Napomena: Microsoft Access ne podržava uvoz Excel podataka sa primenjenim oznakom osetljivosti. Kao privremeno rešenje možete da uklonite oznaku pre uvoza, a zatim ponovo primenite oznaku nakon uvoza. Više informacija potražite u članku Primena oznaka osetljivosti na datoteke i e-poštu u sistemu Office.
Access i Microsoft Excel imaju mnogo sličnosti, što može otežati odlučivanje koji program treba da koristite. Na primer, oba programa mogu da skladište velike količine podataka, pokreću moćne upite i alatke za analizu kako bi isecali te podatke i isecali te podatke i izvršili složena izračunavanja koja daju potrebne podatke.
Međutim, svaki program ima jasne prednosti, u zavisnosti od tipa podataka kojima upravljate i toga šta želite da uradite sa tim podacima. Na primer, ako je vaš cilj da održite integritet podataka u formatu kojem može da pristupi više korisnika, Access je najbolji izbor, dok je Excel bolje prilagođen složenim numeričkim podacima koje želite detaljno da analizirate.
U mnogim slučajevima možete da koristite oba programa i svaki koristite za cilj koji najbolje odgovara. Uopšte uzev, Access je bolji za upravljanje podacima: pomaže vam da ih držite organizovanim, lakim za pretragu i dostupnim većem broju korisnika istovremeno. Excel je obično bolji za analizu podataka: izvršavanje složenih izračunavanja, istraživanje mogućih rezultata i pravljenje grafikona visokog kvaliteta. Ako koristite Access za skladištenje podataka i programa Excel za analizu, možete da dobijete pogodnosti oba programa.
Pre nego što odlučite koji program ćete koristiti, možda ćete želeti da uporedite pogodnosti svakog programa, saznate kada je najbolje da koristite jedan ili drugi i saznajte kako da radite sa oba programa kako biste postigli tačno željene rezultate.
Napomena: Svi Microsoft Office programski paketi uključuju Excel, ali ne uključuju svi paketi Access.
Uporedite pogodnosti svakog programa
Odaberite odgovarajući program od presudnog je značaja ako želite da pristupite informacijama i ažurirate ih maksimalnim performansama i tačnošću. Da biste saznali koji program najbolje odgovara zadacima koje želite da postignete, može vam pomoći da uporedite pogodnosti koje svaki program ima da ponudi u vezi sa skladištem podataka, analizom podataka, saradnjom sa više korisnika i bezbednošću.
Ravno u odnosu na relacione podatke Da biste lakše odlučili koji program je najbolji za skladištenje podataka, postavite sebi sledeće pitanje: da li su podaci relacioni ili ne? Podaci koji se mogu efikasno nalaziti u jednoj tabeli ili radnom listu nazivaju se ravni ili nesrodni podaci . Na primer, ako želite da kreirate jednostavnu listu klijenata, sa samo jednom adresom i kontakt osobom za svakog klijenta, Excel je možda bolji izbor. Međutim, ako želite da uskladištite složeniji spisak klijenata koji sadrži adrese fakturisanja i isporuke za svakog klijenta ili više osoba za kontakte za svakog klijenta, Access je bolje rešenje.
U grupi relaciona baza podataka organizujete informacije u više tabela. U dobro dizajniranoj relacionoj bazi podataka svaka tabela je ravna i sadrži informacije o samo jednom tipu podataka. Na primer, ako kreirate bazu podataka klijenata, imena klijenata bi trebalo da budu uskladištena u jednoj tabeli, dok adrese za naplatu i isporuku tih klijenata treba da budu uskladištene u zasebnoj tabeli. Dobra ideja je da adrese skladištite odvojeno od imena jer svaki klijent može da ima više od jedne adrese, a vi želite da možete da unesete više adresa za svakog klijenta bez potrebe da ponovo unosite ime klijenta za svaku adresu.
Lokalne nasmere na spoljne podatke Access možete da koristite za povezivanje sa podacima iz različitih spoljnih izvora podataka kako biste mogli da prikazujete, izvršavate upite i uređujete te podatke bez potrebe za uvozom. Na primer, Access obezbeđuje komande za povezivanje sa postojećim podacima u Microsoft SQL Server bazi podataka, dBASE datoteci ili Outlook fascikli, zajedno sa mnogim drugim izvorima podataka. Excel možete da koristite za povezivanje sa raznim izvorima podataka, uključujući Access, SQL Server i Analysis Services baze podataka, tekstualne i XML datoteke i ODBC i OLE DB izvore podataka. Međutim, ne možete da uređujete podatke da biste promenili izvorne podatke putem Excel korisničkog interfejsa.
