|
Evo nekih osnovnih zadataka baze podataka koje možete da uradite da biste saznali kako da koristite Microsoft Access 2010.
|
U ovom članku
Šta je to Access?
Access 2010 je alatka za dizajn i primenu aplikacije baze podataka koju možete da koristite da biste pratili važne informacije. Možete zadržati podatke na računaru ili objaviti na vebu – tako da drugi mogu da koriste vašu bazu podataka sa Veb pregledačem.
Mnogi počinju da koriste Access kada program koji koristi za praćenje nečega postepeno postaje manje podesan za zadatak. Na primer, pretpostavimo da ste planer događaja i želite da pratite sve detalje koje su vam potrebne da biste napravili uspešan događaj. Ako koristite Word procesor ili program za unakrsne tabele da biste to uradili, možete lako da naiđete na probleme sa dupliranim i nedotablaćim podacima. Možete da koristite softverski softver, ali praćenje finansijskih informacija u kalendaru nije dobro uklopljeno.
Relacione baze podataka u programu Access
Ponekad vam je potrebna relaciona baza podataka da biste pratili takve informacije – magacin podataka koji je podeljen na manje kolekcije podataka (zvane tabele) kako bi eliminisao redundantnost, a zatim povezani zajedno na osnovu uobičajenih delova informacija (zvane polja). Na primer, relaciona baza planiranja događaja može da sadrži tabelu sa informacijama o klijentu, tabelu sa informacijama o dobavljaču i tabelu sa informacijama o događaju. Tabela sa informacijama o događaju može imati polje za povezivanje sa tabelom klijenta i polje za povezivanje sa tabelom dobavljač. Na taj način, na primer, ako je promenjen broj telefona dobavljača, informacije se mogu jednom menjati u tabeli dobavljač, umesto u svakom događaju koji je uključila dobavljača.
Access je alatka koju možete da koristite da biste brzo i lako razvili relacione aplikacije baze podataka koje vam pomažu da upravljate informacijama. Možete da kreirate bazu podataka da biste mogli da pratite bilo koju vrstu informacija, kao što su zalihe, profesionalne kontakte ili poslovne procese. U stvari, Access sadrži predloške koje možete odmah da koristite za praćenje raznih informacija, što olakšava čak i za početnika.
Kada otvorite Access
Kada pokrenete Access 2010, videćete prikaz Microsoft Office backstage, gde možete da dobijete informacije o trenutnoj bazi podataka, kreirate novu bazu podataka, otvorite postojeću bazu podataka i prikažete istaknute sadržaje iz Office.com.
Prikaz "backstage" takođe sadrži mnogo drugih komandi koje možete da koristite da biste prilagodili, zadržali ili delili baze podataka. Komande u prikazu "backstage" generalno se primenjuju na čitave baze podataka, ne na objekte unutar baze podataka.
Napomena: Možete da se vratite u prikaz "Stage" u bilo kom trenutku tako što ćete izabrati karticu datoteka .
Pronalaženje i primena predloška
Access vam pruža širok spektar predložaka koje možete da koristite da biste ubrzali proces kreiranja baze podataka. Predložak je baza podataka za upotrebu koja sadrži sve tabele, upite, obrasce i izveštaje neophodne za izvršavanje određenog zadatka. Na primer, postoje predlošci koji se mogu koristiti za praćenje problema, upravljanje kontaktima ili praćenje troškova. Neki predlošci sadrže nekoliko probnih zapisa koji ilustruju njihovu upotrebu. Predlošci baze podataka mogu da se koriste kao što jeste ili možete da ih prilagodite tako da odgovaraju vašim potrebama.
Da biste predložak pronašli i primenili na bazu podataka, uradite sledeće:
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Novo.
-
U okviru Dostupni predlošci, uradite nešto od sledećeg:
-
Da biste ponovo koristili predložak koji ste nedavno koristili, izaberite stavku nedavni predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.
-
Da biste koristili predložak koji ste već instalirali, izaberite stavku Moji predlošci, a zatim izaberite željeni predložak.
-
Da biste pronašli predložak na Office.com, u okviru Office.com predlošci, izaberite kategoriju predloška, izaberite željeni predložak, a zatim kliknite na dugme Preuzmi da biste preuzeli predložak sa usluge Office. com na računar.
Takođe možete da tražite predloške na Office.com iz programa Access. U okviru Pretraga predložaka na lokaciji Office.com otkucajte termine za pretragu, a zatim kliknite na dugme strelice da biste pretražili.
-
-
Opcionalno kliknite na ikonu fascikle pored polja ime datoteke da biste prešli na lokaciju na kojoj želite da kreirate bazu podataka. Ako ne naznačite određenu lokaciju, Access kreira bazu podataka na podrazumevanoj lokaciji koja se prikazuje ispod polja " ime datoteke ".
-
Kliknite na dugme Kreiraj.
Access kreira bazu podataka i otvara je za upotrebu.
Kreiranje baze podataka od početka
Ako želite detaljno uvođenje koncepata iza korišćenja programa Access za kreiranje baze podataka, pogledajte članak Osnove dizajniranja baze podataka.
