Kada je sadržaj sajta logično organizovan i lak za pronalaženje, lakše se njime održava i upravlja, a korisnici sajta su produktivniji. Kao administrator kolekcije lokacija ili vlasnik lokacije možda ćete želeti da isplanirate strategiju lokacije pre kreiranja lokacije. U ovom članku istražujemo:
- Kakav sadržaj ćete imati na lokacijama?
- Kako će korisnici pronaći sadržaj i pristupiti njemu?
- Šta korisnici treba da rade sa sadržajem?
Kakav sadržaj ćete imati na lokacijama?
Kada malo razmislite o broju i tipu sajtova koje želite, malo planirajte sadržaj koji će biti uskladišten na tim sajtovima. Cilj ovog planiranja sadržaja je da utvrdite:
- Vrste lista, biblioteka ili stranica koje želite da kreirate na lokacijama da biste organizovali sadržaj Biblioteke se mogu koristiti za skladištenje dokumenata i drugih datoteka, dok liste mogu biti korisne za praćenje zadataka ili problema. Stranice su pojedinačne stavke u okviru lokacije gde možete da prikažete sadržaj, aplikacije, veze i još mnogo toga.
- Koje vrste aplikacija želite da uključiteSharePoint ugrađene aplikacije kao što su biblioteke dokumenata i liste, ali možete i da kreirate sopstvene aplikacije ili da kupujete aplikacije od nezavisnih proizvođača u SharePoint prodavnici.
- Da li želite da kreirate tipove sadržaja Tipovi sadržaja vam pomažu da prilagodite način na koji rukujete i pratite određene vrste sadržaja.
Vaša organizacija možda želi da sprovede ovaj tip planiranja na centralizovan način (naročito za tipove sadržaja), ali ovo je takođe vrsta planiranja na koju biste trebali da podstaknete pojedinačne vlasnike lokacija dok prilagođavaju lokacije za koje su odgovorni.
Koje tipove aplikacija želite da dodate?
Pored razmišljanja o tipovima sadržaja, možda ćete želeti da razmislite o drugim vrstama informacija koje će biti uskladištene na lokacijama ili vrstama zadataka za koje bi ljudi u organizaciji želeli da upravljaju lokacijama. To će vam pomoći da isplanirate različite vrste aplikacija koje ćete možda želeti da dodate na lokacije da biste počeli. Na primer, ako znate da želite mesto za skladištenje dokumenata, onda ćete verovatno želeti da dodate biblioteku dokumenata. Ako znate da želite da pratite važne datume, verovatno će vam biti potreban kalendar.
Ne morate odmah da dodate sve aplikacije koje će vam možda odmah zatrebati. Vlasnici lokacija mogu da dodaju i uklanjaju nove aplikacije tokom vremena u skladu sa poslovnim potrebama koje se menjaju. Međutim, rano planiranje načina na koji želite da prilagodite sadržaj na lokacijama može da vam pomogne da osigurate da lokacije odmah budu korisne korisnicima.
SharePoint sadrži ugrađene aplikacije koje su korisne u razne poslovne svrhe, od skladištenja dokumenata i upravljanja njima, preko upravljanja projektima i praćenja, do komunikacije. Možete dodati više instanci ovih tipova aplikacija na lokaciju. Takođe možete da kupujete i dodajete aplikacije nezavisnih proizvođača iz SharePoint prodavnice na svoju lokaciju.
Više informacija potražite u člancima Dodavanje aplikacije na lokaciju i Kupovina aplikacije iz SharePoint prodavnice.
Da li treba da definišete tipove sadržaja?
Tipovi sadržaja omogućavaju korisnicima lokacije da brzo kreiraju specijalizovane vrste sadržaja pomoću komande " Nova stavka " ili "Novi dokument " na listi ili u biblioteci. Tipovi sadržaja su korisni jer vlasnicima lokacija pružaju način da obezbede da sadržaj bude dosledan na svim lokacijama. Tipovi sadržaja takođe omogućavaju da jedna lista ili biblioteka sadrži više tipova stavki ili tipova dokumenata. Vlasnici lokacija mogu unapred da konfigurišu određene detalje o sadržaju kada podešavaju tipove sadržaja za lokaciju, listu ili biblioteku.
Vlasnici lokacija mogu da definišu tipove sadržaja za stavke liste, dokumente ili fascikle.
