Ukupne Saznajte kako da integrišete tipove sadržaja i tokove posla u SharePoint 2013 rešenje za upravljanje dokumentima.
Ovaj članak opisuje tipove sadržaja i tokove posla i pruža uputstva o tome kako da ih integrišete u SharePoint Server 2016 rešenje za upravljanje dokumentima. Tip sadržaja je zbirka metapodataka (kolona), toka posla, ponašanja i drugih postavki za kategoriju stavki ili dokumenata na SharePoint Server 2016 listi ili u biblioteci dokumenata. Tipovi sadržaja vam omogućavaju da upravljate postavkama za kategoriju informacije na centralizovanom, na neki način. Tok posla vam omogućava da priložite poslovni proces stavkama u SharePoint Server 2016.
U ovom članku:
Pre nego što koristite tip sadržaja i planiranje toka posla (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) uključenog u ovaj članak da biste planirali tipove sadržaja i tokove posla, uverite se da ste pročitali identifikaciju korisnika i analizirali upotrebu dokumenta u sistemu SharePoint 2013 i dovršili "analizu korišćenja dokumenata" i radne listove "Dokumenti" koji su povezani sa tim člankom.
Pregled tipa sadržaja
Tip sadržaja definiše atribute stavke liste, dokumenta ili fascikle. Svaki tip sadržaja može da navede sledeće:
-
Svojstva za povezivanje sa stavkama tog tipa.
-
Metapodatke za povezivanje sa stavkama njegovog tipa.
-
Tokovi posla koji se mogu pokrenuti sa stavkama njegovog tipa.
-
Smernice za upravljanje informacijama za povezivanje sa stavkama njegovog tipa.
-
Predlošci dokumenata (za tipove sadržaja dokumenata).
-
Prilagođene funkcije.
Možete da pridružite tip sadržaja sa listom ili bibliotekom. Kada to uradite, navodite da lista ili biblioteka mogu da sadrže stavke tog tipa sadržaja i da li će Nova komanda na toj listi ili u biblioteci dozvoliti korisnicima da kreiraju nove stavke tog tipa.
Napomena: Možete da pridružite svojstva, tokove posla, smernice i predloške direktno pomoću liste ili biblioteke. Međutim, to može da ograničava ove asocijacije na listu ili biblioteku i da se ne može ponovo koristiti tokom rešenja. U SharePoint Server 2016, tokovi posla na nivou sajta mogu da se povežu sa više listi ili bibliotekama.
Biblioteke i liste dokumenata mogu da sadrže više tipova sadržaja. Na primer, biblioteka može da sadrži i dokumente i grafiku povezanu sa projektom. Kada lista ili biblioteka sadrži više tipova sadržaja, slede:
-
Nova komanda na toj listi ili biblioteci podrazumevano omogućava korisnicima da biraju iz svih dostupnih tipova sadržaja kada kreiraju novu stavku. Vlasnici tipova sadržaja mogu da konfigurišu novu komandu za prikaz samo određenih tipova sadržaja.
-
Prikazuju se kolone povezane sa svim dostupnim tipovima sadržaja.
Možete definisati prilagođene tipove sadržaja u galeriji tipova sadržaja na sajtu. Prilagođeni tip sadržaja mora da bude direktno ili indirektno izveden iz osnovnog tipa sadržaja kao što je dokument ili stavka. Kada se definiše na lokaciji, prilagođeni tip sadržaja je dostupan na toj lokaciji i na svim lokacijama ispod te lokacije. Da biste tip sadržaja učinili najvećim u okviru kolekcije lokacija, Definišite ga u galeriji tipova sadržaja na sajtu najvišeg nivoa. U SharePoint Server 2016 možete da kreirate i prilagođeni tip sadržaja u čvorištu tip sadržaja koji je definisan u instanci kontrolisane metapodataka. Kada se kreira u čvorištu tip sadržaja, tip sadržaja će biti dostupan drugim kolekcijama lokacija koje su deo Veb aplikacija povezanih sa tom instancom usluge kontrolisane metapodatke.
Napomena: Usluga kontrolisana metapodaci i čvorište tipa sadržaja nisu dostupni u SharePoint Foundation 2013.