Ako nijedan od predložaka ne odgovara vašim potrebama ili ako imate podatke u drugom programu koji želite da koristite u programu Access, možda ćete odlučiti da je bolje da bazu podataka kreirate od početka. U programu Access 2010 imate izbor: standardnu bazu podataka za računare ili Veb bazu podataka.
Više informacija o Veb bazama podataka potražite u članku pravljenje baze podataka za deljenje na vebu.
Da biste kreirali novu bazu podataka, uradite sledeće:
-
Pokrenite Access.
-
Na novoj kartici u prikazu "Stage" izaberite stavku prazna baza podataka ili praznu Veb bazu podataka.
Važno: Izbor koji ćete ovde odrediti koje funkcije su dostupne u bazi podataka. Nije moguće objaviti baze podataka na radnoj površini na vebu i Veb baze podataka ne podržavaju neke funkcije na radnoj površini, kao što su upiti za ukupne vrednosti.
-
Sa desne strane otkucajte ime baze podataka u polju ime datoteke .
Da biste promenili lokaciju na kojoj kreirate datoteku, kliknite na dugme pregledaj
-
Kliknite na dugme Kreiraj.
Access kreira bazu podataka, a zatim otvara praznu tabelu (ime ".") u prikaz lista sa podacima.
-
Access stavlja kursor u prvu praznu ćeliju u meniju kliknite da biste dodali kolonu u novoj tabeli.
Da biste dodali podatke, počnite da kucate – ili možete da nalepite podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u odeljku lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu, u nastavku ovog članka.
Napomene:
-
Unošenje podataka u prikazu lista sa podacima je dizajnirano tako da bude vrlo slično unosu podataka u Excel radni list. Glavno ograničenje je da podaci moraju da se unesu u susedne redove i kolone, počevši od gornjeg levog ugla lista sa podacima. Ne bi trebalo da pokušavate da oblikujete podatke tako što ćete uključiti prazne redove ili kolone, kao što to možete da uradite u Excel radnom listu, zato što će to tako da gubi prostor u vašoj tabeli. Tabela sadrži samo podatke. Sva Vizuelna prezentacija tih podataka biće zadovoljena u obrascima i izveštajima koje kasnije dizajnirate.
-
Dok unosite podatke, kreira se struktura tabele. Svaki put kada dodate novu kolonu u list sa podacima, novo polje se definiše u tabeli. Access podešava tip podatka polja na osnovu tipa podataka koje unosite. Na primer, ako imate kolonu u kojoj ste uneli samo vrednosti datuma, Access će tip podataka tog polja podesiti na datum/vreme. Ako kasnije pokušate da unesete vrednost koja nije datum (kao što je ime ili broj telefona) u tom polju, Access prikazuje poruku koja vas obaveštava da se vrednost ne podudara sa tipom podataka kolone. Kada je to moguće, trebalo bi da isplanirate tabelu tako da svaka kolona sadrži isti tip podataka, bilo da je u pitanju tekst, datumi, brojevi ili neki drugi tip. Ovo olakšava pravljenje upita, obrazaca i izveštaja koji biraju samo željene podatke.
-
Ako ne želite da unesete podatke, kliknite na dugme zatvori 
Napomena: Access će izbrisati ".
Otvaranje postojeće Access baze podataka
Savet: Da biste brzo otvorili jednu od poslednjih baza podataka koje ste otvorili, na kartici datoteka kliknite na dugme nedavno, a zatim kliknite na ime datoteke.
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
-
Kliknite na prečicu u dijalogu Otvaranje – ili u okviru " izgled u " kliknite na disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži željenu bazu podataka.
-
Na listi fascikli kliknite dvaput na fascikle dok ne otvorite fasciklu koja sadrži bazu podataka.
-
Kada pronađete bazu podataka, uradite nešto od sledećeg:
-
Da biste otvorili bazu podataka u podrazumevanom režimu otvaranja, kliknite dvaput na nju.
-
Da biste otvorili bazu podataka za deljeni pristup u okruženju sa više korisnika, tako da i vi i drugi korisnici možete da čitate i pišete u bazi podataka istovremeno, kliknite na dugme Otvori.
-
Da biste otvorili bazu podataka za pristup samo za čitanje, tako da možete da je prikažete, ali ne i da je uredite, kliknite na strelicu pored dugmeta Otvori , a zatim izaberite stavku Otvori samo za čitanje.
-
Da biste otvorili bazu podataka za isključivi pristup, tako da niko drugi ne može da je otvori dok je otvorite, kliknite na strelicu pored dugmeta Otvori , a zatim kliknite na dugme Otvori ekskluzivno.
-
Da biste otvorili bazu podataka za pristup samo za čitanje, kliknite na strelicu pored dugmeta Otvori , a zatim izaberite stavku Otvori ekskluzivne samo za čitanje i dalje mogu da otvore bazu podataka, ali imaju samo samo za čitanje.
-
Ako ne možete da pronađete bazu podataka koju želite da otvorite
-
U dijalogu Otvaranje izaberite prečicu na mojoj računaru – ili, u polju izgled u izaberite stavku moj računar.
-
Na listi disk jedinica kliknite desnim tasterom miša na disk jedinicu za koju mislite da možda sadrži bazu podataka, a zatim kliknite na dugme Pretraži.