Definisanje tipova sadržaja za neki deo sadržaja može biti korisno ako sadržaj ispunjava neki od sledećih kriterijuma:
| Ako je ovo tačno: | Tipovi sadržaja mogu vam biti korisni na sledeće načine: |
|---|---|
| Imate određene tipove dokumenata koji imaju standardizovani format ili svrhu i želite da budu dosledni u celoj organizaciji. | Konfigurišite tipove sadržaja lokacije za ove tipove dokumenata na nivou lokacije tima tako da budu dostupni za upotrebu na svim podlokacijama lokacije tima. Na taj način će svi korisnici u organizaciji kreirati ove dokumente na dosledne načine. |
| Imate određene predloške koje ljudi moraju da koriste za određene vrste dokumenata. | Dodajte ove predloške dokumenata u relevantne tipove sadržaja kako bi svi novi dokumenti kreirani od tog tipa sadržaja koristili predložak. |
| Postoji standardni skup informacija koje želite da pratite za određene tipove dokumenata ili stavki. | Dodajte kolone tipu sadržaja da biste pratili ove informacije. Ako je neka informacija posebno važna, te kolone možete da odredite po potrebi. Takođe možete da obezbedite podrazumevane vrednosti za određene kolone kada konfigurišete tip sadržaja. |
| Postoji definisan poslovni proces koji određuje kako se uvek rukuje određenim tipovima dokumenata ili kako se oni rediguju. | Razmotrite konfigurisanje tokova posla za određene tipove sadržaja. Možete koristiti tokove posla za upravljanje poslovnim procesima kao što su pregled ili odobravanje dokumenta. |
Kada identifikujete sadržaj za koji ćete možda želeti da definišete tipove sadržaja, trebalo bi da razmislite o tome gde želite da definišete tipove sadržaja. Ako tipove sadržaja lokacije definišete na nivou lokacije tima, oni će biti široko dostupni za ponovnu upotrebu na listama i u bibliotekama na svim podlokacijama lokacije tima. Pojedinačni vlasnici lokacija takođe mogu da definišu tipove sadržaja lokacije za svoje lokacije, iako će ovi tipovi sadržaja biti dostupni za upotrebu u listama i bibliotekama samo na toj lokaciji i svim lokacijama ispod nje.
Možda će vam biti korisno da kreirate unakrsnu tabelu ili tabelu koja snima informacije koje želite da uključite kada definišete tipove sadržaja. Na primer, možete početi tako što ćete kreirati nešto osnovno poput tabele ispod, a zatim je prilagoditi tako da obuhvata sve dodatne informacije koje će vam možda biti korisne za praćenje, kao što su sajtovi ili timovi koji će koristiti tipove sadržaja:
| Novi tip sadržaja | Nadređeni tip sadržaja | Kolone | Predložak dokumenta | Tokovi posla |
|---|---|---|---|---|
| Navedite ime tipa sadržaja koji želite da kreirate. | Navedite nadređeni tip sadržaja iz kojeg će projekat biti kreiran. | Navedite novu ili postojeću kolonu koju želite da dodate tipu sadržaja. | Navedite da li će postojati predložak dokumenta povezan sa tipom sadržaja. | Navedite da li će biti tokova posla povezanih sa tipom sadržaja. |
Više informacija o radu sa tipovima sadržaja potražite u članku " Kreiranje ili prilagođavanje tipa sadržaja".
Kako će korisnici pronaći sadržaj i pristupiti njemu?
Razmislite kako će korisnici lokacije pronaći i koristiti sadržaj na vašim SharePoint lokacijama. Ova vrsta planiranja pomoći će vam da donesete odluke o tome kako da konfigurišete navigaciju i pretragu lokacije tima i njenih podlokacija.
Koje lokacije želite da uključite u globalnu navigaciju?
Da biste planirali navigaciju, možda će vam biti korisno da kreirate dijagram lokacija u hijerarhiji lokacija. Ako ste dijagram kreirali dok ste planirali lokacije, onda možete da počnete sa tim dijagramom i izmenite ga. Uključite sve podlokacije lokacije tima. Možda ćete želeti da uključite i sve važne liste ili biblioteke koje postoje na lokaciji tima i njenim podlokacijama. To će vam pomoći da na prvi pogled identifikujete važna odredišta koja bi korisnici lokacije možda želeli da pronađu ako počinju sa matične stranice lokacije tima.
Gornja navigacija na lokaciji pruža ono što se naziva globalna navigacija.
Svaka lokacija podrazumevano koristi sopstvenu gornju navigaciju, ali možete da dozvolite lokacijama da nasleđuju gornju navigaciju od nadređene lokacije kako bi iskustvo navigacije bilo dosledno na svim lokacijama. Možete da podesite koje lokacije se prikazuju na gornjoj navigaciji. Možete da uključite i veze ka bilo kojoj drugoj URL adresi koju želite, u slučaju da želite da integrišete veze ka spoljnim resursima u navigaciju lokacije. Više informacija o prilagođavanju gornje navigacije potražite u članku "Prilagođavanje navigacije na lokaciji tima".
Ako imate mnogo podlokacija za lokaciju tima, možda nećete želeti da ih sve izložite na gornjoj traci sa vezama jer to može da bude preopterećujuće za korisnike lokacije. Ali takođe ne želite da važne lokacije ili sadržaj učinite neotkrivenim. Koristite dijagram hijerarhije lokacija da biste identifikovali ključne lokacije koje želite da izložite u globalnoj navigaciji.
