Formeln för framgångsrika webbplatser och nöjda användare är välplanerade och hållbara tillvägagångssätt för webbplats- och användarhantering. Här är några viktiga uppgifter och begrepp som du kan använda för att planera webbplatser och hantera användare för din organisation.
Om webbplatssamlingar
Oavsett om du är nybörjare i SharePoint eller har använt många versioner ger den moderna SharePoint-upplevelsen större flexibilitet, enklare navigering och alla webbplatser är mobilanpassade. Vi rekommenderar att du skapar webbplatssamlingar för varje arbetsbelastning i organisationen. Den moderna SharePoint-upplevelsen gör det enklare att navigera och underhålla eftersom varje webbplats nu är en webbplatssamling. Läs mer om den moderna upplevelsen i SharePoint och fördelarna med att använda Hubb-webbplatser. Vi rekommenderar att du skapar webbplatssamlingar för varje arbetsbelastning och sedan kopplar dem alla till en navplats. Detta ger större flexibilitet och antar enkelt för att förändra behoven i din organisation. Mer information finns i Vad är en SharePoint-navplats?.
SharePoint-administratören delegerar hanteringen av webbplatssamlingar till olika personer i organisationen. SharePoint-behörighetsmodellen hjälper dig genom att du kan tilldela behörigheter till olika roller som administratör för webbplatssamlingar, webbplatsägare och andra roller. Mer information om hur du lägger till och tar bort administratörer för webbplatssamlingar finns i Hantera administratörer för webbplatssamlingar .
Administratören för webbplatssamlingen har behörighetsnivån Fullständig behörighet för webbplatssamlingen. Det innebär att du kan lägga till eller ta bort webbplatser eller ändra inställningarna för en webbplats i en webbplatssamling. Dessutom kan du visa, lägga till, ta bort eller ändra allt innehåll på webbplatserna. Administratören för den sekundära webbplatssamlingen kan utses av administratören för webbplatssamlingen. Som administratör för en webbplatssamling kan du lägga till en annan administratör för webbplatssamlingen eller ändra administratören för webbplatssamlingen via sidan Inställningar. Mer information om den här uppgiften finns i Hantera administratörer för webbplatssamlingar.
En traditionell webbplatssamling är en grupp SharePoint-webbplatser som har samma ägare och delar administrationsinställningar, till exempel behörigheter. Underwebbplatserna ärver navigering, behörigheter och webbplatsdesign från webbplatssamlingen. så när dina webbplatsmedlemmar och projekt ändras måste webbplatserna också ändras,
Välja webbplatser för varje arbetsbelastning
Det är viktigt att du planerar vilken typ av SharePoint-webbplatssamling du behöver för dina arbetsbelastningar. Sedan vill du göra det enkelt för användarna att navigera och hitta det de behöver. Det här avsnittet innehåller information om några av de moderna SharePoint-webbplatser som är tillgängliga och även information om navigering på dessa webbplatser. En bra artikel om att planera navigering är Planeringsnavigering för den moderna SharePoint-upplevelsen.
Tänk på en SharePoint-navplats som en ram eller grund som hjälper dig att organisera olika grupp- och kommunikationswebbplatser. När du skapar webbplatssamlingar för varje arbetsbelastning i organisationen ansluter en navplats dessa webbplatssamlingar på logiska sätt som gör det enklare att hitta och hantera. Du kan sedan flytta och hantera webbplatssamlingar mellan navwebbplatser när dina arbetsbelastningar ändras. Mer information finns i Planera dina SharePoint-navplatser.
En SharePoint-gruppwebbplats och alla sidor som du skapar under den är endast tillgängliga för användare som du bjuder in genom att ge dem behörighet till webbplatsen. Du kan också ansluta gruppwebbplatsen till en Microsoft 365-grupp. Med en gruppwebbplats kan din organisation, ditt team eller en grupp ansluta till varandra och samarbeta i dokument och andra filer, publicera meddelanden, schemalägga möten, underhålla uppgifter, spåra problem eller uppgifter och lagra information i listor. Mer information finns i Vad är en SharePoint-gruppwebbplats?
På en SharePoint-kommunikationswebbplats kan du dela information som nyheter, rapporter och status med andra. En kommunikationswebbplats har vanligtvis några deltagare men många medlemmar.
