Planiranje skupova dokumenata u sistemu SharePoint Server

Osnovni podaci o skupovima dokumenata

Skupovi dokumenata su funkcija u SharePoint Server 2016 koja omogućava organizaciji da upravlja jednim proizvodomkoji može da se isporuci ili da radi, što može da sadrži više dokumenata ili datoteka. Skupa dokumenata je specijalna vrsta fascikle koja kombinuje jedinstvene atribute skupa dokumenata, atribute i ponašanje fascikli i dokumenata i pruža korisnički interfejs (UI), metapodatke i elemente modela za pomoć pri upravljanju svim aspektima poslovnog proizvoda.

Za timove i korisnike u mnogim organizacijama, skupa dokumenata ili poslovni proizvod potreban je za bolje Upravljanje projektom ili isporučuju. Na primer, pravni tim će možda morati da prikuplja, kreira i upravlja različitim dokumentima, fotografijama i audio datotekama koje su povezane sa određenim slučajem. Ili, tim prodaje možda mora da sabavi dokumente iz raznih izvora da bi kreirao i upravljao zahtevom za predlog (RFP) za potencijalnog klijenta. Skupovi dokumenata pružaju tim timovima i korisnicima mogućnosti da upravljaju tim skupovima dokumenata kao jedna kolekcija, isporučiva ili poslovnog proizvoda. Vlasnici skupa dokumenata mogu da kreiraju prilagođenu stranicu dobrodošlice koja može da pokazuje uključene stavke i važne informacije o proizvodu rada.

U SharePoint Server 2016, organizacije koje žele da kreiraju skupove dokumenata dosledno mogu da konfigurišu tip sadržaja dokumenta za svaki posao koji obično kreiraju. Tip sadržaja koji podešava dokument može da definiše odobrene tipove sadržaja, atribute, podrazumevane stavke, kolone, tokove posla i smernice. Dodatni Prilagođeni tipovi skupa sadržaja dokumenata mogu da se kreiraju iz nadređenog tipa sadržaja, a svako nasledi svojstva i postavke iz izvornog tipa sadržaja za nadređene dokumente. Kada se tip sadržaja doda u biblioteku, korisnici mogu da kreiraju skupu dokumenata koji nasleđuje atribute tipa "Podesi sadržaj" pomoću nove komande. Tip sadržaja koji je postavio dokument pruža dodatne postavke koje vam omogućavaju da navedete dozvoljene tipove sadržaja, podrazumevani sadržaj, deljene kolone, postavke stranice i podrazumevani prikaz stranice dobrodošlice.

Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Planiranje tipova sadržaja i tokova posla (SharePoint Server 2010).

Više informacija o tome kako da kreirate skupove dokumenata i upravljate njima u SharePoint Server 2016 potražite u članku Kreiranje i konfigurisanje novog tipa sadržaja za dokument u SharePoint Server 2016 pomoći.

Administriranje skupova dokumenata

Skupove dokumenata u SharePoint Server 2016 dele mnoge atribute i svojstva kao fascikle. Međutim, postoje neka važna razmatranja koje treba da znate kada planirate rešenje postavljeno dokument.

• Ne postoji ograničenje broja dokumenata koji mogu da postoje u skupu dokumenata. Međutim, vremenski prikaz opterećenja može biti ograničen cenzurom prikaza liste, koji je podrazumevano podešen na 5.000 stavki. Fascikle su dozvoljene u skupovima dokumenata, ali navigacija metapodataka se ne može koristiti u skupu dokumenata. Samim tim, važno je da razmotrite mogućnost premašenih prikaza liste, kao i problema sa dizajnom navigacije kada odredite koliko stavki treba da postoji u skupu dokumenata. Pored toga, kada koristite funkciju " Pošalji u " sa skupom dokumenata, zbir za sve dokumente u skupu dokumenata ne može biti veći od 50mb. Za proizvod kolekcije ili rada sa velikim brojem stavki, struktura fascikle u biblioteci dokumenata može biti bolje rešenje.

