Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
Informacije u ovom članku vam predstavljaju koncept pomoću centra za čuvanje zapisa za upravljanje i uskladištite zapise. Pronaći će Opšta uputstva informacije u ovom članku da biste razumeli pogodnosti pomoću predloška lokacije centra za čuvanje zapisa. Za detaljnije informacije o kreiranju i korišćenju centra za čuvanje zapisa, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
U ovom članku
Pregled
Centar za čuvanje zapisa nije predviđeno da posluži kao centralnom spremištu kojim organizacije možete da skladištite i upravljanje sve svoje zapise kao što su pravni ili finansijske dokumente. Centar za čuvanje zapisa podržava čitav proces upravljanja zapisima, od kolekcije zapisa preko upravljanja zapisima do raspoređivanja zapisa. Obično na lokaciji centra za čuvanje zapisa je dizajniran i konfigurisan tako što ćete stručnjake za upravljanje zapisima organizacije i informacije o tehnologije (IT) osoblja da podržava plan datoteka organizacije.
Napomena: SharePoint pruža mogućnost da upravljate zapisima „umesto”. Sa upravljanja zapisima na licu mesta, možete da koristite sve funkcije dostupne u centar za čuvanje zapisa, kao što su Primena smernica za upravljanje informacijama usmeravanje i čekanje, za upravljanje zapisima na bilo kojoj lokaciji. Da biste saznali više o mestu upravljanja zapisima na licu, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa je slično druge SharePoint lokacije u toj služi kao opšte spremište za dokumente i omogućava saradnje među korisnicima lokacije. Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa, međutim, je unapred konfigurisana lokacija dizajniran posebno da pomogne organizacijama u primeni njihovih zapisa za upravljanje i zadržavanje programa. Kreiranje verzija, nadgledanje, upravljanje metapodacima, e-otkrivanje i usmeravanje zapisa su ugrađene funkcije mogu vam pomoći da efikasnije upravljate zapisima.
Funkcije predloška lokacije centra za čuvanje zapisa
Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa kombinuje neke standardne funkcije koje su dostupne u Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution sa nekim funkcijama za upravljanje dodatni specijalizovane zapisi da obezbedite sledeće mogućnosti:
Mogućnosti za skladištenje Centar za čuvanje zapisa ima nekoliko funkcija koje obezbeđuju integritet zapisa uskladištenih na njoj:
-
Sistem nikada neće automatski izmeniti zapise. Ovim se obezbeđuje da zapisi koji se otpreme na lokaciju centra za čuvanje zapisa, a zatim ponovo preuzmu, ostanu identični.
-
Administratori lokacija možete da konfigurišete centar za čuvanje zapisa da biste sprečili neovlašćeno sa zapisima. Ovo se obavlja kreiranja verzija sve promene koje su napravljene u dokumentu i nadgledanjem određene tipove promena.
-
Centar za čuvanje zapisa omogućava menadžerima zapisa da dodaju metapodatke na stavke i održavaju ih nezavisno od metapodataka zapisa, tako da se informacije koje se odnose na zadatke upravljanja zapisima mogu ažurirati bez izmene osnovnog zapisa. Promene metapodataka se takođe vrše kreiranjem verzija.
Primena smernica za upravljanje informacijama Neke funkcije dostupne smernica koje su korisne za upravljanje zapisima:
-
Nadzor Ova funkcija evidentira događaje i operacije izvršene na datotekama. Nadzor je korisno za zapis whm se pregledaju informacije i pristupaju u centar za čuvanje zapisa.
-
Rok važenja Ova funkcija određuje koliko bi trebalo da bude zapis zadržavaju i radnje koje treba da se jave prilikom period zadržavanja završava, kao što su brisanje ili pokretanje toka posla za odobrenje trajnog odlaganja. Period zadržavanja zapisa obično počinje kada se zapis prvi put Prosledi centar za čuvanje zapisa.
-
Bar kodova Ova funkcija obezbeđuje svaki zapis sa jedinstvenu sliku bar koda i numeričku vrednost. Vrednost bar koda je uskladištena i indeksirana zajedno sa elektronskom verzijom zapisa. Bar kodovi su korisni za zadržavanje i praćenje fizičkih zapisa. Kada zapisi u biblioteci imaju fizičke verzije, bar kodova pruža način da odnose fizičkih verzija sa elektronskom kolegama.