Styrning
Styrning är en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som vägleder, styr och styr hur en organisations affärsdivisioner och tekniska team samarbetar för att uppnå affärsmål. När det gäller din SharePoint-webbplatssamling kan en hanteringsplan vara en guide för att planera de roller, ansvarsområden och principer som krävs för att stödja webbplatssamlingen. Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:
- Informationsarkitektur, inklusive webbsidor, dokument, listor och data
- Underhållsaktiviteter, t.ex. hantering av användarkonton
- Principer för företagsprofilering och anpassning
- Utbildning
Det är viktigt att förbereda en administrationsplan för organisationen. Genom att delta i utvecklingen av en administrationsplan kan du identifiera ägarskap för både affärsteam och tekniska team, och definiera vem som är ansvarig för respektive område i systemet. Mer information om hur du utvecklar en hanteringsplan finns i Översikt: metodtips för att hantera hur personer använder gruppwebbplatsen.
Hantera användare
Obs
Du kan behöva arbeta med SharePoint-administratören för att hantera användare. SharePoint-administratören hanterar till exempel användarprofiler.
Användarkonton i Microsoft 365
Den globala administratören lägger till nya användare i Microsoft 365 med hjälp av Administrationscenter för Microsoft 365, som är portalen för att hantera användare och konfigurera tjänster. Mer information finns i Användare och roller. När den globala administratören lägger till en ny användare gör han eller hon följande:
- Anger om användaren även kan komma åt administrationscentret
- anger användarens geografiska placering
- väljer typ av användarlicens
- skapar ett användarnamn och lösenord för användaren.
Gruppwebbplatsanvändare
Du kan lägga till användare på gruppwebbplatsen och justera behörigheterna för användare. Behörighetsnivåer och SharePoint-gruppmedlemskap finns under Inställningar. Men Nu skapar Microsoft 365 en säkerhetsgrupp med namnet Alla utom externa användare som innehåller alla i Microsoft 365-katalogen (förutom personer som är externa i organisationen och som är inbjudna via funktionen för extern delning). Den här säkerhetsgruppen beviljas automatiskt åtkomst som medlem i SharePoint. Det innebär att de användare som du lägger till i Microsoft 365-katalogen kan redigera webbplatser, listor och bibliotek som standard.
Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap
Behörighetsnivåer är samlingar med SharePoint-rättigheter som gör det möjligt för användare att utföra en uppsättning relaterade uppgifter. Till exempel omfattar läsbehörighetsnivån bland annat behörigheterna Visa objekt, Öppna objekt, Visa sidor och Visa versioner, som användarna behöver för att kunna visa sidor, dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Behörigheterna kan ingå i mer än en behörighetsnivå. Mer information finns i Planera din behörighetsstrategi.
Vi rekommenderar inte att du tilldelar behörighetsnivåer direkt till enskilda användare eftersom det kan göra det mycket svårt att spåra och hantera vem som har åtkomst till webbplatser. Det är ibland nödvändigt, men bör hållas till ett minimum för att undvika komplexitet. Tilldela i stället behörigheter till grupper och tilldela sedan enskilda användare till lämpliga grupper. En grupp är en uppsättning användare som definieras på webbplatssamlingsnivå för enkel hantering av behörigheter. Mer information finns i Standardgrupper för SharePoint och Anpassa webbplatsbehörigheter. Varje grupp har en standardbehörighetsnivå. Några av sharePoint-standardgrupperna innehåller till exempel följande behörighetsnivåer:
| Grupp | Behörighetsnivå |
|---|---|
| Ägare | Fullständig behörighet |
| Besökare | Läsa |
| Medlemmar | Delta |
Alla med fullständig behörighet kan skapa anpassade grupper.
När du tilldelar behörighetsnivåer till SharePoint-grupper på webbplatssamlingsnivå ärver som standard alla webbplatser och allt webbplatsinnehåll dessa behörighetsnivåer. Det här standardbeteendet kallas arv av behörigheter. Du kan ange om du vill ange unika behörigheter när du skapar en underwebbplats eller bryta behörighetsarvet på en webbplats, en lista eller ett bibliotek eller ett objekt. Mer information finns i Vad är arv av behörigheter?
Eftersom en användares behörighetsnivå avgör vad han eller hon kan se och komma åt på en webbplats måste du noga överväga hans gruppmedlemskap. En användare som exempelvis ansvarar för att skapa och anpassa webbplatser måste åtminstone vara medlem i gruppen Designer. Å andra sidan en användare som bara behöver läsa och ladda ned innehåll och kanske bara behöver vara medlem i gruppen Besökare. Mer information finns i Förstå behörighetsnivåer i SharePoint.
Planera att använda webbplats- och webbplatssamlingsfunktioner
Som administratör för en webbplatssamling kan du behöva DelaPoint och hantera funktioner på webbplatssamlings- och webbplatsnivå. Dessa uppgifter kan omfatta aktivering eller inaktivering av funktioner i enlighet med administrationsplanen. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera funktioner för webbplatssamlingar. Se även Hantera Papperskorgen för en SharePoint-webbplatssamling.