Ett av de första stegen för att hantera ett projekt är att lägga till de uppgifter som får projektet gjort. Listan med aktiviteter kan vara så enkel som en checklista med saker som behöver göras, eller så kan den vara lite mer involverad, med start- och slutdatum, relationer med andra aktiviteter och annan associerad aktivitetsinformation. En enkel checklista med aktiviteter och en schemalagd lista med aktiviteter använder båda samma lista på din webbplats, så att du kan börja med en enkel checklista och sedan lägga till information om aktiviteterna senare så att den blir en schemalagd lista med aktiviteter.
Lägga till en enkel checklista med aktiviteter
Om du precis har börjat med projektplaneringen, eller om du inte tror att projektet är särskilt komplicerat, kan en enkel checklista med aktiviteter räcka för att effektivt hantera projektet. Din checklista kan innehålla förfalldatum för projektets aktiviteter och tilldelningar till projektgruppmedlemmar.
Så här lägger du till en enkel checklista med uppgifter:
- Klicka på Uppgifter i Snabbstart för webbplatsen.
- Klicka på Redigera på sidan Uppgifter.
- Ange ett namn för varje aktivitet som måste slutföras i projektet i kolumnen Aktivitetsnamn . Tryck på Retur för att gå till nästa rad när du har lagt till en uppgift.
Tips
Vill du lägga till en ny aktivitet mellan två aktiviteter som redan finns i listan? Klicka i utrymmet till vänster om kryssrutan för en befintlig aktivitet och tryck sedan på Infoga. En ny rad läggs till ovanför den befintliga aktiviteten som du har markerat. Du kan också klicka på Infoga i gruppen Hierarki på fliken Uppgifter .
I kolumnen Förfallodatum skriver eller väljer du ett datum för när varje aktivitet i listan ska vara slutförd. Om du är osäker på när en aktivitet måste vara slutförd lämnar du den här kolumnen tom för aktiviteten.
I kolumnen Tilldelad till skriver eller väljer du namnet på varje person som ska arbeta med varje aktivitet i listan.
Tips
En metod är att bara tilldela en person till varje aktivitet. Om du behöver tilldela fler än en person kan det leda till problem med att markera uppgifter som slutförda. Om Ann avslutar sitt arbete med uppgiften är det vettigt för henne att bocka av den som slutförd på sidan Mina uppgifter. Det markerar dock uppgiften som slutförd för alla tilldelade, inte bara Ann. Någon annan i uppgiften kan fortfarande ha arbete att göra. Om du bestämmer dig för att du fortfarande behöver tilldela fler än en person till en aktivitet kan du avgränsa namn med semikolon (;).
När du har lagt till en enkel checklista med aktiviteter klickar du på Stoppa.
Ett annat snabbt sätt att lägga till en enkel checklista med uppgifter är att klistra in en lista från ett Excel-kalkylblad. Så länge kolumnerna du använder i kalkylbladet ligger i linje med kolumnerna som visas på sidan Uppgifter kan du klicka i aktivitetslistan och klistra in dina kalkylbladsdata. Namn kopplas med konton, om möjligt, i kolumnen Tilldelad till .
När du arbetar med projektet kan du markera kryssrutan bredvid varje aktivitetsnamn när aktiviteten är slutförd.
Om du märker att du behöver mer kontroll över aktiviteterna i din enkla checklista kan du använda stegen i nästa avsnitt för att lägga till information om dina aktiviteter för att göra en mer robust schemalagd lista.
Lägga till en schemalagd lista med aktiviteter
Om projektet är något komplext kan det hända att en schemalagd lista med aktiviteter hjälper dig att hålla reda på arbetet på ett mer hanterbart sätt.
Så här lägger du till en schemalagd lista med aktiviteter:
Klicka på Uppgifter i Snabbstart för webbplatsen.
Klicka på Ny uppgift på sidan Uppgifter. Du kan också klicka på Nytt objekt på fliken Uppgifter i menyfliksområdet.