Access i Excel pružaju komande za povezivanje sa podacima na Windows SharePoint Services listama. Međutim, Excel pruža samo vezu samo za čitanje sa SharePoint listama; dok vam Access omogućava da čitate podatke iz SharePoint lista i pišete ih.
Integritet podataka i fleksibilnost Jedinstveni identifikatori pomažu da se očuva integritet podataka i oni obezbedjuju da dva reda (ili zapisa) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori takođe pružaju najbrži način za preuzimanje podataka kada pretražujte ili sortirate podatke. U programu Access možete da koristite tip podataka "Automatsko numerisanje" da biste automatski generisali jedinstveni identifikator za svaki zapis. Zatim možete da koristite ove identifikatore da biste povezane zapise iz jedne tabele sa jednim ili više zapisa u drugoj tabeli.
Struktura koju Access primenjuje na podatke pomaže da se obezbedi integritet podataka. Access može zahtevati da novi zapisi u jednoj tabeli imaju postojeću odgovarajuću vrednost u drugoj tabeli, tako da ne možete da kreirate zapise "siročići". Na primer, ne želite da imate porudžbinu koja ne sadrži informacije o klijentima. Access može zahtevati da svaki novi zapis u tabeli "Porudžbine" ima odgovarajuću vrednost klijenta u tabeli "Klijenti". Ova zahtevana korespondcija vrednosti zove se referencijalni integritet.
Takođe možete da nametnete sopstvena ograničenja i pravila da biste se dodatno uverili da se podaci ispravno unose. Excel vam omogućava da unesete podatke na način koji je više slobodnog oblika, ali pošto Excel ne podržava relacione podatke, ne može da podrži referencijalni integritet. Međutim, možete da koristite komandu Validacija podataka da biste kontrolisali unos podataka u programu Excel.
Ispitivanje Ako često morate da prikazujete podatke na različite načine, u zavisnosti od promene uslova ili događaja, Access je možda bolji izbor za skladištenje podataka i rad sa njima. Access vam omogućava da koristite structured Query Language (SQL) upite da biste brzo preuzeli samo redove i kolone podataka koje želite, bez obzira na to da li se podaci nalaze u jednoj tabeli ili u više tabela. Izraze u upitima možete da koristite i za kreiranje izračunatih polja. Korišćenje izraza u programu Access slično je procesu korišćenja formula u programu Excel za izračunavanje vrednosti. Access upite možete da koristite i za rezimiranje podataka i predstavljanje agregatnih vrednosti, kao što su zbirovi, proseci i prebrojaci.
Modele U programu Excel možete da analiza „šta ako“ alatke za predviđanje ishoda modela radnog lista. Analiza šta-ako vam omogućava da pokrećete različite scenarije podataka, kao što su najbolji slučaj i najgori scenariji i uporedite dobijene podatke o nekoliko scenarija u izveštaju sa rezimeom. U programu Access nije dostupna nijedna slična funkcija.
Pivoting and charting U oba programa možete da kreirate izveštaje izvedene tabele i grafikone izvedene tabele. Međutim, Excel pruža naprednije funkcije izveštavanja i grafikona izvedene tabele nego Access. Ako planirate da kreirate obimne izveštaje izvedene tabele ili redovno obezbeđujete grafikone profesionalnog izgleda, trebalo bi da koristite izveštavanje izvedene tabele ili pravljenje grafikona izvedene tabele u programu Excel umesto istih funkcija u programu Access.
Access i Excel mogu da se koriste u okruženjima za saradnju, kao što su Windows SharePoint Services i mrežne deljene datoteke, ali postoje razlike u načinu pristupa podacima od strane više korisnika.
