Informacije možete da prikupljate ili ažurirate uz e-poruke pomoću Microsoft Access 2007 ili Access 2010 pomoću programa Microsoft Outlook 2007 ili Microsoft Outlook 2010. Access vas vodi kroz kreiranje obrasca prikupljanja podataka i slanja obrasca u e-poruci. Kada primaoci e-pošte vrate popunjene obrasce, možete odabrati da se prikupljeni podaci automatski obrađuju i skladište u navedenoj Access bazi podataka. Ovaj metod prikupljanja podataka može da vam uštedi vreme i trud koji su obično uključeni u kopiju i lepljenje ili ručno pokretanje podataka. Slede neki scenariji gde možete da koristite ovaj proces za prikupljanje podataka:
Ankete Možete da izvršite anketu i sastavite rezultate tako što ćete prvo kreirati Access bazu podataka sa potrebnim tabelama za skladištenje rezultata i korišćenje čarobnjaka za generisanje obrasca ankete, a zatim ih poslati učesnicima istraživanja. Kada učesnici odgovore, podaci istraživanja se skladište automatski u bazi podataka.
Izveštaji o statusu Bez obzira na to da li je to najnoviji status polja na zalihama ili ažurirane informacije o neobrađenim problemima, vaš tim može da vas informise tako što vam šalje e-poruke koje sadrže trenutne informacije u pravilnim intervalima.
Upravljanje događajima Kada organizujete konferenciju ili obuku ili druge događaje, možete da pošaljete neke obrasce kao e-poruku da biste prikupili kontakt informacije, postavke putovanja i hotela, itd. Ako odaberete da se odgovori automatski obrađuju, učesnici mogu da promene željene postavke u bilo kom trenutku bez potrebe da vas obaveštavaju, a uvek imate pristup najnovijim podacima za svrhe donošenja odluka.
Ovaj članak objašnjava šta vam je potrebno da biste koristili ovaj proces, kako da počnete da koristite čarobnjak, a zatim vam daje dodatne informacije o različitim koracima kako biste mogli da izvršite najbolje obaveštavanje po čarobnjaku.
Napomena: Nećete moći da dodate prikupljene podatke ako je primalac koristio Hotmail ili Yahoo da vam pošalje obrazac prikupljanja podataka.
Pre nego što počnete
Ako je ovo prvi put da prikupljate podatke pomoću e-poruka, obavite sledeće korake:
-
Uverite se da ste instalirali sledeće aplikacije na računaru:
-
Pristupite 2007 ili Access 2010.
-
Outlook 2007 ili Outlook 2010. Morate da imate instaliran Outlook i konfigurisan na računaru koji koristite za slanje e-poruka. Ako ste instalirali Outlook, ali još uvek niste konfigurisali, pokrenite Outlook i uradite uputstvo u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Za pomoć u vezi sa čarobnjakom pogledajte pomoć za Outlook.
-
Ako planirate da koristite InfoPath obrazac, uverite se da imate instaliran InfoPath 2007 ili novije izdanje, a primaoci će morati da imaju instaliran i InfoPath na računarima.
-
Vi primaoci e-pošte mora da imate InfoPath ili klijenta e-pošte koji podržava HTML format instaliran na računarima da bi mogli da prikažu i uređuju obrazac.
Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka putem e-poruka nije Access obrazac. Čarobnjak generiše specijalni obrazac u HTML ili InfoPath formatu.
Identifikujte odredišnu bazu podataka. Baza podataka može da bude u. mdb ili. accdb formatu. Pored toga, podržani su MDE i. accde datoteke. Ako ne želite da koristite postojeću bazu podataka, morate da kreirate novu.
-
-
Identifikujte ili kreirajte tabele koje želite da se popunjavaju podacima iz odgovora na e-poštu. Ako prikupljate podatke za postojeće tabele, uverite se da tabele nisu samo za čitanje i da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihovog sadržaja.
Napomena: Nije moguće prikupiti priloge, automatsko numerisanje, OLE i više vrednosti polja pomoću e-poruka
Ako operacija prikupljanja podataka popunjava dve ili više tabela, morate da kreirate upit za izdvajanje i koristite ga kao izvor zapisa obrasca. Uverite se da upit uključuje sva neophodna polja iz osnovnih tabela. Ako koristite postojeći upit, uverite se da upit nije samo za čitanje i da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njenog sadržaja. Više informacija o kreiranju upita na osnovu dve ili više tabela potražite u članku Uvod u upite.
Uskladištite podatke kao nove zapise u sledećim situacijama:
-
Ako podaci popunjavaju više tabela.