• Ne postoji ograničenje broja skupova dokumenata koji mogu da postoje u biblioteci dokumenata. Međutim, broj skupova dokumenata koji se pojavljuju u listama će biti ograničen cenzurom prikaza liste.

• Kada koristite deljene metapodatke, ako postoji više od 10 stavki koje koriste deljene metapodatke u skupu dokumenata, ispravke metapodataka se pokreću pomoću tajmera svakih 15 minuta. Na primer, ako imate 10 dokumenata na najvišem nivou biblioteke i jedan dokument u skupu sa deljenim metapodacima, posao se neće pokretati. Međutim, ako dodate drugi skupa dokumenata sa još 9 dokumenata, pokrenuće se proces tajmera.

• Kada koristite proizvodni postupak za postavljanje dokumenata, skupovi dokumenata koji se šalju u organizator sadržaja ostaće u padajućoj biblioteci i premeštaju se na odgovarajuću lokaciju pomoću posla tajmer rada programa Organizer, koji se podrazumevano pokreće svakodnevno.

Da biste koristili skupove dokumenata u kolekciji lokacija, funkcija skupovi dokumenata mora biti omogućena.

Omogućavanje funkcije "skupove dokumenata" za kolekciju lokacija

1. Na stranici Postavke sajta , u okviru Administracija kolekcije lokacijaizaberite stavku funkcije kolekcije lokacija.

2. Na stranici funkcije , za skupove dokumenataizaberite stavku Aktiviraj.

Kada je funkcija skupovi dokumenta omogućena, možete da kreirate tipove sadržaja za skupove dokumenata.

Planiranje tipova sadržaja za planiranje dokumenata

Možete planirati tipove sadržaja dokumenata za rešenje pomoću analiziranja radnog lista analiza dokumenata, koje možete da dovršite pomoću članka Identifikuj korisnike i analiziraj upotrebu dokumenata u sistemu SharePoint 2013. Zatim možete da koristite radni list tipa sadržaja (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) da biste snimili odluke o svakom novom tipu sadržaja za dokument koji ćete koristiti u rešenju.

Planiranje tipova sadržaja dokumenata pomoću radnog lista tip sadržaja

1. Unesite dokument u polje tip sadržaja    u radnom listu tipa sadržaja.

2. Unesite URL adresu lokacije na kojoj će se definisati novi tip sadržaja koji predstavlja novi dokument. Imajte u vidu da su tipovi sadržaja dostupni na lokaciji u kojoj se definišu i na svim lokacijama ispod te lokacije.

3. Utvrđivanje nadređenog tipa sadržaja    Unesite tip sadržaja nadređene dokumente u polje nadređeni tip sadržaja    u radnom listu tipa sadržaja. Ovo će biti ili osnovni tip sadržaja za podešavanje dokumenta ili prilagođeni tip sadržaja koji ste već isplanirali.

4. Utvrđivanje postavki skupa dokumenata    Utvrdite i zatim navedite sledeće postavke za podešavanje dokumenata u radnom listu tipa sadržaja:

   1. Utvrđivanje dozvoljenih tipova sadržaja    Navedite podrazumevane tipove sadržaja koji će biti dozvoljeni u ovom tipu sadržaja.

   2. Utvrđivanje podrazumevanog sadržaja    Ako je tip sadržaja koji ste podesili koji kreirate biće konfigurisan da automatski kreira podrazumevani sadržaj kada kreirate novu instancu skupa dokumenata, možete ručno da dodate datoteke u dokument. Može se dodati samo datoteke dozvoljenih tipova sadržaja za skupa dokumenta.

   3. Utvrđivanje deljenih kolona    Navedite da li vrednosti kolone u skupu dokumenata treba automatski da se sinhronizuju sa svim dokumentima koji se nalaze u skupu.