Programabilnu interfejs za prikupljanje zapisa Centar za čuvanje zapisa podržava skup usluga koje olakšavaju prikupljanje zapisa. Centar za čuvanje zapisa programabilnu interfejs omogućava organizacijama da konfigurišete oba dokumenta za upravljanje i e-pošte sistema da biste automatski prosleđivali datoteke na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Sadržaj možete proslediti u centar za čuvanje zapisa preko Web usluge korišćenjem SOAP (jednostavan Object Access Protocol) ili putem e-pošte pomoću SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Tokovi posla dizajniran u Microsoft SharePoint Designer 2010 možete da koristite i za prosleđivanje zapisa centar za čuvanje zapisa. Da biste saznali više o prosleđivanje zapise da biste centar za čuvanje zapisa, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
Usmeravanje zapisa Centar za čuvanje zapisa uključuje organizatora sadržaja koji može da automatski usmerava dolazne zapise (da li su prosleđeni automatski ili ručno) na odgovarajuću lokaciju, na osnovu tipa zapisa. Kada se zapis Prosledi u centar za čuvanje zapisa, on često je praćen dodatne Srodne informacije, kao što su istorije nadzora i metapodataka. Istorija nadzora zapisa je uskladištena u centar za čuvanje zapisa kao XML datoteku, a metapodataka zapisa je uskladištena u XML datoteci i u kolonama metapodataka na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Da biste saznali više o podešavanju i usmeravanje zapisa pomoću organizatora sadržaja, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
Pritisnite i držite U sklopu takozvanog e-otkrivanja, centar za čuvanje zapisa omogućava organizacijama da zapis koji je u okviru pravnih rešenja kao deo parnice, ili je važno za nadzor ili istragu i postavite ih na listu zadrške. Kada zapisi postavljaju zadrška, oni su obustavljen smernice za rok važenja koji možda zapravo i samim tim su zaštićeni od uniљtenja. Na primer, ako kada dođe parnice, mesta u organizaciji relevantne zapise koje možda će biti potrebno da biste dobili na čekanje, ovih zapisa dostupnih dok parnice ne dovrši. Zapisi mogu staviti na više od jedne čekanje odjednom. Menadžeri zapisa možete pretraživati centar za čuvanje zapisa za zapise koji treba da bude smešten na čekanje. Za više informacija o e-otkrivanja, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
Primer korišćenja centar za čuvanje zapisa za upravljanje zapisima
Preduzeća koja često su potrebni za generisanje i obezbedite finansijske izveštaje redovno zbog poreza. U bilo kom trenutku, preduzeće može biti zatraži da otpustite finansijske informacije kao deo procesa nadzora, na primer, i finansijske informacije mora biti objavljivani sa zahtevima podataka ne menja na bilo koji način. Da biste prilagodili ovaj zahtev, preduzeća finansijske sektoru pretražuje i usmerava finansijskih izveštaja u određenu biblioteku čekanje na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Slanjem izveštaja u biblioteku čekanje, oni su obustavljen unapred definisane smernice koje možda zapravo i pristup te izveštaje blokiran do određenog datuma i vremena ili dok ne dođe do odgovarajuća autorizacija. Finansijske izveštaje čuvaju se na lokaciju centra za čuvanje zapisa zajedno istoriju povezane nadgledanja i drugih metapodataka.
Dizajniranje lokacije centra za čuvanje zapisa
Na najvišem nivou, postoje dva ključna koraka u dizajniranju lokacije za čuvanje zapisa kako bi se primenio program upravljanja zapisima:
-
Organizacija mora da razvije strategiju upravljanja zapisima i formalnu plan upravljanja zapisima. Ovo je zajednički napor koji obuhvata koordinaciju između menadžera zapisa, usaglašavanje, IT stručnjacima i informativne radnike.
-
Organizacija morate zatim Konfigurisanje jednu ili više lokacija centra za čuvanje zapisa da biste primenili njegov plan za upravljanje zapisima.
Odeljci koji slede daju pregled osnovnih elemenata obuhvaćenih tim koracima.
Planiranje upravljanja zapisima
Pre nego što organizacija bude u mogućnosti da podesi lokaciju centra za čuvanje zapisa kao rešenje za upravljanje svojim zapisima, trebalo bi da razvije formalni plan za strategiju upravljanja zapisima. Određeni elementi formalnog plana za upravljanje zapisima će verovatno biti jedinstveni za pojedinačne organizacije ili preduzeća. Međutim, praktično svi planovi za upravljanje zapisima sadrže sledeće dokumente i procese:
Plan datoteka Plan datoteka opisuje tipove dokumenata ili stavki koje neka organizacija prihvata kao zvanični poslovnih zapisa. Ukazuje na to gde su uskladišteni zapisi i pruža informacije koje jedan tip zapisa koji se razlikuje od drugog. Plan datoteka služi kao opsežan smernicama, procesima i uputstva za kreiranje, skladištenje i upravljanje zapisima. Plan datoteka treba da pokrijete sve zapise, bez obzira na to medija, uključujući papira, blogova, Wiki stranice, e-poštu i elektronske datoteke. Takođe morate navesti kako svaki zapis klasifikovani, obezbeđeni i na kraju uništeni. Treba uključiti i za posebne kategorija zapisa, na primer poverljivo, daje, tajna ili privilegovane zapisi. Na kraju, plan datoteka mora da navedete sa osobama koje su odgovorni za upravljanje svaki tip zapisa.