-
Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa. Vrednosti primarnog ključa su neophodne za mapiranje svakog odgovora u postojeći zapis. Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa, dodajte ga sada ili dodelite postojeće polje koje ima jedinstvene vrednosti kao primarni ključ.
-
Ako odredišna tabela nema zapisa. Ako je tabela prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite da dodate zapise.
-
Ako e-adrese primalaca nisu uskladištene kao polje u bazi podataka. Prilikom prikupljanja podataka za ažuriranje zapisa, nećete moći da ručno otkucate adrese u poruci koja je generisana u čarobnjaku. Polje adresa mora biti u odredišnoj tabeli ili u tabeli koja ima relaciju sa odredišnom tabelom.
Prvi koraci
-
Otvorite bazu podataka u kojoj će se uskladištiti prikupljene podatke.
-
Da biste dodali podatke u jednu tabelu, izaberite tabelu u oknu za navigaciju. Da biste popunili više srodnih tabela, izaberite upit koji je povezan sa ovim tabelama.
-
Uradite nešto od sledećeg da biste pokrenuli čarobnjak:
-
Na kartici Spoljni podaci , u grupi Prikupljanje podataka kliknite na dugme Kreiraj e-poruku.
-
Kliknite desnim tasterom miša na tabelu ili upit, a zatim izaberite stavku prikupi i ažuriraj podatke putem e-pošte.
Napomena: Ako tabela ne sadrži polja ili ima samo automatsko numerisanje, OLE objekat, prilog ili tip polja za pronalaženje sa više vrednosti, Access prikazuje sledeću poruku: Izabrana tabela ili upit nemaju polja koja podržavaju prikupljanje podataka pomoću e-pošte.
-
Ako tabela sadrži polja koja podržavaju kolekciju podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tabela podržava i dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak vas vodi kroz neophodne korake za prikupljanje podataka putem e-poruka.
Koristite sledeće odeljke kao referenca za bilo koje pitanje koje možete da imate kroz sledećih sedam glavnih koraka procesa.
Izbor tipa obrasca za unos podataka koji želite da pošaljete
Izaberite tip obrasca na osnovu lakoće upotrebe za sebe i vaše primaoce.
Izbor HTML obrasca HTML obrazac mogu da pregledaju i uređuju korisnik koji podržava e-poštu.
Izbor Microsoft InfoPath obrasca Ovu opciju ćete videti samo ako je InfoPath instaliran na računaru. Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu samo ako su primaoci na računarima instalirani na računaru. InfoPath obrazac nudi bolje okruženje za unos podataka i uređivanje,
Stranica čarobnjaka koja se prikazuje dalje zavisi od toga da li odredišni objekat podržava ažuriranje podataka. Ako je objekat upit zasnovan na dve ili više tabela ili ako je u pitanju tabela koja nema polje primarnog ključa ili ne sadrži zapise, čarobnjak pretpostavlja da želite da dodate nove zapise i traži od vas da izaberete polja za obrazac. U svim drugim slučajevima, čarobnjak će vas upitati da navedete da li želite da dodate ili ažurirate podatke pre nego što vam bude zatraženo da izaberete polja za obrazac.
Odaberite da li želite da prikupljate nove podatke ili ažurirate postojeće podatke
Navedite šta želite da uradite sa podacima. Tip obrasca koji koristite utiče na broj novih zapisa koje primalac može da vam pošalje u jednom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka, broj zapisa koje primalac mora da ažurira identifikuje broj popunjenih obrazaca koji će biti uključeni u poruku.
Napomena: Da biste dodali nove zapise, otkucajte e-adrese u polju adresa e-poruke kada se poruka kreira. Da biste ažurirali postojeće podatke, e-adrese primalaca moraju da se skladište kao polje u osnovnoj tabeli ili upitu ili u povezanoj tabeli.
Navedite podatke koje želite da prikupite
Kada odaberete polja koja treba da se uključe u obrazac, nije neophodno da se u obrascu uključe sva polja koja postoje u osnovnoj tabeli ili upitu. Međutim, moraju biti ispunjeni sledeći uslovi:
-
Obavezna polja: Polja označena sa zvezdicom (*) su obavezna polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski sadržati sva polja čije polje obavezno treba da bude postavljeno na " da". Ako su potrebna polja bilo kog polja, Access ne može da doda zapis u tabelu.
-
Nepodržani tipovi polja: Nećete moći da dodate određene tipove polja u obrascu kao što su, automatsko numerisanje, prilog, prilog, OLE objekat ili polja za pronalaženje sa više vrednosti.
