Svaki predložak koji je uključen uz Pristup je kompletna aplikacija za praćenje koja sadrži unapred definisane tabele, obrasce, izveštaje, upite, makroe i relacije. Ovi predlošci su dizajnirani tako da odmah budu korisni kako biste mogli da kreirate novu bazu podataka zasnovanu na predlošku i brzo počnete sa radom. Međutim, ponekad ćete možda želeti da izmenite novu bazu podataka – na primer, da dodate ili preimenujete polje ili promenite izveštaj.
Ovaj članak objašnjava kako da izvršite najčešće izmene koje možda želite da primenite na bazu podataka koja je kreirana od predloška. Pogledajte veze ka člancima za detaljnije informacije o određenim oblastima.
Šta želite da uradite?
Naučite osnove tabela i polja
Kada kreirate bazu podataka, skladištite podatke u tabelama – listama redova i kolona zasnovanim na temama. Stavke informacija koje želite da pratite skladištite u poljima (nazivaju se i kolone). Na primer, u tabeli "Kontakti" možete da kreirate polja za prezime, ime, broj telefona i adresu. Za tabelu "Proizvodi" možete da kreirate polja za ime proizvoda, ID proizvoda i cenu.
Važno je da pažljivo birate polja. Na primer, obično je loša ideja kreirati polje za skladištenje izračunate vrednosti. U većini slučajeva možete da Pristup izračunate vrednost kada je to potrebno. Kada odaberete polja, pokušajte da uskladištite informacije u najmanjim korisnim delovima. Na primer, umesto punog imena u jednom polju, razmotrite zasebno skladištenje imena i prezimena. Ako obično treba da prijavite, sortirate, pretražite ili izvršite izračunavanje na stavci sa informacijama, stavite je u polje samo.
Više informacija o dizajniranju baze podataka i izboru polja potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.
Polje ima određene definisane karakteristike. Na primer, svako polje ima ime koje jedinstveno identifikuje polje unutar tabele. Polje ima i tip podataka koji je odabran da se podudara sa informacijama koje treba uskladištiti. Tip podataka određuje vrednosti koje se mogu uskladištiti i operacije koje se mogu izvršiti nad tim vrednostima, kao i količinu prostora za skladištenje za svaku vrednost za svaku vrednost. Svako polje ima i povezanu grupu postavki koje se zovu svojstva koja definišu karakteristike izgleda ili ponašanja polja. Na primer, svojstvo Format definiše raspored prikaza polja – npr. kako bi trebalo da izgleda kada se prikaže.
Umetanje, dodavanje ili kreiranje novog polja u tabeli
Lako možete da dodate polje u tabelu u prikazu lista sa podacima. Međutim, polje možete da dodate i u tabelu u prikazu dizajna. U prikazu lista sa podacima možete da dodate polje tako što ćete otkucati neke podatke u ćeliju ispod naslova kolone Kliknite da biste dodali . Polje možete da dodate i u tabelu u prikazu dizajna.
Da biste saznali više o dodavanju polja u tabelu u prikazu lista sa podacima, pogledajte članak Dodavanje ili brisanje kolone u listu sa podacima.
Da biste saznali više o dodavanju polja u tabelu u prikazu dizajna, pogledajte članak Kreiranje tabele i dodavanje polja.
Napomena: Kada dodate novo polje u tabelu, to polje se ne dodaje automatski u postojeće obrasce i izveštaje. Morate ručno dodati polje u te obrasce i izveštaje da bi se ono pojavilo u njima.
Brisanje polja iz tabele
Ako je moguće, trebalo bi da izbegnete brisanje polja iz baze podataka koja je generisana iz nekog od navedenih predložaka – verovatno je to polje primenjeno u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izveštaji. Samim tim, brisanje polja će stvoriti posledice kada pokušate da koristite druge objekte baze podataka koji koriste polje – objekti baze podataka neće funkcionisati na očekivani način. Da bi ti drugi objekti ispravno funkcionisali, morate da uklonite sve reference na polje iz svih objekata koji ga koriste.
Kada odlučite da morate da izbrišete polje iz baze podataka koje je generisano iz predloška, to možete da uradite u prikazu lista sa podacima ili u prikazu dizajna. Imajte u vidu da ako drugi objekti baze podataka upućuju na izbrisano polje, morate da izmenite te druge objekte da biste uklonili referencu. Na primer, ako izveštaj sadrži kontrolu koja je povezana sa izbrisanim poljem i vi pokrenete izveštaj, pojavljuje se poruka o grešci zato što Access ne može da pronađe podatke za to polje.
