Svi smo bili tamo, zar ne? Posle uzbudljivog odmora u virvrvu, vraćate se na posao, otvarate Outlook i pronalazite dve hiljade nepročitanih poruka koje čekaju na vas. Dovoljno je da želite da se vratite na odmor. Ili nikada više ne odmora.
Ali Outlook je moćan program i može da vam pomogne da brzo uklonite to prijemno sanduče – verovatno mnogo brže nego što biste mogli da zamislite.
Priprema za odmor
Hajde da pratimo Dunju dok se priprema za odmor od deset dana.
On rukovodi komunikacijom i koordinijom za pet zasebnih projekata, član je dvadeset različitih lista slanja i svakog dana prima mali broj ličnih e-poruka.
Dok Jovan nije u kancelariji, Višilac će biti glavna tačka kontakta za tri njena projekta, a Trešnjića će upravljati druga dva.
Poslednji put kada je Nenad otišao na odmor, postavila je automatske odgovore kako bi svima javila da će se vratiti za deset dana, ali nije ništa drugo uradio. Kada se vratila, prijemno poštansko sanduče ima presrelo je od 50 poruka do 500 poruka.
Ovog puta Milatović provodi nekoliko minuta dan pre nego što ode sa nekoliko ključnih Outlook funkcija koje joj pomažu da se vrati sa stresa na odmoru, bez stresa.
Vasić zna da postavljanje automatskog odgovora može da pojmi mnogo pitanja i zbuni svoje kolege. Budući da je Microsoft 365, bira datoteka > automatskeodgovore i tipove u sledećem tekstu.
Zdravo,
Hvala na poruci. Nisam u kancelariji između 1. maja 2019. i 10. maja 2019. Ne proveravam e-poštu dok sam odsutan.
Za pomoć u vezi sa projektima Contoso, Fourth Coffee i Tailspin Toys, obratite se Daničiću.
Za pomoć u vezi sa projektom Northwind, obratite se Cheryl Jenburg.
— Oduše:
Ona može da podesi automatske odgovore da bi uključila dan kada je napustila i isključila dan kada se vraća. Ovo je sjajan 1. korak. Međutim, Mina zna Outlook ima druge funkcije koje može da koristi kako bi joj pomogla da kontroliše prijemno sanduče.
Da biste podesili sopstvene automatske odgovore, pogledajte slanje automatskih odgovora "Van kancelarije" iz Outlook.
Sada Lenjin može da pređi na 2. korak: kreiranje pravila.
Pravila su sjajan način za upravljanje porukama kada ste u kancelariji i kada ste van kancelarije. Funkcija "Automatski odgovori" ima sopstvena ugrađena pravila koja će se uključiti samo kada ste van kancelarije.
U dijalogu pravila na dnu prozora Automatski odgovori, Stavka bira Dodaj pravilo.
Ona zatim dodaje advertisements@contoso.com u polje Od. Prima dnevnu poruku sa ove adrese koja sadrži vremenski osetljive informacije koje joj neće biti potrebne kada se vrati sa odmora.
U odeljku Izvršavanje ovih radnji, Višak proverava izbor u polju za potvrdu Izbriši sve poruke sa te e-adrese. Ona može da kreira više pravila koja premeštaju ili brišu ili čak proslećuju poruke drugim osobama u organizaciji na osnovu reči u temi ili telu poruke ili od koga je poruka poslata ili primljena.
Kada napravi pravila, ona može sačuvati automatski odgovor i otići na odmor znajući da će veliki broj e-poruka biti automatski prosleđena pravoj osobi i da će druga grupa biti potpuno izbrisana.
Dodatne informacije o dodavanju pravila potražite u temi Upravljanje e-porukama pomoću pravila.
Posle odmora
Šta ako niste bili organizovani kao do sada pre nego što ste otišli na odmor?
Hajde da pratimo Nelsona dok pokušava da radi sa preopterećenim prijemnim poštanskim sandučetom posle desetodnevnog odmora. Nelson je podesio automatski odgovor, ali nije svojim kolegama dao uputstva dok je bio odsutan.
Kada se Nelson vrati sa odmora, ima 1243 poruke u prijemnom poštanskom sandučetu. Srećom, Nelson se Outlook kao deo pretplate na Microsoft 365, tako da može brzo i lako da sortira, filtrira i radi sa tim porukama pomoću nekoliko ključnih Outlook funkcija.
Prvo Nelson sortira poruke po prioritetu. To postavlja sve poruke visokog prioriteta – one sa kojima će brzo morati da se bavi – na vrhu prijemnog sandučeta.
Da bi to uradio, bira padajuću listu Po datumu na vrhu liste poruka i bira stavku Važnost. Ovo sortira prijemno sanduče za njega.
Nelson sada može da provede 15 minuta odgovarajući na pet poruka "Velika važnost", arhivira ih u fascikle, a zatim promeni redosled sortiranja tako što će ponovo kliknuti na padajuću listu i izabrati stavku Nisko na vrhu da biste poruke male važnosti preneli na vrh liste poruka. Ove poruke dobijaju samo brzo skeniranje, a zatim brišu sve osim jednog od njih. Pozivi za ručak, obaveštenje o fire analizi i upozorenje o neiskidašnje struje pre tri dana nisu poruke na koje mora da odgovori.
Sada kada je preuzeo najvažnije e-poruke, Nelson može da koristi još jedan od ugrađenih Outlook filtera, onaj za @mentions. Koristeći padajuću listu Po datumu u gornjem desnom padajuću listu poruka, bira Pomenuta pošta.
Nelson zna ako ga je pomenuo u određenoj e-poruci, verovatno je pošiljaocu potrebno nešto eksplicitno od njega, a ne neko od kolega.
Ima približno pedeset tih poruka, a Nelson može brzo da skenira listu, izbriše one kojima je neko od saradnika već upravljao, a zatim odgovori drugima.
Ako imate veliki broj projekata, neki će možda biti osetljiviji na vreme nego ostali. Traženje poruka povezanih sa većinom vremenski osetljivih projekata prvo može da vam pomogne da ostanete na toku sa ovim projektima, a da pri tom uštedite vremenski osetljive projekte za neki drugi dan.
Da biste tražili poruke koje sadrže određenu frazu, koristite polje za pretragu na vrhu Outlook liste poruka. Koristite znake navoda oko fraze sa više reči da biste tražili samo tu frazu, a ne svaku pojedinačnu reč u okviru te fraze.
Grupisanja poruka po pošiljaocu omogućava vam da brzo pronađete poruke na koje možete brzo da ih izbrišete, na primer bi trebalo da izbrišete bilten ili automatizovane poruke sa naloga koji se ne nadgledaju ili poruke na koje treba pravovremeno da odgovorite, na primer, poruke od direktnog supervizora.
Da biste grupisali poruke po pošiljaocu, kliknite na padajuće liste Po datumu u gornjem desnom uglu liste poruka i izaberite stavku Od.