Obs
Om du först skapade en enkel checklista med aktiviteter, men projektet blev lite mer inblandat, kan du enkelt lägga till mer information i dina befintliga aktiviteter. Om du vill markera en uppgift klickar du i utrymmet till vänster om kryssrutan för den och klickar sedan på Redigera objekt på fliken Uppgifter i menyfliksområdet. Då öppnas aktiviteten så att du kan lägga till mer detaljerad information om schemaläggningen.
Skriv ett namn för uppgiften i rutan Aktivitetsnamn .
Skriv eller välj ett start- och slutdatum för uppgiften i rutorna Startdatum och Förfallodatum . Om du inte är säker på något av dessa datum lämnar du den här informationen tills vidare. Du kan alltid returnera senare och lägga till information genom att redigera uppgiften.
Skriv namnet eller e-postadressen till den person som du vill arbeta med uppgiften i rutan Tilldelad till .
Tips
En metod är att bara tilldela en person till varje aktivitet. Om du behöver tilldela fler än en person kan det leda till problem med att markera uppgifter som slutförda. Om Ann avslutar sitt arbete med uppgiften är det vettigt för henne att bocka av den som slutförd på sidan Mina uppgifter. Det markerar dock uppgiften som slutförd för alla tilldelade, inte bara Ann. Någon annan i uppgiften kan fortfarande ha arbete att göra. Om du bestämmer dig för att du fortfarande behöver tilldela fler än en person till en aktivitet kan du avgränsa namn med semikolon (;).
Om arbetet redan har påbörjats för aktiviteten anger du en procentsats i rutan % klart för att ange ungefär hur mycket arbete som har utförts och vad som återstår att göra.
Tips
Det här är ett bra fält för projektets gruppmedlemmar att uppdatera regelbundet. Det kan hjälpa dig att förstå hur arbetet med projektet fortskrider och om projektet är på rätt spår för att slutföras i tid.
Skriv en kort beskrivning av aktiviteten i rutan Beskrivning om du vill ge mer information om det aktuella arbetet. Det kan vara användbart för chefer eller andra intressenter som försöker förstå ditt projekt.
Använd rutorna och knapparna bredvid Föregående för att ange vilka aktiviteter i projektet som måste slutföras innan den aktuella aktiviteten kan starta.
Anta till exempel att du skapar en uppgift som heter "Publicera pressmeddelande", som inte kan börja förrän aktiviteten "Skriv pressmeddelande" har slutförts. Välj uppgiften "Skriv pressmeddelande" i rutan till vänster och klicka sedan på Lägg till för att flytta den till rutan till höger. Detta anger att aktiviteten "Skriv pressmeddelande" är en föregående aktivitet till (d.v.s. före) aktiviteten "Publicera pressmeddelande".Välj lämplig prioritetsnivå i listan Prioritet .
Välj lämplig statusnivå i listan Aktivitetsstatus .
Tips
Det här är ett annat fält som är användbart för dina projektgruppmedlemmar att uppdatera regelbundet. Det kan hjälpa dig att hålla koll på arbetsblockeringar, schemaförseningar och andra kritiska schemaläggningsproblem.
Klicka på Spara.
Arbeta med uppgiftslistan
När du arbetar med din uppgiftslista är de med förfalltider i rött försenade. När du markerar en sen uppgift som slutförd genom att markera kryssrutan bredvid uppgiften visas förfallodatumet inte längre som röd text.
Du kan också växla mellan olika vyer i aktivitetslistan genom att klicka på vylänkarna ovanför listan. Du kan välja mellan Alla uppgifter, Calendar, Slutförda, Gantt-schema, Försenade uppgifter, Mina uppgifter och Kommande, eller så kan du ändra en befintlig vy eller skapa en egen vy av aktivitetslistan. Om den vy du vill använda inte visas ovanför aktivitetslistan klickar du på Klicka för ytterligare alternativ (...) bredvid vylänkarna och väljer den vy du vill använda. Mer information om hur du skapar en egen vy finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.
När du har lagt till detaljerade aktiviteter i projektet kanske du vill: