Den här artikeln är avsedd för personer som använder ett skärmläsarprogram som Windows Skärmläsaren, JAWS eller NVDA med Windows-verktyg eller -funktioner och Microsoft 365-produkter. Den här artikeln är en del av innehållsuppsättningen Hjälp och utbildning om hjälpmedel där du hittar mer information om hjälpmedel för våra appar. Allmän hjälp finns i Microsoft Support.
Använd Access med tangentbordet och en skärmläsare för att skapa en fråga. Vi har testat det med Skärmläsaren, JAWS och NVDA, men det kan även fungera med andra skärmläsare förutsatt att de följer vanliga standarder och tekniker för hjälpmedel.
En fråga gör det enklare att visa, lägga till, ta bort eller ändra data i en Access-databas för skrivbordet. Frågor är även användbara när du snabbt vill hitta specifika data, beräkna eller summera data eller automatisera datahanteringsuppgifter, som att regelbundet granska senast tillgängliga data.
Obs
- Nya Microsoft 365-funktioner släpps gradvis till Microsoft 365-prenumeranter så funktionerna kanske inte finns i din app ännu. Gå med i Office Insider-programmet och se hur du kan få nya funktioner snabbare.
- Mer information om skärmläsare finns i artikeln om Hur skärmläsare fungerar med Microsoft 365.
I det här avsnittet
Frågetyper
I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. En fråga samlar information från olika tabeller och ordnar den för visning i ett formulär eller en rapport. Det finns två huvudtyper av frågor, urvalsfrågor och redigeringsfrågor. Det typ av fråga du skapar beror på vad du vill göra.
Välja frågor
En urvalsfråga är en begäran om dataresultat. En urvalsfråga hjälper dig att hämta precis de data du behöver i en databladsvy . Använd en urvalsfråga för att göra följande:
- Granska data från bara vissa fält i en tabell
- Granska data från flera relaterade tabeller samtidigt
- Granska data baserat på vissa villkor
- Göra beräkningar
- Kombinera data från olika tabeller
Om en produkttabell till exempel har flera fält (kolumner) kan du skapa en urvalsfråga för att få en rensad vy som fokuserar på bara de fält (kolumner) du behöver. Du kan även lägga till villkor för att filtrera de rader som hämtas, så att exempelvis bara rader med produkter som kostar mer än 1000,00 kr hämtas.
Redigeringsfrågor
En redigeringsfråga är en begäran att utföra åtgärder på data. Använd en redigeringsfråga för att lägga till, ändra eller ta bort data från databasen. Varje uppgift, som att lägga till eller ta bort data, har en specifik typ av redigeringsfråga.
Skapa en urvalsfråga
Om du vill utföra en enkel fråga använder du Frågeguiden. Om du vill lägga till villkor i frågan använder du Designer Fråga.
Använda Frågeguiden
Tryck på Alt+C, Q, Z. Fönstret Ny fråga öppnas med frågeguiden markerad.
Tips
- Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.
- Du kan också använda Frågeguiden för att skapa andra typer av frågor: Korsfråga, Sök dubblettfråga för att hitta poster med dubblettfältvärden i en enda tabell och Sök omatchade frågor för att hitta poster (rader) i en tabell som inte har några relaterade poster i en annan tabell.
Tryck på Retur. Fönstret Enkel fråga öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält.
För att gå till Tabeller/frågor-kombinationsrutan för redigering trycker du på Alt+T eller Skift+Tabb.
Tryck på Alt +nedåtpil för att öppna en listruta. Använd uppåt- och nedåtpilarna för att välja den tabell du vill köra frågan på i listrutan.
Tryck på tabbtangenten för att gå till listrutan Tillgängliga fält. Använd nedåtpilen för att välja det fält som du vill köra frågan på.
Tryck på Alt+S för att lägga till fältet i din fråga. Fokus flyttas till listrutan Markerade fält.
Tryck på Tabb tills du hör "Knappen Större än" och tryck sedan på Retur.
Om du vill lägga till alla fält trycker du på Alt + S och sedan på Tabb tills du hör: "Knappen Större än." Tryck på Tabb en gång. Med Skärmläsaren och NVDA hör du: "Knapp". Med JAWS hör du: "Dubbel högerpil, knapp". Tryck på Ange för att välja.
Tryck på Alt+T för att lägga till fler tabeller i din fråga. Fokus flyttas till redigeringsfältet Tabeller/frågor. Upprepa steg 4–9 efter behov.