Kada izbrišete polje, trajno brišete sve informacije uskladištene u tom polju. Zbog toga bi trebalo da koristite oprez pri brisanju polja i trebalo bi da napravite rezervnu kopiju baze podataka pre nego što izbrišete polje.
Da biste izbrisali polje, morate se uveriti da ono neće učestvovati ni u kojim relacijama među tabelama. Ako pokušate da izbrišete polje za koje postoje relacije, Access vas upozorava da prvo morate da izbrišete relacije.
Postupna uputstva o tome kako da izbrišete relaciju među tabelama potražite u članku Kreiranje , uređivanje ili brisanje relacije.
Postupna uputstva o tome kako da izbrišete polja iz tabela potražite u članku Brisanje polja.
Preimenovanje polja ili tabele
Ako je moguće, trebalo bi da izbegnete preimenovanje polja ili tabele u bazi podataka koja je generisana iz nekog od navedenih predložaka – verovatno su polje ili tabela primenjeni u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izveštaji. Tako preimenovanje polja ili tabele može da stvori posledice kada pokušate da koristite druge objekte baze podataka koji koriste polje ili tabelu. Drugi objekti možda neće raditi kao što je očekivano ako i dalje upućuju na staro ime. Da bi drugi objekti ispravno funkcionisali, staro ime mora da se promeni u novo ime. Ako je izbor u polju za potvrdu Izvrši automatsko ispravljanje imena izabrano u kategoriji Trenutna baza podataka dijaloga Opcije programa Access, veliki deo posla će biti izvršen automatski.
Možda ćete želeti da promenite tekst koji se pojavljuje u naslovu kolone u prikazu lista sa podacima. To možete da uradite bez potrebe da preimenujete polje. Ako želite da promenite samo tekst u naslovu kolone, a ne želite da preimenujete polje, pogledajte odeljak Promena teksta koji se pojavljuje u naslovu kolone.
Po potrebi možete da preimenujete tabelu u oknu za navigaciju ili da preimenujete polje u prikazu lista sa podacima ili prikazu dizajna. Pre nego što to uradite, trebalo bi da razmotrite uključivanje opcije Automatsko ispravljanje imena, ako već nije uključena.
Uključivanje opcije automatskog ispravljanja imena
Kada preimenujete objekat baze podataka, kao što je polje, tabela, obrazac ili izveštaj, obično želite da se promena imena razdeli u celoj bazi podataka. U suprotnom, objekti koji upućuju na staro ime neće raditi na očekivani način. Pristup obezbeđuje funkciju automatskog ispravljanja imena koja pomaže u razdeljivanju promena imena. Automatsko ispravljanje imena je podrazumevano uključeno za sve nove baze podataka u programu Pristup. Međutim, ako je isključen, možete da uradite sledeće da biste ga uključili.
Uključivanje opcije automatskog ispravljanja imena
-
Izaberite stavke Datoteka > Opcije.
-
U dijalogu Access opcije , u levom oknu izaberite stavku Trenutna baza podataka.
-
U okviru Opcije automatskog ispravljanja imena potvrdite izbor u polju za potvrdu Prati informacije o automatskom ispravljanju imena, a zatim potvrdite izbor u polju za potvrdu Izvrši automatsko ispravljanje imena.
-
Ako želite da zadržite tabelu koja evidentira svaku promenu koju izvrši automatsko ispravljanje imena, potvrdite izbor u polju za potvrdu Evidentiraj promene automatskog ispravljanja imena.
-
Kliknite na dugme U redu.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
Napomena: Funkcija automatskog ispravljanja imena nije ista kao funkcija automatskog ispravljanja. Funkcija automatskog ispravljanja imena ispravlja reference između objekata. Funkcija automatskog ispravljanja ispravlja često pogrešno napisane reči ili fraze.
Preimenovanje polja u prikazu lista sa podacima
-
U oknu za navigaciju kliknite dvaput na tabelu u kojoj želite da preimenujete polje.
Tabela se otvara u prikazu lista sa podacima.
-
Kliknite desnim tasterom miša na naslov kolone za polje koje želite da preimenujete, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Preimenuj polje.
-
Otkucajte novo ime za polje, a zatim pritisnite taster ENTER.
Preimenovanje polja u prikazu dizajna
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu u kojoj želite da preimenujete polje, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna.
Tabela se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite na ćeliju u koloni Ime polja za polje koje želite da preimenujete.
