Kako da komunicirate putem različitih kanala distribucije

Microsoft Viva Amplify vam omogućava da pošaljete poruku putem više platformi za komunikaciju kako biste dodatno ojačali internu komunikaciju. Kroz Viva Amplify možete da kreirate jednu poruku i izmenite je tako da se uklopi u različite kanale distribucije kao što su Outlook, SharePoint stranice i vesti, Teams i Viva Engage (uskoro). Sa toliko opcija, identifikovanje najboljeg formata za svaki kanal može biti izazovno. Identifikovanje formata koji najbolje funkcionišu može da doprinese poboljšanju angažovanja u celoj organizaciji.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

E-pošta je sjajna za redovno planirane, formalne poruke koje mogu da utiču na više grupa osoba. E-poruke su statične poruke koje nije moguće ažurirati nakon slanja, tako da je najbolje deliti sadržaj koji ne zahteva konstantna ažuriranja i promene putem e-pošte. Razmotrite korišćenje e-pošte za komunikaciju o stvarima kao što su poslovne ispravke, uvodi novih zaposlenih i brza ažuriranja statusa.

Prednosti komunikacije putem e-pošte

Komunikacija putem e-pošte je skalabilna. Prijemnici e-poruke mogu da dele sa svima koji imaju adresu e-pošte, a vaši čitaoci mogu da se uključe tako što će odgovoriti ili proslediti e-poruku široj publici. Kao rezultat toga, e-poštu mogu da pročitaju direktni primaoci, a mogu je videti i oni koji su prosledili e-poruku. E-poruke su takođe sjajne alatke za vođenje evidencije i praćenje vrednih razgovora.

Prilikom izrade e-poruke, možete da dodate veze ka drugom sadržaju kao što su SharePoint stranice i slike da biste obezbedili dodatnu vrednost.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem e-pošte

E-poruke ne mogu biti neposlate. Ako se načini greška, pošiljalac mora da pošalje e-poruku za praćenje sa predviđenim ispravkama ili opozivom, a zatim ponovo pošalje poruku sa ispravkama.. Preporučuje se da pažljivo proverite e-poštu pre slanja kako biste se uverili da su sve informacije tačne.

E-poruke su statične, što znači da informacije nije moguće ukloniti ili ažurirati, a sve poslate informacije predstavljaju najtačnije dostupne informacije u ovom trenutku.

E-poruke mogu da se filtriraju iz prijemnog sandučeta čitaoca, što dovodi do toga da se poruke zanemaruju ili nepročitane.

Saznajte više o najboljim praksama prilikom pisanja sjajnih e-poruka pomoću programa Outlook.

Najbolje prakse za komunikaciju sa programom Outlook

Ton glasa	Neka e-poruke ostane profesionalne, informativne i prepoznatljive Razmotrite publiku prilikom sastavljanja poruke i zasnivanje tona u vezi sa temom.
Dužina	Neka e-poruke ostane kratke i jednostavne. Rezimirajte glavne tačke u prvih nekoliko rečenica, počevši od najvažnijih.
Struktura	Ako za publiku postoji jasna stavka radnje, koristite red za temu da biste je jasno izneli. Identifikujte kome se obratite u pozdravu. Počnite sa glavnom porukom, praćenim dodatnim informacijama. Koristite odgovarajući razmak, numerisanje ili znakove za nabrajanje da biste razdvojili ključne tačke. Neka potpis e-pošte bude kratak, profesionalan i bez grafike ako je to moguće.
Načini za povećavanje angažovanja	Naglasite poziv na radnju tako što ćete ga dodati u red za temu, dodajući ga u prvu trećinu e-poruke, nabrajajući ga zasebno i lako vidljivo i podebljati ili istaći. Engage korisnicima postavljaju pitanja u e-poruci.
Načini merenja angažovanja	Angažovanje putem e-pošte može da se meri praćenjem odgovora i dovršavanja poziva na akciju.

SharePoint

Kada komunicirate putem sistema SharePoint, poruke se mogu kreirati sa dinamičkim sadržajem koji se često može menjati. Komunikacija u sistemu SharePoint omogućava vam da uključite teme stranica, veb segmente i brendirana prilagođavanja da biste kreirali interaktivne elemente koji će povećati mogućnosti za angažovanje čitalaca.

Korišćenje SharePoint stranice za komunikaciju sa publikom

SharePoint stranica je veb stranica u okviru SharePoint lokacije koja koristi veliki broj elemenata kao što su dugmad, veze, video zapisi, slike i još mnogo toga za radne verzije i objavljivanje poruke koja se može ažurirati i menjati kako vreme prolazi (kao što su važni događaji ili promene smernica). Stranice može posetiti svako ko ima pristup za prikazivanje lokacije na kojoj je stranica kreirana.

Saznajte više o kreiranju moderne SharePoint stranice.