Na primer, ako vaša organizacija koristi određeni predložak ugovora, u galeriji tipa sadržaja na sajtu najvišeg nivoa u kolekciji lokacija, možete da kreirate tip sadržaja koji definiše metapodatke za taj ugovor, predložak ugovora i tokove posla koji su neophodni za redigovanje i dovršavanje ugovora. Zatim, bilo koja biblioteka dokumenata u kolekciji lokacija na koju pridružite tip sadržaja ugovora uključiće sve ove funkcije i omogućiće autorima da kreiraju nove ugovore na osnovu predloška.
Na lokacijama koje su zasnovane na SharePoint Server 2016, svaka podrazumevana stavka liste ili stavka biblioteke, kao što je kontakt, zadatak ili dokument, ima odgovarajući osnovni tip sadržaja u galeriji tipova sadržaja lokacije. Kada planirate tipove sadržaja, možete da koristite ove ključne definicije tipa sadržaja kao početne tačke i da zasnijete nove tipove sadržaja na postojećim po potrebi.
Tipovi sadržaja su organizovani u hijerarhiju koja omogućava da jedan tip sadržaja nasledi karakteristike iz drugog tipa sadržaja. Ovo nasleđe omogućava časovima dokumenata da dele karakteristike u organizaciji i omogućava timovima da prilagode ove karakteristike za određene lokacije ili liste.
Na primer, svi dokumenti koji se dostavuju u programu Enterprise mogu zahtevati skupa metapodataka, kao što su broj naloga, broj projekta i menadžer projekta. Kreiranjem tipa sadržaja najvišeg nivoa za isporučivanje klijenata od koga se nasleđuju drugi tipovi dokumenata za isporuku klijentima, možete da se uverite da će neophodne informacije, kao što su brojevi naloga i brojevi projekta, biti povezane sa svim varijantama dokumenata za isporuku klijentima u organizaciji. Imajte u vidu da ako vlasnik tipa sadržaja doda još jednu potrebnu kolonu u tip sadržaja najvišeg nivoa za isporučivanje klijenata, vlasnik tipa sadržaja može da umnožava promene svih tipova sadržaja koji nasleđuju od njega, što će dodati novu kolonu u sve dokumente za isporučivanje klijenata.
Integracija svojstava sa Office 2016
U Sistem Microsoft Office, kada korisnik uređuje dokument sa SharePoint Server 2016 servera za upravljanje dokumentima, okno sa informacijama o dokumentu prikazuje se na vrhu dokumenta. Okno sa informacijama o dokumentu prikazuje obrazac koji se može uređivati na serveru.
SharePoint Server 2016 olakšava prilagođavanje obrasca za vlasništvo za tip sadržaja. Kada konfigurišete tip sadržaja, možete da pokrenete InfoPath 2016, što generiše podrazumevani obrazac svojstva zasnovan na svojstvima tipa sadržaja. Podrazumevani obrazac uključuje iste kontrole, raspored i šemu koje InfoPath 2016 koristili ako nije definisan nijedan prilagođeni obrazac. Zatim možete da prilagodite i primenite obrazac kao i bilo koji drugi InfoPath 2016 obrazac. Na primer, možete da dodate logotip preduzeća, fontove i šemu boja u obrazac; povezivanje sa prilagođenim izvorom podataka; Dodavanje uslovne logike; i funkcije dizajna obrazaca koje su dostupne korisnicima na osnovu uloga.
Pored svojstava uređivanja u oknu sa informacijama o dokumentu, autori koji koriste Word 2016 mogu da umetnu svojstva koja su definisana na serveru u njihovim dokumentima. Na primer, ako svojstva dokumenta uključe ime menadžera projekta, ovo ime može da se umetne u naslov stranice, podnožje ili bilo gde u dokumentu. Ako je novom menadžeru projekta dodeljen projekat, vlasništvo menadžera projekta se može ažurirati na serveru za upravljanje dokumentima. Ovaj ažurirani naziv menadžera projekta će se odraziti na svaku instancu ovog dokumenta koja je umetnuta u dokument.
