Kreiranje kolone „Kontrolisani metapodaci“

Kolona sa kontrolisanim metapodacima je novi tip kolone koji se može dodati listama, bibliotekama ili tipovima sadržaja kako bi se korisnicima lokacije omogućilo da izaberu vrednosti iz određenog skupa termina kontrolisanih termina i primene ove vrednosti na njihov sadržaj. Možete da kreirate i konfigurišete kolonu kontrolisanih metapodataka za mapiranje sa postojećim skupom termina ili terminom ili možete da kreirate novi skup termina posebno za kolonu kontrolisanih metapodataka.

Kolone kontrolisanih metapodataka promovišu doslednu upotrebu metapodataka na svim lokacijama zato što korisnicima pružaju listu termina koje mogu da primene na svoj sadržaj. Ovi termini potiče iz skupa termina kojima centralno upravlja alatka za upravljanje skladištem termina od strane administratora skladišta termina ili drugih osoba sa dozvolama za upravljanje terminima.

Pošto se ovaj skup termina ažurira i upravlja odvojeno od same kolone, nema potrebe da ažurirate kolonu (ili bilo koje tipove sadržaja, liste ili biblioteke povezane sa njim) da bi ažurirani termini bili dostupni korisnicima. Svaki put kada se ažurira skup termina sa kojima je određena kolona kontrolisanih metapodataka povezana, ažurirani termini će automatski postati dostupni korisnicima gde god je dostupna ta kolona kontrolisanih metapodataka. To kolonu kontrolisanih metapodataka veoma razlikuje od kolone "Izbor", koja bi trebalo da se ažurira svaki put kada želite da promenite listu vrednosti izbora koje korisnik može da izabere.

Kolone kontrolisanih metapodataka takođe imaju nekoliko jedinstvenih funkcija i karakteristika koje korisnicima pomažu da izaberu i primene termine na sadržaj, kao što je podrška za "kucanje unapred", kao i podršku za razjašnjavanje termina, opisa, sinonima i višejezičkih vrednosti.

Kada korisnik počne da kuca vrednost u polje kontrolisanih metapodataka, prikazuje sve termine u povezanom skupu termina koji počinju znacima koje je korisnik otkucao. Ime skupa termina i položaj termina u hijerarhiji mogu se naznačiti zajedno sa samim terminom, što korisnicima može pomoći da izaberu odgovarajući termin.

Kada počnete da kucate, predlažu vam se termini.

Korisnici mogu da premešte pokazivač preko predloženih termina da bi videli opisni tekst kako bi im pomogli da donesu odgovarajuće odluke.

Tekst objašnjenja pomaže korisnicima da izaberu ispravni termin.

Ako su sinonimi navedeni za termin, korisnici ih mogu uneti i biće dodeljen tačan termin.

Kada korisnici ažuriraju kolonu kontrolisanih metapodataka, mogu da otkucaju željenu vrednost ili da kliknu na ikonu oznaka koja se prikazuje pored polja kontrolisanih metapodataka da bi pokrenuli dijalog birača termina koji mogu da koriste za izbor vrednosti iz hijerarhije skupa termina. Ovo je korisno korisnicima koji možda nisu upoznati sa dostupnim terminima. Ako je skup termina konfigurisan tako da bude otvoren i kolona kontrolisanih metapodataka za njega dozvoljava popunjene vrednosti, korisnici će možda imati opciju da dodaju novi termin skupu termina. Ili oni možda jednostavno imaju opciju da pošalju povratne informacije naznačenom kontaktu za skup termina.

Kontrolisane termine možete izabrati iz birača u vidu kontrole stabla.

Kolone metapodataka

Kolona kontrolisanih metapodataka vam omogućava da kontrolišete informacije koje osobe mogu da unete u kolonu. Korisnici biraju termine ili fraze koje unose u kolonu iz unapred definisanog skupa kontrolisanih termina.

Napomena: Morate biti administrator kolekcije lokacija da biste kreirali ili konfigurisali kolone lokacije. Morate imati nivo dozvole "Upravljanje listama" da biste kreirali kolone za liste ili biblioteke. Vlasnici lokacija podrazumevano imaju ovu dozvolu.

Kolonu kontrolisanih metapodataka možete da mapirate sa skupom termina ili sa pojedinačnim terminom koji predstavlja podskup skupa termina (nešto što može biti korisno za hijerarhijske skupove termina). Ako mapirate kolonu sa skupom termina, prikazaće se svi dostupni termini u okviru tog skupa termina. Ako mapirate kolonu sa pojedinačnim terminom u okviru skupa termina, kolona će prikazati taj termin i sve termine ispod prikazanog termina u hijerarhiji.

