Korišćenje arhive zapisa ili upravljanje zapisima na vremenu

U SharePoint možete da upravljate zapisima u arhivi ili možete da upravljate zapisima u istom redu za dokumente kao i u aktivnim dokumentima. Korišćenjem pristupa SharePoint , kada objavite da je dokument postao zapis, zapis ostaje na mestu, ali SharePoint on sada upravlja zapisom. Na primer, dokument može da dobije različite smernice za zadržavanje kada se deklariše kao zapis ili korisnici možda neće moći da ga urede.

Hibridni pristup je takođe moguć. Na primer, zapise možete da čuvate sa aktivnim dokumentima dve godine, a zatim da premestite zapise u arhivu zapisa kada se projekat dovrši.

Dok razmišljate o tome da li da upravljate zapisima na zasebnim lokacijama centra za čuvanje zapisa ili na istoj lokaciji za saradnju na kojoj su dokumenti napravljeni, razmotrite sledeća pitanja:

• Da li je upravljanje sajtom za saradnju prikladno za upravljanje zapisima? Da li vaša industrija podleže regulatornim zahtevima koji zahtevaju da se zapisi u menijima odvaje od aktivnih dokumenata? Da li administrator lokacije za saradnju treba da bude pouzdan za upravljanje lokacijom koja sadrži zapise? Možda ćete želeti da uskladištite zapise na lokaciji koja koristi ograničeniji pristup od lokacije za saradnju ili na lokaciji za koju je zadata pomoć u različitim rasporedima.

• Koliko će dugo lokacija za saradnju biti u upotrebi? Ako zapisi treba da se čuvaju duže nego što je projekat u toku, izbor strategije upravljanja zapisima na licu mesta znači da ćete morati da održavate lokaciju za saradnju čak i kada se on više ne koristi.

• Da li će članovima projekta biti potreban čest pristup dokumentima nakon što dokumenti postanu zapisi? Ako koristite pristup na vremenu, članovi projekta mogu da pristupe dokumentima na isti način bez obzira na to da li su dokumenti aktivni ili su zapisi.

• Da li su menadžeri zapisa u organizaciji odgovorni za samo zapise ili li su odgovorni za sve informacije, bez obzira na to da li su aktivni ili zapisi? Ako su menadžeri zapisa odgovorni samo za zvanične zapise, možda će im biti lakše da imaju odvojeni sajt centra za čuvanje zapisa.

Sledeća tabela opisuje razlike između onoga što možete da uradite sa zapisima u centru za zapise i sa zapisima kojima se upravlja na licu mesta na lokaciji za saradnju. Razlike se predstavljaju u okviru prikaza menadžera zapisa i zaposlenih koji sarađuju na timu projekta.

Sledeća tabela opisuje razlike između dva pristupa za upravljanje zapisima koje mogu da utiču na način na koji upravljate IT resursima.