-
Unesite kriterijume pretrage, a zatim pritisnite taster ENTER da biste tražili bazu podataka.
-
Ako se baza podataka pronađe, otvorite je tako što ćete kliknuti na njega u dijalogu Rezultati pretrage .
Pošto je pretraga pokrenuta iz dijaloga Otvaranje , morate da kliknete na dugme Otkaži u dijalogu pre otvaranja baze podataka.
Možete direktno da otvorite datoteku sa podacima u tekstualnoj datoteci (kao što su dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ili Excel). Takođe možete direktno da otvorite bilo koji ODBC izvor podataka, kao što je Microsoft SQL Server ili Microsoft FoxPro. Access automatski kreira novu Access bazu podataka u istoj fascikli gde je i datoteka sa podacima, i dodaje veze ka svakoj tabeli u spoljnoj bazi podataka.
Prvi koraci u korišćenju nove baze podataka
U zavisnosti od predloška koji ste koristili, možda ćete morati da uradite nešto od sledećeg da biste počeli sa novom bazom podataka:
-
Ako Access prikaže dijalog za Prijavljivanje sa praznom listom korisnika, koristite sledeću proceduru da biste počeli:
-
Izaberite stavku novi korisnik.
-
Popunite obrazac Detalji korisnika .
-
Kliknite na dugme Sačuvaj & Zatvori.
-
Izaberite korisničko ime koje ste upravo uneli, a zatim kliknite na dugme Prijavise.
-
-
Ako Access prikaže prazan list sa podacima, možete da počnete da kucate podatke direktno u tom listu sa podacima ili da kliknete na druga dugmad i kartice da biste istražili bazu podataka.
-
Ako Access prikaže stranicu Prvi koraci , možete da kliknete na veze na toj stranici da biste saznali više o bazi podataka ili kliknite na druga dugmad i kartice da biste istražili bazu podataka.
-
Ako Access prikaže bezbednosnu poruku upozorenja na traci sa porukama, a vi verujete izvoru predloška, kliknite na dugme Omogućavanje sadržaja. Ako baza podataka zahteva prijavljivanje, moraćete ponovo da se prijavite.
Za stone računare i Veb baze podataka, želite da počnete sa jednim od ovih koraka:
Dodavanje tabele
Možete da dodate novu tabelu u postojeću bazu podataka pomoću alatki u grupi tabele na kartici Kreiranje .
Napomena: U Veb bazi podataka, samo je komanda tabele dostupna u grupi tabele .
Bez obzira na to u kom prikazu započinjete, uvek možete da se prebacite na drugi prikaz tako što ćete koristiti dugmad za prikaz na statusnoj traci u prozoru programa Access.
Kreiranje prazne tabele u prikazu lista sa podacima U prikazu lista sa podacima, odmah možete da unesete podatke i dozvolite programu Access da izradi strukturu tabele u pozadini. Imena polja se dodeljuju numerički (polje1, Polje2 i tako dalje) i Access podešava tip podataka polja na osnovu tipa podataka koje unosite.
-
Na kartici Kreiranje , u grupi tabele kliknite na dugme
-
Access kreira tabelu, a zatim stavlja kursor u prvu praznu ćeliju u okviru kliknite da biste dodali kolonu.
-
Da biste dodali podatke, počnite da kucate u prvoj praznoj ćeliji ili možete da nalepite podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u nastavku ovog članka.
-
Da biste preimenovali kolonu (polje), kliknite dvaput na zaglavlje kolone, a zatim upišite novo ime.
Savet: Dajte smisleno ime svakom polju, tako da možete da vidite šta sadrži, a da ne morate da pogledate podatke.
-
Da biste premestili kolonu, izaberite je tako što ćete kliknuti na zaglavlje kolone, a zatim je prevucite na mesto gde želite. Takođe možete da izaberete nekoliko susednih kolona i da ih sve prevučete na novu lokaciju.
Da biste dodali još polja u tabelu, možete da počnete da kucate u meniju Klikni na dodavanje kolone u prikazu lista sa podacima ili možete da dodate nova polja pomoću komandi u grupi Dodavanje & brisanje na kartici " polja ".
-
Kreiranje tabele počevši od prikaza dizajna U prikazu dizajna prvo kreirate strukturu nove tabele. Zatim se prebacite na prikaz lista sa podacima da biste uneli podatke ili unosite podatke pomoću nekog drugog metoda, na primer, sa obrascem.
Prikaz dizajna nije dostupan za tabele u Veb bazi podataka.
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele izaberite stavku Dizajn tabele.
-
Za svako polje u tabeli otkucajte ime u koloni Ime polja, a zatim izaberite tip podataka na listi Tip podataka.
-
Možete da unesete dodatne informacije za svako polje u koloni Opis . Opis koji unosite prikazuje se na statusnoj traci kada se mesto umetanja nalazi u tom polju i koristi se kao tekst statusne trake za sve kontrole koje kreirate prevlačenjem polja iz okna Lista polja u obrazac ili izveštaj i za sve kontrole koje su kreirane za to polje od strane čarobnjaka za obrasce ili čarobnjaka za izveštaje.
