su zapisi koje želite da arhivirate "podređeni" zapisi (oni pripadaju "više" stranici " odnos jedan-prema-više "), verovatno možete da ih arhivirate bez problema. Ako su zapisi koje želite da arhivirate "nadređeni" zapisi (one pripadaju "jedan" odnos jedan-prema-više ), kada im arhivirate srodne "podređene" zapise mogu:
-
Sprečava brisanje "nadređenog" zapisa. To može da izazove probleme ako ste već dodate zapise "nadređeni" u tabelu arhive.
-Ili-
-
Postanu "siročiće" – zapisi koji pripadaju "roditeljskom" koji ne postoji. To može da izazove probleme sa integritetom i funkcionalnošću podataka u bazi podataka koji koristi zapise "siroиe".
Da biste mogli da uradite referencijalni integritet, uradite sledeće korake:
-
Odredite koje stavke "podređeni zapisi" pripadaju zapisima koje želite da arhivirate. Na primer, da biste arhivirali zapise osnovnih sredstava koji se pozajme u biblioteci, prvo utvrdite da li su neke transakcije otvorene na tim sredstvima, tj., da li su sredstva odjavljena, ali se ne vraćaju.
-
Uradite nešto od sledećeg:
-
Ako zapisi "podređeni" uvek mogu bezbedno da se izbrišu, uverite se da relacija primenjuje referencijalni integritet pomoću kaskadnog brisanja. Tako ćete osigurati da se svi srodni "podređeni" zapisi brišu.
-
Ako zapisi "podređeni" ne mogu uvek biti bezbedni, razmotrite arhiviranje svih tabela u bazi podataka.
-
Kreirajte upit koji bira "nadređeni" zapisi koji nemaju "podređeni" zapisi. Zatim koristite prvi upit da biste kreirali upite za arhiviranje (pogledajte članak periodično premeštanje zapisa u tabelu arhiva), umesto korišćenja tabele "roditelj".
-
Periodično zamena tabele
Ako želite da arhivirate sve podatke u tabeli, možete periodično da zamenite tabelu praznim kopijom.
Važno: Ako je tabela koju arhivirate povezana sa drugim tabelama, možda ćete morati da radite oko referencijalnog integriteta.
-
U oknu za navigaciju izaberite tabele koje želite da arhivirate, pritisnite kombinaciju tastera CTRL + C, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL + V.
-
U dijalogu lepljenje tabele kao , u okviru Opcije lepljenjaizaberite stavku samo struktura, a zatim kliknite na dugme u redu.
Access imenuje kopiju kao kopiju originalne tabele. -
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na originalnu tabelu, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Preimenuj .
Pruћite tabeli drugo ime da biste označili šta ona sadrži, na primer "DailyTemperatureExtremes_archive_2019". -
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na praznu kopiju, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Preimenuj . Preimenujte ga pomoću originalnog imena tabele.
Periodično zamena svih tabela
Ako koristite razdeljenu bazu podataka, možete periodično da zamenite sve tabele tako što ćete zameniti pozadinu baze podataka sa praznom kopijom.
Da biste to uradili, prvo Pripremite praznu kopiju. Ako se dizajn baze podataka ne promeni, možete ponovo da koristite ovu praznu kopiju svaki put kada arhivirate. Da biste arhivirali samo postojeću pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je to arhiv i sačuvajte praznu kopiju kao novu bazu podataka.
Priprema prazne kopije pozadinske baze podataka
Prvo uvezite definicije tabela za sve tabele u pozadini baze podataka.
-
Na kartici datoteka kliknite na dugme novo, izaberite stavku prazna baza podataka, a zatim kliknite na dugme Kreiraj.
-
Zatvorite tabelu ".
-
Na kartici Spoljni podaci , u grupi Uvoz & Poveži izaberite stavku Access.
-
U dijalogu podizanje spoljnih podataka – Access baza podataka izaberite stavku Uvezi tabele, upite, obrasce, izveštaje, makroe i module u trenutnu bazu podataka, a zatim kliknite na dugme Potraži.
-
U dijalogu Otvaranje datoteke izaberite pozadinu baze podataka. Kliknite na dugme Otvori da biste zatvorili dijalog Otvori datoteku , a zatim kliknite na dugme u redu.
-
U dijalogu Uvoz objekata izaberite stavku Opcije.
-
U okviru Uvezi tabeleizaberite stavku samo za definiciju.
-
Na kartici tabele kliknite na dugme Izaberi sve, kliknite na dugme u redu, a zatim na dugme Zatvori.
