Napomena: Za upravljanje sadržajem u sistemu SharePoint, preporučujemo da koristite Microsoft Purview rešenja za rizik i usaglašenost umesto starijih smernica za upravljanje informacijama. Na primer, možete da koristite Microsoft 365 zadržavanje da biste automatski zadržali i izbrisali sadržaj u uslugama SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange i drugim usluge na mreži.
Smernice za upravljanje informacijama vam omogućavaju da kontrolišete ko može da pristupi informacijama organizacije, šta može da radi sa njima i koliko dugo da ih zadrži. Smernica može da pomogne da se nametne usaglašenost sa pravnim i državnim propisima ili unutrašnjim poslovnim procesima. Kao administrator, možete da podesite smernice da biste kontrolisali kako da pratite dokumente, ko ima pristup dokumentima i koliko dugo treba zadržati dokumente.
Svaka smernica može da uspostavi skup pravila za određeni tip sadržaja. Svako pravilo u smernicama je funkcija smernica. Na primer, funkcija smernica za upravljanje informacijama može da navede koliko dugo tip sadržaja treba da se zadrži.
Napomena: Smernice za upravljanje informacijama kompajlira proces tajmera smernica za upravljanje informacijama kojim upravlja Microsoft, koji se pokreće sedmično. Zbog toga vaše smernice možda neće odmah primeniti na snagu. Nije moguće promeniti učestalost i datum zadatka tajmera smernica za upravljanje informacijama.
Smernice za upravljanje informacijama mogu se kreirati na lokaciji na tri različita načina:
-
Kreirajte smernice za upravljanje informacijama koje ćete koristiti na više tipova sadržaja u okviru kolekcije lokacija.
-
Kreirajte smernice za upravljanje informacijama za tip sadržaja lokacije.
-
Kreirajte smernice za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku.
Aktiviranje funkcije smernica lokacije omogućava administratorima kolekcije lokacija da definišu planove zadržavanja koji se primenjuju na lokaciju i sav njen sadržaj. Da biste aktivirali ovu funkciju:
-
Idite na matičnu stranicu kolekcije lokacija za koju želite da aktivirate funkciju smernica lokacije.
Idite na Postavke
-
U okviru Administracija kolekcije lokacija odaberite stavku Funkcije kolekcije lokacija.
-
Pomerite se do smernica lokacije. Na desnoj strani, ako ne vidite stavku Aktivno , odaberite stavku Aktiviraj.
Da biste se uverili da se smernice za informacije primenjuju na sve dokumente određenog tipa u okviru kolekcije lokacija, razmislite o kreiranju smernica na nivou kolekcije lokacija, a zatim primenite smernice na tipove sadržaja. One se nazivaju smernicama kolekcije lokacija.
-
Idite na Postavke
-
Na stranici Postavke lokacije, na listi Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Smernice kolekcije lokacija.
-
Na stranici Smernice kolekcije lokacija kliknite na dugme Kreiraj.
-
Otkucajte ime i opis za smernice, a zatim napišite kratku izjavu o smernicama koja korisnicima objašnjava čemu te smernice. Izjava o smernicama može da ima do 512 znakova.
-
Pročitajte odeljak Kreiranje smernica za tip sadržaja u nastavku ovog članka da biste saznali kako da podesite funkcije koje želite da povežete sa smernicama.
-
Kliknite na dugme U redu da biste se vratili na stranicu Smernice kolekcije lokacija.
Dodavanje smernica za upravljanje informacijama tipu sadržaja olakšava povezivanje funkcija smernica sa više lista ili biblioteka. Možete da odaberete da dodate postojeće smernice za upravljanje informacijama tipu sadržaja ili da kreirate jedinstvene smernice specifične za pojedinačni tip sadržaja.
Smernice za upravljanje informacijama možete da dodate i tipu sadržaja koji je specifičan za liste. Ovo ima efekat primene smernica samo na stavke na toj listi koje koriste tip sadržaja.
-
Idite na Postavke
-
Na stranici Postavke lokacije, u odeljku Veb Designer izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
-
Na stranici Postavke tipa sadržaja lokacije izaberite tip sadržaja kojem želite da dodate smernice.
-
Na stranici Tip sadržaja lokacije, u odeljku Postavke izaberite stavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Postavke smernica za upravljanje informacijama izaberite stavku Definiši smernice, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Na stranici Uređivanje smernica otkucajte ime i opis za smernice, a zatim napišite kratak opis koji korisnicima objašnjava čemu te smernice. Opis može da bude dugačak do 512 znakova.