Korišćenje SharePoint objave vesti za komunikaciju sa publikom

SharePoint objava vesti je SharePoint stranica koja će se prikazati u Viva Connections feedu i na drugim stranicama koje koriste veb segment vesti, uključujući stranicu čvorišta organizacije. Lako možete da konvertujete bilo koju SharePoint stranicu u objavu vesti. Novosti vam omogućavaju i da usmerite informacije na određene demografske podatke koji su kategorizovani u okviru organizacije, kao što je marketinški tim, tim za pitanja i resurse ili rukovodioc izvršnog direktora. Ciljanje korisnika lokacije daje autoru mogućnost da prilagodi ko vidi svoju objavu vesti nakon objavljivanja.

Saznajte više o kreiranju i deljenju SharePoint objave vesti.

Saznajte više o ciljanju korisnika lokacije u sistemu SharePoint.

Prednosti komunikacije putem sistema SharePoint

Poruke izrade u sistemu SharePoint mogu se lako menjati ili ažurirati po potrebi. SharePoint vam takođe omogućava da prikažete analitiku stranice i promenite postavke dozvola. Još važnije, SharePoint pruža korisniku mogućnost da uključi poziv u radnje pomoću veb segmenta "Poziv u radnju", što će inspirisati gledaoce da se uključe. Korišćenje dinamičkih veb segmenata vam omogućava da zatražite od čitaoca da dodatno angažuje pomeranjem kroz slike, interakcijom sa grafikonima, pristupom spoljnim resursima putem veza i omogućavajući čitaocima da vole i ostavljaju komentare povratnih informacija za SharePoint stranicu. SharePoint vam takođe omogućava da prikažete analitiku stranice i promenite postavke dozvola da biste kontrolisali ko ima pristup vašoj lokaciji.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem sistema SharePoint

Čitaoci moraju imati pristup da bi prikazali lokaciju na kojoj je objavljena stranica ili objava vesti. Iako korisnici mogu da zatraže pristup vašoj lokaciji, njihov zahtev će biti na čekanju dok neko ne odgovori.

Najbolje prakse za komunikaciju sa sistemom SharePoint

Ton glasa	Ton komunikacije putem sistema SharePoint trebalo bi da se uskladi sa uputstvima za brend preduzeća. Ton će takođe zavisiti od teme i cilja komunikacije. Komunikacija putem sistema SharePoint je obično prijateljska i neformalna. Ton bilo koje SharePoint stranice ili objave vesti trebalo bi da se podudara sa tonom SharePoint lokacije na kojoj će stranica ili objava vesti biti objavljena.
Dužina	SharePoint stranice odgovaraju dužim porukama koje se sastoje od dve ili više tema. Razmotrite prelamanje velikih poruka u manje, vizuelno segmentirani odeljke na SharePoint stranici da bi poruka bila dostupna korisnicima.
Struktura	Koristite Odeljke SharePoint stranica, predloške i veb segmente da biste podstakli čitaoce da vrše interakciju sa informacijama putem dugmadi, video zapisa, galerija slika, obrazaca, biblioteka dokumenata i još mnogo toga. Predlošci su dobra osnova za početak. Koristite veb segmente da biste generisala primamljive i interaktivne poruke.
Načini za povećavanje angažovanja	Iskoristite veb segmente i oblikovanje teksta da biste kreirali nešto što je lako čitati i vizuelno privlačnije. Uključite naslov stranice koji pruža dovoljno informacija o temi i o pozivu na radnju. Koristite veb segment za pozivanje u radnju da biste inspirisao korisnike da reaguju tako što ćete kliknuti na vezu koju odaberete.
Načini merenja angažovanja	Možete da koristite SharePoint analitiku stranice da biste izmerili angažovanje.

Teams

Teams je odličan za brzu komunikaciju koja doseže članove organizacije bez prekida njihovog toka posla.

Prednosti komunikacije putem usluge Teams

Zaposleni u mnogim organizacijama provode većinu radnog vremena uz Teams open. Zbog toga ćete, kada komunicirate putem usluge Teams, verovatno brzo stići do osoba jer ne moraju da otvaraju drugu aplikaciju ili stranicu da bi prikazali vašu objavu.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem usluge Teams

U zavisnosti od toga kako vaša organizacija koristi Teams, ljudi mogu da primaju mnogo Teams obaveštenja svakih sat vremena. Važno je da istaknete svoje Teams objave kako bi privukli pažnju i da se ne bi zanemarili.