Kako i gde kreirati kolone kontrolisanih metapodataka treba da se ulaže u planiranje u celoj organizaciji za kontrolisane metapodatke, tipove sadržaja, upravljanje dokumentima i upravljanje lokacijom.

Pravljenje kolone sa kontrolisanim metapodacima

Možete da kreirate kolonu kontrolisanih metapodataka koja se mapirano sa postojećim skupom termina ili terminom na bilo kom nivou na lokaciji (na primer, kao kolonu lokacije ili kao lokalnu kolonu sa određenom listom ili bibliotekom). Međutim, ako želite da kolona kontrolisanih metapodataka bude ponovo upotrebljiva i veoma korisna drugim osobama koje možda kreiraju nove tipove sadržaja lokacije ili konfiguriše liste i biblioteke, možda ćete želeti da je kreirate kao kolonu lokacije.

Da biste kreirali novu kolonu lokacije kontrolisanih metapodataka koja se mapirana sa postojećim skupom termina, uradite sledeće:	Da biste kreirali novu kolonu kontrolisanih metapodataka za listu ili biblioteku koja se mapirana sa postojećim skupom termina, uradite sledeće:
U okviru ili u meniju Radnje na lokaciji izaberite stavku Postavke lokacije. U okviru Designer veb lokacija ili galerije izaberite stavku Kolone lokacije. U kolonama lokacije kliknite na dugme Kreiraj.	Idite na listu ili u biblioteku u kojoj želite da kreirate novu kolonu kontrolisanih metapodataka. U biblioteci ili listi izaberite stavku Dodaj kolonu, a zatim izaberite stavku Kontrolisani metapodaci kao tip kolone.

U koloni Nova lokacija u odeljku Ime i tip otkucajte ime koje želite da kolona ima.
U okviru Tip informacija u ovoj koloni je izaberite stavku Kontrolisani metapodaci.
U odeljku Grupa izaberite ili kreirajte grupu u kojoj želite da organizujete kolonu.
U odeljku Dodatne postavke kolone otkucajte opis i navedite da li želite da potrebni korisnici obezbede vrednost za ovu kolonu. Možete da navedete i da li želite da nametnete jedinstvene vrednosti za kolonu.
U odeljku polja sa više vrednosti navedite da li želite da dozvolite više vrednosti u koloni. Ako dozvolite više vrednosti, korisnici neće moći da sortiraju po ovoj koloni u prikazima liste.
U odeljku Format prikaza navedite da li želite da kolona prikazuje samo oznaku termina ili termin i njenu punu putanju u hijerarhiji skupa termina.Može biti korisno da prikažete punu hijerarhijsku putanju u situacijama kada kontekst za sam termin može biti nejasan.
U odeljku Postavke skupa termina izaberite stavku Koristi kontrolisani skup termina, a zatim uradite nešto od sledećeg:

a. Da biste potražili skup termina koji sadrži termine koje želite da koristite, otkucajte ime termina i kliknite na dugme Pronađi. Možete da izaberete željeni skup termina ili termin iz rezultata koji su prikazani u polju. Ako želite ponovo da pretražite, kliknite na dugme Uspostavi početne vrednosti.

b. Da biste potražili skup termina ili termin koji želite da mapirate u ovu kolonu, kliknite na strelicu sa leve strane aplikacije usluge kontrolisanih metapodataka koja se prikazuje u polju da biste je razvili i potražili željeni skup termina. Nastavite da razvijate čvorove dok ne pronađete skup termina ili termin koji želite. Kliknite na njega da biste izabrali skup termina ili termin.
U odeljku Dozvoli popunjavanje navedite da li želite da dozvolite korisnicima da dodaju nove vrednosti u skup termina. Ako je izabrani skup termina zatvoren, nećete moći da dozvolite popunjavanje.
U odeljku Podrazumevana vrednost možete opcionalno da navedete termin koji želite da koristite kao podrazumevanu vrednost za kolonu. Možete otkucati termin ili kliknuti na ikonu Oznake da biste potražili termin pomoću birača termina.
Kliknite na dugme U redu.

Na tabli "Kreiranje kolone " otkucajte ime i opcionalni opis koji želite za kolonu kontrolisanih metapodataka
Opcija Tip će biti unapred izabrana za kontrolisane metapodatke, ali možete odabrati i da promenite tip kolone. Kada se jednom promene, postavke kolone će biti podrazumevane za odgovarajući tip kolone.
U skupu termina ili opciji termina kliknite na dugme Izaberi, a zatim potražite ili izaberite skup termina ili termin za kolonu.
U odeljku Podrazumevana vrednost možete opcionalno da navedete termin koji želite da koristite kao podrazumevanu vrednost za kolonu. Možete da otkucate termin ili da izaberete ikonu Oznake da biste potražili termin.
Izaberite stavku Još opcija da biste izvršili sledeće radnje (opcionalno):

a. U odeljku Format prikaza navedite da li želite da kolona prikazuje samo oznaku termina ili termin i njenu punu putanju u hijerarhiji skupa termina. Može biti korisno da prikažete punu hijerarhijsku putanju u situacijama kada kontekst za sam termin može biti nejasan.