Pristup više korisnika podacima U okviru normalne operacije Access omogućava više korisnika da otvore jednu bazu podataka istovremeno; ovo dobro funkcioniše zato što Access zaključava samo podatke koji se uređuju; kao rezultat toga, drugi korisnici mogu da uređuju različite zapise bez neusaglašenosti. U programu Excel možete da delite radnu svesku sa drugim korisnicima, ali saradnja sa više korisnika najbolje funkcioniše kada korisnici rade na podacima u toj radnoj svesci u različitim vremenima umesto istovremeno. Korisnici Access baze podataka sarađđuju na skupu podataka, a korisnici Excel radne sveske sarađuju na dokumentu.
Korišćenje sistema Windows SharePoint Services za saradnju Oba programa se integrišu sa Microsoft Windows SharePoint Services tehnologijama, kao što su SharePoint liste i biblioteke dokumenata.
Access pruža različite načine saradnje sa više korisnika na SharePoint lokaciji. Na primer, možete da otpremite punu bazu podataka u Biblioteku dokumenata sistema Windows SharePoint Services, učinite obrasce i izveštaje dostupnim kao prikaze sistema Windows SharePoint Services i povežete bazu podataka sa podacima uskladištenim na SharePoint listama.
Excel pruža samo jedan način saradnje sa više korisnika na SharePoint Services lokaciji. Radnu svesku možete otpremiti u Windows SharePoint Services biblioteke dokumenata, gde pojedinačni korisnici mogu da odjave radnu svesku kako bi izvršili promene, sprečavajući druge korisnike da u isto vreme izmene radnu svesku. Korisnici mogu da uređuju radnu svesku bez odjavljivanja iz biblioteke dokumenata i u tom slučaju moraju da budu koordinisani sa drugim korisnicima da bi izbegli neusaglašenosti podataka.
Korišćenje mrežnih fascikli za saradnju Ako Access bazu podataka uskladištite u deljenu mrežnu fasciklu, više korisnika može da otvori bazu podataka i istovremeno radi sa njenim podacima. Pojedinačni zapisi se zaključavaju kada ih korisnik uredi. Ako Excel radnu svesku uskladištite u deljenoj mrežnoj fascikli, samo jedan korisnik može da uređuje radnu svesku odjednom. U svrhe prikazivanja, više korisnika može da otvori radnu svesku dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu da unose izmene u podatke dok je korisnik koji uređuje radnu svesku ne zatvori.
Oba programa pružaju slične funkcije – lozinke i šifrovanje – koje vam mogu pomoći da sprečite gubitak podataka i zaštitite podatke od neovlašćenog pristupa. Međutim, postoje neke razlike između programa Access i programa Excel u načinu na koji funkcioniše zaštita podataka na korisničkom nivou.
Sprečavanje gubitka podataka U programu Access vaš rad se neprekidno čuva, tako da, u događaju neočekivanog otkazivanja, verovatno nećete izgubiti mnogo posla (ako postoji). Međutim, pošto Access neprekidno čuva vaš rad, moguće je i da kasnije izvršite promene koje niste želeli da izvršite. Da biste se uverili da možete da vratite bazu podataka na željeni način, trebalo bi da napravite rezervnu kopiju datoteke baze podataka po rasporedu koji odgovara vašim potrebama. Možete da oporavite celu bazu podataka iz rezervne kopije ili možete da vratite samo tabelu ili neki drugi objekat baze podataka koji vam je potreban. Ako koristite uslužni program za pravljenje rezervne kopije sistema datoteka, možete da koristite i kopiju baze podataka iz rezervne kopije sistema datoteka da biste vratili podatke u prethodno stanje. U programu Excel možete da sačuvate informacije o automatskom spasanju u podešenim intervalima dok ažurirate podatke.
Zaštita podataka na korisničkom nivou U programu Excel možete da uklonite kritične ili privatne podatke iz prikaza tako što ćete sakriti kolone i redove podataka, a zatim zaštititi ceo radni list da biste kontrolisali korisnički pristup skrivenim podacima. Pored zaštite radnog lista i njegovih elemenata, možete i da zaključate i otključate ćelije na radnom listu da biste sprečili druge korisnike da slučajno izmene važne podatke.
Bezbednost na nivou datoteke Na nivou datoteke možete da koristite šifrovanje u oba programa da biste sprečili neovlašćene korisnike da vide podatke. Takođe možete zahtevati da se lozinka unesete da biste otvorili datoteku baze podataka ili radnu svesku. Pored toga, možete da doprinesete zaštiti datoteke baze podataka ili radne sveske tako što ćete koristiti digitalni potpis.