Kako će se ljudi kretati u okviru sajtova?
Pored gornje navigacije, lokacije takođe prikazuju element navigacije na levoj strani stranice koji se naziva traka za brzo pokretanje.
Traka za brzo pokretanje obično prikazuje veze koje su specifične za trenutnu lokaciju i može se koristiti za isticanje najvažnijeg sadržaja. Kada kreirate novu listu ili biblioteku, nova veza se automatski pojavljuje u okviru " Nedavno" na traci za brzo pokretanje. U odeljku Nedavno pojavljuje se samo pet najnovijih veza.
Traku za brzo pokretanje možete prilagoditi da biste dodali ili uklonili veze ka listama i bibliotekama na lokaciji. Veze možete da grupišete i pod prilagođenim naslovima. Ako odaberete da svi podsajtovi nasleđuju globalnu navigaciju, onda će biti važno da vlasnici sajta prilagode navigaciju na traci za brzo pokretanje zato što će to biti primarni način na koji će korisnici pronaći sadržaj u okviru sajta kada ga posete. Ako odlučite da podlokacije ne nasleđuju globalnu navigaciju od lokacije tima, korisnici će moći da koriste i gornju traku sa vezama i traku za brzo pokretanje na podlokaciji da bi pronašli sadržaj unutar nje. Više informacija o uređivanju veza na traci za brzo pokretanje potražite u članku "Prilagođavanje navigacije na lokaciji tima".
Na šta treba da mislite kada planirate pretragu?
Veća je verovatnoća da će korisnici želeti da koriste SharePoint kada mogu lako da pronađu informacije koje su im potrebne. Pomoću funkcija sadržaja kao što su tipovi sadržaja ili dodavanjem kolona metapodataka listama i bibliotekama možete doprineti lakšem otkrivanju sadržaja putem pretrage.
Administratori kolekcije lokacija i administratori lokacija mogu da izvrše nekoliko konfiguracija kako bi prilagodili iskustvo pretraživanja za korisnike.
| Da biste to uradili: | Pogledajte ovu temu: |
|---|---|
| Prilagođavanje stila i postavki koje utiču na rezultate pretrage, možete da prilagodite centar za pretragu i veb segmente korišćene na stranicama centra za pretragu. | Upravljanje centrom za pretraživanje u sistemu SharePoint |
| Kreirajte pravila upita da biste poboljšali način na koji pretraga odgovara na nameru korisnika. | Upravljanje pravilima za upite |
| Prilagodite izvore rezultata za pretrage. | Upravljanje izvorima rezultata |
| Prikažite, kreirajte ili promenite upravljana svojstva ili mapirajte popisana svojstva sa upravljanim svojstvima. | Upravljanje šemom pretrage u sistemu SharePoint |
| Da biste izvezli i uvezli prilagođene postavke za konfigurisanje pretrage između sajtova. Postavke koje izvozite i uvozite uključuju sva prilagođena pravila za upit, izvore rezultata, tipove rezultata, modele rangiranja i postavke pretrage sajta. | Izvoz i uvoz prilagođenih postavki za konfigurisanje pretrage |
Kako sadržaj postaje dostupan u pretrazi
Planirano je da usluga pretrage popisuje SharePoint sadržaj svakih pet minuta. Kada se stavka doda na SharePoint lokaciju, biće određen vremenski period pre nego što ona bude indeksirana i vraćena u rezultatima pretrage. Taj vremenski period varira u zavisnosti od trenutnih aktivnosti korisnika. Zadaci kao što su migracija lokacije, nadogradnja i održavanje povećavaju opterećenje kanala indeksiranja. Nove stavke sadržaja obično bi trebalo da se prikažu u rezultatima pretrage u roku od jednog časa.
Šta korisnici treba da rade sa sadržajem?
Postavljanjem nekih osnovnih pitanja o tome šta korisnici lokacije treba da rade sa sadržajem možete utvrditi kako će možda biti potrebno da konfigurišete određene lokacije, liste ili biblioteke, kao i koje određene funkcije korisnici lokacije možda treba da koriste.
| Pitanja koja treba istražiti: | Stvari koje treba uzeti u obzir u vezi sa konfiguracijom sadržaja: |
|---|---|
| Da li treba da pratite verzije određenih vrsta dokumenata ili stavki liste? |
|
| Da li će korisnicima lokacije biti potrebna mogućnost da istovremeno rade ili sarađuju na određenim vrstama dokumenata? |
|
| Određeno vrsta sadržaja mora da bude odobreno pre nego što postanu široko dostupne |
|
| Da li određene vrste dokumenata podležu određenim poslovnim procesima ili ljudskim tokovima posla? |
|
| Da li ćete koristiti liste da biste upravljali procesima ili upravljali njima |
|
| Da li će se na sajtovima nalaziti osetljiv sadržaj kojem treba ograničiti opšti pristup |
|
| Da li će korisnici morati da primaju ispravke o promenama u sadržaju? |
|