b. U odeljku Dozvoli korisnicima da otkucaju nove vrednosti navedite da li želite da dozvolite korisnicima da dodaju nove vrednosti u skup termina. Ako je izabrani skup termina zatvoren, nećete moći da dozvolite popunjavanje novih vrednosti.

c. U odeljku polja sa više vrednosti navedite da li želite da dozvolite više vrednosti u koloni. Ako dozvolite više vrednosti, korisnici neće moći da sortiraju po ovoj koloni u prikazima liste.

d. U odeljku Zahtevaj da ova kolona sadrži informacije navedite da li želite da označite kolonu kao obavezno polje. Kada korisnici budu omogućeni, moraju da unete vrednost za svaki red.

e. U odeljku Nametanje jedinstvenih vrednosti možete da navedete da li želite da nametnete da korisnici unose samo jedinstvene vrednosti u kolonu.

Ako ne postoji postojeći skup termina koji želite da koristite, možete da kreirate i novi skup termina za novu kolonu kontrolisanih metapodataka. Skup termina koji kreirate biće "lokalni" skup termina koji može da se koristi samo u okviru kolekcije lokacija u kojoj ga kreirate. Termini koje dodate lokalnom skupu termina neće biti ponuđeni kao predlozi u kolonama poslovnih ključnih reči (za razliku od termina u globalnim skupovima termina).

Morate biti administrator kolekcije lokacija da biste kreirali ili konfigurisali kolone lokacije. Morate imati nivo dozvole "Upravljanje listama" da biste kreirali kolone za liste ili biblioteke. Vlasnici lokacija podrazumevano imaju ovu dozvolu.

Da biste kreirali novu kolonu lokacije kontrolisanih metapodataka koja se mapirana sa postojećim skupom termina, uradite sledeće:	Da biste kreirali novu kolonu kontrolisanih metapodataka za listu ili biblioteku koja se mapirana sa postojećim skupom termina, uradite sledeće:
U okviru ili u meniju Radnje na lokaciji izaberite stavku Postavke lokacije. U okviru Designer veb lokacija ili galerije izaberite stavku Kolone lokacije. U kolonama lokacije kliknite na dugme Kreiraj.	Idite na listu ili u biblioteku u kojoj želite da kreirate novu kolonu kontrolisanih metapodataka. Na kartici Lista ili Biblioteka na traci izaberite stavku Postavke liste ili Postavke biblioteke, po potrebi. U odeljku Kolone izaberite stavku Kreiraj kolonu.

Na stranici Nova kolona lokacije ili Kreiraj kolonu (u zavisnosti od tipa kolone koju kreirate) u odeljku Ime i tip otkucajte ime koje želite da kolona ima.
U okviru Tip informacija u ovoj koloni je izaberite stavku Kontrolisani metapodaci .
U odeljku Dodatne postavke kolone otkucajte opis kolone i navedite da li želite da korisnici unose vrednost za kolonu. Možete da navedete i da li želite da nametnete jedinstvene vrednosti za kolonu.
Ako dodajete kolonu na listu ili u biblioteku, možda ćete moći i da navedete da li želite da dodate ovu novu kolonu sa kontrolisanim metapodacima svim tipovima sadržaja za listu ili biblioteku (ako je za biblioteku omogućeno više tipova sadržaja). Takođe možete da navedete da li želite da dodate ovu kolonu u podrazumevani prikaz za listu ili biblioteku.
U odeljku polja sa više vrednosti navedite da li želite da dozvolite više vrednosti u koloni. Ako dozvolite više vrednosti, korisnici neće moći da sortiraju po ovoj koloni u prikazima liste.
U odeljku Format prikaza navedite da li želite da kolona prikazuje samo oznaku termina ili termin i njenu punu putanju u hijerarhiji skupa termina.Može biti korisno da prikažete punu hijerarhijsku putanju u situacijama kada kontekst za sam termin može biti nejasan.
U odeljku Postavke skupa termina izaberite stavku Prilagodi skup termina, a zatim otkucajte opis za skup termina.
Izaberite stavku Uredi pomoću upravljača skupom termina, a zatim kliknite na dugme U redu kada budete upitani da sačuvate promene.
Pratite korake u odeljku Kreiranje i konfigurisanje novog skupa termina za podešavanje skupa termina.