-
Kada dodate sva polja, sačuvajte tabelu:
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Sačuvaj.
-
-
Možete početi da unosite podatke u tabelu u bilo kom trenutku tako što ćete se prebaciti na prikaz lista sa podacima, kliknuti na prvu praznu ćeliju i otkucati. Možete i da nalepite podatke iz drugog izvora, kao što je opisano u sledećem odeljku.
Kreiranje tabele zasnovane na SharePoint listi Sa SharePoint listom podatke mogu da koriste osobe koje nemaju pristup. Pored toga, podaci liste uskladišteni su na serveru, koji obično pruža bolju zaštitu od gubitka podataka od datoteka uskladištenih na stonom računaru. Možete da počnete sa novom listom ili možete da se povežete sa postojećom listom. Morate da imate odgovarajuće dozvole na SharePoint lokaciji na kojoj želite da kreirate listu; To može da se razlikuje po sajtu tako da se obratite SharePoint administratoru za detalje o opcijama.
Ova funkcija nije dostupna u Veb bazi podataka.
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Tabele izaberite stavku SharePoint liste.
-
Možete da koristite jedan od predložaka liste da biste kreirali standardnu SharePoint listu, na primer kontakte ili događaje.
Možete i da odaberete da kreirate prilagođenu listu ili da se povežete ili uvezete postojeću listu. Izaberite željenu opciju.
-
Ako odaberete bilo koji predložak liste ili da biste kreirali prilagođenu listu, otvoriće se dijalog Kreiranje nove liste koji će vas voditi kroz proces. Ako odaberete da koristite postojeću listu, otvoriće se dijalog "Otvaranje spoljnih podataka " koji će vam pomoći.
Više informacija o tabelama potražite u članku Uvod u tabele.
Lepljenje podataka iz drugog izvora u Access tabelu
Ako su podaci trenutno uskladišteni u drugom programu, na primer Excel, možete da kopirate i nalepite podatke u Access tabelu. Ovo inače najbolje funkcioniše ako su podaci već podeljeni u kolone, kao što su u Excel radnom listu. Ako se vaši podaci nalaze u programu za obradu teksta, prvo treba da razdvojite kolone sa podacima pomoću kartica ili da konvertujete podatke u tabelu u programu za obradu teksta, a zatim kopirajte podatke. Ako je vašim podacima potrebna bilo koje uređivanje ili manipulacija (na primer, razdvajanje punih imena na imena i prezimena), možda ćete želeti da to uradite pre kopiranja podataka, naročito ako niste upoznati sa pristupom Access.
Kada nalepite podatke u praznu tabelu, Access podešava tip podataka svakog polja na osnovu tipa podataka koje tamo pronalazi. Na primer, ako nalepljeno polje sadrži samo vrednosti datuma, Access na to polje primenjuje tip podataka „Datum/vreme”. Ako nalepljeno polje sadrži samo reči „da” i „ne”, Access na to polje primenjuje tip podataka „Da/ne”.
Access imenuje polja u zavisnosti od toga šta pronađe u prvom redu nalepljenih podataka. Ako je prvi red nalepljenih podataka sličan tipu u redovima koji se slede, Access utvrđuje da je prvi red deo podataka i da polja dodeljuje Opšta imena (polje1, Polje2 i tako dalje). Ako prvi red nalepljenih podataka nije sličan redovima koji slede, Access koristi prvi red kao imena polja i isključuje prvi red u stvarnim podacima.
Ako Access dodeli generička imena polja, trebalo bi da preimenujete polja što pre kako bi se izbegla zabuna. Koristite sledeću proceduru:
-
Na kartici datoteka kliknite na dugme Sačuvaj da biste sačuvali tabelu.
-
U prikazu lista sa podacima kliknite dvaput na stavku naslov kolone, a zatim otkucajte ime za kolonu.
-
Ponovo sačuvajte tabelu.
Uvoz ili povezivanje sa podacima iz drugog izvora
Možda ćete imati podatke koje ste prikupljali u drugom programu koji želite da koristite u programu Access. Možda radite sa osobama koje skladište podatke u drugim programima i želite da radite sa njihovim podacima u programu Access. Ili, možda imate više različitih izvora podataka i potrebna vam je "platforma za sletanje" gde možete da ih Saberite za dublju analizu.
Access olakšava uvoz ili povezivanje podataka iz drugih programa. Podatke možete da dovedete iz Excel radnog lista, iz tabele u drugoj Access bazi podataka, sa SharePoint liste ili iz bilo kog drugog izvora. Proces se neznatno razlikuje u zavisnosti od izvora podataka, ali ova uputstva će vas pokrenuti:
-
Na kartici Spoljni podaci , u grupi Uvoz & Poveži kliknite na komandu za tip datoteke iz koje uvozite.
Na primer, ako uvozite podatke iz Excel radnog lista, izaberite stavku Excel. Ako ne vidite ispravan tip programa, kliknite na dugme još.
Napomena: Ako ne možete da pronađete ispravan tip formata u grupi povezivanje & , možda ćete morati da pokrenete program u kojem ste kreirali podatke, a zatim da koristite taj program da biste sačuvali podatke u formatu datoteke koji Access podržava (kao što je tekstualna datoteka sa znacima razgraničenja ), a zatim uvezete ili povežete sa njima.