   4. Utvrđivanje kolona stranice sa dobrodošlicom    Navedite koje kolone treba da budu prikazane na stranici dobrodošlice za svaki skupa dokumenta.

   5. Utvrđivanje prikaza stranice dobrodošlice    Navedite prikaz da biste prikazali sadržaj skupa dokumenata na stranici dobrodošlice.

5. Utvrđivanje kolona i porudžbine kolone    U tabeli " kolone plana    " u radnom listu tipa sadržaja:

   1. Unesite svaku kolonu koja je nasleđena iz nadređenog tipa sadržaja. U koloni novo?    otkucajte ne za svaku stavku.

   2. Za svaku dodatnu kolonu unesite ime unapred definisane kolone ili kolone koju ćete kreirati. Unesite imena dodatnih kolona, njihovih tipova i naznačite da li su nove.

6. U odeljku predložak plana    radnog lista otkucajte nijedan.

7. Utvrđivanje tokova posla    Ako postoji dostupan tok posla koji je bitan za tip sadržaja "dokument", opcionalno možete da ga povežete sa tipom sadržaja. Tok posla može da se pokrene na bilo kojoj stavci liste tog tipa sadržaja. Za kompletnu diskusiju o planiranju toka posla pogledajte članak Planiranje tokovaposla. Kada pregledate tokove posla i utvrdite koji tokovi posla su dostupni, unesite svaki tok posla da biste se povezali sa tipom sadržaja u tabeli plan toka posla    u radnom listu tip sadržaja. Ako tok posla nije nasleđen od nadređenog tipa sadržaja, unesite te informacije u novo.   

8. Određivanje smernica    Smernice se postavljaju pravila za neku vrstu sadržaja. funkcije smernica pružaju detalje svakog pravila, na primer, da li se stavke tipa sadržaja mogu štampati ili koje radnje na stavci treba da se kontrolišu. Više informacija o planiranju smernica potražite u članku Planiranje smernica za upravljanje informacijama u sistemu SharePoint Server 2013. Nakon što pregledate smernice i utvrdite koje su funkcije smernica i predlošci smernica dostupni, u odeljku Planiranje smernica    za tip sadržaja, uradite sledeće:

   1. Ako nadređeni tip sadržaja ima postavke smernica, one će se primeniti nepromenjeno u novom tipu sadržaja. Tako ćete obezbediti da se smernice, nakon što su postavljene, primenjuju u svim relevantnim tipovima sadržaja. Ako je trenutni tip sadržaja nasleđivanje postavki smernica od nadređenog tipa, u odeljku Planiranje smernica    u radnom listu tip sadržaja, odgovorite na "da" na pitanje " da li su smernice definisane u nadređenom tipu sadržaja?".

   2. Ako je trenutni tip sadržaja nasleđivanje smernica na osnovu nadređenog tipa sadržaja, u polju zapis imena smernica    u odeljku Planiranje smernica    , otkucajte ime predloška smernice. Slično tome, ako ovaj tip sadržaja ne nasledi smernice i želite da primenite predložak smernica, u polju zapis imena smernica    u odeljku Planiranje smernica    , otkucajte ime predloška smernice.

   3. Ako je trenutni tip sadržaja nasleđuje neke od funkcija pojedinačnih smernica iz nadređenog tipa sadržaja, unesite svaku funkciju smernica u tabelu funkcija    u odeljku Planiranje smernica    za listu. Obratno, ako trenutni tip sadržaja ne nasledi smernice i želite da pridružite funkcije smernica pomoću trenutnog tipa sadržaja, unesite te funkcije smernica u tabelu funkcija    . Imajte na umu da ne možete da pridružite pojedinačne funkcije smernica i smernicu po imenu tipa sadržaja.

Lista

Koristite sledeće radne listove da biste zapisali informacije koje se razmatraju u ovom članku:

• Radni list tipa sadržaja (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analizirajte radni list upotrebe dokumenata (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)