Ograničen pristup podacima U programu Excel možete da navedete korisničke dozvole za pristup podacima ili da postavite prava samo za čitanje koja sprečavaju druge korisnike da promene podatke za koje imaju pristup. Access ne pruža bezbednosne funkcije na korisničkom nivou, ali Access podržava korisnički bezbednosni model bilo kog servera baze podataka sa kojim se povezuje. Na primer, ako se povežete sa SharePoint listom, Access će odagnati korisničke dozvole za SharePoint listu. Ako neovlašćene korisnike ne želite da unosite u Access podatke, možete da šifrujete bazu podataka tako što ćete postaviti lozinku. Korisnici moraju uneti lozinku da bi čitali podatke iz baze podataka, čak i ako im pristupe pomoću drugog programa, kao što je Excel.
Više informacija o tome kako da zaštitite podatke potražite u člancima Postavljanje ili promena bezbednosti na korisničkom nivou u programu Access 2007 ili novijoj verziji i Zaštita i bezbednost u programu Excel.
Kada se koristi Access
Uopšteno, Access je najbolji izbor kada morate redovno da pratite i snimate podatke, a zatim prikazujete, izvozite ili štampate podskup podataka. Access obrasci pružaju prikladniji interfejs od Excel radnog lista za rad sa podacima. Access možete da koristite za automatizovanje radnji koje se često izvršavaju, a Access izveštaji vam omogućavaju da rezimirate podatke u štampanim ili elektronskim obrascima. Access pruža veću strukturu podataka; Na primer, možete da kontrolišete koji tipovi podataka mogu da se unesu, koje vrednosti mogu da se unesu i možete da navedete kako su podaci u jednoj tabeli povezani sa podacima u drugim tabelama. Ova struktura vam pomaže da se uverite da su uneti samo ispravni tipovi podataka.
Access skladišti podatke u tabelama koje izgledaju isto kao radni listovi – ali Su Access tabele dizajnirane za složeno izvršavanje upita u odnosu na podatke uskladištene u drugim tabelama.
Koristite Access kada:
-
Predviđajte veliki broj osoba koje rade u bazi podataka i želite moćne opcije koje bezbedno rukuju ispravkama podataka, kao što su zaključavanje zapisa i rešavanje neusaglašenosti.
-
Predviđajte potrebu za dodavanjem više tabela u skup podataka koji je nastao kao ravna ili nesrodna tabela.
-
Želite da pokrenete složene upite.
-
Želite da napravite različite izveštaje ili nalepnice sa adresom.
-
Upravljanje kontaktima Kontaktima i poštanskim adresama možete upravljati, a zatim kreirati izveštaje u programu Access ili objediniti podatke sa programom Microsoft Office Word da biste odštampali tipska pisma, koverte ili nalepnice sa adresom.
-
Praćenje zaliha i resursa Možete da napravite popis stavki u kući ili preduzeću i skladištite fotografije ili druge srodne dokumente zajedno sa podacima.
-
Praćenje porudžbine Možete da unesete informacije o proizvodima, klijentima i porudžbinama, a zatim pravite izveštaje koji prikazuju podatke o prodaji po zaposlenom, regionu, vremenskom periodu ili nekoj drugoj vrednosti.
-
Praćenje zadataka Možete da pratite zadatke za grupu osoba i unosite nove zadatke u isto vreme dok drugi ažuriraju svoje postojeće zadatke u istoj bazi podataka.
-
Organizovanje biblioteka pozajmljivanja Možete da koristite Access da biste skladištili podatke o knjigama i CD-ovima i pratili kome ste ih pozajmili.
-
Planiranje događaja Možete da unesete informacije o datumima događaja, lokacijama i učesnicima, a zatim štampate planove ili rezimee događaja.
-
Praćenje ishrane Pratite recepte i evidentirajte aktivnosti ishrane i vežbanja.