Savet: Da biste izabrali celo ime polja, postavite pokazivač levo od prvog znaka u imenu dok se ne promeni pokazivač u strelicu, a zatim kliknite na nju.
-
Uredite tekst da biste preimenovali polje.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
Preimenovanje tabele
Tabelu i većinu drugih objekata baze podataka možete da preimenujete direktno iz okna za navigaciju.
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu koju želite da preimenujete , a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Preimenuj.
Napomena: Morate zatvoriti sve otvorene objekte koji upućuju na tabelu da biste mogli da je preimenujete.
-
Otkucajte novo ime, a zatim pritisnite taster ENTER.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
Promena teksta koji se pojavljuje u naslovu kolone
Natpis je naslov ili naslov koji možete da dodelite polju tako što ćete postaviti svojstvo natpisa polja. Natpis je nezavisan u odnosu na ime polja – svako polje ima ime polja i može da ima i natpis. Na primer, možda želite da ime polja bude jedna reč bez ugrađenih razmaka. Zatim možete da koristite svojstvo Natpis da biste kreirali opisnije ime koje uključuje razmake. Access prikazuje natpis umesto imena polja u prikazu lista sa podacima i u oznakama i naslovima u upitima, obrascima i izveštajima.
Ako ne unesete tekst za svojstvo Natpis , ime polja se podrazumevano koristi.
Ako želite da promenite ime koje se pojavljuje u naslovu kolone u prikazu lista sa podacima, to možete da uradite bez promene imena polja postavljanjem svojstva natpisa polja . Da biste promenili svojstvo natpisa polja, uradite sledeće:
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu u kojoj želite da promenite natpis, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna.
Tabela se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite na ćeliju u koloni Ime polja za polje čije svojstvo natpisa želite da postavite.
-
U donjem odeljku, u okviru Svojstva polja, na kartici Opšte izaberite stavku Natpis.
-
Otkucajte novi natpis za polje.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
Sledeći put kada otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima, natpis umesto imena polja pojaviće se u naslovu kolone.
Dodavanje polja u obrazac ili izveštaj
Kada kreirate bazu podataka koja je zasnovana na predlošku, baza podataka će sadržati nekoliko ugrađenih, unapred dizajniranih obrazaca i izveštaja sa kojih možete odmah da radite. Međutim, možda ćete želeti da dodate dodatno polje u obrazac ili izveštaj. Kada dodate polje u obrazac ili izveštaj, pravite ono što se naziva kontrola.
Kontrole su objekti koji prikazuju podatke, vrše radnje i omogućavaju vam da pregledate informacije i radite sa informacijama koje poboljšavaju korisnički interfejs, kao što su oznake i slike. Kontrole mogu biti povezane, nepovezane i izračunate.
Kompletnu listu tipova kontrola koje možete da koristite u obrascima i izveštajima potražite u članku Uvod u kontrole.
Dodavanje polja u obrazac ili izveštaj u prikazu rasporeda
Kada kreirate obrazac ili izveštaj, lako možete precizno da podesite njegov dizajn radom u prikazu rasporeda. Pomoću stvarnih podataka uživo kao vodiča možete da prilagodite širine polja i prerasporedite polja. Nova polja možete da postavite u obrazac ili izveštaj i postavite svojstva za obrazac ili izveštaj i njihove kontrole.
Da biste se prebacili na prikaz rasporeda, u oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na obrazac ili izveštaj, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz rasporeda. Druga mogućnost je da kliknete na dugme Prikaz rasporeda na Access statusnoj traci ili da kliknete desnim tasterom miša na karticu dokumenta za obrazac ili izveštaj, a zatim izaberete stavku Prikaz rasporeda u priručnom meniju.
Otvaranje lista sa svojstvima
-
Na kartici Dizajn, u grupi Alatke kliknite na List sa svojstvima.
Tasterska prečica Pritisnite taster F4.
Možete da koristite okno Lista polja da biste dodali polja iz osnovne tabele ili upita u dizajn. Da biste prikazali okno Lista polja, na kartici Oblikovanje, u grupi Kontrole kliknite na dugme Dodaj postojeća polja. Zatim možete da prevučete polja direktno iz okna Lista polja u dizajn.
Prikaz okna "Lista polja"
-
Na kartici Dizajn, u grupi Alatke kliknite na dugme Dodaj postojeća polja.
Dodavanje polja iz okna "Lista polja"
-
Da biste dodali jedno polje, prevucite polje iz okna Lista polja u odeljak u kojem želite da se prikazuje u obrascu ili izveštaju.