Dodavanje podataka u bilo koju tabelu za pronalaženje u praznu kopiju
Za svaku tabelu za pronalaženje uradite sledeće korake:
-
Povezivanje sa tabelom za pronalaženje u postojećoj pozadini baze podataka.
-
Kreirajte upit za dodavanje koji sve zapise iz originala dodaje u kopiju.
Zamena pozadinske baze podataka sa praznom kopijom
Prvo preimenujte postojeću pozadinsku bazu podataka da biste naznačili da je sada to arhiva. Zatim otvorite praznu kopiju i sačuvajte je pomoću originalnog imena baze podataka.
-
Izaberite karticu datoteka , a zatim kliknite na dugme Sačuvaj bazu podataka kao. Možda će vam biti zatraženo da zatvorite sve otvorene objekte; Ako je tako, kliknite na dugme u redu. Otvoriće se dijalog Sačuvaj kao .
-
U polju Sačuvaj u (na vrhu dijaloga Sačuvaj kao ) uverite se da datoteku čuvate na istom mestu na kojem je originalna izvorna baza podataka.
-
U polje ime datoteke unesite ime originalne baze podataka.
-
U polju Sačuvaj kao tip izaberite stavku Access baza podataka (*. accdb).
Periodično premeštanje zapisa u tabelu arhive
Ovo je proces od četiri koraka koji zahtijeva praznu kopiju tabele koja sadrži zapise koje želite da arhivirate, kreirajući upit za dodavanje da biste kopirali zapise iz originalne tabele u tabelu arhiv, kreirajući brisanje upita za uklanjanje arhiviranih zapisa iz originalne tabele i konačno pravljenje makroa da biste pokrenuli obe upite koji se mogu koristiti kada želite da arhivirate. Ovaj naizgled složeni proces može biti jednostavan Ako izvršite korake u redosledu po kom su prikazani ispod:
1. prvi: kreiranje tabele arhive
2.2: Kreirajte upit za dodavanje da biste kopirali podatke u tabelu arhive
Treći broj: kreiranje upita za brisanje za uklanjanje podataka iz originalne tabele
4.2: Kreiranje makroa za izvršavanje upita za dodavanje i brisanje
1. prvi: kreiranje tabele arhive
Da biste zadržali sve arhivirane zapise u jednoj tabeli, uradite ovaj korak jednom. Tabela arhiva koju kreirate u ovom delu će zadržati arhivirane zapise.
Da biste izbrisali staru tabelu arhive kada kreirate novu, umesto ovog koraka, možete da koristite upit za pravljenje tabele da biste kopirali podatke u arhivu. Da biste to uradili, pređite na 2.
Da biste koristili novu arhivu arhive svaki put kada arhivirate, ali da biste zadržali stare tabele arhive, preimenujte staru tabelu arhive pre nego što napravite novu. Ako se arhivirate na osnovu datuma, s obzirom na to da biste imenovali stare arhive u skladu sa podacima koji predstavljaju opseg datuma.
-
U oknu za navigaciju izaberite tabelu koja ima zapise za arhiviranje, pritisnite kombinaciju tastera CTRL + C, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL + V.
-
U polju ime tabele izbrišite reči kopije i dodate podvlaи i tekst "arhiviranje" u postojeću ime tabele, a zatim kliknite na dugme u redu. Na primer, ako je originalna tabela nazvana " transakcije ", tabela "Arhiva" se zove Transactions_archive.
-
U dijalogu lepljenje tabele kao , u okviru Opcije lepljenjaizaberite stavku samo struktura.
2.2: Kreirajte upit za dodavanje da biste kopirali podatke u tabelu arhive
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Upiti kliknite na dugme Dizajn upita.
-
Dodajte tabelu sa zapisima koje želite da arhivirate.
-
U prozoru dizajna upita kliknite dvaput na zvezdicu (*) u tabeli koju ste upravo dodali. Ime tabele i zvezdica pojavljuju se u prvoj koloni koordinatne mreže za dizajn upita.
Napomena: Zvezdica označava da bi upit trebalo da ima sva polja iz tabele u izlazu upita. Kada koristite zvezdicu, ako se polja dodaju ili uklanjaju iz tabele, izlazni upit se prilagođava.
-
U prozoru dizajna upita kliknite dvaput na polje koje želite da koristite da biste naveli uslov koji treba da se sretne pre arhiviranja. Na primer, ako tabela "transakcije" ima polje pod imenom " izabrano u datumu" i želite da arhivirate sve zapise u kojima je datum više od godinu dana, kliknite dvaput na polje i pojaviće se u sledećoj praznoj koloni koordinatne mreže za dizajn upita.
Ponovite ovaj postupak ako želite da koristite kriterijume sa dodatnim poljima.
