Premeštanje podataka iz programa Excel u Access

1. korak: Uvoz podataka iz programa Excel u Access

Uvoz podataka je operacija koja može mnogo nesmetano da proteže ako vam bude potrebno neko vreme da pripremite i očistite podatke. Uvoz podataka je kao premeštanje na novu kuću. Ako očistite i organizujete svoj posed pre nego što se preselite, mnogo je lakše da se uklonite u novi dom.

Čišćenje podataka pre uvoza

Pre nego što uvezete podatke u Access, u programu Excel je dobra ideja da:

• Konvertujte ćelije koje sadrže neatomske podatke (to jest, više vrednosti u jednoj ćeliji) u više kolona. Na primer, ćeliju u koloni "Veštine" koja sadrži više vrednosti veština, kao što je "C# programiranje", "VBA programiranje" i "Veb dizajn" trebalo bi da se razdvoje da bi se razdvojile kolone od kojih svaka sadrži samo jednu vrednost veštine.

• Koristite komandu TRIM da biste uklonili početni, završni i više ugrađenih razmaka.

• Uklonite znakove koji se ne štampaju.

• Pronađite i ispravite pravopisne i interpunkcijske greške.

• Uklonite duplirane redove ili duplirana polja.

• Uverite se da kolone podataka ne sadrže mešovite formate, naročito brojeve oblikovane kao tekst ili datume oblikovane kao brojevi.

Dodatne informacije potražite u sledećim Excel temama pomoći:

• Deset najvažnijih načina za pospremanje podataka

• Filtriranje u cilju pronalaženja jedinstvenih vrednosti i uklanjanje dupliranih vrednosti

• Konvertovanje brojeva uskladištenih kao tekst u brojeve

• Konvertovanje datuma uskladištenih kao tekst u datume

Izbor najboljeg tipa podataka prilikom uvoza

Tokom operacije uvoza u programu Access, želite da napravite dobre izbore kako biste primili nekoliko (ako postoje) grešaka u konvertovanju koje zahtevaju ručnu intervenciju. Sledeća tabela rezimira kako se Excel formati brojeva i Access tipovi podataka konvertuju kada uvozite podatke iz programa Excel u Access i nudi neke savete o najboljim tipovima podataka koje možete odabrati u čarobnjaku za uvoz unakrsnih tabela.

Kada podaci u programu Access, možete da izbrišete Excel podatke. Ne zaboravite da prvo napravite rezervnu kopiju originalne Excel radne sveske pre nego što je izbrišete.

Više informacija potražite u temi pomoći za Access Uvoz podataka u Excel radnoj svesci ili povezivanje sa podacima.

Automatsko dodavanje podataka na lakši način

Uobičajeni problem koji korisnici programa Excel imaju jeste dodavanje podataka sa istim kolonama u jedan veliki radni list. Na primer, možda imate rešenje za praćenje imovine koje je počelo u programu Excel, ali je sada naraslo da uključuje datoteke iz mnogih radnih grupa i odeljenja. Ovi podaci se mogu nalaziti u različitim radnim listovima i radnim svescima ili u tekstualnim datotekama koje su feedovi podataka iz drugih sistema. Ne postoji komanda korisničkog interfejsa niti jednostavan način za dodavanje sličnih podataka u Excel.

Najbolje rešenje je da koristite Access, gde lako možete da uvezete i dodate podatke u jednu tabelu pomoću čarobnjaka za uvoz unakrsnih tabela. Pored toga, možete da dodate mnogo podataka u jednu tabelu. Možete da sačuvate operacije uvoza, dodate ih kao planirane Microsoft Outlook zadatke, pa čak i da koristite makroe da biste automatizovali proces.

2. korak: Normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizator tabele

Na prvi pogled, prolaženje kroz proces normalizacije podataka može da izgleda kao omažavajući zadatak. Srećom, normalizovanje tabela u programu Access je proces koji je mnogo lakši, zahvaljujući čarobnjaku za analizu tabela.

1. Prevucite izabrane kolone u novu tabelu i automatski kreirajte relacije

2. Koristite komande na dugmetu da biste preimenovali tabelu, dodali primarni ključ, postavili postojeću kolonu kao primarni ključ i opozvali poslednju radnju

Ovaj čarobnjak možete da koristite da biste uradili sledeće:

• Konvertujte tabelu u skup manjih tabela i automatski kreirajte relaciju primarnog i sporednog ključa između tabela.

• Dodajte primarni ključ u postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrednosti ili kreirajte novo polje sa ID-om koje koristi tip podataka "Automatsko numerisanje".

• Automatski kreirajte relacije da biste nametnuli referencijalni integritet pomoću kaskadnih ispravki. Kaskadna brisanja se ne dodaju automatski da bi se sprečilo slučajno brisanje podataka, ali kasnije možete lako da dodate kaskadna brisanja.

• Pretražite nove tabele da biste potražili suvišne ili duplirane podatke (kao što je isti klijent sa dva različita broja telefona) i ažurirajte ih na željeni način.

• Napravite rezervnu kopiju originalne tabele i preimenujte je tako što ćete dodati "_OLD" u njeno ime. Zatim kreirate upit koji rekonstruiše originalnu tabelu sa imenom originalne tabele tako da svi postojeći obrasci ili izveštaji zasnovani na originalnoj tabeli rade sa novom strukturom tabele.

Dodatne informacije potražite u članku Normalizovanje podataka pomoću alatke za analizu tabele.

3. korak: Povezivanje sa Access podacima iz programa Excel

Kada se podaci normalizuju u programu Access i napravi upit ili tabela koji rekonstruišu originalne podatke, jednostavno se povezujete sa Access podacima iz programa Excel. Podaci su sada u programu Access kao spoljni izvor podataka i mogu da se povezu sa radnom sveskom putem podataka za povezivanje, što predstavlja kontejner informacija koji se koristi za pronalaženje i prijavljivanje u spoljni izvor podataka i pristupanje spoljnom izvoru podataka. Informacije o vezi se skladište u radnoj svesci i mogu se uskladištiti i u datoteci veze, kao što je Office Data Connection (ODC) datoteka (oznaka tipa datoteke.odc) ili datoteka sa imenom izvora podataka (.dsn oznaka tipa datoteke). Kada se povežete sa spoljnim podacima, Excel radnu svesku možete da osvežite (ili ažurirate) iz programa Access svaki put kada se podaci ažuriraju u programu Access.

Više informacija potražite u članku Uvoz podataka iz spoljnih izvora podataka (Power Query).

Prenesite podatke u Access

Ovaj odeljak vas vodi kroz sledeće faze normalizovanja podataka: Prelamanje vrednosti u kolonama "Prodavac" i "Adresa" u njihove najuspešnije atomske delove, odvajanje srodnih tema u sopstvene tabele, kopiranje i lepljenje tih tabela iz programa Excel u Access, kreiranje ključnih relacija između novokreiranih Access tabela i kreiranje i pokretanje jednostavnog upita u programu Access radi dobijanja informacija.

Example data in non-normalized form

Sledeći radni list sadrži vrednosti koje nisu atomske u koloni "Prodavac" i koloni "Adresa". Obe kolone bi trebalo da budu razdeljene na dve ili više zasebnih kolona. Ovaj radni list takođe sadrži informacije o prodavcima, proizvodima, kupcima i porudžbinama. Ove informacije bi, po temi, trebalo dalje da se razdeljuju u zasebne tabele.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Možete uvek da postavite pitanje stručnjaku u Excel Tech zajednici ili da potražite pomoć u Zajednicama.