Najbolje prakse za komunikaciju sa uslugom Teams

Ton glasa	Primenite prepoznatljivi i opušten ton prilikom pisanja Poruka u usluzi Teams. Razmotrite korišćenje emodžija da biste ilustroli emocije i dodali šarene, zabavne elemente u poruku.
Dužina	Neka Teams objave ostane kratke i jednostavne za skeniranje. Rezimirajte ključne tačke i povežite se sa dodatnim informacijama po potrebi.
Struktura	Počnite objave sa ključnom tačkom. Koristite alatku za oblikovanje da biste stilizovali tekst i dodali znakove za nabrajanje za objave sa više ključnih tačaka. Obezbedite kratak rezime i vezu kada upućujte na postojeći sadržaj (kao što je SharePoint stranica ili članak). Razmotrite dodavanje znakova u poruke uz korišćenje GIF-a, ilustracija i slika koje obezbeđuje Teams.
Načini za povećavanje angažovanja	Podstaknite čitaoce da se uključe u vašu Teams objavu tako što ćete im postavljati pitanja ili ih podsticati da vam se sviđaju i komentarišu ispod vaše objave. Kreirajte ankete ili postavljajte pitanja kako bi svi mogli da vide odgovore drugih čitalaca i da vrše interakciju sa odgovorima. Koristite @mentions da biste privukli pažnju određenih pojedinaca ili grupa osoba.
Načini merenja angažovanja	Pratite Teams reakcije kao što su palčevi gore. Obratite paznja na razgovore koji se odvijaju na vašoj objavi.

Viva Engage (uskoro stiže)

Viva Engage je platforma za komunikaciju koja povezuje osobe u organizaciji tako što im omogućava da grade zajednice, dele informacije i angažuju zaposlene, povezujući osobe kako bi se zajednički ciljevi dovršili i brzo pristupili informacijama. Viva Engage omogućava svim članovima organizacije da javno postavljaju pitanja, uključe se u stručnjake i uključe se u društveni diskus o raznim temama.

Lideri organizacije mogu da Viva Engage da podstaknu kulturu i usklade organizaciju tako što će voditi događaje širom preduzeća putem video zapisa uživo i na zahtev. Saradnici mogu da kreiraju i društvene kampanje koje mogu da informišu i aktiviraju uticajne razgovore u organizaciji.

Prednosti komunikacije putem Viva Engage

Viva Engage je odlična platforma za komunikaciju za energičnu saradnju i promovisanje saradnje među zaposlenima u celoj organizaciji. Članovi zajednice mogu otvoreno da sarađuju, dele ideje, informacije i povezuju se po zajedničkim interesovanjima.

Kada komunicirate sa zaposlenima preko Viva Engage, komunikacije mogu lako da podstaknu i izmere angažovanje tako što....

Vaša organizacija može da vidi koliko angažovanja određena tema generiše koliko osoba je videlo objavu i da pruži gledaocima način da reaguju na sadržaj u poruci putem komentara, sviđanja ili reakcije. Angažovanje se može dodatno unaprediti označavanjem pojedinaca pomoću znaka @ i njihovog imena; obaveštava ih o tekućem razgovoru i podstiče ih da učestvuju.

Saznajte više o prebrojacima prikaza.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom komunikacije Viva Engage

Prilikom komunikacije putem Viva Engage, važno je da informacije zadrže kratke i jednostavne. Delite veze ka dužim obrascima sadržaja i podstaknite korisnike da vrše interakciju postavljanjem pitanja publici, podstičući čitaoce da vole, komentarišete i delite svoju Viva Engage objavu i uključite interaktivne elemente kao što su ankete i ankete.

Održavajte ton objava na Viva Engage prijateljske, informativne i neformalne. U zavisnosti od veličine organizacije i skale komunikacije, može biti korisno da imate moderatora ili dva koja mogu da nadgledaju objave i vode razgovor ako počne da se kreće sa teme, preusmerava se u polarizatornu temu ili onemogućava komentare ako je potrebno.

Budite uvaženi ako kritikujte tuđi pogled, ne prekrijte teme koje bi mogle da srame ili otude druge i izbegavajte polarizujuće teme kao što su politika i religija. Nemojte objavljivati ništa što je privatno, poverljivo ili izdužiti određenu stranku na negativan način.

Ton glasa	Pogledajte uputstva za brend preduzeća koja su specifična za vašu organizaciju. Ton objave bi trebalo da bude prijateljski, informativan i neformavan. Budite uzvraжeni ako kritikujete. Ne pokrivajte teme koje bi mogle da srame ili oduševe čitaoce i izbegavajte polarizujući teme kao što su politika ili religija. Nemojte objavljivati ništa što je privatno ili poverljivo. Izbegavajte izdvajanje određene stranke na negativan način.
Dužina	Neka objave ostane kratke i jednostavne za skeniranje. Rezimirajte ključne tačke i povežite se sa dodatnim informacijama po potrebi.
Struktura	Počnite objave sa ključnom tačkom. Obezbedite kratak rezime i vezu kada upućujte na postojeći sadržaj (kao što je SharePoint stranica ili članak). Koristite slike i video po potrebi. Koristite @mentions i heš oznake da biste privukli pažnju određenih pojedinaca ili grupa ljudi.
Načini za povećavanje angažovanja	Pridodajte čitaocima da se uključe u vašu objavu tako što ćete im postavljati pitanja ili ih podsticati da vole, dele i ostavljaju komentare. Podstaknite članove da pozivaju druge osobe u Viva Engage zajednicu. Kreirajte ankete ili postavljajte pitanja kako bi svi mogli da vide odgovore drugih čitalaca i da vrše interakciju sa odgovorima.
Načini merenja angažovanja	Obratite paznja na razgovore koji se odvijaju na vašoj objavi.