U oknu Svojstva alatke za upravljanje skladištem termina navedite sledeće informacije o novom skupu termina:

U ovom polju	Uradite ovo:
Ime skupa termina	Otkucajte ime za skup termina. Ovo polje bi trebalo već da bude popunjeno imenom kolone, ali ga možete ažurirati ili promeniti
Opis	Otkucajte opis koji će pomoći korisnicima da razumeju kako bi trebalo da koriste ove termine.
Vlasnik	Ako želite da vlasnik skupa termina bude neko drugi osim vas, možete da promenite vlasnika u drugu osobu ili grupu. Možete uneti samo jednu stavku.
Kontakt	Otkucajte e-adresu ako želite da korisnici lokacije mogu da pruže povratne informacije o skupu termina kada ažuriraju vrednost za kolonu kontrolisanih metapodataka.
Zainteresovane	Dodajte imena korisnika ili grupa koje treba da se oslonite pre nego što se unesu veće promene skupa termina.
Smernice za prosleđivanje	Navedite da li želite da skup termina bude Zatvoren iliOtvoren. Ako je skup termina zatvoren, korisnici u njega ne mogu da dodaju nove termine kada ažuriraju vrednost za kolonu kontrolisanih metapodataka povezanu sa ovim skupom termina i skup termina mogu da ažuriraju samo pojedinci sa dobom za ažuriranje kontrolisanih metapodataka. Ako je skup termina otvoren, korisnici mogu da dodaju nove termine u skup termina ako je kolona takođe konfigurisana tako da dozvoljava izbore popunjavanja.
Dostupno za označavanje	Potvrdite izbor u polju za potvrdu da biste termine u skupu termina učinili dostupnim za označavanje. Ako oporišete izbor u polju za potvrdu, ovaj skup termina neće biti vidljiv većini korisnika. Ako je skup termina i dalje u razvoju ili nije na neki drugi način spreman za upotrebu, možda bi trebalo da poništite izbor u polju za potvrdu.

Kliknite na dugme Sačuvaj da biste sačuvali ispravke svojstava.
Da biste dodali termine skupu termina, postavite pokazivač na skup termina u kontroli stabla sa leve strane, kliknite na strelicu koja se pojavi, a zatim izaberite stavku Kreiraj termin, a zatim otkucajte željeno ime za termin.
U oknu Svojstva navedite sledeće informacije o novom terminu:

U ovom polju:	Uradite ovo:
Dostupno za označavanje	Potvrdite izbor u polju za potvrdu da bi ovaj termin bio dostupan za označavanje. Ako opišete izbor u polju za potvrdu, taj termin će biti vidljiv, ali onemogućen u alatkama za označavanje.
Jezik	Izaberite jezik za ovu oznaku za termin.
Opis	Otkucajte opis da biste pomogli korisnicima da razumeju kako da primene ovaj termin ili da ga razlikuju od sličnih termina.
Podrazumevana oznaka	Unesite reč ili frazu koju želite da koristite kao podrazumevanu oznaku za termin na ovom jeziku.
Ostale nalepnice	Navedite sve sinonime za ovaj termin. Uradite ovo ako želite da se nekoliko reči ili fraza sa istim značenjem tretira kao jedan entitet u svrhe upravljanja metapodacima. Da biste dodali više sinonima, otkucajte reč, a zatim pritisnite taster ENTER da biste kreirali dodatne redove. Na primer, ako kreirate termin za boju "plava" i "plava" je podrazumevana oznaka za termin, kao moguće sinonime možete da dodate "azure", "safir", "indigo" i "kobalt".
Član	Opisuje ime, opis, vlasnika i druge informacije nadređenog skupa termina.

Kliknite na dugme Sačuvaj.
Ponovite korake od 3 do 5 da biste dodali nove termine.
Da biste kreirali podređene termine ispod termina, postavite pokazivač na pojedinačni termin ispod kojeg želite da ugnezdite drugi termin, kliknite na strelicu koja se pojavi, a zatim izaberite stavku Kreiraj termin i otkucajte željeno ime za termin.
Ponovite 4. i 5. korak da biste naveli svojstva za podređene termine (izaberite termin koji želite prvo da ažurirate).
Termini u okviru skupova termina podrazumevano se prikazuju u podrazumevanom redosledu sortiranja za jezik. Ako želite da navedete prilagođeni redosled sortiranja tako da se termini pojavljuju u doslednom redosledu, bez obzira na jezik ili promene oznaka termina, to možete da uradite tako što ćete izabrati skup termina u kontroli stabla, a zatim izabrati karticu Prilagođeno sortiranje sa desne strane. Izaberite stavku Koristi prilagođeni redosled sortiranja, a zatim koristite okvire sa listama da biste rasporedili termine po željenom numeričkom redosledu.