Izvoz podataka u Excel

U ovom članku

Izvoz podataka u Excel: osnove

Kada izvezete podatke u Excel, Access kreira kopiju izabranih podataka, a zatim skladišti kopirane podatke u datoteku koja se može otvoriti u programu Excel. Ako često kopirate podatke Access u Excel, možete da sačuvate detalje operacije izvoza za buduću upotrebu, pa čak i da planirate da se operacija izvoza pokreće automatski u podešenim intervalima.

Uobičajeni scenariji izvoza podataka u Excel

Vaš sektor ili radna grupa koriste i Access i Excel za rad sa podacima. Podatke skladištite u Access bazama podataka, ali Excel koristite za analizu podataka i distribuiranje rezultata analize. Vaš tim trenutno izvozi podatke u Excel kada i kada treba, ali ovaj proces želite da učinite efikasnijim.
Dugo ste korisnik usluge Access, ali vaš menadžer više voli da radi sa podacima u usluzi Excel. U redovnim intervalima podatke kopirate u Excel, ali želite da automatizujete ovaj proces kako biste uštedeli vreme.

Osnovni podaci o izvozu podataka u Excel

Access ne uključuje komandu "Sačuvaj kao" za Excel format. Da biste kopirali podatke u Excel, morate da koristite funkciju izvoza opisanu u ovom članku ili Access kopirate podatke u ostavu, a zatim ih nalepite u Excel unakrsnu tabelu.
Moguće je izvesti tabelu, upit, obrazac ili izveštaj. Možete izvesti i izabrane zapise u prikazu više zapisa, na primer u listu sa podacima.
Excel uključuje komandu za uvoz podataka iz Access baze podataka. Tu komandu možete da koristite umesto komande izvoza u programu Access; međutim, Excel uvoza vam omogućava da uvezete samo tabele ili upite. Više informacija potražite u članku pomoći Excel Povezivanje sa spoljnim podacima (uvoz).
Ne možete da izvezete makroe ili module u Excel. Kada izvezete obrazac, izveštaj ili list sa podacima koji sadrži podobrasce, podizveštaje ili listove sa potpodacima, samo će glavni obrazac, izveštaj ili list sa podacima biti izvezen. Morate ponoviti operaciju izvoza za svaki podobrazac, podizveštaj i list sa potpodacima koji želite da izvezete u Excel.
U jednoj operaciji izvoza moguće je izvesti samo jedan objekat baze podataka. Međutim, možete da objedinite više radnih listova Excel nakon dovršavanja pojedinačnih operacija izvoza.

Vrh stranice

Priprema za operaciju izvoza

Pre samog izvoza dobro je pregledati podatke koje želite da izvezete da biste se uverili da ne sadrže pogrešne indikatore ili vrednosti. Ako postoje greške, pokušajte da ih otklonite pre nego što izvezete podatke u Excel. U suprotnom, može doći do problema tokom operacije izvoza i prazne vrednosti mogu biti umetnute u ćelije Excel radnom listu. Dodatne informacije o problemima do kojih može doći prilikom izvoza u Excel potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju i netačnim vrednostima.

Ako je izvorni objekat tabela ili upit, odlučite da li želite da izvezete podatke sa ili bez njihovog oblikovanja. Ova odluka utiče na dva aspekta radne sveske koja se kreira — količinu podataka koja se izvozi i prikaz formata podataka. Sledeća tabela opisuje rezultat izvoza oblikovanih i neoblikovanih podataka.

Izvoz	Izvorni objekat	Polja i zapisi	Oblikovanje
Bez oblikovanja	Tabela ili upit Napomena: Obrasci i izveštaji se ne mogu izvoziti bez oblikovanja.	Izvoze se sva polja i zapisi iz osnovnog objekta	Postavke svojstva „Oblikovanje“ će biti zanemarene tokom operacije Za polja za pronalaženje, izvoze se samo ID vrednosti za pronalaženje Sadržaj polja sa hipervezom će biti izvezen kao tekstualna kolona koja prikazuje veze u obliku tekstzaprikaz#adresa#
Sa oblikovanjem	Tabela, upit, obrazac ili izveštaj	Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skrivene kolone na listu sa podacima i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izveštaju neće biti izvezeni.	Čarobnjak se pridržava postavki svojstva „Oblikovanje“. Za polja za pronalaženje, izvoze se vrednosti za pronalaženje Vrednosti polja sa hipervezama se izvoze kao hiperveze Tekst u poljima sa obogaćenim tekstom se izvozi, ali se oblikovanje ne izvozi

Izvoz

Izvorni objekat

Polja i zapisi

Oblikovanje

Bez oblikovanja

Tabela ili upit

Napomena: Obrasci i izveštaji se ne mogu izvoziti bez oblikovanja.