När du lagt till alla tabeller och fält, går du till nästa sida i guiden med Alt+N.
Tips
Beroende på vilken information du har angett kan nästa sida i guiden variera. Du kan till exempel bli ombedd att välja en detalj- eller sammanfattningsversion av frågan. Välj ett alternativ och tryck på Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.
På sidan Ny guide hör du: "Vilken rubrik vill du ha för frågan?" Tryck på Skift+Tabb. Fokus flyttas till redigeringsfältet Rubrik . Skriv ett namn för frågan.
Kontrollera, ändra och spara frågan.
- Om du vill spara frågan och öppna den för att granska informationen trycker du på Alt+O och sedan på Retur. Tryck på F6 för att stänga frågan.
- Om du vill spara frågan och avsluta guiden utan att visa frågeresultatet trycker du på Alt+F, S. När guiden stängs visas frågan på en ny flik med fokus i den första cellen.
- Om du vill ändra frågans design trycker du på Alt+M och sedan på Retur. Frågan öppnas i designvyn .
Använda Frågedesignern
Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas med fliken Tabeller markerad och du hör: "Dialogrutan Visa tabell."
Om du vill markera en tabell och lägga till den i frågan i dialogrutan Visa tabell använder du nedåtpilen och trycker sedan på Alt+A när du hör namnet på den tabell du vill använda. Tabellen klistras in i arbetsytan, ovanför designrutnätet.
Tryck på Alt+C för att stänga dialogrutan Visa tabell.
Fokus är i designrutnätet, i redigeringsrutan Fältrad. Med Skärmläsaren och NVDA hör du: "Åtkomst, rad ett, kolumn ett.". Med JAWS hör du: "Design, Räknare, typ och text." Tryck på Alt +nedåtpil för att lägga till ett fält i designrutnätet. En listruta med tillgängliga fält öppnas.
Gå till listrutan med JAWS genom att trycka på Ctrl+uppåtpil. Med Skärmläsaren flyttas fokus automatiskt till listrutan.
Om du vill välja ett fält i listrutan trycker du på nedåtpilen tills du hör namnet på det fält du vill använda och trycker sedan på Retur för att välja det. Fältet du valde visas i kolumnen. Fokus flyttas automatiskt till nästa kolumn.
Upprepa steg 4–6 för att lägga till ett annat fält i din fråga.
För att lägga till ett villkor för ett fält:
- Med Skärmläsaren och NVDA trycker du på nedåtpilen i kolumnen för fältet som du vill lägga till ett villkor för tills du hör: "Rad 11, kolumn 1". Med JAWS trycker du på nedåtpilen tills du hör: "Villkor."
- Ange ett villkor. Om du till exempel har ett prisfält i en produkttabell skriver du den högra vinkelparentesen, lika med symbolen och siffran 10 (>=10) för att visa en lista över produkter med ett pris som är större än eller lika med 10,00 kr.
Om du vill visa frågeresultaten trycker du på Alt+J, Q, G.
Tryck på Ctrl+S för att spara filen. I dialogrutan Spara som anger du ett namn för frågan och trycker sedan på Retur.
Obs
Du kan använda Frågedesignern för att visa data från flera relaterade tabeller samtidigt. Om du exempelvis har en databas med en tabell för Kunder och en för Order, och båda tabellerna har fältet Kund-ID, som används för att skapa ett 1:n-samband mellan de två tabellerna, kan du skapa en fråga som visar order för kunder i en viss stad. För att skapa en fråga som samlar data från olika tabeller använder du den procedur som anges här, men upprepa steg 2 till 8 för att lägga till ytterligare tabeller, fält och villkor i frågan.
Skapa en parameterfråga
Om du ofta kör varianter av en viss fråga kan det vara värt att använda en parameterfråga. När du kör en parameterfråga, ber frågan dig ange fältvärden och använder sedan värdena du anger för att skapa villkor för frågan.
- Välj den fråga du vill basera parameterfrågan på i navigeringsfönstret.
- Tryck på Skift+F10. Snabbmenyn öppnas.
- Tryck på D. Frågan öppnas i designvyn, med fokus på den första raden i det första fältet i rutnätet för frågedesign.
- Gå till det fält du vill ändra genom att trycka på högerpilen tills du hör namnet på det fält du vill använda.