-
Polje primarnog ključa: Korisnik će moći da otkuca vrednost u polju prilikom dodavanja zapisa. odgovor se neće obraditi ako je navedena vrednost već u upotrebi.
Napomena: Za svako uključeno polje, u okviru Svojstva poljanavedite nalepnicu i kliknite na dugme samo za čitanje ako ne želite da korisnik promeni podatke u tom polju.
Navedite automatsko ili ručno preradu podataka
Možete da izaberete automatsku ili ručnu obradu odgovora. Automatska obrada znači da kada dobijete odgovore, Outlook i Access rade zajednički i izvozi podatke u odredišne tabele u bazi podataka. Automatska obrada može da vam uštedi vreme i trud. Ručno obrada samo znači da započnete operaciju izvoza da biste preneli podatke iz navedene fascikle u programu Outlook, u odredišnu tabelu u programu Access.
Odgovori su uspješno izvezeni u odredišnu tabelu sve dok su sledeći uslovi ispunjeni u trenutku kada odgovori dođu do vašeg poštanskog sandučeta:
-
Outlook mora već da radi na računaru. Ako Outlook nije pokrenut, obrada započinje sledeći put kada pokrenete Outlook.
-
Access ne sme da bude zaštićen lozinkom i ne bi trebalo da bude otvoren u isključivom režimu. Ime ili lokacija baze podataka ne smeju se promeniti od kada ste poslali e-poruku.
-
Imena tabela i upita i svojstva polja koja su uključena u obrazac, ne smeju se promeniti od kada ste poslali e-poruku.
-
Morate da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja osnovnih tabela i upita.
Napomena: Ako automatska obrada ne uspe, pokušajte da fiksiranje problema, a zatim ručno izvezite odgovore koji nisu uspele. Odgovori koji dođu do prijemnog poštanskog sandučeta nakon rešavanja problema i dalje se obrađuju automatski.
Postavljanje svojstava za kontrolisanje automatskog obrade odgovora
Da biste naveli različitu Outlook fasciklu u kojoj se čuvaju odgovori, na stranici Navedite kako želite da obradite stranicu "odgovori" u čarobnjaku, kliknite na ime fascikle. U dijalogu Izbor fascikle izaberite drugu fasciklu ili kliknite na dugme novo da biste kreirali novu fasciklu.
Ako izaberete stavku Podesi svojstva da biste kontrolisali automatsku obradu odgovora da biste promenili ili podesili postavke uvoza, pogledajte sledeću tabelu za informacije o dostupnim opcijama:
|
Opcija |
Rezultat |
|---|---|
|
Odbacite odgovore od onih na koje niste poslali poruku |
Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite da se automatski obrade samo onih odgovora koje su poslali originalni primaoci poruke. Odgovori drugih osoba uskladišteni su u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Prihvatanje više odgovora od svakog primaoca |
Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite da se prvi odgovor od svakog primaoca obrađuje automatski. Drugi i sledeći odgovori uskladišteni su u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. Napomena: Ova postavka kontroliše samo broj odgovora, a ne i broj zapisa u jednom odgovoru koji se obrađuje. Drugim rečima, ako pošaljete InfoPath obrazac, korisnik može da vam pošalje više zapisa u jednom odgovoru i Access automatski obrađuje sve zapise u odgovoru, čak i ako nije potvrđen izbor u ovom polju za potvrdu. |
|
Samo omogući ispravke za postojeće podatke |
Kada primaoci koriste InfoPath obrazac za ažuriranje podataka, oni mogu da šalju nove zapise pored ispravki postojećih zapisa. Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu da biste obradili samo ispravke za postojeće zapise. |
|
Broj odgovora za obradu |
Otkucajte ukupan broj odgovora (od svih primalaca) koje želite automatski da obrađuju. Ako želite da se svi odgovori automatski obrađuju, unesite veliku vrednost, na primer 5000, u okvir za tekst. Odgovori koji se prime kada se dostigne navedena vrednost čuvaju se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Datum i vreme zaustavljanja |
Navedite kada automatska obrada odgovora treba da prestanu za ovu e-poruku. Odgovori koji su primljeni posle ovog datuma i vremena skladište se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
Da biste promenili ove opcije kasnije, na kartici Spoljni podaci , u grupi Prikupljanje podataka kliknite na dugme Upravljaj odgovorima. U dijalogu Upravljanje porukama za prikupljanje podataka izaberite poruku za koju želite da promenite postavke, a zatim izaberite stavku Opcije poruke. Promene koje izvršite u dijalogu utiču na sve sledeće odgovore koje primite za tu poruku.