Izvoze se sva polja i zapisi iz osnovnog objekta

Postavke svojstva „Oblikovanje“ će biti zanemarene tokom operacije

Za polja za pronalaženje, izvoze se samo ID vrednosti za pronalaženje

Sadržaj polja sa hipervezom će biti izvezen kao tekstualna kolona koja prikazuje veze u obliku tekstzaprikaz#adresa#

Sa oblikovanjem

Tabela, upit, obrazac ili izveštaj

Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skrivene kolone na listu sa podacima i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izveštaju neće biti izvezeni.

Čarobnjak se pridržava postavki svojstva „Oblikovanje“.

Za polja za pronalaženje, izvoze se vrednosti za pronalaženje

Vrednosti polja sa hipervezama se izvoze kao hiperveze

Tekst u poljima sa obogaćenim tekstom se izvozi, ali se oblikovanje ne izvozi

Odaberite odredišnu radnu svesku i format datoteke. Imajte na umu da se izveštaj može izvoziti samo u starijem *.xls formatu datoteke, ne i u novom *.xlsx formatu.

Tokom operacije izvoza, Access od vas traži da navedete ime odredišne radne sveske. Tabela koja sledi sadrži rezime slučajeva u kojima se kreira radna sveska (ako već ne postoji) i u kojima se ona zamenjuje (ako već postoji).

Ako odredišna radna sveska:	Izvorni objekat je:	Želite da izvezete:	Onda
Ne postoji	Tabela, upit, obrazac ili izveštaj	Podatke, sa ili bez oblikovanja	Radna sveska će biti kreirana tokom operacije izvoza
Već postoji	Tabela ili upit	Podatke, ali ne i oblikovanje	Radna sveska neće biti zamenjena. Toj radnoj svesci će biti dodat novi radni list i dobiće ime objekta iz kojeg se izvoze podaci. Ako radni list sa tim imenom već postoji u radnoj svesci, Access od vas traži da zamenite sadržaj odgovarajućeg radnog lista ili da navedete drugo ime za novi list.
Već postoji	Tabela, upit, obrazac ili izveštaj	Podatke sa oblikovanjem	Radnu svesku će zameniti izvezeni podaci. Svi postojeći radni listovi će biti uklonjeni i biće kreiran novi radni list sa istim imenom kao i izvezeni objekat. Podaci u radnom Excel nasleđuju postavke oblikovanja izvornog objekta.

Podaci će uvek biti dodati u novi radni list. Podatke nije moguće dodati u postojeći radni list ili imenovani opseg.

Vrh stranice

Pokretanje operacije izvoza

Ako je odredišna Excel radna sveska otvorena, zatvorite je pre nego što nastavite.
U oknu za navigaciju izvorne baze podataka izaberite objekat koji želite da izvezete.

Izvoz samo jednog dela podataka

Ako je objekat tabela, upit ili obrazac i želite da izvezete samo deo podataka, otvorite objekat u prikazu lista sa podacima i izaberite željene zapise.

Da biste otvorili obrazac u prikazu lista sa podacima:
1. Kliknite dvaput na obrazac da biste ga otvorili.
2. Kliknite dvaput na obrazac, a zatim izaberite stavku Prikaz lista sa podacima. Ako ova opcija nije dostupna:
  1. Izaberite stavku Prikaz dizajna.
  2. Pritisnite taster F4 da biste prikazali okno zadatka „List sa svojstvima“.
  3. Na padajućoj listi na vrhu lista sa podacima izaberite stavku Obrazac.
  4. Na kartici „Oblikovanje“ na listu sa podacima podesite svojstvo Dozvoli prikaz lista sa podacima na opciju Da.
  5. Na kartici Dizajn, u grupi Prikazi kliknite na dugme Prikaz lista sa podacima
    
    Napomena: Ne možete izvesti deo izveštaja. Međutim, možete izabrati ili otvoriti tabelu ili upit na kojem je izveštaj zasnovan, a zatim izvesti deo podataka u tom objektu.
Na kartici Spoljni podaci, u grupi Izvoz kliknite na dugmeExcel.
U dijalogu Izvoz – Excel unakrsne tabele pregledajte predloženo ime datoteke za Excel radnu svesku (Access koristi ime izvornog objekta). Ako želite, možete promeniti ime datoteke.
Sa liste Format datoteke izaberite željeni format.
Ako izvozite tabelu ili upit i želite da izvezete oblikovane podatke, izaberite stavku Izvezi podatke sa oblikovanjem i rasporedom. Više informacija potražite u odeljku Priprema za operaciju izvoza.

Napomena: Ukoliko izvozite obrazac ili izveštaj, ova opcija će uvek biti izabrana, ali neće biti dostupna.
Da biste prikazali odredišnu Excel radnu svesku nakon dovršavanja operacije izvoza, potvrdite izbor u polju za potvrdu Otvori odredišnu datoteku nakon dovršavanja operacije izvoza .

Ako je otvoren izvorni objekat i ako ste izabrali neke zapise u prikazu pre pokretanja operacije izvoza, možete da izaberete stavku Izvezi samo izabrane zapise. Da biste izvezli sve zapise koji su prikazani, nemojte potvrditi izbor u ovom polju za potvrdu.