-
Koristite polje kriterijumi da biste naveli kriterijume za polja koja ste upravo dodali. Na primer, možete navesti da potvrđen izbor u datumu mora da bude raniji od 1 januara, 2019 pomoću izraza <#1/1/2019 # u redu kriterijumi .
Ako se vrednosti kriterijuma menjaju svaki put kada arhivirate, trebalo bi da izvršite upit za unos. Da biste to uradili, koristite parametar u skupu kriterijuma tako da upit traži unos. Da biste koristili parametar, koristite izraz kao i obično, ali umesto navedene vrednosti, koristite kratko pitanje okruženo uglastim zagradama. Na primer, možete da koristite izraz < [transakcije arhiva dovršene pre:], na sledeći način:
Više informacija o korišćenju parametara potražite u članku Uvod u upite.
Možda ćete želeti da koristite i redove da biste naveli alternativne uslove. Više informacija o korišćenju kriterijuma potražite u članku Primeri kriterijuma upita.
Savet: Ako koristite polje za datum da biste naveli kriterijume i želite da arhivirate sve zapise koji su stariji od trenutnog datuma, unesite datum<() u redu kriterijumi za polje datum.
-
Uradite nešto od sledećeg:
Ako ste već kreirali tabelu arhiv, koristite upit za dodavanje da biste dodali navedene zapise u tu tabelu:
-
Na kartici Dizajn, u grupi Tip upita kliknite na dugme Dodaj.
-
U dijalogu Dodavanje , u polju ime tabele izaberite ime tabele arhive, a zatim kliknite na dugme u redu.
U koordinatnoj mreži za dizajn upita pojaviće se okvir " Dodaj u ".
-
Opozovite izbor u redu " Dodaj u " za sva polja koja ste koristili da biste naveli kriterijume. (Samo zvezdica treba da ima vrednost za Dodavanje.)
Ako niste kreirali tabelu arhiv, koristite upit za pravljenje tabele da biste kreirali tabelu arhive pomoću navedenih zapisa:
-
Na kartici Dizajn, u grupi Tip upita kliknite na dugme Pravljenje tabele.
-
U dijalogu pravljenje tabele , u polju ime tabele otkucajte ime tabele arhive, a zatim kliknite na dugme u redu.
-
-
Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+S da biste sačuvali upit.
Treći broj: kreiranje upita za brisanje za uklanjanje podataka iz originalne tabele
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Upiti kliknite na dugme Dizajn upita.
-
Dodajte tabelu sa zapisima koje želite da arhivirate.
-
U prozoru dizajna upita kliknite dvaput na zvezdicu (*) u tabeli koju ste upravo dodali. Ime tabele i zvezdica pojavljuju se u prvoj koloni koordinatne mreže za dizajn upita.
-
U prozoru dizajna upita kliknite dvaput na ista polja koja ste koristili da biste naveli uslov u upitu za dodavanje.
-
Koristite polje kriterijumi da biste naveli kriterijume za polja koja ste upravo dodali. Više informacija o korišćenju kriterijuma potražite u članku Primeri kriterijuma upita.
Važno: Ako je upit za dodavanje ili pravljenje tabele koristio parametar, uverite se da upit za brisanje takođe radi. Takođe, imajte u vidu da iste vrednosti unosite oba upita. Ako unesete različitu vrednost parametra, možete izgubiti podatke. Da biste sprečili gubitak podataka, razmotrite upotrebu obrasca da biste prikupili vrednosti, a upiti traže obrazac za ulazne vrednosti. Više informacija potražite u članku Uvod u upite.
-
Na kartici Dizajn, u grupi Tip upita kliknite na dugme Izbriši.
Dugme " Izbriši " se pojavljuje u koordinatnoj mreži za dizajn upita.
-
Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+S da biste sačuvali upit.
4.2: Kreiranje makroa za izvršavanje upita za dodavanje i brisanje
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Makroi i kôd kliknite na dugme Makro.
-
Kliknite na strelicu nadole pored stavke Dodaj novu radnju, a zatim izaberite stavku OpenQuery.
Pojavljuje se radnja OpenQuery i prikazuje njene argumente.
-
U polju ime upita izaberite upit (dodavanje ili pravljenje tabele) koji ste kreirali u 2.
-
Kliknite na strelicu nadole pored stavke Dodaj novu radnju, a zatim izaberite stavku OpenQuery.
Pojavljuje se radnja OpenQuery i prikazuje njene argumente.
-
U polju ime upita izaberite upit za brisanje koji ste kreirali u 3.
-
Pritisnite kombinaciju tastera CTRL + S da biste sačuvali makro.
Kada želite da arhivirate zapise, pokrećete makro.