-
U sledećim odeljcima izaberite pojedinačne funkcije smernica koje želite da dodate u smernice za upravljanje informacijama.
-
Da biste naveli period zadržavanja za dokumente i stavke koje podležu ovim smernicama, kliknite na dugme Omogući zadržavanje , a zatim navedite period zadržavanja i radnje koje želite da se odvijaju kada stavke isteknu.
Da biste naveli period zadržavanja
1.
Izaberite stavku Dodaj fazu zadržavanja za zapise...
2.
Izaberite opciju perioda zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke ističu. Uradite nešto od sledećeg:
-
Da biste postavili datum isteka na osnovu svojstva datuma, u odeljku Događaj izaberite stavku Ova faza je zasnovana na svojstvu datuma na stavki, a zatim izaberite radnju dokumenta ili stavke (na primer, Kreirano ili Izmenjeno) i vremenski pomak nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da stavka istekne.
-
Da biste koristili prilagođenu formulu za zadržavanje za utvrđivanje isteka, izaberite stavku Postavi pomoću prilagođene formule za zadržavanje instalirane na ovom serveru.
Napomena: Ova opcija je dostupna samo ako je administrator podesio prilagođenu formulu.
3.
Opcija Započni tok posla dostupna je samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njim. Tada će vam biti ponuđen izbor tokova posla koje možete odabrati.
4.
U odeljku Ponavljanje izaberite stavku Ponovi radnju ove faze...i unesite koliko često želite da se radnja ponavlja.
Napomena: Ova opcija je dostupna samo ako radnja koju ste izabrali može da se ponovi. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno brisanje.
5.
Kliknite na dugme U redu.
-
-
Da biste omogućili nadzor za dokumente i stavke koje podležu ovim smernicama, kliknite na dugme Omogući nadzor, a zatim navedite događaje koje želite da nadzirete.
Omogućavanje nadzora
1.
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Nadzor potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući nadzor, a zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaja za koje želite da zadržite trag nadzora.
2.
Da biste od korisnika tražili da umetnu ove bar kodove u dokumente, potvrdite izbor u polju za potvrdu Zatraži od korisnika da umetnu bar kôd pre čuvanja ili štampanja.
3.
Kliknite na dugme U redu da biste primenili funkciju nadzora na smernice.
Funkcija smernica za nadzor omogućava organizacijama da kreiraju i analiziraju tragove nadzora za dokumente i da nabrajaju stavke kao što su liste zadataka, liste problema, diskusione grupe i kalendari. Ova funkcija smernica pruža evidenciju nadzora koja snima događaje, na primer kada se sadržaj prikazuje, uređuje ili briše.
Kada je nadzor omogućen kao deo smernica za upravljanje informacijama, administratori mogu da prikažu podatke nadzora u izveštajima o upotrebi smernica koji su zasnovani u programu Microsoft Excel i koji rezimira trenutnu upotrebu. Administratori mogu da koriste ove izveštaje da bi utvrdili kako se informacije koriste u organizaciji. Ovi izveštaji takođe mogu pomoći organizacijama da provere i dokumentuju usaglašenost sa propisima ili da istraže potencijalne zabrinutosti.
Evidencija nadzora beleži sledeće informacije: ime događaja, datum i vreme događaja i ime sistema korisnika koji je izvršio radnju.
-
Kada su bar kôdovi omogućeni kao deo smernica, oni se dodaju u svojstva dokumenta i prikazuju se u oblasti zaglavlja dokumenta na koji je primenjen bar kôd. Kao i oznake, bar kôdovi se mogu i ručno ukloniti iz dokumenta.
Omogućavanje bar kodova
1.
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Bar kodovi potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući bar kodove.
2.
Da biste od korisnika tražili da umetnu ove bar kodove u dokumente, potvrdite izbor u polju za potvrdu Zatraži od korisnika da umetnu bar kôd pre čuvanja ili štampanja.
3.
Kliknite na dugme U redu da biste primenili funkciju bar koda na smernice.