Napomena: Ovo polje za potvrdu ostaje nedostupno ako nijedan zapis nije izabran.
Kliknite na dugme U redu.

Ako operacija izvoza ne uspe zbog greške, Access prikazuje poruku koja opisuje uzrok greške. U suprotnom, Access izvozi podatke i, u zavisnosti od izbora u 7. koraku, otvara odredišnu radnu svesku u programu Excel. Access zatim prikazuje dijalog u kojem možete da kreirate specifikaciju koja koristi detalje operacije izvoza.

Vrh stranice

Šta još treba da znam o izvozu?

Informacije o tome kako da sačuvate detalje izvoza kao specifikaciju koju kasnije možete ponovo da koristite potražite u članku Čuvanje detalja operacije uvoza ili izvoza u vidu specifikacije.
Informacije o tome kako da pokrenete sačuvane specifikacije izvoza potražite u članku Pokretanje sačuvane operacije uvoza ili izvoza.
Informacije o tome kako se planira pokretanje specifikacija u određeno vreme potražite u članku Planiranje operacije uvoza ili izvoza.
Informacije o tome kako se menja ime specifikacije, kako se brišu specifikacije ili ažuriraju imena izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima za podatke.

Vrh stranice

Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju i netačnim vrednostima

Sledeća tabela sadrži opis različitih načina za rešavanje problema sa uobičajenim greškama.

Savet: Ako otkrijete da nedostaje samo nekoliko vrednosti, popravite ih u radnoj svesci Excel tabele. U suprotnom, popravite izvorni objekat u Access, a zatim ponovite operaciju izvoza.

Problem	Opis i rešenje
Izračunata polja	Rezultati izračunatih polja se izvoze. Pozadinski izrazi koji izvršavaju izračunavanje se ne izvoze.
Polja sa više vrednosti	Polja koja podržavaju više vrednosti se izvoze kao lista vrednosti odvojenih tačkom i zarezom (;).
Slike, objekti i prilozi	Grafički elementi (kao što su logotipi, sadržaji polja tipa „OLE objekat“ i prilozi koji su deo izvornih podataka) neće biti izvezeni. Ručno ih dodajte u radni list nakon dovršavanja operacije izvoza
Grafikon	Kada izvezete obrazac ili izveštaj koji sadrži objekat Microsoft Grafikon, objekat grafikona neće biti izvezen.
Podaci su u pogrešnoj koloni	Vrednosti „null“ u rezultujućem radnom listu će ponekad biti zamenjene podacima koji bi trebalo da se nalaze u sledećoj koloni
Nedostaju vrednosti datuma	Vrednosti datuma ranije od 1. januara 1900. neće biti izvezeni. Odgovarajuće ćelije u radnom listu sadržaće vrednost „null“.
Izrazi koji nedostaju	Izrazi koji se koriste za izračunavanje vrednosti neće biti izvezeni u Excel. Biće izvezeni samo rezultati proračuna. Ručno dodajte formulu u radni Excel kada dovršite operaciju izvoza.
Podobrasci, podizveštaji i listovi sa potpodacima koji nedostaju	Kada izvezete obrazac, izveštaj ili list sa podacima, biće izvezen samo glavni obrazac, izveštaj ili list sa podacima. Morate ponoviti operaciju izvoza za svaki podobrazac, podizveštaj i list sa potpodacima koji želite da izvezete
Kolone koje nedostaju ili su nepravilno oblikovane	Ako nijedna kolona nije oblikovana u rezultujućem radnom listu, ponovite operaciju izvoza pri čemu se uverite da ste potvrdili izbor Izvezi podatke sa oblikovanjem i rasporedom u čarobnjaku. Nasuprot tome, ako su samo neke kolone drugačije oblikovane od verzija u izvornom objektu, ručno primenite željeno oblikovanje u programu Excel. Oblikovanje kolone u Excel Otvorite odredišnu Excel radnu svesku, a zatim prikažite radni list koji sadrži izvezene podatke. Kliknite desnim tasterom miša na kolonu ili izabrani opseg ćelija, a zatim izaberite stavku Oblikuj ćelije. Na kartici Broj, u okviru Kategorije izaberite format, na primer Tekst, Broj, Datum ili Vreme. Kliknite na dugme U redu.
Vrednost "#" u koloni	Možda ćete u koloni koja odgovara polju „Da/Ne“ u obrascu videti vrednost #. To može biti rezultat pokretanja operacije izvoza iz okna za navigaciju ili prikaza obrasca. Pre izvoza podataka otvorite obrazac u prikazu lista sa podacima da biste rešili ovaj problem
Indikatori grešaka ili vrednosti grešaka	Proverite da li u ćelijama postoje indikatori grešaka (zeleni trouglovi u uglovima) ili vrednosti grešaka (niske koje počinju znakom # umesto odgovarajućim podacima)

Vrh stranice

U ovom članku