-
U dijalogu dolazi do spoljnih podataka kliknite na dugme Potraži da biste prešli na izvornu datoteku sa podacima ili otkucajte punu putanju izvorne datoteke sa podacima u polju ime datoteke .
-
Izaberite željenu opciju da biste naveli kako i gde želite da uskladištite podatke u trenutnoj bazi podataka. Možete da kreirate novu tabelu pomoću uvezenih podataka ili da kreirate povezanu tabelu koja zadržava vezu sa izvorom podataka.
-
Kliknite na dugme U redu .
U zavisnosti od izbora, otvoriće se dijalog Povezivanje objekata ili dijalog Uvoz objekata .
-
Koristite dijalog da biste dovršili proces. Tačna procedura koju koristite zavisi od opcije uvoza ili povezivanja.
-
Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.
Ako odaberete da uvezete, Access vas pita da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili.
-
Ako mislite da ćete ponovo izvršiti istu operaciju uvoza, kliknite na dugme Sačuvaj korake za uvoz, a zatim unesite detalje.
Možete da reprodukujete operaciju uvoza tako što ćete na kartici Spoljni podaci izabrati stavku Čuvanje uvoza , a zatim izabrati stavku pokrene.
-
Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.
Access uvozi podatke u novu tabelu, a zatim prikazuje tabelu u okviru tabele u oknu za navigaciju.
Da biste saznali više o tome kako da uvezete podatke u Access, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte ovaj članak.
Sledeći koraci
Ostatak procesa dizajniranja varira na osnovu vaših ciljeva, ali verovatno želite da razmotrite kreiranje upita, obrazaca, izveštaja i makroa. Ovaj članak ne pruža informacije o kreiranju dodatnih objekata baze podataka.
Više informacija potražite u sledećim člancima:
Uvoz podataka iz unakrsne tabele ili drugog programa
Ako ste upoznati sa drugom bazom podataka ili programima za unakrsne tabele, verovatno znate osnove kako ove aplikacije funkcionišu i za šta se baze podataka koriste. Access se razlikuje od mnogih drugih aplikacija baze podataka tako što vam omogućava da kreirate relacione baze podataka i ona se dalje razlikuje od većine programa unakrsne tabele tako što pruža alatke za razvijanje sofisticiranih upita, obrazaca i izveštaja. Access takođe pruža mnogo opcija za rad sa drugim programima baze podataka, kao što je SQL Server.
Uvoz Excel radnog lista u Access
Mnogi počinju da istražuju Access posle prvog pravljenja liste u programu Excel. Excel je odlično mesto za pokretanje liste, ali kako se lista povećava, sve je teže organizovati i ažurirati. Premeštanjem liste u Access najčešće je sledeći logički stepenik.
Tabela baze podataka je slična strukturi na radni list, u tim podacima se skladište u redovima i kolonama. Kao ishod, obično je lako uvesti radni list u tabelu baze podataka. Glavna razlika između skladištenja podataka u radnom listu i skladištenja u bazi podataka je u načinu organizovanja podataka. Jednostavno uvoz celog radnog lista kao novu tabelu u bazi podataka neće rešiti probleme povezane sa organizovanjem i ažuriranjem podataka, naročito ako radni list sadrži redundantne podatke. Da biste rešili te probleme, morate da podelite podatke unakrsne tabele na odvojene tabele, od kojih svaka sadrži srodne podatke. Više informacija o načinu raspoređivanju podataka u tabelama potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.
Access koristi čarobnjak za analizator tabele koji vam može pomoći da dovršite ovaj proces. Kada uvezete podatke u tabelu, čarobnjak vam pomaže da razdvojite tabelu na odvojene tabele, od kojih svaka sadrži podatke koji se ne kopiraju ni u jednom drugom tabeli. Čarobnjak takođe kreira neophodne relacije između tabela.
Uvoz Excel radnog lista kao tabele u novoj bazi podataka
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Novo i izaberite stavku Prazna baza podataka.
-
Otkucajte ime za novu bazu podataka u polju ime datoteke , a zatim kliknite na dugme Kreiraj.
Otvara se nova baza podataka, a Access kreira novu praznu tabelu,.
-
Zatvorite tabelu ".
Kada se od vas zatraži da li želite da sačuvate promene u dizajnu Hota, kliknite na dugme ne.
-
Na kartici Spoljni podaci , u grupi Uvoz & Poveži izaberite stavku Excel.
-
U dijalogu Uzmi spoljne podatke kliknite na dugme Potraži.
-
Koristite dijalog Otvaranje datoteke da biste pronašli datoteku.
-
Izaberite datoteku i kliknite na dugme Otvori.
-
U dijalogu "Uvoz spoljnih podataka " uverite se da je izabrana opcija Uvoz izvornih podataka u novu tabelu u trenutnoj bazi podataka .
-
Kliknite na dugme U redu .
Pokreće se čarobnjak uvoz unakrsnih tabela i postavlja vam nekoliko pitanja o podacima.
-
Izvršite uputstva, kliknite na dugme dalje ili nazad da biste se kretali kroz stranice. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.