- Gå till raden Villkor med Skärmläsaren och NVDA genom att trycka på nedåtpilen tills du hör: "Rad 11, kolumn 1". Med JAWS trycker du på nedåtpilen tills du hör: "Villkor."
- Ta bort eventuell befintlig information i cellen och ange en parametersträng. Om du till exempel vill skapa en parameterfråga för en fråga för att hitta kunder i New York tar du bort "New York" och anger For what city?. Du kan inte använda en punkt (.) eller ett utropstecken (!) som text i en parameterprompt. Strängen For what city? är parameterprompten. Hakparenteserna anger att du vill att frågan ska begära indata och att texten (i det här fallet For what city?) är den fråga som parameterprompten visar.
- Om du vill köra frågan trycker du på Alt+J, Q, G. Fönstret Ange parametervärde öppnas med fokus i redigeringsfältet. Ange ett värde, New Yorktill exempel .
- Tryck på Tabb tills du kommer till knappen OK och tryck sedan på Retur. I det här exemplet visas order för kunder i New York.
Ange parameterns datatyper
Du kan även ange vilken typ av data en parameter ska hantera. Datatypen kan ställas in för alla parametrar, men det är särskilt viktigt att ställa in datatypen för numeriska data, valutor samt datum/tid. När du anger den datatyp som en parameter ska acceptera får användarna ett mer användbart felmeddelande om de anger fel typ av data, till exempel text när valuta förväntas.
Obs
Om en parameter anges till att acceptera textdata, tolkas alla inmatningar som text och inget felmeddelande visas.
- Öppna parameterfrågan. Växla till designvyn genom att trycka på Alt+H, W, D. Designrutnätet öppnas.
- Tryck på Alt+J, Q, S, P. Dialogrutan Frågeparametrar öppnas med fokus i kolumnen Parameter .
- Ange prompten för varje parameter för vilken du vill ange datatypen. Se till att varje parameter överensstämmer med prompten som du använder raden Villkor i designrutnätet. Om du till exempel angav For what city?anger du samma uppmaning i dialogrutan Frågeparametrar .
- Tryck på tabbtangenten för att gå till kolumnen Datatyp.
- Tryck på Alt +nedåtpil för att öppna en listruta.
- Välj datatyp för en parameter genom att trycka på nedåtpilen tills du hör den du vill använda.
- Tryck på Retur för att spara och stänga dialogrutan.
Mer information om hur du använder parametrar finns i Använda parametrar för att begära indata när du kör en fråga.
Skapa en korsfråga
Använd en korsfråga när du vill omstrukturera sammanfattningsdata för att göra dem enklare att läsa och förstå. En korsfråga beräknar en summa, ett genomsnitt eller någon annan mängdfunktion och grupperar sedan resultatet efter två uppsättningar värden – en längs med databladets sida och en längst upp. Med Frågeguiden kan du snabbt skapa en korsfråga.
I Korsfrågeguiden får du välja en tabell eller fråga som källan för korsfrågan. Om en tabell inte innehåller alla data du vill ha med i korsfrågan, börjar du med att skapa en urvalsfråga som returnerar de data du behöver.
Tryck på Alt+C, Q, Z. Dialogrutan Ny fråga öppnas med frågeguiden markerad.
Tips
Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.
Tryck på nedpilen. Du hör: "Korsfrågeguiden".
Tryck på Retur eller Alt+N. Korsfrågeguiden öppnas med alternativknappen Tabeller markerad och fokus i listrutan Tabeller.
Markera de objekt du vill använda för att skapa en korsfråga:
- Använd nedåtpilen för att välja en tabell.
- Tryck på Alt+Q för att markera en fråga. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan. Om du vill välja en fråga trycker du på nedåtpilen tills du hör namnet på frågan du vill använda.
- Tryck på Alt+O för att markera både tabeller och frågor. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan. Välj de tabeller och frågor du vill använda genom att trycka på nedåtpilen tills du hör de du vill använda.
Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida.
Nästa sida öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält. Tryck på nedåtpilen för att markera fältet som innehåller de värden du vill använda som radrubriker.
Om du vill lägga till det markerade fältet trycker du på Tabb och sedan på Retur. Upprepa för varje fält du vill lägga till.
Tips
- Du kan välja upp till tre fält som källa till radrubriker, men ju färre rubriker du använder desto enklare blir korsfrågans datablad att läsa.