Smernice bar koda generišu standardne bar kodove koda 39. Svaka slika bar koda sadrži tekst ispod simbola bar koda koji predstavlja vrednost bar koda. To omogućava da se podaci bar koda koriste čak i kada hardver za skeniranje nije dostupan. Korisnici mogu ručno da otkucaju broj bar koda u polje za pretragu da bi pronašli stavku na sajtu.
-
Da biste zahtevali da dokumenti koji podležu ovim smernicama imaju oznake, kliknite na dugme Omogući oznake , a zatim navedite željene postavke za nalepnice.
Omogućavanje oznaka
1.
Da biste od korisnika zahtevali da dodaju nalepnicu u dokument, potvrdite izbor u polju za potvrdu Upitaj korisnike da umetnu nalepnicu pre čuvanja ili štampanja.
Napomena: Ako želite da nalepnice budu opcionalne, nemojte potvrditi izbor u ovom polju za potvrdu.
2.
Da biste zaključali nalepnicu tako da se ne može menjati nakon umetanja, potvrdite izbor u polju za potvrdu Spreči promene na nalepnicama nakon što su dodate .
Ova postavka sprečava ažuriranje teksta oznake kada se oznaka umetne u stavku unutar klijentske aplikacije kao što su Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da se nalepnica ažurira kada se svojstva ovog dokumenta ili stavke ažuriraju, nemojte potvrditi izbor u ovom polju za potvrdu.
3.
U polju Format oznake otkucajte tekst oznake na način na koji želite da se ona prikazuje. Oznake mogu da sadrže do 10 referenci kolona od kojih svaka može da sadrži do 255 znakova. Da biste kreirali format za nalepnicu, uradite sledeće:
Otkucajte imena kolona koje želite da uključite u oznaku redosledom kojim želite da se pojavljuju. Stavite imena kolona u vitičaste zagrade ({}), kao što je prikazano u primeru na stranici Uređivanje smernica.
Otkucajte reči da biste identifikovali kolone izvan zagrada, kao što je prikazano u primeru na stranici "Uređivanje smernica".
4.
Da biste dodali prelom reda, otkucajte\n mesto gde želite da se pojavi prelom reda.
5.
Izaberite željenu veličinu i stil fonta i navedite da li želite da oznaka bude pozicionirana levo, centralno ili direktno unutar dokumenta.
Savet: Izaberite font i stil koji su dostupni na računarima korisnika. Veličina fonta utiče na to koliko teksta može da se prikaže na oznaci.
6.
Otkucajte visinu i širinu oznake. Visina nalepnice može da se koristi u opsegu od 0,25 inča do 20 inča, a širina nalepnice može da se u opsegu od 0,25 inča do 20 inča. Tekst oznake je uvek vertikalno centričan unutar slike oznake.
7.
Kliknite na dugme Osveži da biste pregledali sadržaj nalepnice.
-
Kliknite na dugme U redu.
Možete da definišete smernice za zadržavanje koje se primenjuju samo na određenu listu, biblioteku ili fasciklu. Međutim, ako smernice za zadržavanje kreirate na ovaj način, ne možete ponovo da ih koristite na drugim listama, bibliotekama, fasciklama ili lokacijama.
Napomena: Ne možete da primenite smernice kolekcije lokacija na smernice zasnovane na lokaciji.
Ako želite da primenite jednu smernicu za zadržavanje na sve tipove sadržaja na jednoj lokaciji, najverovatnije ćete želeti da koristite zadržavanje zasnovano na lokaciji. U većini drugih slučajeva trebalo bi da proverite da li su smernice za zadržavanje navedene za sve tipove sadržaja.
Napomena: Svaka potfascikla nasleđuje smernice za zadržavanje od nadređene lokacije, osim ako ne odaberete da prekinete nasleđivanje i definišete nove smernice za zadržavanje na podređenom nivou.
Ako želite da definišete smernice za upravljanje informacijama koje nisu smernice za upravljanje informacijama koje nisu zadržavanje za listu ili biblioteku, morate da definišete smernice za upravljanje informacijama za svaki pojedinačni tip sadržaja liste povezan sa tom listom ili bibliotekom. Više informacija potražite u članku Kreiranje smernica za tip sadržaja lokacije u ovom članku.
Važno: Ako u bilo kom trenutku odlučite da se prebacite sa tipa sadržaja na smernice zasnovane na lokaciji za listu ili biblioteku, samo smernice za zadržavanje će se koristiti kao smernice zasnovane na lokaciji. Sve ostale smernice za upravljanje (nadzori, bar kôdovi i bar kôdovi) nasleđuju se od povezanih tipova sadržaja.