Napomena: Access vas pita da li želite da sačuvate detalje operacije uvoza koju ste upravo dovršili. Ako mislite da ćete ponovo izvršiti istu operaciju uvoza, kliknite na dugme da, a zatim unesite detalje. Možete lako da je reprodukujete u budućnosti tako što ćete na kartici Spoljni podaci kliknuti na dugme sačuvan uvoz . Ako ne želite da sačuvate detalje operacije, kliknite na dugme Zatvori.
Access uvozi podatke u novu tabelu, a zatim je prikazuje u okviru sve tabele u oknu za navigaciju.
Korišćenje čarobnjaka za analizator tabele za organizovanje podataka
Kada se vaši podaci uvezu u Access tabelu, možete da koristite čarobnjak za analizator tabele da biste brzo identifikovali suvišne podatke. Čarobnjak zatim pruža jednostavan način za organizovanje podataka na odvojene tabele, tako da bude uskladišten na najefikasniji način. Access čuva originalnu tabelu kao rezervnu kopiju, a zatim kreira nove tabele koje možete da koristite kao osnovu za aplikaciju baze podataka.
-
Otvorite Access bazu podataka koja sadrži tabelu koju želite da analizirate.
-
Na kartici Alatke baze podataka , u grupi analiza izaberite stavku analiziraj tabelu.
Pokreće se čarobnjak za analizator tabele.
Prve dve stranice čarobnjaka sadrže kratko uputstvo – sa dugmadima na koje možete da kliknete da biste videli primere. Ako ne vidite uvodne stranice, ali umesto toga vidite polje za potvrdu " Prikaži uvodne stranice"?, potvrdite izbor u polju za potvrdu, a zatim kliknite dvaput na dugme nazad da biste videli uvod. Ako ne želite ponovo da vidite uvodne stranice nakon čitanja upoznavanja, možete da obrišete uvodne stranice? potvrdite izbor u polju za potvrdu.
-
Na tabeli koja sadrži polja sa vrednostima koje se ponavljaju u mnogim zapisima? izaberite tabelu koju želite da analizirate, a zatim kliknite na dugme dalje.
-
Možete da dozvolite čarobnjaku da odluči koja polja će ići u koje tabele ili možete sami da donesete tu odluku. Ako budete sledili predloge čarobnjaka, i dalje možete da menjate raspored tabele na sledećoj stranici čarobnjaka.
Napomena: Ako dozvolite čarobnjaku da odluči koja polja da stave u koje tabele, njegova izbora možda neće uvek biti odgovarajuća za vaše podatke, naročito ako nema mnogo podataka sa kojima treba funkcionisati. Trebalo bi pažljivo da proveravate rezultate čarobnjaka. Sa druge strane, čarobnjak može da predloži efikasniju organizaciju od one na koju razmišljate, tako da je dobra ideja da barem jednom pokušate sa čarobnjakom. Ako vam se predlozi ne dopadaju, i dalje možete da preraspoređujete polja i uvek možete da kliknete na dugme nazad i rasporedite sva polja.
-
Kliknite na dugme Dalje. Na ovoj stranici navedite koje tabele sadrže koja polja. Ako odlučite da dozvolite čarobnjaku da odluči, trebalo bi da vidite više tabela povezanih pomoću redova relacije. U suprotnom, Access će kreirati samo jednu tabelu koja sadrži sva polja. U oba slučaja možete da izvršite promene na ovoj stranici.
-
Polja iz tabele možete da prevučete u praznu oblast stranice da biste kreirali novu tabelu koja sadrži ta polja. Access će zatražiti ime tabele.
-
Možete da prevučete polja iz jedne tabele u drugu tabelu ako mislite da će tamo biti skladište efikasnije.
-
Većini tabela će biti dat ID ili generisan jedinstveni ID . Da biste saznali više o ID poljima, izaberite stavku saveti u gornjem desnom uglu čarobnjaka.
-
Da biste opozvali promenu, kliknite na dugme Opozovi radnju .
-
Da biste preimenovali tabelu, kliknite dvaput na naslovnu traku, otkucajte novo ime, a zatim kliknite na dugme u redu.
-
-
Kada polja budu uređena na željeni način, kliknite na dugme dalje.
-
Ako čarobnjak pronađe zapise koji imaju vrlo slične vrednosti, on će identifikovati te vrednosti kao moguće tipografske greške i predstaviti ekran gde možete da potvrdite šta da radite u vezi sa njima. Pomerajte se kroz listu da biste pronašli one koje imaju vrednosti u koloni ispravka , a zatim kliknite na odgovarajuću stavku na padajućoj listi. Izaberite (ostavi kao da) da bi čarobnjak zadržala promene vrednosti. Kada završite, kliknite na dugme dalje.
-
Čarobnjak vas pita da li želite da kreirate upit koji podseća na originalnu tabelu. Ako ste već napravili obrasce i izveštaje zasnovane na originalnoj tabeli, kreiranje takvog upita je dobra ideja. Ako odaberete da, kreirajte upit, čarobnjak preimenuje originalnu tabelu tako što će na ime tabele "_OLD", a zatim izabrati novi upit pomoću imena originalne tabele. Obrasci i izveštaji koji su zasnovani na tabeli sada koriste upit za njihove podatke i nastavljaju da rade kao i ranije.