- Om du väljer fler än ett fält för radrubriker sorteras resultatet i samma ordning som du väljer fälten.
Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.
Om du vill markera fältet som innehåller de värden du vill använda som kolumnrubriker trycker du på nedåtpilen tills du hör önskat fält.
Tips
I allmänhet bör du välja ett fält som innehåller få värden, så att resultatet blir enklare att läsa. Du bör till exempel hellre använda ett fält som bara har ett par möjliga värden (till exempel kön) i stället för ett fält som kan innehålla många olika värden (till exempel ålder).
Om fältet du väljer för kolumnrubriker är av datatypen Datum/tid, lägger guiden till ett steg där du kan gruppera datum i intervall. Du kan ange År, Kvartal, Månad, Datum eller Datum/tid. Om du inte väljer ett fält av typen Datum/tid för kolumnrubriker, hoppar guiden över denna sida.
Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida. När sidan öppnas är det första fältet valt i listrutan Fält och fokus är i listrutan Funktioner.
Gå till listrutan Fält genom att trycka på Skift+Tabb för att välja ett annat fält. Med Skärmläsaren och NVDA hör du: "Fält, markerat.". Med JAWS hör du "Fält, kolon, listruta" och namnet på det första fältet.
Använd nedåtpilen för att välja ett fält.
Tryck på tabbtangenten för att flytta till listrutan Funktioner. Med Skärmläsaren och NVDA hör du: "Funktioner, markerad." Med JAWS hör du "Funktioner, kolon, listruta" och namnet på den första funktionen.
Använd nedåtpilen för att välja en funktion som ska användas för att beräkna summeringsvärden. Datatypen för det valda fältet avgör vilka funktioner som är tillgängliga.
När du är klar med dina val trycker du på Tabb tills du kommer till kryssrutan Ja, inkludera radsummor . Tryck på blanksteg för att markera eller avmarkera det. Om du tar med radsummor får korsfrågan en extra radrubrik som använder samma fält och funktion som fältvärdet. Om du tar med en radsumma infogas en extra kolumn som summerar resten av kolumnerna. Om korsfrågan till exempel beräknar medelvärdet efter placering och kön (med kön som kolumnrubrik) beräknar den extra kolumnen medelåldern efter plats, för båda könen.
Tips
Du kan ändra funktionen som används för att producera radsummor genom att redigera korsfrågan i designvyn .
Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.
Namnge frågan genom att trycka på Skift+Tabb och sedan ange ett namn. Standardnamnet innehåller ett understreck följt av suffixet "korsfråga".
Granska, ändra och spara frågan.
- Tryck på Retur för att granska korsfrågan.
- Om du vill ändra frågedesignen trycker du på Alt+ M och sedan på Retur.
- Tryck på Alt+F för att spara frågan och stänga guiden.
Skapa en borttagningsfråga
När du vill ta bort hela poster (rader) från en tabell eller från två relaterade tabeller, använder du en borttagningsfråga. En borttagningsfråga är användbar eftersom den ger möjlighet att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Den kan även spara tid eftersom du kan återanvända en sparad fråga.
Obs
- Innan du tar bort data eller kör en borttagningsfråga bör du se till att du har en säkerhetskopia av din Access-databas för skrivbordet. En borttagningsfråga ger dig möjlighet att se vilka rader som kommer att tas bort innan de raderas.
- Om du bara vill ta bort några få poster, behöver du inte en fråga. Öppna bara tabellen i databladsvyn , markera fälten (kolumnerna) eller posterna (raderna) som du vill ta bort och tryck sedan på Delete. Du kommer att få bekräfta den permanenta borttagningen.
Skapa en borttagningsfråga för att ta bort alla tomma rader i en tabell eller ett fält
Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas.
Välj en tabell genom att trycka på nedåtpilen tills du hör namnet på den tabell du vill använda. Tryck på Alt+A. Upprepa detta för alla tabeller du vill ta bort poster från.
Tryck på Alt+C för att stänga dialogrutan Visa tabell. Tabellen visas som ett fönster uppe till vänster i rutnätet för frågedesign, med alla fält listade.
Tryck på Alt+J, Q, X. Designrutnätet öppnas med fokus i det första fältet. I designrutnätet är raderna Sortera och Visa inte längre tillgängliga, men raden Ta bort är nu tillgänglig.
Tryck på Alt+nedpil för att öppna listrutan.