Savet: Smernice zasnovane na lokaciji mogu da se onemoguće za kolekciju lokacija deaktiviranjem funkcije zadržavanja zasnovanih na biblioteci i fasciklama. To administratorima kolekcije lokacija omogućava da osiguraju da smernice za tip sadržaja neće biti zamenjene smernicama za lokaciju koje su zasnovane na administratoru liste.
Morate imati bar dozvolu za upravljanje listama da biste promenili postavke smernica za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku.
-
Idite na listu ili biblioteku za koju želite da navedete smernice za upravljanje informacijama.
-
Za biblioteku dokumenata izaberite stavke Postavke
Ako ne vidite ove stavke menija ili listu, izaberite karticu Biblioteka ili Lista na traci, a zatim izaberite stavku Postavke biblioteke ili Postavke liste.
-
U okviru Dozvole i upravljanje izaberitestavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Postavke smernica za upravljanje informacijama uverite se da je izvor zadržavanja za listu ili biblioteku postavljen na Biblioteka i Fascikle. Ako tip sadržaja izgleda kao izvor, uradite sledeće:
-
Kliknite na dugme Promeni izvor.
-
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Izvor zadržavanja izaberite stavku Biblioteka i fascikle. Bićete obavešteni da će smernice za zadržavanje tipa sadržaja biti zanemareni.
-
Kliknite na dugme U redu.
-
-
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Plan zadržavanja zasnovan na biblioteci otkucajte kratak opis smernica koje kreirate.
-
U okviru Stavke Koje nisu zapisi izaberite stavku Dodaj fazu zadržavanja...
Važno: Imajte na umu da u okviru Zapisi možete odabrati da definišete različite smernice za zadržavanje za zapise tako što ćete izabrati opciju Definiši različite faze zadržavanja za zapise.
-
U dijalogu Svojstva faze izaberite opciju perioda zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke ističu. Uradite nešto od sledećeg:
-
Da biste postavili datum isteka na osnovu svojstva datuma, u odeljku Događaj izaberite stavku Ova faza je zasnovana na svojstvu datuma na stavki, a zatim izaberite radnju dokumenta ili stavke (na primer, Kreirano ili Izmenjeno) i vremenski pomak nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da stavka istekne.
-
Da biste koristili prilagođenu formulu za zadržavanje za utvrđivanje isteka, izaberite stavku Postavi pomoću prilagođene formule za zadržavanje instalirane na ovom serveru.
Napomena: Ova opcija je dostupna samo ako je administrator podesio prilagođenu formulu.
-
U okviru Radnja navedite šta želite da se desi kada dokument ili stavka istekne. Da biste omogućili da se određena radnja dogodi sa dokumentom ili stavkom (kao što je brisanje), izaberite radnju sa liste.
-
-
Opcija Započni tok posla dostupna je samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njim. Tada će vam biti ponuđen izbor tokova posla koje možete odabrati.
-
U odeljku Ponavljanje izaberite stavku Ponovi radnju ove faze...i unesite koliko često želite da se radnja ponavlja.
Napomena: Ova opcija je dostupna samo ako radnja koju ste izabrali može da se ponovi. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno brisanje.
-
Kliknite na dugme U redu.
Ako su smernice za upravljanje informacijama već kreirane za lokaciju kao smernice kolekcije lokacija, možete da primenite jednu od smernica na tip sadržaja. Na taj način možete da primenite iste smernice na više tipova sadržaja u kolekciji lokacija koji ne dele isti nadređeni tip sadržaja.
Napomena: Ako želite da primenite smernice na više tipova sadržaja u kolekciji lokacija i imate konfigurisanu uslugu kontrolisanih metapodataka, možete da koristite objavljivanje tipa sadržaja da biste objavili smernice za upravljanje informacijama na više kolekcija lokacija. Više informacija potražite u članku Primena smernica na tipove sadržaja u kolekcijama lokacija u ovom članku.
-
Idite na listu ili biblioteku koja sadrži tip sadržaja na koji želite da primenite smernice.
-
Za biblioteku dokumenata izaberite stavke Postavke
Ako ne vidite ove stavke menija ili listu, izaberite karticu Biblioteka ili Lista na traci, a zatim izaberite stavku Postavke biblioteke ili Postavke liste.
