Mogućnost upravljanja zapisima na bilo kojoj lokaciji pruža menadžerima zapisa veću kontrolu nad rukovanjem poslovnim i pravnim zapisima sa dugoročnom vrednošću. Upravljanje zapisima „na licu mesta“ takođe omogućava da ovi zapisi budu deo radnog prostora za saradnju uz druge dokumente na kojima radite.
U zavisnosti od organizacione strukture rešenja za upravljanje zapisima, upravljanje zapisima na licu mesta možete aktivirati na nivou kolekcije lokacija i možete dodatno onemogućiti ručnu deklaraciju zapisa na nivou liste ili biblioteke. Međutim, podrazumevana vrednost za liste i biblioteke jeste da je ručna deklaracija zapisa omogućena kada se funkcija aktivira na nivou kolekcije lokacija.
Napomena: U usluzi SharePoint online smo predstavili rešenje za upravljanje zapisima Microsoft 365 u centru usaglašenosti, koje vam omogućava da koristite nalepnice za zadržavanje da biste proglasili sadržaj kao zapise, što efikasno zamenjuje potrebu za korišćenjem funkcija centra za čuvanje zapisa ili funkcija upravljanja zapisima na mestu. Ako koristite centar za čuvanje zapisa, možete da nastavite da ga koristite pored nalepnica za zadržavanje. Međutim, kretanje napred, u svrhu upravljanja zapisima, preporučujemo da koristite rešenje centra za usaglašenost umesto centra za čuvanje zapisa.
Aktiviranje upravljanja zapisima u sistemu SharePoint
Ako to već niste uradili, morate da aktivirate u programu Management Records da biste mogli da uradite ove zadatke. Ako ste ga aktivirali, preskočite ove korake.
-
Idite na lokaciju najvišeg nivoa.
-
Kliknite na dugme postavke
Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.
-
U okviru Administracija kolekcije lokacijaizaberite stavku funkcije kolekcije lokacija.
-
U okviru funkcije kolekcije lokacijapronađite stavku Upravljanje zapisima i kliknite na dugme Aktiviraj.
Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za kolekciju lokacija
Ako rešenje za upravljanje zapisima obuhvata više lokacija, postavke upravljanja zapisima možete konfigurisati na sledeće načine:
-
Navedite vrste ograničenja koja će biti postavljena za dokument kada on bude deklarisan kao zapis.
-
Navedite da li sve liste ili biblioteke na lokaciji omogućavaju ručno deklarisanje zapisa.
-
Navedite osobe koje ručno mogu da deklarišu dokumente kao zapise ili ponište njihovo deklarisanje.
Konfigurisanje u upravljanju zapisima mesta za kolekciju lokacija
Napomena: Morate aktivirati funkciju upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija da biste mogli da dovršite ovu proceduru.
-
Idite na lokaciju najvišeg nivoa.
-
Kliknite na dugme postavke
Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.
-
U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.
-
Na stranici „Postavke deklarisanja zapisa“, u odeljku Ograničenja zapisa izaberite opciju koja navodi vrstu ograničenja koje će biti postavljeno za stavku kada se ona deklariše kao zapis. Ova postavka ne utiče na stavke koje su već deklarisane kao zapisi.
-
Bez dodatnih ograničenja Ovo ograničenje je korisno ako želite da zapisi imaju različite smernice za zadržavanje u odnosu na stavke koje nisu zapisi, ali ne želite da blokirate brisanje ili uređivanje zapisa.
-
Blokiraj brisanje Ovo je podrazumevano ograničenje za centar za čuvanje zapisa.
-
Blokiraj uređivanje i brisanje Ovo ograničenje je korisno ako želite u potpunosti da zaključate dokument kako ne bi mogao da se uredi ili izbriše. Sa dokumentom se povezuje ikona katanca što pokazuje da je stavka zaključana.
-
-
U odeljku Dostupnost deklarisanja zapisa izaberite opciju koja navodi da li je podrazumevano moguće ručno deklarisati stavke kao zapise na listama i u bibliotekama. Ako izaberete opciju Podrazumevano nedostupno na svim lokacijama, stavke je moguće deklarisati kao zapise samo putem smernica ili toka posla.
Jedna opcija u odeljku Dostupnost deklarisanja zapisa vam omogućava da poništite deklarisanje zapisa. Da biste to uradili, u odeljku Detalji o usaglašenosti, pored stavke Status zapisa, kliknite na dugme Poništi deklarisanje zapisa. Biće vam zatražena potvrda da želite da poništite deklarisanje stavke kao zapisa.
Napomena: Opcija „Poništi deklarisanje“ se pojavljuje samo za stavke koje su prethodno deklarisane kao zapisi.
-
U odeljku Uloge za deklarisanje navedite tipove korisnika koji mogu deklarisati stavke kao zapise ili poništiti njihovo deklarisanje.
-
Svi saradnici i administratori liste Svi korisnici sa dozvolama za uređivanje stavki na listi mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.
-
Samo administratori liste Samo korisnici sa dozvolama za upravljanje listom mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.
-
Samo radnje smernica Samo radnje smernica ili prilagođeni kôd pokrenut kao sistemski nalog mogu deklarisati stavke kao zapise i poništiti njihovo deklarisanje.
-
-
Kliknite na dugme U redu .
Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta za listu ili biblioteku
Postavke upravljanja zapisima možete konfigurisati kako biste dozvolili ili sprečili kreiranje zapisa u okviru određenih lista ili biblioteka na lokaciji. Takođe možete da konfigurišete liste i biblioteke, tako da sve stavke koje se u njih dodaju automatski budu deklarisane kao zapisi.
Da biste konfigurisali upravljanje zapisima na licu mesta za listu ili biblioteku
-
Idite na listu ili u biblioteku za koju želite da konfigurišete upravljanje zapisima.
-
Za biblioteke, u okviru Alatke za biblioteke izaberite karticu Biblioteka. Za liste, u okviru Alatke za liste izaberite karticu Lista.
-
Na traci biblioteke izaberite stavku Postavke biblioteke. Za liste izaberite stavku Postavke liste.
U sistemu SharePoint online izaberite stavku Postavke , a zatim izaberite stavku postavke liste ili Postavke biblioteke.
Napomena: Ako ne vidite dugme na traci navedeno u ovoj proceduri, možda ćete morati da prilagodite rezoluciju ekrana ili veličinu prozora pregledača da biste razvili svu dostupnu dugmad na traci. Takođe možete kliknuti na dugme grupe da biste razvili izbor dugmeta te grupe.
-
Na stranici „Postavke liste“ izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.
-
Na stranici " Postavke deklaracije za zapis ", u odeljku " Raspoloživost deklaracije za deklaraciju zapisa " uradite nešto od sledećeg:
-
Izaberite da li želite da koristite podrazumevanu postavku kolekcije lokacija.
-
Omogućite ručno deklarisanje zapisa za ovu listu ili biblioteku.
-
Zabranite ručno deklarisanje zapisa za ovu listu ili biblioteku.
-
-
U odeljku Automatsko deklarisanje izaberite da li želite da stavke koje se dodaju na ovu listu ili u biblioteku budu automatski deklarisane kao zapisi.
-
Kliknite na dugme U redu.
Napomena: Automatski će se proglasiti samo stavke sa veličini većim od 0 bajtova.