Korišćenje metapodataka sa tipovima sadržaja
Metapodaci su informacije o dokumentu koji se koristi za kategorizaciju i klasifikaciju sadržaja. Metapodaci su povezani sa tipom sadržaja kao kolonom. Metapodaci mogu da obezbede hijerarhiske informacije o dokumentu povezivanjem sa autorom, temom, publikom, jezikom i tako dalje. Za razliku od svojstava, metapodaci se skladište kao kolone i mogu da ih indeksiraju i pretražuju SharePoint pretraga.
Metapodaci dodati na nivou kolekcije lokacija mogu biti povezani sa tipovima sadržaja. Pomoću metapodataka sa tipovima sadržaja, svi noviji tipovi sadržaja mogu da naslede neke ili sve metapodatke sa nadređenog tipa sadržaja na nivou kolekcije lokacija. Dodatni metapodaci se mogu dodati na nižem nivou, kao što je jedan dokument.
Predlošci kolona
Svaka stavka metapodataka povezanih sa tipom sadržaja je kolona, što je lokacija na listi za skladištenje informacija. Liste ili biblioteke se često prikazuju kao kolone informacija. Međutim, u zavisnosti od prikaza povezanog sa listom, kolone mogu da se pojave u drugim obrascima, kao što su dani u prikazu kalendara. U obrascima povezanim sa listom ili bibliotekom, kolone se prikazuju kao polja.
Kolone možete definisati za korišćenje u više tipova sadržaja. Da biste to uradili, kreirajte ih u galeriji predložaka kolona. Na svakoj sajtu se nalazi Galerija predložaka kolona. Kao i sa tipovima sadržaja, kolone definisane u galeriji predložaka kolona lokacije su dostupne na toj lokaciji i na svim sajtovima ispod nje.
Tipovi sadržaja fascikle
Tipovi sadržaja fascikle definišu metapodatke koji su povezani sa fasciklom na listi ili u biblioteci. Kada na listu ili u biblioteku primenite tip sadržaja fascikle, Nova komanda na toj listi ili u biblioteci će sadržati tip sadržaja fascikle, što omogućava korisnicima da kreiraju fascikle tog tipa.
Možete definisati prikaze na listi ili u biblioteci koji su dostupni samo u fasciklama određenog tipa sadržaja. Ovo je korisno kada želite da fascikla sadrži određenu vrstu dokumenta i želite da prikazi u toj fascikli prikazuju samo kolone koje su relevantne za tip dokumenta koji se nalazi u toj fascikli.
Korišćenjem SharePoint proizvodi Object modela možete da prilagodite novu komandu za tip sadržaja fascikle tako da kada korisnik napravi novu fasciklu tog tipa, fascikla bude unapred popunjena sa više datoteka i dokumenata na osnovu predložaka koji su uskladišteni na serveru. Ovo je korisno, na primer, za primenu složenog tipa dokumenta koji zahteva više datoteka za doprinos jednom dokumentu za isporuku.
Skupove dokumenata je funkcija u SharePoint Server 2016 koja vam omogućava da Office 2016 koristite za upravljanje dokumentima za isporuku koja sadrže više dokumenata. Skupove dokumenata su posebni tipovi fascikli koji se koriste za upravljanje jednim od proizvoda koji se mogu isporučiti ili rade, koji mogu da uključe više dokumenata na više lokacija. Pravite skupove dokumenata pomoću transformacije predlošcima koji su obezbeđeni sa SharePoint Server 2016. Možete da prilagodite i predloške dokumenata da biste predstavljali poslovne proizvode koji su važni za vašu organizaciju. Skupove dokumenata uključujući i kontrolu verzija, koja vam omogućava da snimite status kompletnog skupa dokumenata na različitim tačkama u svom životnom ciklusu. Više informacija o skupovima dokumenata potražite u članku Planiranje skupova dokumenata (SharePoint Server 2010).
Planiranje tipova sadržaja dokumenata
Prva faza u tipovima sadržaja dokumenta za planiranje jeste da redigujete svaki tip dokumenta koji je naveden u radnom listu analiziranje dokumenata (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) da biste utvrdili da li će postojeći tip sadržaja funkcionisati za tu vrstu dokumenta. Svaki tip sadržaja dokumenta bi trebalo da nasledi postavke direktno iz tipa sadržaja osnovnog dokumenta ili iz tipa sadržaja koji je potomak tipa sadržaja dokumenta. Tako ćete obezbediti da su osnovne kolone za tipove dokumenata, kao što su naslov i kreirani, i da možete da povežete predložak sa tipom sadržaja. Ako je osnovni tip sadržaja (kao što je dokument) dovoljan, unesite ime tipa sadržaja u koloni tip sadržaja na radnom listu "analiziraj upotrebu dokumenta".