-
Kliknite na dugme Završi.
Čarobnjak kreira nove tabele kao što je navedeno, a zatim ih otvara. Zatvorite ih kada završite sa pregledom rezultata.
Rad sa podacima iz drugih programa
Access 2010 pruža funkcije za rad sa podacima uskladištenim u drugim programima.
Kreiranje nove Access baze podataka koja se povezuje sa podacima u drugom formatu datoteke Access možete da koristite za otvaranje datoteke u drugom formatu datoteke, kao što je tekst, dBASE ili unakrsna tabela. Access automatski kreira Access bazu podataka i povezuje datoteku za vas.
-
Pokrenite Access.
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
-
U dijalogu Otvaranje izaberite datoteku koju želite da otvorite na listi. Ako niste sigurni za tip datoteke, izaberite stavku sve datoteke (*. *).
-
Ako je potrebno, potražite fasciklu koja sadrži datoteku koju želite da otvorite. Kada pronađete datoteku, kliknite dvaput na nju da biste je otvorili.
-
Pratite uputstva u čarobnjaku. Na poslednjoj stranici čarobnjaka kliknite na dugme Završi.
Uvoz ili povezivanje podataka sa postojećom Access bazom podataka Podatke iz drugih izvora i programa možete da uvezete u Access tabele tako da se podaci nalaze u Access datoteci ili možete da se povežete sa podacima iz programa Access tako da podaci ostanu u originalnoj datoteci (izvan Access datoteke).
-
Na kartici Spoljni podaci , u grupi Uvoz & Poveži kliknite na oblik u kom se skladište podaci.
Možete da uvezete ili da se povežete sa podacima iz sledećih izvora:
-
Excel Podatke iz radnog lista ili imenovanog opsega možete da dovedete u Excel radnoj svesci. Svaki radni list ili imenovani opseg moraju biti zasebno uvozni ili povezani.
-
Access Ovo je vrlo zgodno za razdvajanje procesa od podataka, kreiranje podeljene baze podataka. To jest, možete da koristite jednu bazu podataka da biste obuhvatili sve obrasce, izveštaje i makroe i zadržali podatke u drugoj bazi podataka. Možete da razvijete poboljšanja bez prekida bilo kog posla. Možete i da kombinujete podatke iz mnogo različitih Access baza podataka u jednom, što olakšava rezimiranje podataka u različitim odeljenjima ili između poslovnih partnera.
-
ODBC baza podataka Mnogi programi podržavaju ovaj format, uključujući mnoge proizvode za bazu podataka. To vam pomaže da kreirate "lokaciju za sletanje" u kojoj kombinujete podatke iz raznih sistema.
-
Tekstualna datoteka Možete da se povežete sa jednostavnom tekstualnom datotekom i da koristite Access da biste promenili sadržaj te datoteke. To može da vam pomogne da lakše potrošite Access podatke pomoću širokog opsega programa.
-
XML datoteka Ovaj format takođe pruža kompatibilnost sa raznim drugim programima, uključujući neke Veb servere.
-
SharePoint lista Na ovaj način možete da koristite podatke koji su upotrebljivi za Veb pregledač, standardni način korišćenja SharePoint liste.
-
Usluge podataka Možete da se povežete sa Veb podacima uslugama unutar preduzeća.
-
HTML dokument
-
Outlook fascikla Možete da se povežete sa Outlook fasciklama, tako da lakše integrišete kontakt informacije sa ostatkom podataka.
-
dBase datoteka dBase je popularni alternativni sistem podataka koji podržava Access
Pojaviće se dijalog " dolazi do spoljnog podataka ".
-
-
Izvršite uputstva u dijalogu.
Access će uvesti ili povezati podatke sa bazom podataka. Za većinu formata morate navesti lokaciju podataka, a zatim odabrati kako želite da se podaci skladište u bazi podataka.
Korišćenje baze podataka ranije verzije u nekoliko verzija programa Access
Ako je Access baza podataka ili Access projekat kreiran u programu Access 2000 ili novijim verzijama, možete da koristite bazu podataka ili projekat u verziji programa Access u kojoj je kreirana ili u bilo kojoj noviju verziju, čak i ako je datoteka omogućena od bezbednosti. Na primer, Access 2000 datoteke se mogu koristiti u programu Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010.
Možda imate situaciju u kojoj želite da zadržite podatke u starijoj verziji programa Access, ali imate korisnike sa noviju verziju programa Access koja želi da se poveže sa tim podacima, ali i dalje koristi neke funkcije novije verzije. Rešenje je da kreirate novu bazu podataka "izloženi kraj" u novijoj verziji (koja sadrži obrasce, izveštaje, upite, makroe, ali ne i tabele) i povežete je sa tabelama iz prethodne verzije datoteke. Koristite neku od sledećih procedura, u zavisnosti od toga da li se baza podataka nalazi u jednoj datoteci ili je već podeljena na front-end/back-end aplikacija.