Tryck på nedåtpilen tills du hör önskat fält och tryck sedan på Retur. Fokus flyttas till nästa kolumn.
Tryck på vänsterpil för att gå till föregående kolumn.
Om du vill gå till raden Ta bort trycker du på nedåtpilen tills du hör "Ta bort kolon" och trycker sedan på Alt+nedpil för att öppna en listruta.
Välj "Var" genom att trycka på uppåtpilen och sedan på Retur. Fokus flyttas till nästa kolumn.
Tryck på vänsterpil för att gå till föregående kolumn.
Tryck på nedåtpilen för att gå till raden Villkor .
När du hör "Villkor" eller "Rad 11, Kolumn 1" skriver du IsNull(true).
Kontrollera att frågan returnerar de poster du vill ta bort genom att trycka på Alt+H, W, H.
För att köra frågan:
- Växla till designvyn genom att trycka på Alt+H, W, D.
- Tryck på Alt+J, Q, G i designvyn . Ett bekräftelsefönster öppnas där du ombeds bekräfta borttagningen av rader.
- Tryck på Retur för att ta bort raderna.
Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S. Skriv ett namn i dialogrutan Spara som och tryck sedan på Retur.
Skapa en borttagningsfråga med specifika villkor
Tryck på Alt+C, Q, D. Dialogrutan Visa tabell öppnas.
Välj en tabell genom att trycka på nedåtpilen tills du hör namnet på den tabell du vill använda. Tryck på Alt+A. Upprepa detta för alla tabeller du vill ta bort poster från.
Tryck på Alt+C för att stänga dialogrutan Visa tabell. Tabellen visas som ett fönster uppe till vänster i rutnätet för frågedesign, med alla fält listade.
Tryck på Alt+J, Q, X. Designrutnätet öppnas med fokus i det första fältet. I designrutnätet är raderna Sortera och Visa inte längre tillgängliga, men raden Ta bort är nu tillgänglig.
Tryck på Alt+nedpil för att öppna listrutan.
Om du vill markera fältet med de villkor du vill ta bort trycker du på nedåtpilen tills du hör det fält du vill använda och trycker sedan på Retur.
Tryck på nedåtpilen för att gå till raden Ta bort . Tryck på Alt +nedpil och välj sedan "Var" genom att trycka på nedåtpilen och sedan på Retur. Fokus flyttas till nästa kolumn.
Tryck på vänsterpil för att gå till föregående kolumn.
Tryck på nedåtpilen för att gå till raden Villkor .
Ange villkor. En lista med exempel på villkor i frågor finns i Skapa och kör en borttagningsfråga.
Tryck på uppåtpilen för att gå till raden Visa .
Tryck på blanksteg för att avmarkera kryssrutan Visa för varje villkor.
Kontrollera att frågan returnerar de poster du vill ta bort genom att trycka på Alt+H, W, H.
För att köra frågan:
- Växla till designvyn genom att trycka på Alt+H, W, D.
- Tryck på Alt+J, Q, G i designvyn . Ett bekräftelsefönster öppnas där du ombeds bekräfta borttagningen av X antal rader.
- Tryck på Retur för att ta bort raderna.
Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S. Skriv ett namn i dialogrutan Spara som och tryck sedan på Retur.
Säkerhetskopiera din databas
- Tryck på Alt+F, A. Fönstret Spara som öppnas med Spara databas som markerat.
- Om du vill säkerhetskopiera databasen trycker du på B och sedan på Retur. Dialogrutan Spara som öppnas med textrutan Filnamn markerad. Om du vill anger du ett nytt namn för databasen och trycker på Retur.
Om du använder en skrivskyddad fil eller en databas som skapades i en tidigare version av Access, kan det visas ett meddelande om att det inte går att skapa en säkerhetskopia av databasen.
Återgå till en säkerhetskopia
- Stäng och byt namn på den ursprungliga filen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen.
- Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen.
- Öppna den omdöpta säkerhetskopian i Access.
Se även
Använda en skärmläsare för att starta Access
Konfigurera enheten så att den fungerar med hjälpmedel i Microsoft 365
Teknisk support för kunder med funktionshinder
Microsoft strävar efter att tillhandahålla bästa tänkbara upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för personer med funktionsnedsättning för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.
Om du är myndighetsanvändare, kommersiell användare eller företagsanvändare kontaktar du Answer Desk för hjälpmedel för företag.