Napomena: Podržani Osnovni tipovi sadržaja ne uključujete PDF datoteke.
Informacije o promeni osnovnih tipova sadržaja potražite u članku "Vodič za uređivanje unapred definisanih tipova sadržaja i kolona lokacija" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Planiranje tipova sadržaja liste
Elementi tipa sadržaja liste sadrže kolone metapodataka koji su povezani sa tipom sadržaja i tokovi posla koji mogu da se pokrenu na stavkama tog tipa sadržaja. Koristite Tip sadržaja liste da biste definisali vrstu stavke liste koja je jedinstvena za rešenje. Na primer, u rešenju centar za poziv klijenta, u kojem profesionalci za podršku ispituju i rešavaju tehničke probleme klijenata, tip sadržaja liste može se koristiti za standardizaciju podataka za svaki incident podrške i za praćenje incidenta pomoću toka posla.
Planiranje tokova posla
Tokovi posla sprovode poslovne procese na dokumentima, Veb stranicama, obrascima i stavkama liste u SharePoint Server 2016. One mogu da se povežu sa bibliotekama, listama ili tipovima sadržaja.
U usluzi Management (Upravljanje dokumentima) koristite tokove posla za usmeravanje dokumenata od osobe ka osobi kako bi mogli da završe zadatke upravljanja dokumentima, kao što je pregled dokumenata, odobravanje publikacije, ili upravljanje ograničavanjem. Takođe, koristite prilagođene tokove posla da biste premestili dokumente sa jedne lokacije ili iz biblioteke u drugu. Na primer, možete da dizajnirate tok posla da biste kopirali dokument sa jedne lokacije na drugu kada se dokument arhivira.
SharePoint Server 2016 uključuje tok posla sa tri stanja koji možete da koristite za upravljanje poslovnim procesima koji prate status stavke kroz tri države ili faze. SharePoint Server 2016 takođe uključuje sledeće tokove posla za koje je potrebno upravljanje dokumentima:
-
Prikupljanje povratnih informacija Šalje dokument za redigovanje.
-
Odobravanje Šalje dokument za odobravanje, često kao preduslov za objavljivanje.
-
Raspoloћenju Upravlja istekom dokumenta i trajnog odlaganja.
-
Prikupljanje potpisa Usmerava dokument za potpise.
Povežite tok posla sa tipom sadržaja kada želite da taj tok posla bude dostupan kada se taj tip sadržaja koristi. Na primer, tip sadržaja izlazne porudžbine može da zahteva odobrenje menadžera da bi se transakcija mogla dovršiti. Da biste se uverili da je tok posla odobravanja uvek dostupan prilikom pokretanja izlazne porudžbine, kreirajte tip sadržaja izlazne porudžbine i povežite tok posla za odobravanje sa njom. Zatim dodajte tip sadržaja izlazne porudžbine u bilo koju biblioteku dokumenata u kojoj će se uskladištiti izlazne porudžbine.
Da biste planirali tokove posla za rešenje za upravljanje dokumentom, analizirajte tip sadržaja dokumenta koji planirate da primenite i identifikujete poslovne procese koji moraju da budu dostupni za upravljanje sadržajem tog tipa. Zatim Identifikujte tokove posla koje ćete morati da učinite dostupnim za taj sadržaj.
Sledi probna tabela koja analizira tokove posla za tip sadržaja ugovora.
|
Proces ugovora |
Tok posla sa ugovorom |
|---|---|
|
Pregledajte radne verzije. |
Prikupljanje povratnih informacija |
|
Nabavite odobrenje od menadžera i pravnog savetnika. |
Odobravanje |
|
Rešavanje otvorenih problema. |
Praćenje problema |
|
Nabavite potpise. |
Prikupljanje potpisa |
Više informacija potražite u članku tok posla u sistemu SharePoint 2013.
Radni list
Koristite sledeći radni list da biste snimili informacije koje se razmatraju u ovom članku:
-
Tip sadržaja i radni list planiranja toka posla (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