Korišćenje datoteke Access baze podataka u nekoliko verzija programa Access
Ako se sve tabele, obrasci i drugi objekti Access baze podataka iz prethodne verzije nalaze u jednoj datoteci, a želite da koristite bazu podataka u nekoliko verzija programa Access, možete da kreirate novu izloženu bazu podataka u novijoj verziji i da je povežete sa originalnom datotekom. Korisnici koji imaju stariju verziju programa Access i dalje mogu da koriste originalnu bazu podataka. Korisnici koji imaju noviju verziju mogu da koriste novu izloženu bazu podataka da bi se povezali sa istim podacima. Možete da kreirate nekoliko izloženih verzija ako treba da smestite više verzija programa Access.
1. prvi: napravite kopiju postojeće baze podataka i sačuvajte je u novom formatu
Koristite sledeću proceduru da biste bazu podataka konvertovali u bilo koji od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ova komanda čuva originalnu bazu podataka u originalnom formatu i pravi kopiju u formatu koji navedete.
-
Zatvorite Access datoteku. Ako je datoteka više korisničkih Access baze podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi ne otvara.
-
Pokrenite Access 2010.
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
-
Pronađite lokaciju datoteke koju želite da konvertujete, a zatim kliknite dvaput na nju da biste je otvorili.
Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka , što vas pita da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme ne.
-
Ako se obrazac otvori kada pokrenete bazu podataka, zatvorite obrazac.
-
Na kartici datoteka izaberite stavku Sačuvaj bazu podataka kao.
-
U dijalogu Sačuvaj kao otkucajte ime za novu bazu podataka.
Napomena: Ako ne sačuvate novu bazu podataka na drugoj lokaciji, njeno ime mora biti različito od izvorne baze podataka. U oba slučaja, obično je najbolje da koristite drugo ime, tako da možete lako da razlikujete izloženu bazu podataka i pozadinu baze podataka. Međutim, ako se konvertujete u Access 2007 format, oznaka tipa datoteke se menja iz. mdb u. accdb, tako da možete da koristite isto ime datoteke.
-
Kliknite na dugme Sačuvaj.
2.2: Razdeljivanje baze podataka i korišćenje originalne datoteke kao pozadinske baze podataka
Podelite konvertovanu bazu podataka pomoću sledeće procedure:
-
Na kartici Alatke baze podataka , u grupi Premeštanje podataka izaberite stavku Access baza podataka.
-
U dijalogu Razdelnik baze podataka izaberite stavku Razdelna baza podataka.
Možete da napravite rezervnu kopiju ako želite, ali možete i da ponovo kreirate kopiju pomoću originalne baze podataka.
-
Otkucajte ime za pozadinsku bazu podataka, a zatim izaberite stavku Split.
Treći broj: Povežite novi izloženi deo izvorne baze podataka
-
Izbrišite pozadinu baze podataka koju je kreirala alatka Razdelnik baze podataka – pažljivo da ne izbrišete originalnu bazu podataka.
-
Povežite novu izloženu bazu podataka sa tabelama u originalnoj bazi podataka: na kartici Spoljni podaci , u grupi Uvoz & veza izaberite stavku Upravljač povezanim tabelom.
-
Kliknite na dugme Izaberi sve, a zatim potvrdite izbor u polju za potvrdu Uvek pitaj za novu lokaciju .
-
Kliknite na dugme u redu, potražite bazu podataka ranije verzije, a zatim kliknite dvaput na nju.
Ako sve bude u redu, Access prikazuje poruku u kojoj stoji da su sve izabrane povezane tabele uspešno osvežene.
Sada možete da poboljšate novu izloženu bazu podataka da biste podržali nove funkcije za korisnike koji imaju novije verzije programa Access. Korisnici koji imaju starije verzije mogu da nastave da koriste bazu podataka starijih verzija.
Korišćenje prve aplikacije za naslovnu stranu u nekoliko verzija programa Access
Ako je Access baza podataka već front-end/back-end aplikacija, možete da konvertujete prednju stranu u novi format datoteke. Nije neophodna promena za bazu podataka.
Sledeća procedura vam pokazuje kako da koristite komandu Sačuvaj bazu podataka kao komandu da biste konvertovali bazu podataka u bilo kom od tri najnovija formata: Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007. Ova komanda čuva originalnu bazu podataka u originalnom formatu i pravi kopiju u formatu koji navedete.
-
Zatvorite izloženi kraj baze podataka. Ako je datoteka više korisničkih Access baze podataka koja se nalazi na serveru ili u deljenoj fascikli, uverite se da je niko drugi ne otvara.
-
Pokrenite Access 2010.
-
Na kartici Datoteka kliknite na dugme Otvori.
-
Pronađite lokaciju izložene baze podataka, a zatim kliknite dvaput na nju da biste je otvorili.
Ako se pojavi dijalog Poboljšanje baze podataka , što vas pita da li želite da poboljšate bazu podataka, kliknite na dugme ne.
-
Ako se obrazac pojavi kada otvorite bazu podataka, zatvorite obrazac.
-
Na kartici datoteka izaberite stavku Sačuvaj bazu podataka kao.
-
U dijalogu Sačuvaj kao otkucajte ime za novu bazu podataka.
-
Kliknite na dugme Sačuvaj.
Sada možete poboljšati novu izloženu bazu podataka da biste podržali nove funkcije.