Ručno obradu odgovora
Da biste kontrolisali kada se obrađuje odgovor, nemojte da izaberete automatsku opciju. Odgovori će biti uskladišteni u navedenoj fascikli u programu Outlook dok ne izaberete stavku i kliknete desnim tasterom miša na svaki odgovor u fascikli, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Izvezi podatke u Microsoft Access .
U nekoj instanci, možda ćete morati da ručno obradite odgovore koji se ne obrađuju automatski.
Upamtite sledeće pre izvoza podataka
-
Access baza podataka ne bi trebalo da bude otvorena u isključivom režimu, a ime ili lokacija baze podataka ne sme da se promeni od kada ste poslali e-poruku.
-
Imena tabela i upita i svojstva polja koja su uključena u obrazac, ne smeju se promeniti od kada ste poslali e-poruku.
-
Morate da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja osnovnih tabela i upita.
Izbor načina na koji želite da navedete e-adrese primalaca
Ako samo prikupljate nove informacije, e-adrese možete navesti na dva načina:
-
Otkucajte e-adrese pojedinačno u Outlook e-poruci ili izaberite adrese iz adresara.
-
Koristite polje e-adresa u tabeli ili upitu trenutne Access baze podataka.
Napomena: Kada prikupljate podatke da biste ažurirali postojeće zapise, ne vidite ovaj dijalog jer e-adrese primalaca moraju prvo da budu dostupne kao polje u bazi podataka.
Unos e-adresa direktno u Outlook
Ako navedete primaoce u programu Outlook, možete da ih pregledate i prilagodite pre slanja. U telu e-poruke uključuje kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne pravite promene u obrascu. Promene strukture obrasca mogu dovesti do toga da se odgovor ne obrađuje.
Korišćenje e-adresa uskladištenih u polju u bazi podataka
Opcija za izbor povezane tabele upućuje na tabele koje su povezane. Da biste prikazali ili uredili relacije tabela u bazi podataka, na alatkama za baze podataka. Tab, u grupi Relacije kliknite na dugme Relacije
Više informacija o relacijama potražite u članku Vodič za relacije između tabela.
Pregledajte i navedite listu primalaca
Konačni veliki korake uključuju pregledanje i prilagođavanje e-poruke, precizno podešavanje liste primalaca, a zatim slanje podataka o kolekciji podataka.
Kreiranje i slanje e-poruke
Kada vas čarobnjak obavesti da sada možete da kreirate e-poruku i prikazuje kako da prikažete status e-pošte pomoću komande " Upravljaj odgovorima ", možda će se pojaviti neka poruka upozorenja. Sledeća tabela opisuje svako upozorenje i radnju koju možete da uradite da biste je rešili:
|
Warning Poruka upozorenja |
Opis |
S olutacije |
|---|---|---|
|
Neki zapisi ne sadrže važeću adresu u navedenom polju za e-adresu. Nijedan podatak neće biti vraćen za ove redove. |
Polje za e-adresu koju ste izabrali sadrži NULL vrednosti. |
Ako želite da prikupljate podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamenite vrednosti NULL e-adresama. Zatim ponovo pokrenite čarobnjak. |
|
Trenutno imate ekskluzivnu bravu na bazi podataka. Automatska obrada neće uspeti dok se brava ne oslobodi. |
Imate bazu podataka koja je trenutno otvorena u isključivom režimu. |
Ako ste odlučili da se odgovori automatski obrađuju, obrada ne uspe zato što Access ne može da doda ili ažurira bazu podataka koja sadrži ekskluzivnu bravu. Zatvaranje i ponovno otvaranje baze podataka odmah nakon slanja poruke |
|
Ove e-poruke mogu da sadrže podatke iz poverljive ili osetljive prirode. |
Prikupljate podatke da biste ažurirali postojeće zapise i obrazac koji ćete poslati će biti unapred dovršen sa postojećim podacima. |
Ako neka polja obrasca obuhvataju osetljive podatke, vratite se na stepenik čarobnjaka gde ste izabrali polja i uklonite polja koja sadrže osetljive podatke iz obrasca |
Kada pregledate i prilagodite poruku, možete filtrirati polje e-adrese i izabrati svoje primaoce. Odaberite e-adrese koje želite da koristite tako što ćete potvrditi izbor u odgovarajućim poljima za potvrdu. Ako vidite dijalog koji sadrži nevažeće e-adrese, zabeležite adrese na listi i kliknite na dugme Izađi. Verifikujte nevažeće adrese, izvršite neophodnu ispravku i pokušajte ponovo da pošaljete poruku.