Kada se koristi Excel
Kao program za unakrsne tabele, Excel može da uskladišti velike količine podataka u radnim svescima koje sadrže neke radne listove. Međutim, umesto da služi kao sistem za upravljanje bazom podataka, kao što je Access, Excel je optimizovan za analizu podataka i izračunavanje. Ovaj fleksibilni program možete da koristite za izradu modela za analizu podataka, pisanje jednostavnih i složenih formula za izračunavanje podataka, izvođenje podataka na željeni način i predstavljanje podataka u različitim grafikonima profesionalnog izgleda. Microsoft Create ima nekoliko Excel predložaka dizajna koje možete odabrati
Koristite Excel kada:
-
Zahtevajte ravni ili nerelecionalni prikaz podataka umesto relaciona baza podataka koji koristi više tabela i kada su podaci uglavnom numerički.
-
Često pokrećete izračunavanja i statistička poređenja podataka.
-
Želite da koristite izveštaje izvedene tabele da biste prikazali hijerarhijske podatke u kompaktnim i fleksibilnim rasporedima.
-
Planirajte redovno kreiranje grafikona i želite da koristite nove formate grafikona koji su dostupni u programu Excel.
-
Želite da naglasite podatke pomoću ikona uslovnog oblikovanja, traka podataka i skala boja.
-
Želite da izvršite složene operacije analize šta-ako nad podacima, kao što su statističke, inženjerske i regresivne analize.
-
Želite da pratite stavke na jednostavnoj listi, radi lične upotrebe ili u svrhe ograničene saradnje.
-
Računovodstveni Možete da koristite moćne funkcije izračunavanja programa Excel u mnogim finansijskim izveštajima – na primer, izveštaju o toku novca, bilansu prihoda ili izveštaju o profitu i gubitku.
-
Budžet Bez obzira na to da li su vaše potrebe lične ili poslovne, u programu Excel možete da kreirate bilo koji tip budžeta – na primer, plan marketinškog budžeta, budžet događaja ili penzioni budžet.
-
Naplata i prodaja Excel je koristan i za upravljanje podacima o naplati i prodaji, a možete lako da kreirate obrasce koji su vam potrebni – na primer, izlazne fakture, pakete ili izlazne porudžbine.
-
Izveštavanje U programu Excel možete da kreirate različite tipove izveštaja koji odražavaju analizu podataka ili rezimiraju podatke – na primer, izveštaje koji mere performanse projekta, predviđaju podatke, rezimiraju podatke ili predstavljaju podatke o odstupanjima.
-
Planiranje Excel je sjajna alatka za pravljenje profesionalnih planova ili korisnih planera – na primer, sedmični plan predavanja, plan marketinškog istraživanja, plan godišnjeg poreza ili planere koji vam pomažu da planirate sedmični obrok, zabave ili odmore.
-
Praćenja Excel možete da koristite za praćenje podataka na vremenskom listu ili na listi – na primer, vremenski list za praćenje posla ili listu zaliha koja prati opremu.
-
Korišćenje kalendara Zbog prirode poput koordinatne mreže, Excel se dobro pozajmljuje za kreiranje bilo kog tipa kalendara – na primer, akademski kalendar za praćenje aktivnosti tokom školske godine ili kalendar fiskalne godine za praćenje poslovnih događaja i ključnih tačaka.
Korisne Excel predloške u bilo kojoj od ovih kategorija potražite u članku Predlošci za Excel u usluzi Microsoft Office Online.
Korišćenje programa Access i Excel zajedno
Možda ćete ponekad želeti da iskoristite pogodnosti koje oba programa moraju da nude. Na primer, napravili ste radni list u programu Excel u kojem možete da izračunate i analizirate podatke, ali je radni list postao preveliki i složen i mnogi drugi korisnici moraju da imaju pristup podacima. U ovom trenutku možda ćete želeti da uvezete ili povežete radni list u Access i koristite ga kao bazu podataka umesto da radite sa njim u programu Excel. Ili, možda imate podatke u Access bazi podataka za koje želite da napravite neke detaljne Excel izveštaje izvedene tabele i Excel grafikone profesionalnog izgleda.
Bez obzira na to koji program prvo koristite, uvek možete da prenesete podatke iz jednog programa u drugi, gde možete da nastavite da radite sa njim. Sa podacima za povezivanje ili bez njega, podatke možete da prenesete u Access iz programa Excel (i obrnuto) tako što ćete ih kopirati, uvesti ili izvesti.
Dodatne informacije o tome kako da razmenite podatke između oba programa potražite u članku Premeštanje podataka iz programa Excel u Access.