-
U okviru Dozvole i upravljanje izaberitestavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.
-
Proverite da li je izvor smernica postavljen na opciju Tipovi sadržaja i u okviru Smernice za tip sadržaja izaberite tip sadržaja na koji želite da primenite smernice.
-
U odeljku Navedite smernice izaberite stavku Koristi smernice kolekcije lokacija, a zatim sa liste izaberite smernice koje želite da primenite.
Napomena: Ako opcija Koristi smernice kolekcije lokacija nije dostupna, nijedna smernica kolekcije lokacija nije definisana za kolekciju lokacija.
-
Kliknite na dugme U redu.
Važno: Ako lista ili biblioteka sa kojima radite podržava upravljanje više tipova sadržaja, u okviru Tipovi sadržaja možete da kliknete na tip sadržaja za koji želite da navedete smernice za upravljanje informacijama. To će vas odvesti direktno na 5. korak iznad.
Delite tipove sadržaja u kolekcijama lokacija pomoću aplikacije usluge kontrolisanih metapodataka da biste podesili objavljivanje tipa sadržaja. Objavljivanje tipa sadržaja vam pomaže da dosledno upravljate sadržajem i metapodacima na svim lokacijama zato što tipovi sadržaja mogu da se kreiraju i ažuriraju centralno, a ispravke mogu da se objave u više pretplatničkih kolekcija lokacija ili veb aplikacija.
Možete da definišete smernice za upravljanje informacijama, a zatim da kreirate predložak koji ćete koristiti po potrebi u više kolekcija lokacija. Ovaj metod može da se koristi ako želite da imate rezervnu kopiju smernica za informacije ili može da se koristi i kao alternativni metod za korišćenje objavljivanja tipa sadržaja za primenu jedne smernice u kolekcijama lokacija. Možete da kreirate predložak ili rezervnu kopiju smernica tako što ćete izvesti smernice iz jedne kolekcije lokacija, a zatim ih uvesti na sačuvanu lokaciju ili u drugu kolekciju lokacija.
Važno: Ako koristite funkciju izvoza/uvoza kao način za pravljenje skupa predložaka smernica, imajte na umu da u datoteci .xml smernica postoji jedinstveni identifikator. Zbog toga ne možete da uvezete te smernice na lokaciju više puta bez menjanja ovog jedinstvenog identifikatora.
Izvoz smernica
-
U kolekciji lokacija u kojoj se nalaze smernice idite na Postavke
-
Na stranici Postavke lokacije, u okviru odeljka Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Smernice kolekcije lokacija.
-
Izaberite smernice koje želite da izvezete, pomerite se do dna smernica, a zatim kliknite na dugme Izvezi.
-
U odzivu za čuvanje ili otvaranje datoteke kliknite na dugme Sačuvaj, a zatim izaberite lokaciju na kojoj ćete sačuvati datoteku. Obavezno izaberite lokaciju koja je dostupna kolekcijama lokacija koje uvoze smernice.
-
Kada se prikaže dijalog Preuzimanje dovršeno, kliknite na dugme Zatvori.
Uvoz smernica u drugu kolekciju lokacija
Uvoz smernica za upravljanje informacijama omogućava vam da ih primenite na više tipova sadržaja na lokaciji ili nivou liste u okviru bilo koje date kolekcije lokacija. Prednosti ovog izvršavanja su dva puta: ne morate ponovo da definišete i primenite smernice na svaki tip sadržaja, a izmene smernica možete lakše da upravljate unosom izmena u smernice na samo jednom mestu.
-
Na matičnoj stranici kolekcije lokacija na koju želite da primenite smernice idite na Postavke
-
U odeljku Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Smernice kolekcije lokacija.
-
Na stranici Smernice kolekcije lokacija izaberite stavku Uvoz, a zatim kliknite na dugme Potraži da biste pronašli XML datoteku za smernice.
-
Izaberite XML datoteku u kojoj su smernice sačuvane, a zatim kliknite na dugme Otvori.
-
Na stranici Uvoz smernica kolekcije lokacija izaberite stavku Uvezi da biste dodali smernice u kolekciju lokacija.
Uvezene smernice sada mogu da se primene na jedan ili više tipova sadržaja na nivou lokacije ili liste. Pročitajte odeljak Primena smernica kolekcije lokacija na tip sadržaja ranije u ovom članku.