-
Da biste odjednom dodali nekoliko polja, držite pritisnut taster CTRL i kliknite na željena polja. Prevucite izabrana polja u obrazac ili izveštaj.
Kada otpustite polja u odeljak, Access kreira povezanu kontrolu okvira za tekst za svako polje i automatski postavlja kontrolu oznake pored svakog polja.
Više informacija o obrascima i izveštajima potražite u člancima Dodavanje polja u obrazac ili izveštaj, Kreiranje obrasca u programu Access i Kreiranje jednostavnog izveštaja.
Dodavanje polja koje skladišti dokumente, datoteke ili slike
Možete da Pristup dodate polje sa tipom podataka "Prilog" da biste uskladištili neke dokumente, datoteke ili slike. Polje priloga možete da koristite za skladištenje nekoliko datoteka u jednom polju. U tom polju možete čak i da uskladištite više tipova datoteka. Na primer, u bazi podataka kandidata za zaposlenje možete da priložite i neke biografije, pored fotografije, zapisu za svaki kontakt.
Dodavanje polja priloga u tabelu
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu u koju želite da dodate polje, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna.
Tabela se otvara u prikazu dizajna.
-
U koloni Ime polja kliknite na prvi prazan red i otkucajte ime za novo polje.
-
Kliknite na susednu ćeliju u koloni Tip podataka , a zatim sa liste izaberite stavku Prilog.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
Access može prikazati poruku u kojoj piše da ne možete da opozovete promene kada sačuvate tabelu. To znači da ne možete da konvertujete polje u drugi tip podataka, ali možete da izbrišete polje ako mislite da ste napravili grešku.
-
Kliknite na dugme Da da biste potvrdili promenu.
Kada dodate polje Prilog u tabelu, možete da koristite dijalog Prilozi da biste dodali dokumente, datoteke ili slike u zapis.
Dodavanje priloga polju
-
U oknu za navigaciju kliknite dvaput na tabelu u koju želite da dodate prilog.
Tabela se otvara u prikazu lista sa podacima.
-
U tabeli kliknite dvaput na polje priloga.
Pojavljuje se dijalog Prilozi.
-
Kliknite na dugme Dodaj.
Pojavljuje se dijalog Izbor datoteke.
-
Koristite listu Pogledaj u da biste potražili datoteku ili datoteke koje želite da priložite zapisu, izaberite datoteku ili datoteke, a zatim kliknite na dugme Otvori.
Imajte na umu da možete da izaberete više datoteka bilo kog podržanog tipa podataka.
-
U dijalogu Prilozi kliknite na dugme U redu da biste dodali datoteke u tabelu.
Access dodaje datoteke u polje i povećavanje broja koji ukazuje na priloge u skladu sa tim.
-
Ponovite ove korake po potrebi da biste dodali datoteke u trenutno polje ili u druga polja u tabeli.
Više informacija o poljima priloga potražite u članku Prilaganje datoteka i grafike zapisima u bazi podataka.
Promena načina na koji se polje pojavljuje
Možete da prilagodite način na koji se polje pojavljuje kada se prikazuje. Na primer, možete da podesite formate prikaza koje ćete koristiti u celoj bazi podataka, na primer u obrascima i izveštajima ili kada se tabela otvori u prikazu lista sa podacima. Da biste podesili format prikaza, postavite svojstvo Format polja . Svojstvo Format polja zatim automatski nasleđuje novi obrasci i izveštaji koje kreirate.
Podešavanje formata prikaza u prikazu lista sa podacima
-
U oknu za navigaciju kliknite dvaput na tabelu koja sadrži polje čije oblikovanje želite da postavite.
Tabela se otvara u prikazu lista sa podacima. -
Kliknite na polje čiji format prikaza želite da postavite.
-
Na kartici Polja, u grupi Oblikovanje kliknite na strelicu na padajućoj listi pored stavke Oblikovanje, a zatim izaberite oblikovanje.
Polje se prikazuje sa novim formatom prikaza.
Podešavanje formata prikaza u prikazu dizajna
-
U oknu za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na tabelu koja sadrži polje čiji format prikaza želite da promenite, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna.
Tabela se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite na polje čiji format prikaza želite da postavite.
-
U okviru Svojstva polja, na kartici Opšte postavke kliknite na polje Oblikovanje .
-
Kliknite na padajuću listu i izaberite format prikaza.
-
Da biste sačuvali promene, kliknite na dugme Sačuvaj na priručnoj traci.