Biblioteka zapisa zapis biblioteke predstavljaju suštinski biblioteke dokumenata koje ste kreirali za klasifikovanje i skladištenje važnih zapisa. Možete kreirati biblioteku zapis za svaki tip zapisa koji želite da zadržite. Zapisi automatski usmeravaju u odgovarajuću biblioteku na osnovu postavki konfigurisan u organizatora sadržaja.
Tipovi sadržaja Možete da kreirate tipove sadržaja da definišete tipove zapisa organizacija treba da skladištite i identifikujete sve jedinstvene svojstva za svaki tip zapisa. Definisanjem tipova sadržaja za određene vrste zapisa, vaša organizacija može da uverite se da svaka od tih grupa sadržaja upravlja na dosledno. Office dokumente, PDF datoteke, prepirkama (skenirane slike), e-poštu, razgovore putem trenutnih poruka, video zapisi i fizičkim zapisima možete sve se klasifikuju i uskladištene sa tipovima sadržaja koje kreirate. Bilo koji zapis koji se zove „ugovor”, na primer, biće tretirana isti način i na dosledan način unutar sistema SharePoint u zapisuje sistema za upravljanje. Korišćenje tipova sadržaja za klasifikovanje i uskladištite zapise je alternativnog metoda pomoću zapisa biblioteke.
Raspored zadržavanja Raspored zadržavanja određuje koliko dugo svaki tip zapisa u planu datoteka mora biti zadržavaju (period zadržavanja) i proces za uklanjanja ga kada dođe do kraja ovog perioda (proces trajnog odlaganja). Uputstva u rasporedu zadržavanja se obično zasnivaju na zakonskim propisima, rizicima za organizaciju i poslovne potrebe. Pored toga, raspored zadržavanja obično opisuje na rizik situacije u upravljanju zapisima koje određuju period zadržavanja za svaki tip zapisa.
Usaglašenost zahteve dokumenta Dokument propisa o usaglašenosti definiše pravila kojih se IT sistemi za upravljanje zapisima mora da se pridržava i mogućnosti moraju da imaju vrste redovnog praćenja koje moraju podržavati da bi se obezbedila usaglašenost.
-
Formalno proces obustavljanja trajnog odlaganja zapisa Ovaj proces, koji se često nazivaju zadrške, detaljno opisuje način organizacija obustavlja trajno odlaganje zapisa kada se javljaju događaje kao što su sudske parnice, kontrole i istrage.
-
Sistem za nadgledanje i izveštavanje o rukovanje zapisa Da biste se uverili da su zaposleni arhiviranja pristup i da upravljate zapisima prema definisanih smernica i procesa, program upravljanja zapisima morate imati proces ili sistem za nadgledanje i izveštavanje u vezi sa rukovanjem zapisa.
Napomena: Kao sa bilo koje lokacije, možete ručno otpremanja datoteka veličine do 2 GB po veličini centar za čuvanje zapisa. Ako koristite organizatora sadržaja za usmeravanje zapisa za centar za čuvanje zapisa, ograničenje veličine datoteke za svaki zapis je 50MB.
Za detaljnije informacije o planiranju rešenje za upravljanje zapisima, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
Pregled konfigurisanja na lokaciji centra za čuvanje zapisa
Nakon što se organizacija angažuje oko detaljnog planiranja upravljanja zapisima i razvije formalni plan za upravljanje zapisima, može kreirati i podesiti lokaciju centra za čuvanje zapisa kako bi se taj program mogao primeniti.
Potrebno je da preduzmete sledeće korake kako biste podesili lokaciju centra za čuvanje zapisa:
-
Kreirajte zapis biblioteka ili lista za upravljanje i čuvanje svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.
-
Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku zapis za svaki tip sadržaja u planu zapisa.
-
Kada se zapisi proslede u centar za čuvanje zapisa, oni će biti usmereni u odgovarajuću listu ili biblioteku.
-
-
Kreirajte kolone za odgovarajuće biblioteke dokumenata, liste ili tipove sadržaja i prikažite metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.
-
Odredite smernice za upravljanje informacijama za svaki tip zapisa na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Te smernice bi trebalo da odražavaju periode zadržavanja i propise nadzora koji su navedeni u planu datoteka vaše organizacije i rasporedu zadržavanja.
-
Konfigurisanje organizatora sadržaja da biste usmerili svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju. Kada se zapisi proslede na lokaciji centra za čuvanje zapisa, ručno ili programski, aplikacija koristi ovu funkciju da biste utvrdili kako da klasifikuju zapis na lokaciji centra za čuvanje zapisa i gde želite da pošaljete.
Za detaljnije informacije o konfiguraciji i prilagođavanje rešenje za upravljanje zapisima, pogledajte veze u odeljku Takođe pogledajte.
